學習會計電算化的思考

學習會計電算化的思考

 會計電算化就是在會計工作中以電子計算機代替手工方式對會計業務進行處理并代替人對會計信息進行整理、加工、分析、預測及對經濟活動的決策。作為企業，都將經濟效益視為自己的生命線，經濟效益的高低直接關系著企業的生死存亡。而作為內部控制主要手段之一的會計則與經濟效益有著密切的關系，會計的產生是基于對經濟效益的追求，會計的發展是講求和提高經濟效益的客觀需要，經濟效益的衡量要借助于會計，經濟效益的最佳化需要會計為其服務，二者是與生俱來的“血緣”關系。要提高經濟效益，要適應管理現代化的要求，必須首先實現在經濟生活中處于重要地位的會計工作現代化，“技術性是會計的主要屬性，而會計技術性的發展，必須倚仗計算機技術和信息技術的支持。”
 一、計算機在中國會計工作中的發展與應用
 把電子計算機用于會計工作，實現會計數據處理的電算化，在中國是20 世紀70 年代末才開始的，起步較晚，但起步以后發展很快，大體上經歷了三個發展階段，到目前已經形成了一定的規模。
 1.計算機在會計工作中的應用初期，企事業單位都是使用自己開發、適合自己使用的專用軟件。在這個發展階段中，雖然我們經過逐步摸索，建立起具有中國特色，適于中國當時企事業單位管理上需求的會計信息系統，但由于當時開發設計人員稀缺，會計電算化推進非常緩慢，十多年，真正開發建成并投入使用會計信息系統并不多。
 2.為了克服前一階段使用專用軟件存在的缺陷，提出了一家開發、多家使用的通用化、商品化會計軟件開發設想。1988 年8 月在吉林市召開了“首屆會計電算化學術研討會”，會上提出了實現會計軟件通用化的幾項措施，不久按此方案開發設計出了一批適用于不同類型企事業單位的通用化會計軟件，并相繼組建了幾百家專門開發與營銷通用化、商品化會計軟件的專業公司，形成了龐大的會計軟件市場，從而中國會計電算化事業進入了高速發展的新階段。到目前已有幾百萬家企事業單位在會計工作中使用了計算機，使廣大財會人員從煩瑣的抄寫計算手工勞動中解脫出來，為加強財會管理，實現企業管理的現代化創造了有利條件。
 3.到20 世紀90 年代中后期，隨著國家經濟體制改革和社會主義市場經濟的發展，原有在計劃經濟體制下開發的、以事后核算為主要內容的會計軟件，已不能適應管理上的需求，開發和運用事前有預測、決策，事中有規劃、控制，事后有核算和分析功能的“管理型”會計軟件勢在必行。為此，在1996 年4 月北京召開的“會計電算化發展研討會”上，與會者一致同意，在進一步提高中國“核算型”會計軟件水平的基礎上，大力發展中國“管理型”會計軟件，并就開發和運用“管理型”會計軟件中的各個方面提了一些具體意見和建議。從此中國進入了大規模開發和運用“管理型”會計軟件的又一個新的發展階段。
 二、會計電算化———時代發展的要求
 會計電算化是以電子計算機的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是由電子計算機代替人工，實現記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需人腦完成的對會計信息（數據）的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。會計使用電子計算機，使其在經濟管理中發揮重要作用。會計電算化的意義主要表現在以下四個方面：
 1.保證了會計核算的及時性。電子計算機以極高速度處理會計數據，手工方式幾個人幾天的核算工作，采用電子計算機用很短時間就可以完成，大大地減輕了財務人員的工作量，提高工作效率，因而可以確保會計核算的及時性。
 2.保證了會計核算的正確性。采用電子計算機進行會計核算，計算精度高，只要按程序正確輸入數據，很少引起錯誤。而在手工方式下，由于重復登記工作較多，難免發生各種差錯。使用電子計算機可以確保會計信息的正確性。
 3.充分發揮會計的職能作用。會計職能，主要包括對經濟活動的反映和監督。由于電子計算機能以極密集的方式存儲會計信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時向管理部門和其?他部門提供豐富的會計信息。并使財務人員從傳統的事前記賬、算賬、報賬轉變為有效的事前預測、事中控制事后分析等管理活動，全面發揮會計在經濟管理中的作用。
 4.會計電算化能有效地防止造假作弊現象的發生。符合國家規定的會計軟件，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用過程中，根據工作性質設置相應權限，增設密碼，相互牽制。財務人員只能使用，不能篡改其程序，確保會計信息系統真實、準確、安全、可靠。它的使用，使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以節約大量的人力、物力、時間。會計電算化具有運算速度快、存儲容量大、數據高度共享、檢索查詢速度快捷、編制報表簡單、數據分析準確等特點，核算手段和財務管理決策的現代化使收集、整理、傳輸、反饋的會計信息更準確、更及時，提高了會計分析決策能力，為管理者提供所需的會計信息，更好地實現其參與管理、決策的職能。會計電算化是會計發展史上的又一次重大革命，它不僅是會計發展的需要，而且是經濟和科技發展對會計工作提出的要求，是時代發展的要求。
 三、會計電算化面臨的問題
 會計電算化的應用，能為企業提供及時、準確和完整的財務信息，從而增強決策有用性，提高企業管理效率和經濟效益，不斷提升企業在市場中的核心競爭力。改革開放以來中國經濟突飛猛進，會計電算化也隨之迅猛發展。利用電子計算機進行會計核算和管理，實現會計電算化，已成為會計工作現代化的重要組成部分和會計改革的重要內容。20 世紀80 年代中后期以來，特別是進入20 世紀90 年代，中國的會計電算化事業有了一定的發展，對推動會計工作和更好地為經濟管理服務發揮了不可低估的作用。進入21 世紀以來會計電算化發更為迅速。盡管會計電算化取得了長足進展。但隨中國經濟與國際大市場的接軌，尤其加入世貿組織以來，會計電算化存在的問題也越來越顯著，對經濟的制約與影響越來越大。在會計電算化發展較快的大城市也是問題多多，更不必說眾多剛剛起步的中小城市。
 1.會計電算化的軟件不能讓人滿意。會計電算化軟件絕大多數都只是考慮如何把一個企業、一個單位的會計工作搞好，而沒有考慮應怎樣更方便，更快捷地為財政、審計、銀行、稅務等與會計緊密相關的管理部門和金融部門提供資料;還有一些會計軟件,存在著適應性差、應變能力不夠強等問題。
 2.會計電算化方面的人才嚴重不足，長期以來會計電算化人才不足的問題一直是制約著會計電算化的關鍵問題，在中小城市大多數財會人員只是會一點點使用知識，更談不上對會計軟件的維護,會計電算化系統的分析和設計，在貧困地區的某些縣、鄉，更把微機看的如“龐然大物”。雖然有不少部門組織培訓，但由于培訓時間同單位日常事務、個人精力、等因素的制約，總體素質仍不是很高。在這個問題上，行政事業單位會計電算化進程更是緩慢。盡管微機被搬進了單位的財會室，也只是擺設，成了人們開心逗樂的工具。形成此種現象的原因有二：（1）由于單位領導對會計電算化的意義和作用理解有偏差，有的認為會計電算化只是為了減輕會計人員的手工勞動，把會計人員從煩瑣的、大量的重復勞動中解放出來，也有的認為會計電算化既花精力，又花資金，作用不大，就那幾筆業務，得不償失；還有的認為會計電算化是個發展方向，等大家用了以后再說，而對能提高單位現代化管理水平這一作用沒有引起重視。由于存在著以上偏見，從而產生對電算化的意義和作用認識不夠，在行動上持消極態度，導致對此項工作不重視和人員不培訓及經費的不投入。（2）在行政事業單位由于用人制度的弊端，會計人員終身制，老會計多適應傳統的手工記賬，文化底子差、不懂微機、學又吃不得苦，混混退休了，他們盡力回避此問題，致使微機只是一個玩具而已，既浪費了財力，又沒有得到人才。在這一點上，河南省靈寶市西閻鄉，工作人員人人精通業務，個個操作熟練，全鄉會計電算化步入了正軌。像這樣的鄉鎮能實現會計電算化，不能不引起我們的深思！究其原因：我覺得，這與領導的__高度重視是分不開的。西閻鄉的領導對全鄉人員堅持每周二、周四晚上組織工作人員對財務法規制度、會計專業和計算機知識進行集中培訓，不斷提高工作人員的理論水平，經過3 個月的強化培訓，使財務人員的業務水平和能力大大提高。從而實現了會計電算化[3]。3.會計電算化涉及范圍的局限性。目前，中國會計電算化僅僅實現了財務會計的電算化，還沒有實現管理會計電算化，還不是完整的意義的會計電算化。完整意義上的會計電算化應是財務會計電算化和管理會計電算化的有機結合。會計學家余緒纓教授在《管理會計》一書中指出：“一個企業通常只有一個基本的信息收集、加工系統，這就是以財務會計為主體的信息收集、加工系統，管理會計并不和財務會計相平行另搞一套。管理會計一方面充分利用財務會計記賬、算賬提供的資料，另一方面，它還可以從財務會計基本信息系統之外取得有關信息，根據管理上的要求進行加工計算，借以為管理上提供各種有用的資料。因此，可以說財務會計和管理會計是同源分流的�！盵4]而中國目前充其量90%以上是財務會計電算化，而電算化的水平又參差不齊。至于管理會計電算化更是鳳毛麟角，加入世貿組織以來這方面更是問題重重、效率低、制度不健全，使我們與國外同等企業增加了機會成本，造成了不必要的損失。
 四、EPR 系統：會計電算化的發展趨勢
 隨著信息技術的發展，中國電算化會計系統實現了從記賬憑證到會計報表編制全過程的自動化。但現行的電算化會計系統是基于手工會計業務流程的會計系統，并存在諸多不足。因此，我們認為企業資源計劃系統應是中國會計電算化的發展趨勢。
 “企業資源計劃（ERP），是在MRP（制造資源計劃）的基礎上發展起來的。ERP 的基本思想是將企業的運營流程看做是一個緊密連接的供應鏈，包括供應商、制造工廠、分銷網絡和客戶等。它的目標是充分協調企業內外部資源，確立企業全面競爭優勢。ERP 系統是個較完整的集成化管理信息系統，包括分銷、制造、會計。質量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統。ERP 系統由于各不同模塊之間的數據傳遞
 而將整個系統連成了一個統一的整體，供應鏈上各個環節的信息高度集成，實時反映企業的運營狀況，為管理決策提供及時準確的信息。ERP 系統不僅反映貨幣計量信息，而且反映非貨幣信息；不僅強調信息的可靠性，而且強調信息的相關性和及時性。ERP 系統體現了先進的財務會計、管理會計和成本管理思想,能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求。因此，我們認為它是中國會計電算化的發展趨勢。”針對以上問題，筆者認為可以從以下三方面入手，不斷加強和改進會計電算工作。
 五、加強和改進會計電算工作的具體措施
 1.在發達地區電算化水平較高的企事業單位，加快開發管理會計軟件的步伐，使之與財務會計軟件融為一體，實現全面會計電算化，從而引導會計電算化由核算模式向管轉變。使ERP 系統應用到實際中來，為提高企業經效益、行政單位的辦事效率服務。
 2.在中小城市，貧困縣、鄉應轉變觀念，利用各種形式大力宣傳會計電算化的作用和意義，營造一個全社會都關心、支持、普及會計電算化事業的良好氛圍。要使單位領導和財會人員轉變觀念，讓他們了解到會計電算化能使廣大的財會人員從煩瑣勞動中解放出來，還可以及時的系統的全面的反饋會計信息，有利于單位領導的決策，促使他們增加對會計電算化的投入促進其發展。
 3.針對會計電算化人員嚴重的不足，本人認為應從以下兩方面入手：一是對現有財會人員的在職培訓。中國大多數財會人員過去一直從事手工會計核算，財會知識比較全面，技術比較嫻熟。會計電算化普及以后，應重點培訓他們計算機操作的技能，培訓的模式可以先從計算機基礎知識人手，然后逐漸向縱深發展。二是對院校專業結構的調整。目前中國財經高等院校和大部分綜合類高等院校、成人高校和新興的職業技術學院都開設有計算機專業和財會專業。但從橫向上看，這兩個專業在課程的設置上還存在著“單打一”的現象；從縱向上看，課程的深度，尤其是計算機知識和財會知識的結合程度比較膚淺，學財會的學生僅僅掌握數據庫的操作和簡單的憑證輸入及報表編制是遠遠不夠的。我認為，從將來培養高級會計軟件工程人員的角度出發，計算機和財會專業應互相滲透、互相兼容，讓學生“兩條腿”跑步，使會計電算化人才培養的規模和檔次都得到提升。綜上所述，中國的會計電算化已經取得了很大的進展，但問題還很多。會計電算化的發展還需要我們全社會的關心和支持。21 世紀的會計電算化將是機遇與挑戰并存，我們應抓住機遇、迎接挑戰。