信息化在人力資源管理中的應用初探

信息化在企業(yè)人力資源管理中的應用初探 一、信息化人力資源管理的意義 1. 促進人力資源管理理念的變革; 2. 實現(xiàn)了人力資源管理與主流管理系統(tǒng)的有效銜接; 3. 促進管理結(jié)構(gòu)與信息渠道的優(yōu)化; 4. 管理方式更加人性化 。 二、信息化在企業(yè)人力資源管理中的歷史 1.薪資計算系統(tǒng)階段; 2.薪資/人事管理系統(tǒng)階段; 3.人力資源管理系統(tǒng)階段; 4.人力資源管理信息系統(tǒng)( e—HR) 階段. 三、信息化推動企業(yè)人力資源管理轉(zhuǎn)型 四、結(jié)合自身談體會

內(nèi) 容 摘 要

論文摘要:隨著各種新技術(shù)的發(fā)展,人力資源管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)了革命性的變革,人力資源管理信息化是每個企業(yè)面臨的重大課題, 本文將從企業(yè)人力資源管理信息化的意義入手，探討信息化在企業(yè)人力資源管理中的應用策略，以及人力資源管理信息化存在的問題及癥結(jié)所在并結(jié)合自身工作體會闡述其解決對策。 

信息化在企業(yè)人力資源管理中的應用初探

一、信息化人力資源管理的意義 　　 　　1. 促進人力資源管理理念的變革 　　信息化人力資源管理的實現(xiàn)與普及不僅是一種高新技術(shù)的應用,更是一種全新的管理理念和管理思想的導入。 　　信息化人力資源管理使人力資源管理部門從最初只提供簡單的人力資源管理信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁└�加全面的人力資源管理知識和解決方案,隨時隨地向管理層提供決策支持,向人力資源管理專家提供分析工具和建議,從而建立支持人力資源管理部門積累知識和管理經(jīng)驗的體系。 所以，對于企業(yè)而言，企業(yè)人力資源管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)以生產(chǎn)經(jīng)營活動為中心，人力資源管理的優(yōu)劣將會直接關系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標。人力資源管理信息化是綜合應用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，融合科學的管理方法，輔助人力資源管理從業(yè)人員完成信息管理和完善管理職能的應用系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化管理更符合新經(jīng)濟時代下人力資源管理的發(fā)展趨勢，信息化管理不僅可以利用集中的數(shù)據(jù)庫，將所有與人力資源相關的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理起來，而且可以使企業(yè)管理更加精細化、人性化、科學化，從而使人力資源管理水平得到本質(zhì)性的提高。

2. 實現(xiàn)了人力資源管理與主流管理系統(tǒng)的有效銜接 　　信息化人力資源管理是企業(yè)整體信息化建設系統(tǒng)的組成部分,相對于當前主流信息管理系統(tǒng),如ERP、MRP、MIS 而言,它更多地是提供信息支持,同時,也可以通過與上述系統(tǒng)的銜接,獲得參考數(shù)據(jù)。企業(yè)在經(jīng)營過程中發(fā)生的信息流,通過與經(jīng)營有關的信息系統(tǒng)進行記錄,與人力資源相關的工作信息通過信息化人力資源管理與其銜接獲得準確的記錄,支持了人力資源管理工作;反過來信息化人力資源管理對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析又可以為現(xiàn)有經(jīng)營中工作的合理安排提出相關依據(jù),指導生產(chǎn)安排和工作流程的設計。包括員工招聘人員、培訓薪酬福利、績效考評等大量事務性、程序性工作，這些事務往往要占用人力資源管理人員的大量時間。信息化管理可以提高管理者的工作效率，提高企業(yè)的人力資源業(yè)務辦理速度，節(jié)約人力，降低差錯率，使管理人員從日常事務中解脫出來，考慮更具戰(zhàn)略意義的課題。同時，人力資源管理信息化要求企業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)中必須要對功能模塊進行應用，這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數(shù)據(jù)采集、確認和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。 

3. 促進管理結(jié)構(gòu)與信息渠道的優(yōu)化 　　信息化人力資源管理作為一種基于網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)的全員信息系統(tǒng),其一大功能優(yōu)勢就是縮短了各級員工的反饋時間,開辟了更加豐富的溝通渠道,員工可以擺脫公司傳統(tǒng)的層級制度,可跨部門、跨級別表達和傳遞各種思想。相較于傳統(tǒng)的人力資源管理模式存在著隨意性大、外來干擾因素多、主觀性問題突出等現(xiàn)象。比如，現(xiàn)代企業(yè)在招聘員工、考核、薪酬管理等環(huán)節(jié)上，缺乏嚴格的操作標準，往往容易受到管理者個人主觀意志的影響，也經(jīng)常受到外部權(quán)利和利益相關者的干涉，使員工工作積極性下降，遇到的問題得不到及時的上報，單一的上報流程，層層遞進式的傳達，使人力資源管理的質(zhì)量得不到保障。優(yōu)化后的人力資源管理信息系統(tǒng)不僅能將人力資源管理部門的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，而且能將經(jīng)過優(yōu)化的業(yè)務流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)。在信息化的人力資源管理系統(tǒng)下，企業(yè)可以引進先進的項目管理理念，建設完善的人力資源管理信息系統(tǒng)，并運用先進的流程設計和監(jiān)控技術(shù)，監(jiān)督整個業(yè)務流程，在基層員工的意見和高中層領導的任務上傳下達上，多層級，橫縱向交替運作，讓人力資源工作更加科學化、公正化、透明化，為企業(yè)選拔高質(zhì)量的人才提供了保障，為基層面臨的困難和問題的解決上提供了快速通道，從而推動企業(yè)不斷發(fā)展進步。

4. 管理方式更加人性化 　　信息系統(tǒng)的投入,使員工與企業(yè)之間在根本利益方面的互動成為可能,體現(xiàn)了實時管理的優(yōu)越性。信息化人力資源管理是管理技術(shù)與信息技術(shù)之間的完美融合,在消化吸收先進的人力資源管理理念的基礎上,可以在系統(tǒng)中體現(xiàn)人力資源管理的全部內(nèi)容與業(yè)務流程,從而使得人力資源管理系統(tǒng)可以被用來定義專業(yè)部門的工作內(nèi)容,優(yōu)化和規(guī)范其業(yè)務流程,從而成為企業(yè)人力資源部門信息化、職業(yè)化、個性化的管理平臺,真正實現(xiàn)管理方式的人性化。現(xiàn)在的時代是人力資源競爭的時代，越來越多的企業(yè)在人力資源管理工作方面注重以人為本，注重企業(yè)雇主品牌建設，以期更好的吸引和留住優(yōu)秀的人才。信息化時代，隨著員工信息意識和自主性增強，他們對人力資源管理信息透明化的需求也越來越強。人力資源管理信息系統(tǒng)可以使人力資源管理部門根據(jù)員工的個人需求和特長進行工作安排、學習、培訓和激勵，讓員工實施自我管理，更加自主地把握自己的前途。人力資源管理信息化使員工得到充分授權(quán)，它所提供的透明、簡便的信息獲取方式將贏得員工對人力資源管理服務和企業(yè)管理滿意度的提升，從而發(fā)揮吸引人才、留住人才的作用。 

二、信息化在企業(yè)人力資源管理中的歷史

1.薪資計算系統(tǒng)階段 　　人力資源管理系統(tǒng)是在20世紀60年代末誕生的,由于當時發(fā)達國家的計算機技術(shù)已經(jīng)進入實用階段,同時企業(yè)的規(guī)模也越來越大,用手工來計算和發(fā)放薪資既費時費力又非常容易出差錯,為此,薪資管理系統(tǒng)應運而生,這就是人力資源管理系統(tǒng)的第一個階段———能自動計算薪資的初級階段。 　　2.薪資/人事管理系統(tǒng)階段 　　20世紀70年代末,隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展,在計算機薪資管理的基礎上,開始記錄員工的其他基本信息包括薪資的歷史數(shù)據(jù),具備了報表生成和薪資數(shù)據(jù)分析功能,即具有了一部分人事信息管理的功能。 　　3.人力資源管理系統(tǒng)階段 　　到20世紀90年代初,人力資源管理系統(tǒng)出現(xiàn)革命性的變革。由于企業(yè)管理理論,特別是人力資源理論的發(fā)展,使人們認識到人力資源在企業(yè)發(fā)展和企業(yè)競爭中的關鍵性作用,另外隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,把一些人力資源管理理念和理論應用到企業(yè)管理中也成為可能。這就是人力資源管理系統(tǒng)發(fā)展的第三個階段——人力資源管理系統(tǒng)階段。 　　4.人力資源管理信息系統(tǒng)( e—HR) 階段 　　人力資源管理信息系統(tǒng)的第二次革命性變革出現(xiàn)在20世紀90年代末和21世紀初。由于internet和intranet技術(shù)的普及,以及人力資源管理理論的進一步發(fā)展,使人力資源管理快速響應企業(yè)內(nèi)部和外部的各種要求與變化成為可能,這就是人力資源管理的電子信息化。

三、信息化推動企業(yè)人力資源管理轉(zhuǎn)型 　　 　　隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,人力資源管理在組織中的作用越來越大,傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應。企業(yè)要想實現(xiàn)人力資源管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型談何容易,這就要求我們必須有一個有效的手段來推動企業(yè)人力資源轉(zhuǎn)型。 綜合考慮信息化在人力資源管理中的作用,不難發(fā)現(xiàn)信息化可以有效地幫助人力資源管理者提高行政事務性工作的效率,在這多變的環(huán)境中應付自如,順利完成角色的轉(zhuǎn)變。 　　首先,人力資源信息化使人力資源管理工作者真正從繁瑣的行政事務分離出來,同時也可以使人力資源管理部門從提供簡單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆�資源管理知識和解決方案,可以隨時隨地向管理層提供決策支持,向人力資源管理專家提供分析工具和建議,并建立支持人力資源部門積累知識和管理經(jīng)驗的體系，所以應做到以下幾點：

 

1.規(guī)范基礎管理，為企業(yè)實施信息化創(chuàng)造條件 　　人力資源管理信息化的實現(xiàn)需要具備兩方面的條件：一是企業(yè)自身人力資源管理水平的高度；二是企業(yè)人力資源管理信息化手段的實現(xiàn)程度。一方面，只有管理水平具有一定高度后，信息化的手段才能真正與之結(jié)合，從而進入通過信息化的手段提高企業(yè)績效的階段。企業(yè)管理水平的提高，有賴于做好規(guī)范的基礎管理工作，規(guī)范的基礎管理是企業(yè)人力資源管理信息化的必備條件。另一方面，為了將企業(yè)項目風險以及建設成本降低，企業(yè)可以邀請在人力資源管理領域中的資深人士和那些具有人力資源信息化經(jīng)驗的公司到企業(yè)中進行溝通和交流，讓他們從前瞻性和先進性這兩個方面對企業(yè)的人力資源管理工作提出具有建設性的意見。同時，針對企業(yè)高層次人才造成的組織結(jié)構(gòu)相對不穩(wěn)定、業(yè)務流程變化頻繁的特點，不斷調(diào)整人力資源信息化軟件，重視軟件研發(fā)和技術(shù)支撐，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況選擇合適的軟件產(chǎn)品。

2．有效調(diào)整組織結(jié)構(gòu)和規(guī)范業(yè)務流程 　　隨著信息時代的到來，五花八門的組織結(jié)構(gòu)層出不窮，扁平式、矩陣式的組織結(jié)構(gòu)成為多數(shù)公司的組織形式。人力資源管理系統(tǒng)在面臨新的市場環(huán)境的時候，或者是樹立新的發(fā)展戰(zhàn)略的時候，必須尋求建立與之相適應的內(nèi)部機制，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，以適應新的時代和新的價值體系。因而組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和業(yè)務流程的規(guī)范就成為了企業(yè)進步的重中之重，然而這種改進不能是突發(fā)奇想的，必須遵循一定的原則：首先，實施人力資源軟件不應只是單純地將現(xiàn)行的制度和報表計算機化，而是應該充分地回顧本企業(yè)的相關政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進的建議報告給企業(yè)的決策領導并爭取付諸實施。其次，組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和業(yè)務流程規(guī)范必須以支持企業(yè)新的發(fā)展戰(zhàn)略、改善資源配置效率、培養(yǎng)核心競爭力為目標，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對組織架構(gòu)和部門職責進行調(diào)整。最后，組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和業(yè)務流程規(guī)范必須考慮到現(xiàn)階段企業(yè)的實際情況，分階段有步驟的逐步推進，切莫急于求成。 　　其次,人力資源信息化完全改變了人力資源管理部門的工作重心。在傳統(tǒng)的人力資源管理方式下,人力資源工作者從事大量的工作就是行政事務,其次是管理咨詢的職能,而在幫助企業(yè)策略的制定方面是最少的。在人力資源信息化的管理環(huán)境下,人力資源工作者所從事大量的工作就是幫助企業(yè)在人員管理上提供管理咨詢服務,行政事務工作被信息化、自動化的管理流程所大量取代,工作效率得到明顯提高。所以建立健全的人力資源管理信息庫，可顯著提升工作效率。 　　由于歷史原因，一些企業(yè)的人力資源流程管理和實時監(jiān)控還比較弱，組織機構(gòu)、教育培訓、薪資福利等方面尚未實現(xiàn)網(wǎng)上作業(yè)，不利于提高工作效率和加強內(nèi)部監(jiān)管，使整個企業(yè)內(nèi)部的信息管理比較分散，無法及時了解全系統(tǒng)人員的基本狀況，不能及時為管理和決策提供基礎資料。一方面，企業(yè)的人力資源信息庫建設必須要包括人才中長期供需預測以及專業(yè)人才檔案等準確信息，要將加快企業(yè)人力資源信息數(shù)字化的進程作為基礎，將管理和歸檔電子文件作為重點，對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫進行充實和完善。另一方面，企業(yè)還要重視采用相關的技術(shù)，實現(xiàn)各類高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫的互聯(lián)，將資源利用率提高，加強建設企業(yè)人力資源信息。所以說，企業(yè)的人力資源管理信息化建設核心和基礎就是信息資源。  　　最后,人力資源信息化實際上把人員管理的重任轉(zhuǎn)移到企業(yè)優(yōu)秀的第一線經(jīng)理身上,真正使他們能通過管理、激勵員工實現(xiàn)他們的業(yè)務發(fā)展目標。優(yōu)秀的第一線業(yè)務經(jīng)理可以通過網(wǎng)上得到最新的企業(yè)人力資源管理政策、流程、市場數(shù)據(jù),經(jīng)過授權(quán),他們可以進行相關人員管理,包括進行人員的獎懲。同時，一線業(yè)務經(jīng)理可以實時觀察市場動向，加強與供應商的溝通聯(lián)系，使企業(yè)的各項決策更加靈活，更加及時有效。因此重視人才培養(yǎng)，加強與市場的聯(lián)系也是尤為重要的。 　　一方面，企業(yè)的信息化管理涉及到了網(wǎng)絡技術(shù)和計算機信息管理技術(shù)，需要復合型和綜合型的人才。企業(yè)在享受政府支持政策的同時，應定期開展對于企業(yè)現(xiàn)有管理人員的專項培訓，使人資管理人員的管理水平能夠跟上時代主流，特別是要加強對于他們的信息化系統(tǒng)應用、網(wǎng)絡技術(shù)、計算機知識與技術(shù)以及信息化理論知識的培訓，有針對性的協(xié)助員工轉(zhuǎn)變價值觀，適應組織目標。另一方面，強化與一個實力雄厚、產(chǎn)品優(yōu)秀并且咨詢實施經(jīng)驗豐富的供應商的溝通，也是實施成功的必要條件之一。企業(yè)在系統(tǒng)正式運行前應接受供應商關于使用系統(tǒng)的相關技能培訓，以及系統(tǒng)亮點的理解與應用，從而增強HR部門實施人員對系統(tǒng)軟件功能的熟悉度，同時促進供應商根據(jù)企業(yè)的特殊需求對系統(tǒng)進行定制化改造，避免企業(yè)需求在定制化過程中走樣，這是個長期的雙向交流過程。在運營初期也需要積極地與供應商保持聯(lián)系，必要的時候供應商最好能派駐專門的人員到企業(yè)中，即時解決出現(xiàn)的問題，當然，如果供應商沒有派駐專員的條件，企業(yè)也可安排專員專項負責與供應商的銜接溝通等事宜。 

四、結(jié)合自身談體會

本人多年從事城市能源服務行業(yè)，在基層待了很長時間，對于一線的人資管理感觸頗深，以下主要是針對人力資源信息化管理和規(guī)范業(yè)務流程兩個板塊加以敘述：

首先，談談人資信息化管理。

多年前，公司的人資管理還停留在紙質(zhì)的文件、資料和客戶信息階段，那時候，幾間倉庫用于堆放客戶歷史資料、工作原始記錄、各項會議記錄、各項專項培訓記錄、安全檢查記錄、耗損記錄等，這些記錄要求保存兩年后才能銷毀，雖然倉庫擺放整齊，但是想要找到某客戶資料或者某天工作原始記錄難于登天，常常是消耗大量的時間和精力。同時，員工想要休年假也是拿著假條層層上報簽字，遇到哪位主管領導不在或者出差也讓員工不能及時的休年假。而后，公司引進了員工OL系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含了員工的詳細信息（從業(yè)經(jīng)歷、職位、工資明細、獎懲信息、假期天數(shù)、績效分數(shù)、培訓課程明細等）、公司的資產(chǎn)明細、公司的人員流動、公司的業(yè)務范圍、公司的業(yè)務進程、客戶資料、公司當下的生產(chǎn)目標等一系列分版塊羅列。使用該OL系統(tǒng)后，員工請假可以直接登錄自己的OL賬號，然后按照公司相關規(guī)定選擇休假時間、天數(shù)，而后上報系統(tǒng)終端，上報后分管領導即可收到該員工的休假信息，隨后審批。對于領導而言，在分配年終績效獎金時也可參照該系統(tǒng)上的員工績效分和獎懲明細，而后根據(jù)職位獎金基數(shù)增減員工年終績效獎金。與此同時，公司還聯(lián)合開發(fā)了手機終端的原始記錄工單系統(tǒng)，該系統(tǒng)從任務下達開始，每一項都按照規(guī)范簡潔的原則加以羅列，員工只需攜帶公司配發(fā)的接單手機即可遠程填寫當下原始記錄，任務完成后系統(tǒng)自動將原始記錄上傳至云端，日后如有需要，即可登錄系統(tǒng)終端查閱當日原始記錄和現(xiàn)場照片等，將責任落實到人，使事件有跡可循。

以往，公司設定的部門管轄范圍存在很多交集，在處置時常常部門推部門，問責時規(guī)定也模棱兩可，常常是不了了之，給公司帶來了不小的損失。于是公司開始學習先進的企業(yè)管理理念，規(guī)范業(yè)務流程，不斷細化部門的職責，各崗位的職責。今天，從接到任務時，調(diào)度中心就依據(jù)用戶的描述來下發(fā)到各部門，各部門再根據(jù)用戶所在區(qū)域和需要辦理的業(yè)務優(yōu)先派發(fā)給就近或?qū)ｍ棙I(yè)務水平好的員工，這樣一來，不僅大大提高了處置效率，而且還優(yōu)化提高了用戶體驗，使用戶加深對我公司的信任和好感。同時，在問題事件的追責上也一目了然，問題出在哪個版塊，就找哪個版塊的負責人和當事人，依據(jù)當時的原始記錄雙證合一，讓員工明白獎懲制度，不斷提高自身的責任意識和專業(yè)技能水平。在每月的KPI指數(shù)上，員工也能意識到只有每月保質(zhì)保量的完成任務才能得到滿分甚至加分，年終績效獎金才能得以體現(xiàn)。

綜上所述，企業(yè)實施科學的人力資源管理離不開信息技術(shù)，信息化在人力資源管理中的應用是提高人力資本回報率的有效手段。一套完善的人力資源信息管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)人力資源管理項目管控流程信息化，形成一個集資源管理、業(yè)務操作、信息綜合等功能為一體，數(shù)據(jù)聯(lián)通、資源共享、技術(shù)先進的智能化輔助決策應用平臺，對企業(yè)改革、吸收優(yōu)秀的人才、有效管理員工有著重要的現(xiàn)實意義，同時也能保證企業(yè)在信息化的競爭市場中立于不敗之地。

參 考 文 獻

1.朱勇國: 《信息化人力資源管理》,中國勞動社會保障出版,2006 年版。 　　

2. 熊軍: 《企業(yè)人力資源管理信息化的應用研究》,載《中國管理信息化》,2006 年第3 期。

3.段宏杰：《信息化在企業(yè)人力資源管理中的應用》，載《中外企業(yè)家》，2013年版。 　　4.王展：《信息化在企業(yè)人力資源管理中的應用》，載《人力資源管理》，2010年2月版。　　5.王永祿：《簡析計算機信息化在人力資源管理中的應用》，載《現(xiàn)代經(jīng)濟信息》，2012年4月版。