淺議會計電算化(二)

建賬時要將收集到的會計科目加入軟件系統，建立賬務系統的會計科目體系。一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據你所選擇的單位性質，按照會計規則默認安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目，一般會滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會計核算的區別較大，明細科目還需要自己根據本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務系統中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼，另外還需要注意科目的性質、余額的方向，需要輔助核算的科目還需進行輔助核算方面的設置。在設定會計科目時需要重點注意一下問題：

（一）科目的設置要規范。財政部已制定的各行業會計制度中都系統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規范系統性和統一性。尤其是集團公司，科目的名稱、代碼等一定要做到規范統一。

（二）科目的設置要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應當避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。

（三）科目設置中應該考慮到業務的發展和會計核算的進步，注意科目的擴展性。會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建賬實現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上科目中所含明細科目最大可能達到的個數來確定的，例如，假設“應收賬款”通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百成千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他二級科目也要使用三位或更長的科目編先按客戶所屬地區分類，設置二級明細。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設置中便需要一些技巧，一般的會計軟件會提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質設置為“往來核算”，將往來單位作為輔助核算的明細項進行核算，這樣既減少了明細科目的設置，又增加了往來核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如“應收賬款”總賬科目下細科目，然后再按客戶名稱設置三級明細科目。

四、初始數據的錄入工作中應注意的問題

完成科目設置的工作后，即可將各科目余額輸入系統，根據系統啟用的月份不同，原始數據的錄入也有區別。賬務系統在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。

如果賬務系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統之前各月的累計發生額，這是為會計報表所準備的數據，如不輸入累計發生額，由于會計數據缺乏連續性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發生額，系統將無法提供正確的數據。但是僅僅是錄入個月份的發生額，再查詢以前月份的賬戶的明細時，還是不能得到結果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業務量小，憑證的數量較少，可以采取手工錄入追加評定的方法；另一種方法適用于更換財務軟件的單位，與軟件公司的人員協商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數據轉出來，再導入到新的軟件系統中，這樣做可能會存在一定的風險，丟失某些數據�？傊�，在會計年度中間實施會計電算化，數據的初始所涉及的問題較多，應盡量在會計年度的開始或者是結尾，來更換財務軟件。

初始余額發生額數據錄入完成以后，軟件會自動的核對總賬與明細賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關系，但是對這個步驟不要掉以輕心，急于進行日常的工作，應該將錄入的數據與手工帳之間進行仔細核對，確認二者之間無誤后再進行日常的操作。原因是大多數軟件在錄入憑證后初始的余額便無法改動，當使用一段時間后再發現初始的數據有錯誤，便沒有辦法改動，只能用調整憑證進行調整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。

五、報表初始化的過程中應注意的問題

會計報表是會計工作流程中的最后一個環節，在會計軟件中，通常都預置了通用的會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無法預置的，需要重新設定。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數據，一類是固定的表項目，另一類是變動的數值性數據。數值性數據須設置取公式，從賬簿其他報表中取來，隨賬簿中的數據變化而變化。但是取數公式的格式在不同的會計軟件產品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數，財務人員一般不容易掌握。

  因此在初始化的過程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實施人員與單位的財務人員來共同完成。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校檢報表內部、報表之間的勾稽關系，避免出現一些低級的錯誤。

  需要注意的是，如果是集團公司，集團內的各分公司向總公司提供的·電子報表應嚴格符合集團公司所要求的格式，這樣集團公司才能夠進行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴格的統一，像這一類的報表，集團公司應該首先定義出標準的報表，然后向分公司下發，分公司通過接收報表的方式，將標準化的報表接收到自己的單位的賬套中，而不應該由分公司自己定義這一類報表。

  與一般的報表相比較，現金流量表的制作相對困難了一些。對于現金流量表的具體制作具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們在這里簡單地總結一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時將涉及現金流的分錄，歸納到不同的現金流項目中去；另一種方法是事后調整，制作憑證的時候不進行歸類，等到會計期末，再由專門的制表人統一進行調整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當，做完憑證后隨時可以得到現金流量表，但是對于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應熟悉現金流量表的制作。第二種方式對于憑證著人員的要求較低，但是將工作量積攢到會計期末，制表人員的工作量較大，修改相應憑證后，制表人還得重新進行調整。單位可以根據自己的實際情況來選擇適合的方式。

  總之，會計電算化的初始工作是一項技術性較強的，涉及方面較廣泛的，內容較復雜的工作。只有在會計電算化的初始工作中注意上面所提到的問題，高質量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路，才能最大地發揮軟件的功能。