團隊管理中的有效溝通

每個人表達的方式不一樣，有的善談，有的善聽，有的善行。善于交談不等于有效溝通，對于個人、企業和社會來說，評價有效溝通的標準應該取決具體的溝通是否有利于問題的解決；是否對人的發展及企業和社會有貢獻。而溝通的目的和意義，對于企業和個人來說，他認為最終目的就是為了解決問題，通過解決問題做好企業和社會中的事。

　　而就IT項目成員來講，大多數成員不是很善于言談，因為大多數人基本上和電腦相處的時間比較多，而與人溝通技巧上相對缺乏。然而項目管理中溝通卻非常重要，既有項目成員之間的溝通，上下級之間的溝通，還有Team之間的溝通，以及和老外的溝通問題。如果溝通不暢，就會導致需求的誤解，目標的偏移，項目的delay或失敗，甚至更嚴重的導致人員的離職，因此在團隊和項目管理中值得我們引起足夠重視。

　　溝通并不是隨便找人說說話而已，它存在一個基本問題，也就是心態（mindset）。一個人一旦自私、自我、自大起來，是很難與別人溝通的。以下幾種心態的人都是很難溝通的：

　　自私：關心只在五倫以內，沒有關心幫助他人之心自我：別人的問題與我無關，不要多管閑事自大：我的想法就是答案，我的解決方法就是最好的。

　　溝通其實很簡單，其基本原理就是關心（concern）。例如，注意他人的狀況與難處；注意他人的需求與不便，注意他人的痛苦與問題，設身處地的關心別人。管理者可以經常進行走動管理，而不是整天開會或者坐在電腦前看文件打電話，通過走動來控制員工的行為，監督員工是否按你的方向去做，及時發現問題和困難，并串聯所有團隊成員和資源，保證項目進度。關心還能實現溝通的另外一個重要目的，那就是表達情感，實現團隊的融洽。

　　在溝通中，還要有主動性（initiative）。如果只是一味等待，那就錯過了最好的時間。溝通是相互的，但只有一方主動，才能更好的解決問題。例如，組長可以在團隊成員提要求之前主動的關心他的困難并進行支援，團隊成員可以主動的反饋當前的狀況。余博士說在溝通中還要注意語言的運用，要準確，簡練，找準詞語切入點。要善于運用自己的幽默和才智，巧妙的轉化資源優勢。如果是國外項目，還應注意文化背景和角色背景，盡量不要耍弄專業術語，而是使用對方熟悉的語言和詞匯簡明的進行闡述，這樣才能達到溝通的效果。

　　上級對下級布置任務應當要將清楚，有的時候你以為你講清楚了，其實別人根本沒有聽明白；為了預防這種情況你就要事后盯牢手下，有沒有按照你的意思去做，采用例如“走動管理”的方法。而下級對上級布置的任務一定要事前問清楚，事后負責任。這些都是交代和接受任務時候要注意的。

　　溝通的個人障礙：

　　地位差異。例如，有上往下溝通比較容易，有下往上溝通比較有障礙，領導應該要知道這一點并進行克服。

　　來源的可信度。溝通中如果經常引用不可信的未經證實的東西為降低溝通可信度，從而達不到溝通的效果，因此做領導的一定要言出必行。

　　個人偏見。

　　過去的經驗。有的人特別是領導自恃經驗豐富，居高臨下和別人進行溝通，有時候就往往影響溝通效果。其實即使你2004年的經驗拿到2007年也不一定管用，更何況是1999年的呢？ 項目管理者聯盟，項目管理問題。

　　情緒的干擾。領導者特別要控制自己的情緒和脾氣，就是要有高的情商。否則往往嚴重影響溝通的效果，甚至做出令人懊悔的舉動。

　　這其中還有一些重要的溝通建議，個人覺得非常有用，摘錄一下：

往下溝通建議：

　　要了解狀況和瓶頸。對不懂的和不了解的東西一定要做足功課，最好有實際經驗，才能對手下講出問題的關鍵和瓶頸；否則會被手下認為是外行。

　　提供方法和建議，緊盯過程。對自己熟悉和有經驗的領域要給新手提供經驗和指導，中間要緊盯過程，防止事情出現偏差。

　　作為領導要善于傾聽，要能夠接納別人的意見，而不是經驗主義和個人主義。因為以前的經驗不一定在現在適用，而且至少要給手下一次嘗試的機會。

　　開會溝通要注意效率，不要形式化，開會扯的很遠變成聊天會。與會人員要預先準備，注意效率，控制時間，控制與會人員的數量；大領導盡量少發言，盡量最后發言，這樣才能讓大家暢所欲言，否則大領導一旦定調，后面就是一言堂。

　　注意態度和姿態，注意講話技巧。要關心體恤手下的難處，而不是給手下壓力。給手下壓力和情緒化都無助于解決問題。

　　往上溝通建議：

　　在和領導溝通前一定要預先有答案和解決方法，而且一定要有兩個以上的答案，自己已經有想法了。盡量不要給領導出問答題，而是出選擇題。

　　對各個答案和對策一定要有優劣對比和可能的后果風險評估。

　　和領導溝通不一定非要在領導辦公室或會議室。只要有機會，任何時間地點都可以和領導溝通。

　　和領導溝通盡量簡化語言和重點。

　　如何做才能主動讓領導了解你？

　　1.自動報告你的工作進度和當前狀況。讓上司知道，而不是等他來問你。讓上司知道你現在在干啥，這一點非常重要。

　　2.對上司的詢問，有問必答，詳細，讓上司放心。

　　3.充實自己，努力學習，跟上上司的境界和步伐，學會上司的語言，才能了解上司，體察上意，知道上司在煩惱什么，替上司分憂，讓上司輕松。

　　4.不忙的時候主動幫助別人，而不是獨善其身。幫助別人就是幫助自己，而且能學到更多的東西，何樂不為呢？

　　5.毫無怨言的接受上司布置給你的任務，讓上司圓滿。有時候上司也有難處，這種任務你如果能毫無怨言的接下來，事后必有回報。所以無論什么時候，一定要毫無怨言的接受上司布置給你的任務，不要做扶不起的阿斗。

　　6.對自己的業務和工作主動提出改善計劃。

　　最后一段我想對任何人都非常有用，因為無論你現在處于什么位置，上面總有領導管著你。有的人喜歡抱怨自己如何的人才被埋沒，其實很多時候還是應該多從自身找原因。抱怨領導不了解你，領導憑什么要主動來了解你呢？不是領導不了解你的才能，而是你應當主動讓領導了解你的才能，做的讓領導了解和喜歡，如果上面六點你真正做到了，你不讓上司喜歡都難。這就回到了溝通的關鍵：主動溝通，積極溝通。