論信息管理系統(tǒng)在當(dāng)今信息社會(huì)的作用

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[摘要]：以管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息管理系統(tǒng)已經(jīng)步入中國(guó)工業(yè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中。因此，我們有必要探討現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)在現(xiàn)代信息社會(huì)中的作用，從而使其更好的為中國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)。
[關(guān)鍵詞]：信息管理系統(tǒng)　現(xiàn)代信息社會(huì)　企業(yè)　
　　一、研究背景
　　二十世紀(jì)末，人類(lèi)文明的發(fā)展進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)互連技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息發(fā)布技術(shù)、智能信息處理技術(shù)、信息安全技術(shù)等關(guān)鍵技術(shù)都日趨成熟，為信息技術(shù)的發(fā)展、為信息系統(tǒng)的大規(guī)模建設(shè)和應(yīng)用提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)理論基礎(chǔ)。信息己成為社會(huì)生產(chǎn)力的一個(gè)重要因素。信息技術(shù)的發(fā)展使我們社會(huì)發(fā)生著一場(chǎng)變革，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，尤其是INTERNET技術(shù)的成熟與發(fā)展，管理信息化已成為一種趨勢(shì)。信息化是“社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展從以物質(zhì)和能量為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的重心向以信息與知識(shí)為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程”，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是其主要內(nèi)容，信息化管理則是利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)系統(tǒng)所進(jìn)行的管理。西方發(fā)達(dá)國(guó)家的LIMS（實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)）市場(chǎng)在九十年代就已經(jīng)完全打開(kāi)，現(xiàn)在LIMS已經(jīng)成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)詞匯為大家廣為接受，在美國(guó)每年要召開(kāi)一次LIMS大會(huì)，討論LMIS的有關(guān)問(wèn)題。在國(guó)內(nèi)，LIMS在九十年代開(kāi)始為人們所知道，并在石油化工等行業(yè)得到了一些初步推廣，但總的來(lái)說(shuō)還遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到普及的程度。這當(dāng)然也受到了各種條件的制約：體制、觀念、經(jīng)費(fèi)等等，但其中起根本作用的是硬件基礎(chǔ)條件和人們的觀念[1]。
　　二、信息管理系統(tǒng)的起源、定義及發(fā)展
　（一）信息管理系統(tǒng)的起源
信息管理系統(tǒng)的概念起源很早。早在30年代，柏納德就寫(xiě)書(shū)強(qiáng)調(diào)了決策在組織管理中的作用。信息管理系統(tǒng)一詞最早正式出現(xiàn)在1970年，由Walert.TKeunvena定義為：“以口頭或書(shū)面的形式，在合適的時(shí)間向經(jīng)理、職員以及外界人員提供過(guò)去的、現(xiàn)在的、預(yù)測(cè)未來(lái)的有關(guān)企業(yè)內(nèi)部及其環(huán)境的信息，以幫助他們進(jìn)行決策”。很明顯這個(gè)定義是出自管理而不是計(jì)算機(jī)。他雖強(qiáng)調(diào)了用信息支持決策，但沒(méi)有強(qiáng)調(diào)應(yīng)用模型，也沒(méi)有強(qiáng)調(diào)一定要用計(jì)算機(jī)。所有這些均顯示了這個(gè)定義的初始性。直到1985年，出現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的一個(gè)比較完整的定義：“它是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)硬件和軟件，手工作業(yè)、分析、計(jì)劃、控制和決策的模型，以及數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶(hù)一一機(jī)器系統(tǒng)。它能提供信息支持企業(yè)或組織的運(yùn)行、管理和決策功能”。
但人們對(duì)信息管理系統(tǒng)的理解尚未完全統(tǒng)一，一般認(rèn)為：“信息管理系統(tǒng)是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳送、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它利用信息技術(shù)，通過(guò)對(duì)企業(yè)（或部門(mén)）過(guò)去和當(dāng)前運(yùn)行數(shù)據(jù)的分析處理來(lái)獲得所需信息，從而達(dá)到控制企業(yè)行為并對(duì)企業(yè)的未來(lái)狀況提供預(yù)測(cè)資料，從整體上輔助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的目的[3]”。
　　近幾年來(lái)，許多企業(yè)都建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，并且利用Internet/Intranet實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的快速采集、發(fā)布、存儲(chǔ)、處理和交流，從而有效的管理企業(yè)。人員和設(shè)備的管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)人員流動(dòng)頻繁，設(shè)備更新速度快，人員和設(shè)備管理工作也變得越來(lái)越復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)人員、設(shè)備管理的信息化，無(wú)疑將給企業(yè)管理部門(mén)帶來(lái)很大的方便。
　　（二）信息管理系統(tǒng)的發(fā)展
信息管理系統(tǒng)在80年代即在英美等發(fā)達(dá)資本主義國(guó)家得以廣泛的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，以美國(guó)公司為代表，管理信息系統(tǒng)軟件已大量應(yīng)用于生產(chǎn)、生活、通訊、交通、運(yùn)輸、商業(yè)、建筑等各個(gè)行業(yè)，通常被稱(chēng)為無(wú)紙化、無(wú)筆化管理工程。由于我國(guó)計(jì)算機(jī)硬件發(fā)展相對(duì)于英美等發(fā)達(dá)國(guó)家來(lái)說(shuō)比較落后，經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程相對(duì)滯后，計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)市場(chǎng)疲軟，缺乏安全性，再加上軟件開(kāi)發(fā)人才稀缺，嚴(yán)重制約了我國(guó)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用；目前我國(guó)信息管理系統(tǒng)主要是引進(jìn)消化國(guó)外產(chǎn)品，對(duì)國(guó)外一些產(chǎn)品加以漢化、改造，但這些產(chǎn)品適應(yīng)性差，針對(duì)性不強(qiáng)，不能很好的應(yīng)用于我國(guó)各行業(yè)生產(chǎn)的要求。還有相當(dāng)一部分企業(yè)通過(guò)對(duì)MIS系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)來(lái)探索企業(yè)現(xiàn)代化管理的思路。

　三、信息管理系統(tǒng)的作用
　　（一）輔助分析
一個(gè)企業(yè)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)進(jìn)行決策的時(shí)候，需要以各種數(shù)據(jù)作為依據(jù)。在人工的數(shù)據(jù)處理方式下，會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間，只能提供定期的報(bào)表，難以根據(jù)需要提供各種綜合分析的數(shù)據(jù)，使得企業(yè)的決策活動(dòng)只能是依靠經(jīng)驗(yàn)，往往帶有盲目性，而且人工處理時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)計(jì)算上的誤差。
（二）規(guī)范化管理
　　企業(yè)等組織中的許多數(shù)據(jù)管理并不像財(cái)務(wù)管理那樣有嚴(yán)格的制度，常常帶有較大的隨意性，數(shù)據(jù)采集的時(shí)間、格式和計(jì)算方式等往往是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和公式完成的，而且又不便于審核，容易引起混亂和錯(cuò)誤。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)則能為數(shù)據(jù)處理提供明確的尺度使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化[6]。以我為例，我在某百貨商城工作，作為商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)部是一個(gè)非常繁忙的部門(mén)。每個(gè)采購(gòu)員都要管理幾百到上千種類(lèi)的商品的訂購(gòu)、價(jià)格、促銷(xiāo)活動(dòng)等事項(xiàng)，每天都會(huì)和數(shù)字打交道，無(wú)論各種商品進(jìn)倉(cāng)還是銷(xiāo)售的價(jià)格、數(shù)量，給人的感覺(jué)是數(shù)字龐大而瑣碎的。公司配備了計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，采購(gòu)員可以用這個(gè)系統(tǒng)制作電子定單，定單中規(guī)定了商品的名稱(chēng)、價(jià)格、品類(lèi)、等級(jí)，和允許進(jìn)貨件數(shù)等要求。不符合要求的貨品計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將不允許進(jìn)倉(cāng)。這樣能夠有效杜絕不符合要求的商品，誤被收貨部和錄入部門(mén)收貨。有效的規(guī)范化了商品進(jìn)倉(cāng)的管理。
　　（三）節(jié)省人力
　　不僅大量的重復(fù)計(jì)算能由計(jì)算機(jī)處理，可以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，更重要的是在輸入數(shù)據(jù)以后，所有的處理都由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成，可以免去人工方式下許多中文的處理環(huán)節(jié)，達(dá)到減員的效果。以我公司為例：如果采取人工記帳的方法，這樣往往會(huì)帶來(lái)計(jì)算數(shù)量頻繁瑣碎，并且容易出錯(cuò)的問(wèn)題。當(dāng)有顧客購(gòu)買(mǎi)數(shù)量較大品類(lèi)較多的商品時(shí)，會(huì)出現(xiàn)商品庫(kù)存數(shù)量是否足夠的問(wèn)題，這時(shí)如果靠人工去數(shù)，不但需要的時(shí)間長(zhǎng)，而且很難避免忙中出錯(cuò)。而在安裝計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查詢(xún)，不但方便快捷而且準(zhǔn)確，大大節(jié)省了人力。
　　（四）信息管理系統(tǒng)能大大的減輕管理人員的工作強(qiáng)度
　　企業(yè)等各種組織的管理的工作量很大每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，但以往由于缺乏有效的手段，造成管理人員的時(shí)間與精力都只能放在大量的分類(lèi)、登記和計(jì)算機(jī)等工作中，因而在很多場(chǎng)合只能簡(jiǎn)化管理。但是通過(guò)信息管理系統(tǒng)，可以調(diào)用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能，使工作人員有更多的精力去研究、細(xì)化管理內(nèi)容，擴(kuò)大管理的深度和廣度。這有利于各層次管理者全面、深入地把握各種信息，進(jìn)行科學(xué)的決策，進(jìn)一步提管理水平。例如我工作的單位，作為一個(gè)大型商業(yè)企業(yè)，每天公司的商品銷(xiāo)售量與進(jìn)貨量十分龐大，采購(gòu)員的工作量就會(huì)相對(duì)非常大，要考慮商品的銷(xiāo)售量、庫(kù)存量、哪種商品的銷(xiāo)量好熱門(mén)，什么商品銷(xiāo)售較慢但又必不可少，哪種商品銷(xiāo)量差需要停止銷(xiāo)售，什么季節(jié)哪種商品需要做促銷(xiāo)等等。這種情況下如果商品的數(shù)量需要人工記帳銷(xiāo)售，工作量會(huì)十分繁重，而且需要大量的人力支持，而采取計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子帳后，貨物的數(shù)量可以輕松查詢(xún)，并且一目了然。大大減輕了工作強(qiáng)度，并節(jié)約出大量的時(shí)間，可以更多的做一些例如市場(chǎng)調(diào)研等需要現(xiàn)場(chǎng)操作的工作。
　　（五）信息管理系統(tǒng)可促進(jìn)管理制度的完善
　　在建立信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，隨著職能、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、優(yōu)化和管理深度的提高，各機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也隨之越來(lái)越復(fù)雜，要使各機(jī)構(gòu)有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)，依靠的是以責(zé)任制為基礎(chǔ)建立起來(lái)的一整套完整的管理制度。完善的管理制度為信息的采集、加工整理、傳遞等提供了可靠的保證，可使信息這一重要的資源在管理中充分發(fā)揮作用。例如我工作的單位，在人力資源部，建有每個(gè)員工的電子檔案，每個(gè)員工的檔案可以經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查詢(xún)，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，各各分公司間同樣可以相互查詢(xún)，這樣當(dāng)各部門(mén)需要人員調(diào)動(dòng)調(diào)配時(shí)大大提高了機(jī)動(dòng)性，人事部門(mén)可以通過(guò)電子檔案直接進(jìn)行篩選。并且在單位中會(huì)有許多同事邊工作邊學(xué)習(xí)，這樣當(dāng)取得更高級(jí)的學(xué)歷證書(shū)時(shí)，人事部門(mén)會(huì)直接記錄在電子檔案中，方便查詢(xún)。
　　（六）信息管理系統(tǒng)能提高工作效率
　　計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理．其速度是人的幾百倍、幾千倍，將使管理信息的提供更加及時(shí)。管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，使部門(mén)之間的工作銜接更加緊密，大大加快了業(yè)務(wù)辦理的程度，從而為提高工作效率奠定了良好的基礎(chǔ)。例如11年9月，公司成立16周年慶典前夕，領(lǐng)導(dǎo)要求我為公司成立16周年的店慶會(huì)，寫(xiě)一份公司業(yè)績(jī)報(bào)告，內(nèi)容關(guān)于企業(yè)成立16周年來(lái)年銷(xiāo)售及各月銷(xiāo)售盈虧、各各樓層銷(xiāo)售任務(wù)完成的情況、各各分店的銷(xiāo)售情況等。我在單位只工作了4年多，對(duì)往年的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)一無(wú)所知。公司的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，不但可以查詢(xún)當(dāng)年的各種數(shù)據(jù)，還可以選擇查詢(xún)往年的數(shù)據(jù)，這樣不但節(jié)省了我反復(fù)查詢(xún)往年資料的麻煩，也不會(huì)有資料丟失或者資料統(tǒng)計(jì)不完整的問(wèn)題，更可以避免由于大量數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的計(jì)算誤差等問(wèn)題的產(chǎn)生。并且公司本部和分店的系統(tǒng)通過(guò)連網(wǎng)，全部可以相互查詢(xún)，這樣同時(shí)節(jié)省了我在各各分店收集資料的麻煩，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)組織起來(lái)，可以隨時(shí)提供各種所需的數(shù)據(jù)，能保證準(zhǔn)確、快捷便利。
　　（七）促進(jìn)素質(zhì)提高
　　在目前的信息管理系統(tǒng)建設(shè)中，一個(gè)突出問(wèn)題是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員數(shù)量少，而且既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才奇缺；而信息管理系統(tǒng)建設(shè)的主力軍是管理人員，管理人員不了解信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)，就不能建成信息管理系統(tǒng)。因此為了更好的掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，每年公司都會(huì)鼓勵(lì)員工集體組織參加有關(guān)部門(mén)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，很多員工包括我個(gè)人，都取得了計(jì)算機(jī)應(yīng)用中級(jí)的資格證書(shū)。很大的促進(jìn)了員工的工作能力和工作素質(zhì)。
　　四、結(jié)論
　　通過(guò)以上分析，我們可以清楚地看到建立信息管理系統(tǒng)的必要性以及其作用、意義，建立信息管理系統(tǒng)不僅僅是企業(yè)安全管理的一項(xiàng)重大變革，而且是時(shí)代的需要，是順應(yīng)時(shí)代潮流的體現(xiàn)。隨著應(yīng)用的不斷推廣和深人，信息管理系統(tǒng)在現(xiàn)代信息社會(huì)中的作用必將越來(lái)越大，計(jì)算機(jī)必將促進(jìn)企業(yè)安全管理向科學(xué)化和現(xiàn)代化邁進(jìn)，促進(jìn)社會(huì)的和諧，有序，健康發(fā)展[7]。
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