辦公自動化在財會行業的具體應用(一)

辦公自動化在財會行業中的具體應用

［摘要］：辦公自動化是指在行政、企事業單位工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。而會計電算化又是會計學、信息技術、企業管理等學科相互結合后產生的綜合性學科，其本質是將電子計算機為主的當代信息技術應用到會計工作中，即用不斷開發出的電子計算機軟件系統代替人工記賬、算賬與報賬，以及部分代替對會計信息的分析、預測和決策的過程。我國的會計軟件正由簡單的以事后核算為主的會計核算系統向綜合的多種管理信息系統轉變。會計軟件由簡單的數值計算發展到全面數值核算進而到具有人工智能的會計信息 系統階段，已經取得了很大的進步。通過財政部評審的會計軟件有40余種，加上各省財政部門認可并使用的，總計達200多種，已經出現了一系列的實用、高效、商品化程度較高的會計軟件。

［關鍵詞］：辦公自動化  財會   應用

一、辦公自動化的概念和特征：

   （一）、辦公自動化的一般概念；辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域范疇。1.辦公自動化：是指在行政機關工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。2.辦公自動化：是指在行政機關工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。3.辦公自動化：是指在行政機關工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。我國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。     人是系統第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統辦公室的角色外，現在又要加部分管理設備的專業技術人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。     技術設備，計算機是另一因素；設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網絡設備、光盤機等等，這些設備統稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統、網絡操作系統、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等.     顯然辦公自動化這一人機系統，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。 我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理信息的系統，是人類進入信息時代后的一種新概念。會計電算化改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

   （二）、隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如企業財務會計管理系統、企業報稅系統、企業網上開票系統等。在新的層次中系統有四個新的特點：1.集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。2.智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。3.多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。4.運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理；其中：財務統計、報表處理、個人數據庫屬于會計電算化的具體應用。

會計電算化在我國的產生時間和發展背景、發展現狀和方向

   （一）、電算化在我國的產生時間：我國會計電算化是從20世紀80年代起步的，當時我國會計電算化主要處于實驗試點和理論研究階段。在這一階段早期。財政部向相關試點單位撥款。進行會計電算化試點工作，由此拉開了我國會計電算化工作的序幕。1983年以后，微型計算機在國內市場大量出現，多數企事業單位已經具備了配備微機的能力，這為計算機在會計領域的應用創造了良好的條件。與此同時，企業也有了開展會計電算化工作的愿望，分分組織力量開發會計軟件。進入20世紀90年代后，企業對會計電算化有了更深的理解和更高的要求，信息技術的發展也為會計電算化的推廣發展提供了更好更經濟的軟硬件保證。

   （二）、電算化在我國的發展背景：隨著IT技術的發展和應用，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，原手工會計所采用的內部控制制度已不適應電算化會計的要求，這給企業內部控制帶來了新的問題和挑戰。通過分析和研究會計電算化系統下的內部控制現狀入手，探索在會計電算化背景下，企業內部控制的策略，以期達到促進內部控制體系進一步完善和促進會計電算化的穩定、快速的發展的目的。會計電算化是會計學、信息技術、企業管理等學科相互結合后產生的綜合性學科，其本質是將電子計算機為主的當代信息技術應用到會計工作中，即用電子計算機代替人工記賬、算賬與報賬，以及部分代替對會計信息的分析、預測和決策的過程。會計電算化背景下企業內部控制既包括了原來的手工財務過程，又包括程序設計、電算化賬務處理過程。隨著IT技術的發展和運用，會計電算化進一步向深層次發展。企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，這些變革無疑給企業帶來了巨大的效益。然而，我國實行會計電算化時間不長，而且由于各種條件的制約，目前各企業發展水平參差不齊，使得企業電算化內部控制面臨著許多新的問題和挑戰。

   （三）、電算化在我國的發展現狀和方向

    1.我國的會計軟件正由簡單的以事后核算為主的會計核算系統向綜合的管理信息系統轉變。會計軟件由簡單的數值計算發展到全面數值核算進而到具有人工智能的會計信息系統階段，已經取得了很大的進步。通過財政部評審的會計軟件有40余種，加上各省財政部門認可并使用的，總計達200多種，已經出現了一系列的實用、高效、商品化程度較高的會計軟件;首先,多數會計電算化軟件偏核算輕管理。會計電算化將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來,并且可以把主要的精力放在加強財務管理方面。但我國大部分單位只重視報賬,忽視管理,使用會計軟件的總賬、工資、固定資產、報表等核算內容較多,至使會計軟件開發商提供的具備管理型功能的成本核算、預算、分析等模塊,內容設計過于簡單,功能有夠不全面,限制了電算化的管理功能。其次,目前市場上的會計軟件其通用性普遍較差。大部分會計電算化軟件系統初始化工作量較大,系統體積龐大,企業難以針對自己的需要選擇完全適合的功能,為了解決這一問題,有可能會從不同軟件公司選擇合適的模塊,而不同的公司生產的會計軟件又不能做到無縫對接,無法進行數據交換、信息共享和控制管理,更不能與企業內其它管理子系統,如人事系統集成融為一體,很難形成整個企業管理信息系統。再次,數據的安全性和保密性沒有保障。對于企業來說,財務數據是企業的秘密,關系著企業的生存與發展。而有些軟件所謂的加密,只是對軟件本身的加密,目的是為了防止盜版,不能真正做到會計數據的安全保密,系統一旦出現問題,如病毒,或者其他意外情況,很難保證不會泄漏。如:比較成熟的并且已經推廣的會計軟件有用友、金蝶等。

     2.我國現有的會計電算化水平仍處于低水平狀態。具體表現為：首先傳統的手工帳與會計電算化處理手段兩種核算形式仍在相當多的單位中并存，真正實現甩帳的單位并不多，會計核算效率低。多年來的歷史欠賬造成與計算機無法無縫對接；其次會計軟件管理功能開發不足或沒有開發，且多數單位雖采用了具有管理功能的會計軟件但只應用了其中的一些核算功能，相當一部分的管理功能則處于閑置狀態，系統資源浪費極大，會計人員沒有經過系統的計算機培訓，使得財務會計軟件不能充分發揮其價值。我國目前電算化僅限于會計系統,而在企業內部,會計信息與其他部門的信息是緊密相關的,如人事信息涉及到會計上的工資核算,業務部門的信息涉及到會計上的銷售和購進的核算,凡此種種,各部門的信息發生變化隨時都會引起會計核算數據的變化,而我國的會計軟件極少有能“真正”做到“事件驅動”系統的,往往是各部門用不同的軟件進行各自的管理活動,不能實現數據的及時更新和共享,這不僅是人力和財力上的浪費,更嚴重的是它增加了數據的差錯率,降低了會計信息利用的實效性,影響了會計電算化的發展。

     3.電算化不僅要求工作人員熟練掌握會計專業知識,而且要具有相當水平的計算機專業技能,如軟硬件維護。但目前大多數的企業會計人才青黃不接,熟練操作會計核算的老一代的會計人員不精通計算機,新的財會人員沒有足夠的實踐經驗應對日益復雜的賬務處理,即使通過會計電算化資格考試也只是掌握應對考試的小部分內容,一旦遇到超范圍的問題,還是束手無策,只能與軟件維護人員共同解決,而維護人員又基本是只懂計算機,不懂財務,雙方不能很好地配合,這也成了制約電算化發展的原因之一。

    4.我國會計電算化工作的發展方向：（1）.已開展會計電算化的核算單位，應盡快完善會計核算系統，徹底甩掉手工記賬工作，做好會計電算化的配套工作，為進一步開展和使用會計電算化中號準備；同時要提高會計電算化的普及率，使尚未開展會計電算化工作的核算單位盡快趕上來。（2）.從單機應用向計算機網絡系統發展，提高計算機應用的檔次，便于數據傳輸匯總，為進一步開發和使用網絡化的會計和企業管理信息系統做好準備；并為將來聯成更大的計算機網絡打下基礎，便于國家宏觀經濟管理，以發揮會計電算化的總體效益、社會效益。(3). 抓緊開發以管理為重心的會計信息系統或企業管理信息系統軟件，進而使我國的會計電算化工作從核算系統向管理信息、系統發展，進行我國會計電算化工作的戰略決戰。核算電算化后，擺在企業管理者面前的迫切問題是如何加強經濟活動的事前計劃、預測和決策、事中管理控制、事后分析評價，切實將企業財會管理水平從手工狀態提高上來。

辦公自動化與會計行業的結合發展的前景、趨勢與亟待解決的現實問題：

   （一）、辦公自動化在會計行業中的應用前景：我國會計電算化是從20世紀80年代起步的，當時我國會計電算化主要處于實驗試點和理論研究階段。在這一階段早期。財政部向相關試點單位撥款。進行會計電算化試點工作，由此拉開了我國會計電算化工作的序幕。1983年以后，微型計算機在國內市場大量出現，多數企事業單位已經具備了配備微機的能力，這為計算機在會計領域的應用創造了良好的條件。與此同時，企業也有了開展會計電算化工作的愿望，分分組織力量開發會計軟件。進入20世紀90年代后，企業對會計電算化有了更深的理解和更高的要求，信息技術的發展也為會計電算化的推廣發展提供了更好更經濟的軟硬件保證。

1.目前，會計電算化在我國大中型企業和部分小型企業會計業務核算中已經得到廣泛的應用，但對于大多數小微企業來說仍未實現電算化，或者會計電算化的普及率相對還比較低，就其根源主要是企業領導人不夠重視造成的。因此，會計電算化在我國小微企業中有著廣闊的拓展空間和發展前景。

    2.當然網絡會計電算化工作只是整個企業信息化管理平臺化的一個重要組成部分，它只有在與企業其他部門的相互配合下，才能發揮其應有的作用。到目前為止大多數企業的會計電算化工作基本上都已經成型，具備了與企業其他部門實現資源共享的基本條件。、數據庫等計算機技術的快速發展，在技術等方面為企業管理向一體化發展提供了有力的支撐。從大的發展趨勢來看，會計電算化信息系統將逐步和其他相關部門的管。通理信息系統共同形成本單位的財務統計信息綜合數據庫，實現管理信息資源部門間的共享。會計管理系統將作為管理信息系統的一個子系統和其他系統密不可分，這種一體化的管理系統使得數據的共享性得以實現。

     3.會計決策系統是企業決策支持系統的一個有機組成，而且是最重要的組成部分之一，一般的會計決策系統只包括作業管理、財務分析、財務預測、財務決策、財務控制以及綜合查詢等功能。由此可見，會計決策支持系統是一個靈活的、開放的系統，它利用會計信息的其他信息，通過人機交換方式來幫助決策者解決結構化和非結構化的問題。可以說是會計信息系統的最高境界，也是會計電算化發展的必然趨勢。4. 網絡技術的快速發展為會計電算化的發展提供了技術支持。目前絕大多數企業會計電算化大都采用的是單機批量處理方式，難以發揮會計電算化軟件的最大功效，只有將其網絡化以后，才能真正實現會計業務的實時處理；才能做到適時地提供準確的財務會計信息。

     4.從我國企業會計電算化的發展現狀來看，企業會計電算化的網絡化應分兩步來具體實施：第一步，先在有條件的大中型企業內部實行局域網絡化。第二步，形成全國乃至世界范圍內大網絡系統。在激烈的市場競爭中，及時有效的市場信息往往決定一個企業在激烈的市場競爭中，及時有效的市場信息往往決定一個企業域中形成一個大網絡系統是大勢所趨。 

    （二）、辦公自動化與會計行業相結合的發展趨勢：