采辦、庫存與用戶管理信息系統分析與設計

采辦、庫存與用戶管理信息系統分析與設計

 引 隨著中小企業的迅猛發展，原有的企業內部采購人員，庫管管理人員，使用單位之間的存在的問題日益增加。加強員工素質，提高工作信息化管理程度，加強工作人員內部溝通，完善各項工作的管理制度。
 科學技術的不斷進步，信息技術的不斷發展，企業員工的各項工作技術能力，管理和學習能力都需要不斷的提高，特別是現代信息化技術的飛速發展，促使企業員工需要與社會聯系在一起。從紙制資料的信息傳遞，到現在的電子信息的傳遞，提高企業內部信息的傳遞效率。
 信息化是企業發展的必由之路。在以信息化帶動工業化、推動現代化的全過程中，企業作為工業化的主體、作為市場經濟的主體，同樣是信息化的主體。企業只有通過信息化，加快發展，提高核心競爭力，才能有效地應對日益激烈的國內外市場競爭的挑戰。
 本文通過一些中小型企業信息化所面臨的問題，分析解決采購，庫管員與用戶之間的問題，推動中小型企業的發展，運用現代信息技術，實現企業內采購信息化有效管理，提高企業內部間的組織與合作能力，提高企業內的生產效率。
 本文中提出的意見和看法可能存在不足或疏漏，敬請老師提出批評和指正。
 1．中小企業與信息化
 1.1 中小企業的涵義
 [摘 要]主要以規劃作為劃分企業大小的標準已不再具有實質的、積極的意義。企業“大小”的真正含義應該是競爭力的強弱，在市場經濟中競爭力處于弱勢的企業就是中小企業。
 1.1.1中小企業的界定
 中小企業的界定，規定適用于在中華人民共和國境內依法設立的各類所有制和各種組織形式的企業，職工人數800 人以下。
 [關鍵詞]1.2 信息化
 信息化是企業發展的必由之路。在以信息化帶動工業化、推動現代化的全過程中，企業作為工業化的主體、作為市場經濟的主體，同樣是信息化的主體。企業只有通過信息化，加快發展，提高核心競爭力，才能有效地應對日益激烈的國內外市場競爭的挑戰。
 1.2.1對信息化的理解
 1.2.2中小企業物資采購信息化的現狀及制約因素
 （1）對內部控制認識不足，崗位設置缺乏牽制性
 （2）所有權與經營權高度統一的管理模式使得中小企業管理缺乏內部約束性
 （3）從內部控制目標上看，在會計信息、資產和經營活動三方面的控制缺乏有效性
 （4）信息化的飛速發展，企業內，新老員工的工作交接具有一定的困難。
 1.3中小企業物資采購信息化的研究意義
 1.3.1 加強采購部門內部的聯系，實現資源共享，整體提高采辦工作效率。
 [摘 要]部門內部，企業內，各項制度的需要完善，內部聯系信息需要加強，如：各項物資采購信息反饋需要記錄并反饋用戶，需要建立一個信息化的聯絡系統；實現資源共享，企業內，各項工作的工作制度，工作流程，處理文檔，供應商的管理，物資的存儲和發放情況，用戶的對采購物資的監督等，可能通過建立一套完整的信息化系統，實現資源共享，提高整體的采辦效率，加強用戶，采購與庫管之間的聯系。
 1.3.2 加強采購部門與用戶，采購部門間的密切溝通和聯系，實現信息實時跟蹤和反饋。
 建立采購信息跟蹤信息系統，把每個采購環節記錄在系統當中，給有相當權限的領導或員工查詢，可以及時調整企業各項工作進度，是實現公司的有計劃的工作因素之一，從整體上提高公司的工作效率作。
 
 2. 企業采購業務內部控制
 2.1采購業務的主要業務活動與控制意義
 2.1.1. 采購業務的主要業務活動
請購商品或勞務
編制訂購申請單
根據請購商品的類型和價值，指定相應的采購員處理，制作相應的采購單
通知相關驗收人員，驗收商品
通知庫管員，儲存已驗收商品
根據訂單協議或合同編制付款憑單付款
 2.2 崗位分工控制和控制的基本要求
 2.2.1崗位分工控制
 [摘 要]企業應當建立采購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責，權限，確保辦理采購業務的不相容 崗位相互分享，制約和監督。企業公司領導；采購部門，分經理，計劃員，采購員；生產部門經理，生產部辦事員；倉庫管理員。通過生產部辦事員提出商品需要，由企業內公司領導審批，再交計劃員分配任務單，經采購部經理同意后，由采購員進行采購；采購回來的物資經驗收后，放入庫，再通知生產部門領取采購回來的商品。這些分工控制，可以通過ERP來分配管理實現。
 2.3 請購環節的控制
 [關鍵詞]請購
 請購是實施采購的前提，在企業里面，生產部門，管理部門，倉庫部門等均可提出請購單。依據商品或服務的類型，明確管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責、權限及相應的請購程序。
 通過ERP軟件，需要單位提出請購申請，根據請購商品價值，指定到相應授權的企業領導電子審批。
 2.4 采購與驗收環節的控制
 企業應當建立采購與驗收環節的管理制度，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。
 （1）供應商選擇的控制
 根據商品的性質，類別，確定供應商，根據信譽級別，供貨質量等，選出三家符合條件的供應商進行價格比價，并根據商品價值報相關領導審批。
 （2）采購方式控制 
 企業應當根據商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式，其分為小額零星采購，訂單采購，詢價采購，服務采購，招投標采購等。根據公司要求，對每個采購方式，根據金額的大小進行區分，不同的采購方式，由不同權限的領導審批。
 （3）采購價格的控制
 企業應當明確采購價格形成機制，小額零星采購當由經授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。對單價高，數量多的物資采購，企業應當制定嚴格的比價或招投標的采購制度。
 （4）采購數量控制
 該采購數量控制，主要是針對企業內商品庫存的控制。根據企業生產部門的需求，采購相應的商品，存放到倉庫。所謂的采購數量的控制就是采購多少商品可以保證生產經營的順利進行，并且使企業采購成本和倉儲成本之和最低，采購量過大，費用高，易引起庫存積壓，資金占用增加，增加庫存損耗，保管費用和資金費用。
 （5）訂單的控制
 采購訂單應當連續編號，以控制得到批準的采購訂單的問題，防止根據未經批準的采購訂單采購，采購部門依據以采購，采購完成后應當將訂單妥善保管。另外，通過ERP系統，對采購訂單進行監控，防止同一訂單，多次采購，確保采購訂單的唯一性。
 （6）驗收控制
 企業應當根據規定的驗收制度和經批準的訂單，合同協議等采購文件，由獨立于采購部門，使用部門等其它各部門對采購回來的物品或服務進行品種，規格，數量，質量等其它相關內容進行驗收，并出具驗收報告，計量報告和驗收證明。驗收單應當連續編號，控制其真實性，可靠性，完整性。
 2.5 付款環節的控制
 企業采購部門在辦理付款申請時，應當對協議約定的付款條件以及采購發票，結算憑證，驗收證明等相關憑證的真實性，完整性，合法性及合規性進行嚴格審核。審核無誤后依據協議或合同編制付款申請單，提交企業相關領導或人員進行審批，送交財務部門。辦理付款手續。
 3. 交貨期管理
 [關鍵詞] 交貨管理
 交貨的管理，是指采購員在發出采購訂單后，為確保購用材料的交貨期所采取的一切措施。
 3.2 采購跟催確保交貨期
  確保交貨期的目的，是在生產活動中對必需時能確實地獲得，以維持正常的生產活動，不致停工待料。為確保供應商的正常交貨時間，對已下訂單采購的物資進行跟蹤，定期或定時通過電話，郵件等通信方式，了解供應商供貨情況。
 3.3 交貨期延誤原因及對策
 (1) 交貨期延誤的主要原因有：
 a. 供應商通過快遞公司托運物資延誤；
 b. 供應商訂貨延誤；
 c. 訂購產品因停產或誤制延誤；
 d. 操作人員的工作意愿減退延誤等等。
 
 3. 采購計劃與方式
 3.1采購計劃的重要性
 （1）根據公司常用物料使用情況，適當的采購相應的物資，提高公司運營效率；
 （2）可避免因物料短缺而發生臨時高價采購的浪費;
 （3）正確的物資采購，可以防止超購，誤購和少購的情況發生。
 （4）實施采購計劃，還可以提高營運效率，控制成本。
 3.2 影響采購計劃與預算的因素
 （1）年度營銷計劃
 （2）年度生產計劃
 （3）生產部門用料情況
 （4）倉庫存量管制
 （5）物料成本的控制
 （6）生產效率
 （7）市場價格
 3.3采購部，生產部門和庫管部門與采購計劃的關系
 物料的采購計劃工作，自產品的設計開始，至正常生產，都必須事先經過一系列的計劃工作，才能順利地獲得物料采購計劃采購來滿足生產所需。
 生產部門提出采購需求，包括材料，設備等，采購周期或物料消耗分析表。
 采辦部門依據生產部門提出的采購需求，制定相應的采購計劃，并依據采購計劃采購。
 庫管部門根據采購計劃，管理倉庫物料，設備存放。另根據生產部門生產需要，對倉庫物資，設備進行分配管理。
  
 4. 倉儲管理
 4.1倉儲管理規劃
 倉庫的分類，一些企業的倉庫的分類主要有生產倉庫，流通倉庫，中轉倉庫。
 生產倉庫，主要存放主要生產庫存物資；中轉倉庫，主要存放體積較小的，數量較少物資，方便生產部門人員可以隨時提取；流通倉庫，主要暫時存放的生產部門臨時存放的物料。
 4.2倉儲管理的合理化
 倉儲管理的合理化，就是要對倉儲的規模和選址，倉庫的主體構造，倉儲的設施、設備的配置進行合理的規劃。
 倉儲的規模和選址，要選擇地勢較高且平坦，環境干燥，靠近生產部門與技術部門之間；倉庫的主體構造要堅實的骨架，防火；配備的倉儲設施要存取貨方便，控制和管理設備齊全，如站臺，貨架，軌道等；
 4.3現代物流倉儲的發展趨勢
 能連續大量的分揀貨物，做到自動化立體倉庫，自動化高架倉庫，無人倉庫，無紙作業倉庫等。
 主要參考文獻
 1. 楊瑞平著：《企業內部控制探索》，中國市場出版社，2009年, 第1版
 2. 李恒芳，廖小麗主編，《優秀采購員手冊》，廣東經濟出版社，2009年,第1輯
 3. 李創，王麗萍主編，《物流管理》，北京清華大學出版社，2008年, 第1版