如何改進公司人力資源管理工作

“千里之堤，潰于蟻穴”講的是細節決定成敗的故事，反之，從另一角度來講，如果及時發現問題，并找出解決的辦法，那么可能就不會出現失之毫厘、謬以千里的事了。在工作中我們經常會遇到這樣或那樣的問題，面對問題，解決它的過程其實就是思維創新的過程，往往一個創新火花的閃現，就會讓問題得以迎刃而解。
 前幾年，工程公司的人事檔案管理中只有個人基本履歷的情況介紹，當需要對某位員工的學習工作經歷等作進一步了解時，就沒有相應的記錄可供參考。為了較全面的掌握個人基本情況，適應當時需要，經過多次的修改，設計出了《人員基本情況登記表》，內容涵蓋了基本履歷、工作經歷、進入公司前后的培訓經歷、學習經歷及家庭成員情況等，實現了多方位了解公司各個人員基本情況的目的。經過一段時間的應用，取得了不錯的效果。但后來，隨著公司規模的不斷擴大，對各項工作的管理要求也逐步提升，這其中也包括了對人力資源管理工作的要求。
 更高的要求與現實做法的沖突帶來了各種各樣的問題，如在人員檔案的管理上，由關注個人基本情況上升到把握公司整體人力資源狀況的高度上，需要對公司各層次、各崗位的人員結構分布的合理性進行分析，對未來幾年的人力資源規劃、公司各崗位需求情況在分析的基礎上能夠提出專業性建議，而現實中由于采用的是人工填寫、整理和歸類的方法，當需要統計分析諸如具備各類職稱的人員結構情況時，就需要逐個翻查登記表、記錄并統計，不僅耗時耗力、效率低下，而且如果發生人員調入、調出等變化，或統計的內容稍有不同，還需要再次翻查。重復而重復的工作，對最終結果的實現并沒有達到高效、準確的要求，面對此，不得不承認曾經發揮很大作用的統計表格、統計方法已不適應公司對人力資源管理工作新的要求了。這也讓我產生了困惑，我們要達到的目的究竟是什么？用什么樣的方法才能提高管理水平，提供出適合公司需要的高效、準確的數據呢？
經過一段時間的思考，我想只有在原有的基礎上進行創新，才能適應新的變化。如果能夠把人工記錄、變更、整理的方式變為由計算機執行的話，那樣就會很好的解決前面遇到的問題。在這個思路的指導下，對人員檔案的管理我提出了一個初步的設想：把《人員基本情況登記表》設計成個人檔案界面，在界面中對項目及內容進行增加、減少和修改，以保證個人資料的最新記錄。并以此為基礎，將所有人員的基本情況信息作為一個數據庫進行管理，按不同的需要增加個人檔案界面項目及內容的設置，實現篩選、分類、統計的功能，使之能及時查詢出所需范圍內的人員及數量，如：若查詢具有專科以上學歷人員可以通過在個人檔案總數據庫中對“學歷”這一項進行篩選，通過鍵入“專科”一詞，就可以把工程公司所有具有專科及以上學歷人員的名單及數量查詢出來，據此類推，把具備其他學歷的人員及數量統計出來，就可以對工程公司的學歷結構進行一個簡單的分析了，如果此設想能夠實現，用在查詢上花費的時間將會縮短一半以上，效率自然就會大大提高。同樣，對于人力資源管理的其他工作如工資的管理也可通過此種思路，將分析工資結構所用數據的統計需要與每月工資表的設計進行結合，按階段分層次分類別地對數據展開分析。總的來說，對人力資源管理方面的數據進行科學的分析越來越必不可少，它可以為公司領導的決策及公司進行未來人力資源規劃等方面提供參考的依據。
為使設想能夠轉化為現實，我首先向市場進行了了解，發現售賣的軟件動輒幾千，甚至上萬元，而且最重要的是軟件中的大部分功能目前應用不上，而根據設想需要的功能軟件中沒有相應的設計。經過一段時間的考察，覺得還是最好能自行設計出適用的功能軟件。在與部門主管及計算機專業技術人員程老師的多次溝通討論后，對實施的可行性進行了肯定，決定根據公司現實需要分階段進行設計，首先建立人員檔案數據庫管理系統，按照設置的項目及內容輸入公司全部人員的檔案，然后設計出個人檔案的界面，通過編程把需要分析數據的要求轉化為易操作的形式，目前已建立起公司人員檔案的數據庫，并在此基礎上設置了包括文字檔案和照片檔案在內的個人檔案界面，初步實現了各項目的基本檢索與統計。
有了第一階段的嘗試，在調整修改后將使該數據庫管理日臻完善，同時對人力資源其他工作的管理也逐步進行相應的設計，最終希望能把人力資源管理各項工作的數據統計分析整合起來，以形成完整的數據統計分析系統。
 以上是我在工作中的一點不成熟的思考，請各位給予糾正和指導，最后我想向在做此項工作中給予我支持、協助的領導和同事表示最真誠的感謝！
 謝謝大家！