關于計算機技術在辦公自動化中的應用(二)

根據目前計算機技術在辦公自動化中的應用，可以把其功能分為以下幾類：（1）數據處理功能，處理數據是眾多企事業單位重要的辦公任務之一，通過計算機數據管理系統可以有效的對數據進行篩分、選擇、刪除等操作；（2）文字處理功能，例如同構word和WPS就可以使得文字的編輯美觀化、標準化和統一化。（3）語音處理功能，通過計算機技術可以合成不同的語音，在個人保密方面起著重要的作用。（4）圖形與圖像處理，例如可以利用不同的顏色鑒別信息，對圖像進行大小、像素和格式的處理，滿足辦公的需求。同時還具有輔助決策功能、資料在現、電子郵件、電話會議等功能。

三、計算機技術在辦公自動化中的應用價值

1.降低企事業單位管理成本

計算機在企事業單位已經得到了普遍的應用，給經濟和信息的發展帶來了重大的改革，通過計算機技術的應用，減少了傳統的紙質辦公，縮減了管理成本，削減辦公活動中某些流程，原來需要10個人才能完成的工作，現在很可能一個人可以完成，企事業員工的減少，就降低了人工成本。根據相關資料的統計，微軟公司因為采用計算機管理，每年可以節省4000萬美元的開支。因此，計算機技術的應用為企業創造了經濟效益。

2.優化辦公環境

傳統的辦公室，紙和筆占了很大的部分，而采用計算機技術辦公之后，可以將辦公地點帶到任何地方，員工的工作不再是單獨的，而是通過網絡彼此交流溝通，實現人機一體化的辦公系統；同時通過計算機技術的應用，也使得辦公室更加的整潔，環境得到了改善。

3.激發個體能力

上文已經提到，員工是最主要的要素，企事業單位采用辦公自動化，目的就是在花費最小代價的基礎上，獲取最大的經濟和社會效益，提高工作效益，使得辦公更加規范化和智能化，通過計算機技術的應用，會使得員工從原本枯燥無味的工作環境中釋放出來，激發個體創造能力。作為企業管理者重視員工的創造能力，盡量減少用嚴格的制度約束員工。由于辦公自動化對員工的要求較高，就會促使員工努力學習，與時俱進，而不至于被企事業淘汰。

隨著網絡化的進一步發展，各企事業單位利用計算機技術已經成為了一種常態化的趨勢，例如在企事業單位內部OA系統的應用。總之，計算機技術提高了工作效率，減少了浪費，提高了決策的民主性和科學性，有效的推動了社會的發展。新時期，企事業單位應該重視計算機辦公自動化的建設，樹立正確的理念，建立完善的制度，為全面推動辦公自動化提供科學依據。