項目采購管理中有效降低成本的方法初探--以麥新果季科技有限公司為例(三)

麥新公司是一家具有全方位品牌管理能力的集團(tuán)化文化傳播服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有廣播級的影視前后期設(shè)備及先進(jìn)的動畫制作設(shè)備，國際主流設(shè)備及動畫制作系統(tǒng)，不同檔次的攝像機(jī)、軌道車、電控遙臂、燈光設(shè)備、挑攔麥克、鏑燈等設(shè)備，可根據(jù)客戶不同要求進(jìn)行選擇。該公司始終以“挑戰(zhàn)思維無極限，打造視聽新境界”為理念，以“打造品牌、創(chuàng)造價值”為追求，以設(shè)備多、型號全、成本低、質(zhì)量高的全新運(yùn)作模式，打造“高質(zhì)、優(yōu)效”的影視制作與技術(shù)支持為主要業(yè)務(wù)方向[14]。協(xié)助多家電視臺、企事業(yè)單位、學(xué)校及商業(yè)機(jī)構(gòu)提供了大中型演繹、會場活動及影視制作等。

2.1采購計劃階段成本控制管理

在采購計劃階段成本控制管理中，其中時間成本的權(quán)重是0.4934，占第一位，時間成本主要考慮關(guān)鍵產(chǎn)品影響項目進(jìn)度程度、項目進(jìn)度安排的錯誤程度。其次，要素成本的權(quán)重占0.4934，要素成本主要考慮產(chǎn)品是否易于采購、采購的難度和復(fù)雜度、產(chǎn)品采購過程的不確定性、采購數(shù)量4個因素。再次，人力資源成本權(quán)重占0.1968，主要考慮采購人員能力和費(fèi)用。因此，主要從明確項目所需產(chǎn)品的采購需求、增強(qiáng)項目所需產(chǎn)品采購進(jìn)度管理、注重采購人才的開發(fā)與管理、項目采購資金使用標(biāo)準(zhǔn)和建立項目采購預(yù)算與成本估算制度5個方面提出對策建議。

2.1.1明確項目所需產(chǎn)品的采購需求

采購項目管理主要的數(shù)據(jù)源自采購需求的制定，如何制定科學(xué)合理的采購需求計劃，具體過程如下：

一是產(chǎn)品請購需求信息的收集。對于麥新公司項目來說，項目所需產(chǎn)品采購按計劃期的長短可以分為年度、季度和月度采購計劃，具體采購過程中，各個采購計劃應(yīng)該相互的支持，月度采購計劃支持季度采購計劃，季度采購計劃支持年度采購計劃。

二是請購單的生成。請購單的生產(chǎn)需要各個部門的相互配合，具體由麥新公司的項目所需產(chǎn)品的控制師決定，這樣上游的設(shè)計部門和下游的采購部門可以完成合理的銜接。

三是小量請購的處理。在麥新公司的項目中，需要的產(chǎn)品種類比較多，但是產(chǎn)品需要的數(shù)量又比較少，采購過程中，可以針對產(chǎn)品需要的數(shù)量進(jìn)行小量請購的處理，這個小量又稱之為平衡量，對于供應(yīng)商和企業(yè)來說都愿意承受的量。

2.1.2增強(qiáng)項目所需產(chǎn)品采購進(jìn)度管理

麥新公司的項目主要涉及文化傳媒行業(yè)，并且很多項目的要求實效性較高，所需的產(chǎn)品有時候直接影響項目的進(jìn)展，為了更好做好采購管理，在管理過程中要增強(qiáng)項目所需產(chǎn)品采購進(jìn)度管理，出現(xiàn)有進(jìn)度不一致的情況，要及時發(fā)現(xiàn)問題，找出其中的原因，采取及時的彌補(bǔ)措施[15]。采購進(jìn)度管理就是按照進(jìn)度進(jìn)行有效的控制，發(fā)現(xiàn)采購過程中進(jìn)度的偏差，并且糾正此偏差，從而確保項目正常運(yùn)行實施，在糾正偏差過程中，要及時分析出現(xiàn)偏差的原因并進(jìn)行詳細(xì)的預(yù)控。

2.1.3建立項目采購資金使用標(biāo)準(zhǔn)

麥新公司對采購預(yù)算成本進(jìn)行編制的過程中，以采購中質(zhì)量與價格并重為原則，設(shè)定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y金使用標(biāo)準(zhǔn)，例如，對于動畫影視制作或后期處理等動畫系統(tǒng)及設(shè)備的采購，其技術(shù)需求要經(jīng)過部門的評估后，結(jié)合財務(wù)部的預(yù)算編制人員意見和采購部門成本管理人員的意見，對部門的最后采購需求意見給與復(fù)評，復(fù)評通過后再行編入采購計劃進(jìn)行采購。而對于技術(shù)性要求一般的設(shè)備，如不同技術(shù)層次的攝像機(jī)等設(shè)備的采購，則要綜合考核其價值系數(shù)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行計劃成本的編制。

2.2供應(yīng)商選擇階段成本控制管理

2.2.1伙伴關(guān)系的建立

在麥新公司項目采購過程中，識別長期合作的供應(yīng)商是一項很重要的工作，在識別長期合作的供應(yīng)商時，我們可以采用采購方與供應(yīng)商投入與回報的小模型。與優(yōu)秀供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過實施價格折扣、柔性合同、

商譽(yù)激勵、信息激勵、淘汰激勵等鼓勵政策，促進(jìn)供應(yīng)商提高供應(yīng)的連續(xù)性、改進(jìn)供貨質(zhì)量、提升業(yè)績，達(dá)到“雙贏”的目的。

2.2.2加強(qiáng)供應(yīng)商激勵管理

在激勵優(yōu)秀供應(yīng)商之前，首先應(yīng)該根據(jù)前面建立的供應(yīng)商選擇評價體系對供應(yīng)商進(jìn)行選擇，主要從研發(fā)人員素質(zhì)、并行工程能力、核心技術(shù)資源、研發(fā)速度能力等方面進(jìn)行選擇評價，建立全面的評價系統(tǒng)。對一些績效上優(yōu)秀的供應(yīng)商，我們可以劃分一定等級，如一等、二等、三等。對待等級比較高的供應(yīng)商除建立長期的合作關(guān)系外，還應(yīng)當(dāng)在供應(yīng)商經(jīng)營出現(xiàn)困境的時候適當(dāng)?shù)奶峁┲е�，為其提供一定的�?yōu)惠措施。對待一些績效不好的供應(yīng)商，企業(yè)在簽訂采購合同的時候應(yīng)該規(guī)定一定懲罰措施，制定一定的規(guī)范制度，并且成立供應(yīng)商質(zhì)量監(jiān)督部門，定期檢查供應(yīng)商的供貨，對多次提供劣質(zhì)產(chǎn)品或者服務(wù)的供應(yīng)商取消下一年的供貨合同，其目的是通過負(fù)激勵管理的方式促進(jìn)供應(yīng)商的供貨合作意識。

2.2.3供應(yīng)商行為的績效管理

供貨商的績效管理是選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)。隨著麥新公司實施公開招標(biāo)，其供應(yīng)商名錄也將不斷擴(kuò)充。在選擇供應(yīng)商的時候，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)來加強(qiáng)供應(yīng)商的績效管理，從而選擇質(zhì)量高、價格低的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行采購。

一是公司采購部應(yīng)當(dāng)注重主動對供應(yīng)商信息進(jìn)行搜集和完善。建議麥新公司對供貨商的資質(zhì)、市場報價情況如是否高于或低于市場價格、供貨商是幾級供貨、供貨商的生產(chǎn)資質(zhì)、生產(chǎn)成本等信息進(jìn)行更加細(xì)致的了解，并將供貨商的市場信譽(yù)、市場價格層次以及供貨商是幾級供貨商、供貨商的公司財務(wù)經(jīng)營情況等納入供貨商的績效管理范圍內(nèi)，由采購部門進(jìn)行綜合的資料搜集和完善。

二是公司應(yīng)當(dāng)建立起一套適合自己的供應(yīng)商績效管理體系。一要確定供應(yīng)商績效考察的內(nèi)容，包括供貨商的價格、供貨商產(chǎn)品的質(zhì)量、供貨商的交貨期是否能夠及時、供貨商的交貨批量、與供貨商的合作歷史年限等，二要給這些績效考核的因素分配以適當(dāng)?shù)谋戎兀�共同進(jìn)行績效綜合評分，如可將供貨商的價格賦予50%的比重，質(zhì)量賦予30%的比重，交互器10%，以及與供貨商的合作歷史賦予10%的比重，供貨商的供貨資質(zhì)等賦予10%的比重進(jìn)行考察并給出績效考核的綜合得分。

2.3商品選擇階段成本控制管理

2.3.1采購過程中盡量增加備選商品的對比

采購過程中，通過增加備選商品的種類，可實現(xiàn)采購價格的降低和采購質(zhì)量的提高。該種方式是通過增加競爭的程度，通過貨比三家的方式來確定更優(yōu)的商品采購。根據(jù)麥新公司的采購商品的特征，以及當(dāng)前麥新公司采購中存在的問題，本文建議麥新公司通過增加供應(yīng)商、拓寬供應(yīng)商渠道的方式來增加備選商品。具體可通過以下方式：

一是不斷發(fā)展新的供貨商，增加采購商品的競爭。供應(yīng)商的選擇與管理是一種動態(tài)的過程，在供應(yīng)商選擇過程中要及時更新選擇方式與方法，并且不斷的發(fā)展新的供應(yīng)商，讓彼此產(chǎn)生一種競爭的關(guān)系，可以通過第四章構(gòu)建的評價指標(biāo)中，借用供應(yīng)商的選擇評價指標(biāo)對所有供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)合理的評價，從而增加采購商品的競爭。

二是了解成本構(gòu)成，選擇合適的供貨商。麥新公司采購的商品以技術(shù)性設(shè)備為主，市場競爭程度較大，產(chǎn)品質(zhì)量千差萬別，因此，采購人選擇供應(yīng)商時候，不僅僅要了解成本的構(gòu)成，還要著重比較質(zhì)量，在質(zhì)量相同的情況下，主要看成本構(gòu)成。

2.3.2公開招標(biāo)的評判標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)進(jìn)一步科學(xué)化

采購大額商品時最科學(xué)有效的方法是采取競爭招標(biāo)的方式，利用對供應(yīng)商之間相互比價，最終拿到底線的價格，實現(xiàn)利益最大化。當(dāng)前，麥新公司在進(jìn)行采購的時候，采購方式的選擇，正在經(jīng)歷從多種采購方式并存向公開招標(biāo)采購發(fā)展。在上文所提到的拓寬供應(yīng)商渠道基礎(chǔ)上，利用對多家供應(yīng)商的比較、選擇，使其互相競爭，互相牽制，從而使公司在談判中處于利勢。

采取公開招標(biāo)的形式進(jìn)行采購，雖然可以降低采購的價格，但是公開招標(biāo)的組織和實施過程中也產(chǎn)生了采購成本，而且公開招標(biāo)的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)如果不合理，也增加了最終采購價格不是最低價格的風(fēng)險，因此，麥新公司在進(jìn)行采購的過程中，不斷擴(kuò)大招標(biāo)采購的比例的同時，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步科學(xué)化評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，以選擇最低的采購價格商品，增加商品的整體采購價值。

2.3.3盡量選擇初級供貨商

要降低采購的價格，從而實現(xiàn)采購成本的降低以及采購商品的價值的提升，可通過與供貨商討價還價和拓寬采購價格信息渠道的形式，用較低的價格采購商品。而根據(jù)一般商品的價格構(gòu)成，麥新公司要想降低采購價格，可通過盡量選擇初級供貨商提供的商品，來保證價格處在市場較低水平上。

一是可通過向生產(chǎn)廠家直接采購的方式來獲取同等質(zhì)量商品的較低價格。向生產(chǎn)廠家直接采購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，同時生產(chǎn)廠家的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會更好。另外，有條件的幾個同類廠家可以團(tuán)購，以克服單個廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。

二是把握價格變動情況，選擇價格增值低的環(huán)節(jié)采購商品。根據(jù)麥新公司采購的商品的特點(diǎn)，主要是受到供貨商提供產(chǎn)品的質(zhì)量、新型號產(chǎn)品的供求和生產(chǎn)能力等因素的影響而有所變動，因此，采購部門應(yīng)當(dāng)把握采購器械設(shè)備的不同規(guī)格的價格變動趨勢，盡量與初級供應(yīng)商達(dá)成采購良好合作關(guān)系，掌握采購商品的價值增值形式，選擇較低增值環(huán)節(jié)的供貨商的產(chǎn)品進(jìn)行采購。

2.4采購環(huán)境階段成本控制管理