淺談會計電算化系統的內部控制制度(四)

4.1.3崗位輪換制

對設置的各個崗位，我們還應建立權限控制制度，用密碼加以控制，防止非法操作和越權操作，防止財務機密外流，確保會計數據的安全、準確、可靠。密碼應由電算化主管統一管理。

在實施電算化會計過程中，根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照對電算化會計崗位的描述設立必要的工作崗位；基本會計崗位和電算化會計崗位，在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩定。

4.2強化軟件使用中的管理

4.2.1建立電算化操作控制制度

明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件；預防已輸入計算機的憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿；操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件；根據本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作內容、故障情況等內容。

4.2.2建立計算機硬件、軟件和數據管理制度

保證機房設備安全和計算機正常運行是進行電算化會計的前提條件，要經常對有關設備進行保養、保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質存放的數據要保存雙備份；對正在使用的會計軟件進行修改、對通過用會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等工作，要有一定審批手續；在軟件修改、升級和硬件更換過程中，襖保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督；健全計算機硬件和軟件出現故障是進行排除和管理措施，保證會計數據的完整性；健全必要的防治計算機病毒措施。

4.2.3加強電算化檔案管理

電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、復制和修改應由專人負責，以全面即使反映資產、負債忽然經營成效的動態情況。主要應完善四類檔案：第一種是以原材料形式存在的原始數據資料。原始憑證的采集、保存、整理和傳送過程中，都應與其處理程序及說明書相聯系歸檔入案。諸如反映系統功能及其相互關系的系統說明書，反映程序目標及處理流程的程序說明書流程圖與清單，反映輸入信息的內容、格式、項目代碼、數據長度等的數據結構說明書，反映系統啟動數據輸入與輸出、程序運行、停機及應急措施的具體規定的運行說明書。這些資料在歸類入檔之前必須經審核批復并作好維修。第二種是以輔導材料形式存在的，以診斷系統、修改維護及擴充系統功能不可缺少的技術檔案，諸如可行性報告，診斷、測試及修改報告，技術操作指南。第三種是以磁盤等軟件形式存在的數據文件資料，因是隱性的信息，其保管、防盜的技術性特別強。應加以細心保護和嚴格控制，對磁盤的轉移、交接、使用忽然維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內容的檔案，并作適時檢查。第四種是以輸出稿件形式在數據文件資料，必須有專人負責輸入登記、分發、歸檔和保管,注明資料的名稱、編號、打印份數和時間,以及相關人員簽證，從而做好分檔立案控制。任何流程圖、程序、指令密碼及檔案都不得擅自修改、轉借、丟棄和銷毀，而應依經濟業務的進程和數據文件流轉特點缺點其移接交對象、方式、方法和目的，缺點操作處理的時間和條件，并作流轉情況記錄。鑒于電算化會計檔案的特征，在檔案管理方面，要從以下幾個方面加強管理：第一是制定電算化檔案管理制度，包括存檔手續、安全措施、管理員的職責和權限，使用審批手續，介質文檔保存期限等；第二是建立必要的定期(或不定期)的數據備份制度和磁盤定期轉儲制度，第三是加強數據文件的保密工作，如操作口令加密，操作員與審核員，或操作員與出納員的雙人備份，雙人雙密碼加密。

在經濟全球化的今天，在企業內部實行電算化制度，顯得尤為重要。我們必須了解電算化會計信息系統的特點，根據會計電算化對內部控制提出的新要求來完善電算化信息系統，從而建立和加強電算化下內部控制體系，促使經濟全面發展。

參考文獻

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