辦公自動化在財(cái)會行業(yè)的具體應(yīng)用(二)

   　1.獲得普遍推廣和應(yīng)用，大范圍的信息處理網(wǎng)絡(luò)得以建立。電算化信息處理從形式上看是信息處理手段的變化，實(shí)質(zhì)上卻是生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變，是一種先進(jìn)的生產(chǎn)力，因而具有廣闊的發(fā)展前景。這種網(wǎng)上處理、傳載信息以及上網(wǎng)使用的方式是知識經(jīng)濟(jì)下的最為普通的財(cái)務(wù)信息的生產(chǎn)與消費(fèi)方式。絕大多數(shù)的公司對外提供財(cái)務(wù)信息都是通過網(wǎng)上的在線服務(wù)方式，財(cái)務(wù)信息不上網(wǎng)的公司會處于籌資劣勢，將缺乏競爭力。國會計(jì)電算化的總體發(fā)展趨勢應(yīng)經(jīng)歷三個(gè)大的發(fā)展階段:即會計(jì)核算電算化--財(cái)會管理或企業(yè)管理計(jì)算機(jī)化一一決策支持計(jì)算機(jī)化。我國原來的會計(jì)工作基本處于手工和半手工狀態(tài)，會計(jì)人員絕大部分時(shí)間和精力被束縛在會計(jì)核算等事務(wù)性工作上，財(cái)務(wù)管理工作則沒有時(shí)間或很少去做。因此會計(jì)只能提供事后核算資料且簡單粗糙，管理水平低下，不能適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的要求。面對市場經(jīng)濟(jì)和繁重的核算工作雙重壓力，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和會計(jì)人員迫切要求開展會計(jì)電算化工作。

　　2.信息處理和分析專業(yè)化、智能化。由于信息處理和分析專業(yè)性較強(qiáng)，需要專門的人才，因此，要求我們的高校多培養(yǎng)出既懂理論，又有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的會計(jì)電算化人才，同時(shí)也要求企業(yè)的會計(jì)專業(yè)人員不僅要精通本專業(yè)業(yè)務(wù)，還要熟悉計(jì)算機(jī)，具有上機(jī)處理基本業(yè)務(wù)核算工作的能力，掌握一般性故障排除方法和糾錯(cuò)方法；計(jì)算機(jī)專業(yè)人員除應(yīng)有本專業(yè)知識外，還應(yīng)有財(cái)會專業(yè)知識，了解會計(jì)核算工作，通曉會計(jì)數(shù)據(jù)流程。他們都要不斷學(xué)習(xí)和掌握日新月異的計(jì)算機(jī)知識和應(yīng)用技術(shù)，以不斷滿足電算化會計(jì)進(jìn)一步發(fā)展的需要，形成復(fù)合型人才。這些復(fù)合型人才的培養(yǎng)需要較高的培訓(xùn)費(fèi)用，而在硬件上的投入也是一筆不菲的支出。　因?yàn)槲覀冇谢�本現(xiàn)成的會計(jì)核算模式，而財(cái)務(wù)或企業(yè)管理工作則比較復(fù)雜且沒有成型的模式，會計(jì)核算的輸入/輸出數(shù)據(jù)比較規(guī)范且容易組織，我們已形成一套固定的會計(jì)核算過程和方法，所以設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)核算系統(tǒng)比較容易，因此只能先搞核算電算化。復(fù)雜且沒有成型的模式，會計(jì)核算的輸入/輸出數(shù)據(jù)比較規(guī)范且容易組織，我們已形成一套固定的會計(jì)核算過程和方法，所以設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)核算系統(tǒng)比較容易，因此只能先搞核算電算化。 

　　3.與管理會計(jì)系統(tǒng)相結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建立和完善。從發(fā)展的眼光看，企業(yè)應(yīng)同時(shí)建立兩個(gè)子系統(tǒng)并予以有機(jī)結(jié)合，以便運(yùn)用財(cái)務(wù)會計(jì)資料，建立適應(yīng)管理需要的會計(jì)模型，使電算化會計(jì)從核算型向管理型發(fā)展，從而推動整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、建立和完善。但核算電算化基本是模仿手工操作，所提供的會計(jì)信息范圍、數(shù)據(jù)和質(zhì)量并未發(fā)生根本性的改變，因此對滿足企業(yè)現(xiàn)代化管理要求并迅速提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益并不能起到?jīng)Q定性的作用。同時(shí)，核算電算化所節(jié)省的人工成本、提高會計(jì)信息的質(zhì)量所產(chǎn)生的效益并不足以抵消建立并使用該系統(tǒng)的投人。因此，核算電算化只是整個(gè)會計(jì)電算化工作的準(zhǔn)備階段，其好處是為建立以管理為重心的、網(wǎng)絡(luò)化的、完整的會計(jì)或企業(yè)管理信息系統(tǒng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。主要是:系統(tǒng)中存儲了管理所需的會計(jì)核算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；解放了會計(jì)人員的時(shí)間和精力，使他們有條件逐步實(shí)現(xiàn)工作重心的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)移；積累了寶貴的會計(jì)電算化工作經(jīng)驗(yàn)；使會計(jì)電算化人才迅速地成長起來。 

　　4.面對WTO、互聯(lián)網(wǎng)和電子商務(wù)的沖擊，企業(yè)應(yīng)重新定義新經(jīng)濟(jì)時(shí)代生存、發(fā)展的全新規(guī)則。以前那種缺乏前瞻性、國際可比性、閉關(guān)自守的會計(jì)信息，已經(jīng)跟不上國際形勢的發(fā)展。因此必須建立一套具有透明度、更加可靠，并具有國際可比性的國際財(cái)務(wù)管理模式，這種新型的財(cái)務(wù)管理模式的提出與推行，將對傳統(tǒng)會計(jì)觀念、會計(jì)理論、會計(jì)實(shí)務(wù)等產(chǎn)生重大影響，并將徹底改變中國原有財(cái)務(wù)軟件的形象，推動我國會計(jì)電算化理論的發(fā)展，提高企業(yè)參與國際競爭的綜合實(shí)力�！∝�(cái)務(wù)和企業(yè)管理計(jì)算機(jī)化是會計(jì)電算化最有意義的戰(zhàn)略決戰(zhàn)階段，建立并實(shí)際運(yùn)行以管理為重心的、網(wǎng)絡(luò)化的、完整的會計(jì)或企業(yè)管理信息系統(tǒng)將顯著提高企業(yè)財(cái)會管理水平，會計(jì)電算化長期的、隱含著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益將大量地迸發(fā)出來，在這個(gè)階段將實(shí)現(xiàn)財(cái)會和企業(yè)管理現(xiàn)代化。此時(shí)會計(jì)電算化已融人到整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化的洪流之中，可能稱其為會計(jì)及企業(yè)管理信息化、計(jì)算機(jī)化等。　建立并實(shí)際運(yùn)行該系統(tǒng)的難度是可想而知的，其關(guān)鍵是：會計(jì)和企業(yè)管理信息系統(tǒng)系列軟件的開發(fā)完善；會計(jì)和企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的迅速提高，建立成型的管理模式；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)等管理人員的現(xiàn)代管理觀念的建立和鞏固；做好會計(jì)電算化和企業(yè)管理現(xiàn)代化的配套改革工作；建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度等等。

這個(gè)階段的系統(tǒng)必然是網(wǎng)絡(luò)化的。會計(jì)核算的眾多子系統(tǒng)已經(jīng)使單臺計(jì)算機(jī)功能發(fā)揮到了極限，并且只能使用在較小的單位。而以管理為重心的會計(jì)信息系統(tǒng)或企業(yè)管理信息系統(tǒng)其數(shù)據(jù)收集和信息使用不可能在同一地點(diǎn)、單位和部門，該系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性、復(fù)雜性要求必須使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、必須在最大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)最大限度的數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)的綜合利用。這不僅包括企業(yè)內(nèi)部各單位和部門，也應(yīng)該包括其開戶銀行、稅務(wù)局以及指定的會計(jì)師或?qū)徲?jì)師事務(wù)所。這個(gè)階段的系統(tǒng)必須是以管理為重心的。這決不僅僅是會計(jì)帳簿和報(bào)表數(shù)據(jù)的總括分析，而其管理和分析的原始數(shù)據(jù)必須直接來源于生產(chǎn)經(jīng)營的各基本環(huán)節(jié)，如材料倉庫、每道生產(chǎn)工序和每個(gè)銷售人員，因而是最明細(xì)和詳盡的。因此，完整的、以管理為重心的會計(jì)信息系統(tǒng)必須與整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)共同規(guī)劃、統(tǒng)籌設(shè)計(jì)。這樣的系統(tǒng)與以往開發(fā)的核算系統(tǒng)不是并列的，而是以其核算功能為內(nèi)核、以管理功能為重心；該系統(tǒng)不是以會計(jì)職能而是以業(yè)務(wù)類型來劃分其子系統(tǒng)的。會計(jì)電算化的高級發(fā)展階段是建立并實(shí)際運(yùn)行會計(jì)或企業(yè)決策支持系統(tǒng)，這個(gè)階段是以管理為重心的會計(jì)信息系統(tǒng)或企業(yè)管理信息系統(tǒng)的自然進(jìn)化或更高級的發(fā)展階段，象國外那樣用它來輔助解決那些數(shù)據(jù)不規(guī)范、變化因素多、具有不確定性的高級會計(jì)或企業(yè)管理決策問題。 

     我國會計(jì)電算化從無到有，從簡單到復(fù)雜，從緩慢發(fā)展到迅速普及，取得了很大的發(fā)展。但也應(yīng)該看到存在的問題，這些問題嚴(yán)重阻礙了我國會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。所以，我們要對這些問題進(jìn)行研究與探討，要不懈努力，銳意進(jìn)取，采取各種方法、政策解決這些問題，以促進(jìn)我國會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展，并使之日益成熟完善。21世紀(jì)，將是一個(gè)以信息技術(shù)為中心的嶄新的會計(jì)電算化時(shí)代。

（三）、辦公自動化與會計(jì)電算化相結(jié)合亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題、解決方法  

1、亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題：

（1）認(rèn)識不到位，基礎(chǔ)工作薄弱；許多單位在推行會計(jì)電算化中存在著觀念認(rèn)識的片面性，只知道會計(jì)電算化處理資料十分快捷，注重在事務(wù)性工作方面的功能，忽視了會計(jì)電算化在管理工作方面的功能，忽視會計(jì)電算化人才的培養(yǎng)及使用。使現(xiàn)有會計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。主要表現(xiàn)在認(rèn)為從手工記賬到實(shí)行會計(jì)電算化是會計(jì)核算工具的改變，對會計(jì)職能、企業(yè)管理方法和管理流程產(chǎn)生影響不大;另外還片面認(rèn)為會計(jì)電算化是樹立企業(yè)形象的一種手段，對企業(yè)經(jīng)營管理意義不大;會計(jì)電算化的應(yīng)用，在很大程度上減少會計(jì)人員的工作量，減少勞動強(qiáng)度，但也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等責(zé)任。目前，不少企業(yè)缺乏嚴(yán)密的財(cái)務(wù)管理制度，導(dǎo)致財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和會計(jì)人員對其核算結(jié)果的質(zhì)疑，造成會計(jì)電算化不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致預(yù)測、決策、預(yù)算、控制、分析等基礎(chǔ)工作比較薄弱。

   （2）、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不合理及人員職責(zé)劃分不夠明確；電算化系統(tǒng)則是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng)，很多步驟有機(jī)器程序自動完成，要保證業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，就要注重計(jì)算機(jī)的因素。如果沒有嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)，沒有對電算化過程中的組織特點(diǎn)進(jìn)行充分分析，就會出現(xiàn)控制漏洞。有些企業(yè)由于人員緊缺，或者出于成本的考慮，少設(shè)了某些職位，或者重疊設(shè)計(jì)了某些職位，某些人員既從事數(shù)據(jù)的輸入，又可以負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送，從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。一些計(jì)算機(jī)操作人員對整個(gè)系統(tǒng)及控制措施比較了解，系統(tǒng)內(nèi)部人員彼此也相互熟悉，往往不能嚴(yán)格執(zhí)行一些安全保密措施，使得利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行貪污、舞弊、詐騙，這都違背了組織設(shè)計(jì)的基本原則。

    （3）、會計(jì)信息安全存在一定隱患；我國會計(jì)電算化應(yīng)用、推廣、發(fā)展迅速，但隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更進(jìn)一步的發(fā)展，會計(jì)電算化在信息安全方面有較大隱患，如在外部有計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等;在內(nèi)部有軟件本身的缺陷，計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制制度的不完善，將導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)的不完整性、會計(jì)工作內(nèi)部控制失效，這些是會計(jì)電算化繼續(xù)發(fā)展將要解決的問題。具體表現(xiàn)在：一是內(nèi)部人員對原始信息進(jìn)行非法篡改或泄密，造成會計(jì)信息虛假。二是信息和數(shù)據(jù)存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。三是電算化系統(tǒng)遭破壞，如硬件故障、軟件故障、非法操作、計(jì)算機(jī)病毒等可能導(dǎo)致電算化系統(tǒng)陷入癱瘓，使會計(jì)信息質(zhì)量受到影響。電算化信息系統(tǒng)中，這種人員之間的聯(lián)系部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系，操作員身份的識別及授權(quán)控制等都有別于手工會計(jì)信息系統(tǒng)，給會計(jì)信息的安全帶來一定的挑戰(zhàn)。

（4）、使用電算化軟件存在的風(fēng)險(xiǎn)；目前，市場上開發(fā)出售的會計(jì)軟件都有一套相對完整的授權(quán)、審批、用戶身份識別、操作權(quán)限控制等功能，以充分發(fā)揮電算化會計(jì)中崗位互相牽制、監(jiān)督，有效保護(hù)會計(jì)系統(tǒng)的作用。但許多單位在實(shí)際使用軟件的過程中，軟件的這些保護(hù)功能卻形同虛設(shè)，系統(tǒng)密碼成為公開的秘密，這是非常危險(xiǎn)的做法。一旦該單位會計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)化公開，不但任何人都可以通過系統(tǒng)用戶無限制地瀏覽會計(jì)信息、控制會計(jì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，更嚴(yán)重的會破壞賬務(wù)參數(shù)設(shè)置及科目體系、修改數(shù)據(jù)庫，使系統(tǒng)陷入癱瘓;另一種情況就是各終端用戶為了便于工作，相互公開密碼，導(dǎo)致會計(jì)信息丟失、信息被篡改等嚴(yán)重后果。除了操作制度不完善內(nèi)部崗位分丁不科學(xué)、管理權(quán)限不嚴(yán)格外，工作人員的不當(dāng)操作和玩忽職守也是電算化會計(jì)實(shí)際使用中面臨風(fēng)險(xiǎn)的重要原因。

 2.我國會計(jì)電算化在發(fā)展中存在問題的解決方法：

   （1）、樹立電算意識，轉(zhuǎn)變觀念。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，是發(fā)展我國社會主義經(jīng)濟(jì)的客觀要求；實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，可以提高本單位的經(jīng)營管理水平。實(shí)現(xiàn)我國會計(jì)電算化由“核算型”向“管理型”的轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)信息作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的綜合反映,使得財(cái)會管理必然成為企業(yè)管理的核心,因此,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化必須大力推進(jìn)和發(fā)展會計(jì)電算化。現(xiàn)行的單位會計(jì)軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡,但總體上講,模塊不能適應(yīng)管理需要,要真正充分發(fā)揮會計(jì)電算化的優(yōu)勢,為單位管理服務(wù),必須將其納入管理信息系統(tǒng),必須在企業(yè)內(nèi)部建立以財(cái)務(wù)為中心的“企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)”。

   （ 2）、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)。關(guān)鍵是加強(qiáng)管理制度建設(shè)。對商品化軟件包的評審、會計(jì)軟件功能、會計(jì)電算化培訓(xùn)等建章建制，以規(guī)范會計(jì)電算化的開展和保證會計(jì)軟件市場健康有序的發(fā)展。 用法律手段來統(tǒng)一和規(guī)范會計(jì)軟件標(biāo)準(zhǔn),提高會計(jì)軟件質(zhì)量。我國的會計(jì)電算化軟件由于缺乏統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn),致使不同的軟件開發(fā)商生產(chǎn)的軟件品種多、軟件數(shù)據(jù)格式及模塊劃分不一致、數(shù)據(jù)接口不兼容、質(zhì)量參差不齊,應(yīng)通過規(guī)范軟件標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)軟件質(zhì)量管理和強(qiáng)化商家售后服務(wù),實(shí)現(xiàn)會計(jì)軟件的標(biāo)準(zhǔn)化,電算化軟件的各個(gè)模塊劃分統(tǒng)一,并生產(chǎn)成“標(biāo)準(zhǔn)件”,可以實(shí)現(xiàn)不同軟件的無縫對接,以提高會計(jì)軟件的質(zhì)量。會計(jì)軟件開發(fā)走國際化的道路。目前國際會計(jì)軟件具有的特點(diǎn)是:支持多種語言、支持比較會計(jì)、全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、軟件各模塊高度集成、全新架構(gòu)管理型會計(jì)等。為了能在激烈的市場競爭中生存,國內(nèi)的企業(yè)不可避免的要參與國際競爭,與國際市場接軌,它們所使用的軟件也必須與國際接軌。會計(jì)軟件開發(fā)企業(yè)應(yīng)注意全面考慮產(chǎn)品的開發(fā)性,如軟件支撐環(huán)境(如操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫類型)、開發(fā)方法和工具、軟件結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等,使軟件能夠跨多種平臺運(yùn)行、多語種支持,多種應(yīng)用系統(tǒng)間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換等等,更好地為企業(yè)走向國際市場服務(wù)。

    （3）、加大培養(yǎng)“復(fù)合型”財(cái)務(wù)會計(jì)人才。. 提高開發(fā)人員和會計(jì)人員的綜合素質(zhì)。會計(jì)電算化工作的關(guān)鍵是應(yīng)用,會計(jì)電算化要得到全面的發(fā)展,必須走全員化的道路。對軟件開發(fā)企業(yè)來說,產(chǎn)品的市場化程度關(guān)鍵取決于軟件開發(fā)人員素質(zhì)和大型系統(tǒng)軟件的實(shí)施力量,培養(yǎng)和造就一批精通財(cái)會和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的雙棲人才至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)

   [1].周清林  我國會計(jì)電算化的現(xiàn)狀及發(fā)展之我見[J].商業(yè)研究，2004，（13）

   [2]百度百科--會計(jì)電算化

   [3]百度百科--辦公自動化

   [4]張瑩  淺析會計(jì)電算化與手工會計(jì)的比較[J],現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011年第11期

   [5]孫曉冬  淺談會計(jì)電算化發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J],大眾商務(wù)，2010（10）

   [6]劉春燕   淺談我國會計(jì)電算化現(xiàn)狀[j],2010,(9)