淺談會計電算化信息系統下的內部控制(一)

淺談會計電算化信息系統下的內部控制

[摘 要] 內部控制制度是指經濟單位和各個組織在經濟活動中建立的一種相互制約的業務組織形式和職責分工制度。內部控制的目的在于改善經營管理，提高經濟效益。會計電算化的高效率、高準確度給會計人員減少了工作量，增強了會計信息的準確度。在電算化會計快速發展的同時也相應的出現了弊端，會計憑證的記錄都是以文件形式存儲在磁盤上，而在現實中磁盤上的數據容易被篡改、復制、甚至是銷毀，從而造成不可估量的損失。隨著會計電算化的應用，原有的內部控制已無法適應會計電算化信息系統的要求迫切需要進行改進和完善。本文在分析電算化會計信息系統對內部控制影響的基礎上，提出了完善會計電算化信息系統內部控制的對策。

[關鍵詞] 會計電算化 會計信息系統 內部控制制度

導 論

   目前,會計電算化工作組織或業務實施等方面的原因,造成的會計信息失真、不合理、非法和其他方面的控制問題,已引起相關方面的高度重視。1999年,全國人民代表大會通過的新“會計法律的中華人民共和國”,內部控制制度作為保證會計信息的真實和完整的一個基本手段。財政部也先后發布了《內部會計控制基本規范》、《關于研究制定單位內部會計控制制度的暫行規定》。我們的黨和政府機關、企業和其他組織內部控制作為一種方法來治療,防止領導干部腐敗、堵塞漏洞在國有資產損失,避免管理風險的企業和其他組織,防止虛假會計信息進入證券市場和社會作為一個整體等等。為此,一套科學的嚴格的會計電算化信息系統內部控制制度已經成為一個最關注的話題。從傳統的手工會計到會計電算化系統,雖然會計內部控制目標和主要特征沒有改變,復式記賬會計和貸款余額的基本原理和方法也沒有改變,但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,使會計業務處理過程和工作組織有質變,導致會計信息系統內部控制系統也出現了一些新的特點和變化。

    我國的會計電算化內部控制體系的建設要從當前國內會計電算化系統特點出發,不僅要考慮我國當前的社會政治、經濟環境,而且還要考慮會計管理工作的信息技術環境。從我國實施會計電算化的進程來看,還存在不少困難和問題,值得引起高度重視和深入研究。形成的內部會計控制是處理會計業務的自我調節和自我約束的有機體。在單位,因為它是,實現會計電算化,管理越來越依賴于計算機會計系統產生的信息,這些信息的正確性和可靠性的強弱決定內部控制功能,隨著會計電算化信息系統的資源增加,沒有一個強有力的內部控制,使用這些資源不能有效地運用,甚至還被有意或無意的破壞。此外電算化會計信息系統是更復雜的系統，比手工會計信息系統的技術性更高,更容易發生欺詐和犯罪或無意的錯誤。嚴格的內部控制制度是保證會計電算化信息真實可靠的有效條件。因此,在會計電算化實施以后,單位更需要加強內部控制,以確保資產的安全完整,提高數據的準確性和可靠性。 

一、會計電算化信息系統下內部控制的概述 

1、會計電算化信息系統下內部控制的定義

由于電算化會計信息系統和一些特色的手工會計信息系統是不同的,有一個潛在的風險,因為系統必須在系統設置有針對性的有效控制措施。保護好準確、可靠的會計信息,計算機系統必須建立在科學的控制系統中。計算機數據處理系統必須有一個清晰的系統和程序,并確保只允許經批準的業務數據進入系統進行處理,確保系統程序和數據不泄露和篡改,確保數據安全系統及其處理。因此,有效的控制系統是保證自己的免疫能力提高。相反,沒有強大的控制系統,作為一個沒有抵抗生活的環境充滿了病毒和細菌,如生活受到威脅的任何時候,不能生存。計算機會計信息系統,另一方面,有一個高密度存儲,方便使用,自動高速運行特點,可使組控制方法更好地工作。計算機會計信息系統控制環境不僅應該,可以取代和比手工會計信息系統內部控制的能力。    內部控制是指企業、事業單位的會計工作,為了維護的有效性,可靠性的會計數據,業務和財產的完整性的各種規章制度、組織措施、管理方法和業務處理程序,以及其他為了預防可能產生的風險和所有措施的總稱。會計電算化后的工作實現,內部控制根據實現方法的不同,分為組織控制和功能控制。是指控制的組織通過建立規章制度,員工設置合理的分工和內部控制。函數控制指的是會計信息系統的設計和實施內部控制的功能。根據內部控制環境的實現不同,分為應用程序和通用控制。控制指的是會計數據處理與計算機應用程序在執行過程中內部控制的根據自己的性質和實施內部控制:目的的管理控制和會計控制。管理控制是指為了保證任務計劃、預算和規范,提高經濟效益和實施內部控制。會計控制是指為了維護會計數據準確、可靠和產權保護單位完成和實施內部控制。

 

會計電算化信息系統下內部控制的重要性

    電子計算機具有高速、穩定、有很強的邏輯判斷能力和邏輯分析能力,改變內部控制的形式主要有兩個方面:(1)在一些手工會計電算化下內部控制措施變得可有可無由于所有的工作由計算機完成會計集中核算制,證明數據條目后,是控制下的會計軟件快,很多時候,沒有任何錯誤都記錄在各種各樣的書籍,這是該報告,只要憑證和會計軟件是正確的,輸出的會計信息必須是正確的,也是賬簿之間的檢查是沒有必要的。此外,準備試算表測試如課程收集也變得多余。(2)原始手工的一些內部控制措施,轉移到計算機電算化后,如貸款余額證明校準;余額的值檢查;會計數據系統之間的和檢查,檢驗報告數據檢查等的關系。內部控制制度內容的變化,實現會計電算化,添加到新的工作內容的會計工作,還增加了新內容的內部控制。(3)實現會計電算化后,會計被撤銷,簡單的會計職位增加計算機操作、數據錄入、文件審查、會計軟件維護、硬件維護、系統管理、系統分析、系統設計、編程和調試的新工作,如財務管理工作更薄比手工條件下的部門,更多的輸入人員,管理更加深入。因此必須根據電算化為新組織和職位分工來重建其內部控制系統。計算機在會計領域的廣泛應用不僅改變了傳統的會計方法,使數據處理速度更快,更準確,節省人力和物力,提高會計工作的效率。但也改變了會計電算化會計信息系統的應用程序、數據訪問和存儲介質,改變了一些關鍵因素相關的審計對企業管理提出了更高的要求。為了確保會計信息是真實、準確、完整和及時,保證會計程序和方法應當符合國家會計制度的有關規定,以保護企業單位的完整性屬性,企業必須建立和完善會計電算化的信息 

二、會計電算化信息系統下內部控制存在的問題

1、財務軟件缺乏兼容性 

    目前我國大部分的金融軟件開發人員自己的,為了滿足競爭的需求,各種軟件開發公司機密之間缺乏溝通和合作,與不同的數據軟件之間的兼容性差,很難實現數據信息共享。不同的會計軟件對硬件和軟件環境都是不同的,在內部控制動作是不一致的。這些功能差異,導致內部控制,缺乏統一的內部控制是很困難的。內部凝聚力性更糟糕的財務軟件系統,企業缺乏電算化系統開發和維護能力,一旦數據被竊取、修改或系統損壞過程將導致會計計算機系統癱瘓,將導致企業不可估量的損失。軟件兼容性是我們迫切需要解決當前的問題。

2、數據保密性，安全性差

    隨著計算機的廣泛應用,利用計算機進行貪污、舞弊、欺詐和其他犯罪的活動,也在不斷增加。未經授權的無關人員可通過計算機和網絡瀏覽金融數據、文檔、甚至抄襲、偽造、毀滅重要數據一般來說,幾乎所有的軟件系統對完善會計職能、傷腦筋的金融體系,但不保密的數據的研究。所謂的加密,也就是軟件本身加密,以防止盜版行為,或添加一些用戶密碼,但當它進入系統、語音監控方法和用戶權限設置等,不能真正的數據機密性。只要一個小一些的數據庫知識完全可以繞過各種措施的會計軟件,通過數據庫管理系統,數據庫的讀取和寫入文件直接,甚至直接添加和修改數據的操作,因此等文件的真實性和可靠性的會計數據不能得到保證。會計電算化犯罪都具有極大的危害性和隱蔽,發現犯罪的難度比手工會計系統,從而損害和損失是比較大的,所以會計電算化系統的內部控制是很困難的。

3、會計人員電算化水平有待提高

    由于缺乏軟件開發人員和用戶之間的溝通,從而導致企業的能力,日常維護系統有限公司與會計電算化涉及會計和計算機知識,雖然在職會計人員水平培訓通過計算機,但與實際水平和更大的缺口,老會計人員熟悉會計操作,但計算機知識是有限的,年輕的人恰恰相反。計算機系統的可靠性和運行的會計人員水平的有力保證會計工作的質量。手工會計信息系統,會計工作的質量取決于會計人員的專業水平和職業道德水平。傳統會計信息系統基于大量的實踐,積累了豐富的實踐經驗,形成了一個完整的管理系統。會計電算化信息系統下,經營環境的變化使傳統的內部控制方法很難發揮作用,會計工作的質量和計算機系統是接近水平的可靠性和運行的會計人員。一旦系統崩潰由于自身或操作錯誤、會計工作可能會癱瘓。因此，必須在以往的基礎上提高相關會計人員對電算化會計軟件的應用，加強會計專業的綜合素質。

4、電算化管理制度與執行脫離

    會計電算化對企業標準化的操作要求高,一旦有一個錯誤,在數據輸入階段后會導致多個鏈接錯誤,對于異常輸出回來,找到錯誤的根源將需要大量的工作,在存在多個錯誤,錯誤的是更加難以發現,這種情況更加突出在批處理操作。防止數據被惡意的改變,大量的金融軟件設置在數據書不能修改原始數據,原始文件,減少操作,一方面,很難找到這些錯誤,找到原因后需要修改添加新文檔。目前我國企業會計人員在會計計算機系統的應用還不熟練,排序和處理計算機會計數據不規范,影響了會計的準確性,完整性的電腦。隨著公司在使用會計電算化系統,沒有設置發布功能,減少會計人員,和一些本質上不兼容的功能一個人作為一個案例,導致組織、工作之間的相互制約、相互監督和控制機制的失敗,并存儲在計算機上的數據安全保密壞情況很容易認為,這一變化,沒有明顯的痕跡,如果未經授權的人員知道密碼可以是重要的數據操作,比如復制、偽造、削減的難度,增加了會計電算化系統的內部控制,使一些金融欺詐更多隱藏的。

三、完善會計電算化信息系統下內部控制的對策

1、制定財務軟件界標準

    應該首先分析和研究各種應用軟件兼容性,統一性,使各種業務系統基于同一種操作系統的平臺系統,可以連接彼此之間,以及各種業務相關數據自動檢查、校準、數據備份應該是統一的。其次,系統軟件應盡量減少人機對話窗口,一些必要的憑證輸入窗口應該爭取友好界面和防錯能力,使錯誤的輸入將不被接受。再次,提高系統軟件的現場保護和自動跟蹤能力,可以記錄所有異常雖然金融軟件行業在中國發展迅速,但缺乏統一的標準成為一個瓶頸,阻礙行業的發展。統一的標準生產,