現代會計與手工會計的比較

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計算機會計信息系統與手工會計系統的比較

“經濟越發展，會計越重要”。隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和完善，會計作為經營管理基礎性工作，其地位和作用越來越被人們所認識。我們正處于由變化莫測、不斷創新的技術發展推進社會變革的時代，與傳統手工會計系統相比以計算機技術為代表的信息技術為主要推動力量。自從計算機技術在企業應用以來，已經不斷地突破了對自身能力的假設，極大地影響著企業所處的經濟社會環境和企業的經營、生產、管理等各方面,當然也毫無例外地影響到企業的會計工作。計算機應用于會計工作，產生了計算機會計信息系統，又稱電算化會計。而計算機會計信息系統與手工會計系統之間的比較，已成為保證企業會計工作正常有序進行的基礎。
一、計算機會計信息系統與手工會計系統的特點
計算機會計信息系統，是由計算機硬件、軟件、電算化管理制度、財會及計算機人員組成，是一個組織處理會計業務與會計數據，為企業內外有關人員提供會計信息并輔助管理的人機系統。其主要以計算機為主要工具，運用會計所特有的方法，通過對各種會計數據進行收集或輸入，借助特殊的媒介對信息進行存儲、加工、傳輸和輸出，并以此對經營活動情況進行反映、監督、控制和管理的會計信息系統。
(一)計算機會計信息系統的技術特性
1.集中性
計算機會計信息系統將一個企業的很多不同部門所使用的信息統一在一個整體的計算機系統當中，由原來手工條件下需要由多人不同崗位完成企業經濟業務的會計工作，現在只需一二臺計算機即可實現。這意味著企業內部的不同部門不再使用不同的數據庫來管理信息，在網絡或多用戶的環境下，同一組信息可以被不同的用戶共享，更加體現信息處理集中化這就使得企業內部不同部門的員工能夠獲得相同的信息。
例如：企業在應用計算機會計信息系統之前，各家公司將重要的商業記錄保存在很多不同的部門。每一個部門通常使用不同的系統和技術來對信息進行管理。這些信息還有可能在企業內部被復制多次，這種復制往往不夠精確并且跟不上最新的要求。一些信息還有可能僅僅是記錄在紙上，這就為獲取該信息增加了難度。如果一個客戶有可能打電話到銷售部門，希望了解一宗非常重要的訂單的貨物發送情況，由于沒有共享的數據庫資源，接待人員就無法迅速的對客戶的詢問做出答復，他必須要打很多個電話到公司的生產部門或運送部門才能夠了解情況。
2.自動性
計算機會計信息系統的自動性能夠為企業帶來很大的好處。電子計算機具有強大的運算功能，整個會計核算程序由計算機來完成，大大減少人工干預，客觀
上消除了手工方式下信息處理過程的諸繁瑣重復過程；再者，計算機又承擔起計提折舊、存貨計價和成本計算等繁雜的核算工作。包括錯誤的減少、速度和效率的改進以及更完全的信息通道。有了更好的信息通道，企業的員工和管理人員能夠更好的了解目前企業的業務運行狀況，做出更好的商業決策。
例如：江門輕騎華南摩托車有限公司（以下簡稱江門輕騎）是一家有著迅猛發展勢頭的摩托車制造企業。江門輕騎座落于中國著名僑鄉、摩托車產業示范基地-廣東省江門市，是一家集技術開發、生產制造、產品銷售、進出口貿易為一體的大型摩托車生產企業，也是濟南輕騎在華南地區投資的重要摩托車制造基地。江門輕騎具備完善的整車和發動機開發能力，擁有年產30萬輛整車、20萬臺發動機的生產能力。2008年爆發的全球金融危機對國內的摩托車制造行業造成了一定的沖擊，原材料價格上漲、勞動力成本提高，產品的利潤空間和市場不斷萎縮，擴大內需已成為摩托車行業擺脫困境的迫切需要。而近期，隨著國家一系列刺激內需及惠農政策的出臺，將極大地刺激市場需求，江門輕騎正面臨產業重大利好帶來的發展機遇。為了抓住產業機遇、促進發展，同時優化內部流程、降低成本，江門輕騎高層領導下定決心引入ERP管理工具，整合企業資源，提升管理水平。
企業在應用ERP后最大的好處是庫存準確了、停工待料減少，數據實現共享，各部門間的溝通也更順暢。對數據的處理和稽核能夠及時準確，財務成本核算也快捷方便。
通過ERP系統的實施，從江門輕騎的領導班子到一線員工，都已深深體會到信息化管理手段為企業帶來的好處。已在信息化道路上邁開堅定的第一步的江門輕騎明白，要想充分發揮ERP系統的最大效應，必須持續不斷地深入應用系統，挖掘系統的應用價值。因此，在ERP系統成功上線后，江門輕騎專門成立了ERP稽核小組，制定了嚴格的ERP稽核獎懲制度。該制度直接與一線實施員工的績效掛勾，每月統計，結果在員工工資中直接體現。嚴格的ERP稽核制度，能有效地保障ERP系統的順利實施和持續優化，為真正提升企業的經營管理水平。
    3.多元性
(1)收集信息的多元性
在計算機應用平臺上，企業的會計系統可以通過對各個部門的信息接口轉換，接受貨幣形態的信息或非貨幣形態的相關信息，其信息渠道更加寬敞。
(2)提供信息時間的多元性
在計算機會計系統中，會計期間已不再是提供會計信息的約束條件，不僅可以按照既定的月、季、年來披露會計信息，而且可以隨機快速地生成所需信息，如某種產品的“日成本”、“周成本”，并可對系統實施實時控制。
(3)提供信息空間的多元性
借助于信息處理方法多元化的結果，計算機會計系統提供信息的空間非常廣闊，根據需要，有貨幣形態的信息，亦有非貨幣形態的相關信息，既有歷史成本信息，也有重置成本、市場公允價值信息和預定成本、目標利潤信息。
(4)提供信息形式的多元性
隨著計算機多媒體技術的不斷發展，計算機會計系統除了提供數字化信息，也可提供各種圖形化信息以及語音化信息。
(5)處理信息方法的多元性
計算機會計系統在主體認定的計算方法的同時，如有需要可以利用計算機運算方便快捷的特點，對其他備用方法的試算比較，比較差異。此外，此外，由于系統接收或調用了大量非貨幣形態的相關信息，便于系統運用有關數學模型和方法，進行財務分析、預測和決策。
歸納起來，計算機會計信息系統可以提供以下幾個功能：
首先，生成準確的物料需求計劃，降低了生產成本，縮短生產周期。讓企業以最優水平生產，并同時兼顧生產彈性。包括生產規劃、物料需求計劃、生產控制及制造能力計劃、生產成本計劃、生產現場信息系統。
其次，協助企業有效地控管物料，由于有了準確的需求，可以在恰當的時間得到恰當的物料，減低了庫存，提高了采購金額的利用率。包括采購、庫存管理、倉庫管理、發票驗證、庫存控制、采購信息系統等。
提供更精確、跨國且實時的企業財務信息，了解企業真實的財務狀況。業務數據與財務數據的統一，降低了財務人員的工作量；確保財務數據的唯一和準確性，為實現財務管理的預算、控制和分析提供了基礎；減少了財務壞賬、呆賬金額。包括產品成本管理、利潤分析、應收應付賬款管理、固定資產管理、一般流水賬、特殊流水賬、作業成本、總公司匯總賬。
協助企業迅速地掌握市場信息，以便對顧客需求做出最快速的反應。實現了對訂單和計劃的動態跟蹤，全面掌握銷售情況，提高市場的響應速度和客戶的滿意程度。包括銷售管理、訂單管理、發貨運輸、發票管理、業務信息系統。
最后，提供決策者更實時有用的決策信息。包括決策支持系統、企業計劃與預算系統、利潤中心會計系統。
（二）手工會計系統的技術特性
在會計漫長的歷史發展過程中，手工處理一直占據主導地位，直到現在仍有大量企業的會計工作采用這種形式。手工處理是指主要靠人工進行會計數據的收集、分類、匯總、計算的一種形式。這種方式主要利用人（財會人員）的眼、耳等感覺器官當作輸入器，用紙和筆把觀察到的經濟業務事項作為記錄，存貯下來，并加工輸出出去。
手工處理形式的最大優點在于它具有良好的適應性和可靠性。比如由于某種需要，會計業務的處理方式、程序需要調整、變化時，在手工方式下比較易于進行調整；在日常的業務處理過程中出現特殊事件時，可以及時的比較靈活的進行相應的處理；會計業務的正常處理不會因為某個人的原因或電力的、溫度的原因而完全中止。但手工處理形式的缺陷也是明顯秘，具體表現為二低一高，這就是它的低速度、低效率及高差錯率。
二、計算機會計系統與手工會計系統的區別
（一）基本設置差異
1．系統初始化設置工作有差異
手工會計的初始化工作包括根據企業經濟業務特點，建立會計科目，開設總賬，登錄余額等；計算機會計系統的初始化設置工作則較為復雜，主要有會計系統的安裝，賬套的設置，權限的設置，會計科目及其代碼的建立，初始余額的輸入，自動轉賬分錄定義，會計報表名稱、格式、數據來源公式的定義等。
2．科目的設置和使用上存在差異
在手工會計中，將賬戶分設為總賬和明細賬，明細賬大多僅設到三級賬戶，此外，再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要；科目的設置和使用一般都僅為中文科目。而在計算機會計系統中，有的財務軟件將科目的級數設置到6級以上，除設置中文科目外，還設置與之對應的科目代碼。使用科目時，計算機只要求用戶輸入某一科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，一般都將中文科目和與之對應的科目代碼同時顯示。
3.賬務處理程序上存在差異
手工會計根據企業的經濟業務特點采用不同的會計核算形式，常用的有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業務數據采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法，通過多人員、多環節進行內部控制與相互牽制，目的是為了簡化會計核算的手續，以減少舞弊和差錯。而在計算機會計系統中常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式，在一個計算機會計系統中，通常只采用其中一種核算形式，對數據進行集中收集、統一處理、數據共享的操作方法。
4.賬簿格式存在差異
在手工會計中，賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種。而在計算機會計系統中，由于受到打印機的條件限制，不太可能打印出訂本式賬簿，因此根據《會計電算化工作規范》規定，所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊。
5.會計報表的編制形式上存在明顯差異
會計報表是企業會計核算中的一項重要事項。在手工會計中，報表的編制是一項復雜的工作，報表編制人應了解各種報表的結構、報表中各個數據的來源渠道及各種運算關系。而在計算機會計系統中，各種報表的注冊、結構描述、格式定義、數據的取數公式定義、報表的打印參數設置等工作，則作為報表子系統初始設置的內容，在正式編制報表前可預先設置好，而后在月末編制報表時，操作員只需按報表生成命令鍵，系統即自動根據數據的取數公式取得數據，在短則幾秒，長則十幾分鐘的時間內快速生成報表，并且能自動校驗報表數據的各種內在關系，此外，還能使不同賬套、或上下級公司之間的同名報表即時合并。相比之下，計算機會計系統在編制會計報表時有較強的優勢。
(二)會計發展方面存在根本性的區別
在手工會計中，由于手工會計核算的復雜性，使會計人員耗時耗力，使企業會計停留在會計核算上，對會計向管理型發展受到了很大的約束。而實行計算機會計系統，在手工會計中復雜的會計核算工作已有計算機高效而精準地完成，使企業會計向管理型發展得到有力保證。
三、計算機會計系統與手工會計的聯系
（一）系統目標一致
兩者都對企業的經濟業務進行記錄和核算，最終目標都是為了加強經營管理，為企業經營者提供正確會計信息，做出正確經營決策，提高企業經濟效益。
（二）采用的基本會計理論與方法一致
兩系統都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原理。
（三）遵循法律、法規一致
都要遵循會計法和財務制度，以及國家的各項財經法紀，嚴格貫徹執行會計法規，從措施、技術、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。
（四）系統的基本功能相同
任何一個信息要達到系統目標，都應具備信息的采集輸入、存儲、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。
（五）都要保存會計檔案
作為會計信息系統的輸出，跨級信息檔案必須妥善保存，以便查詢。
（六）編制會計報表的要求相同
兩系統都要編制會計報表，并且都必須按照國家要求來編制企業外部報表。
四、計算機會計信息系統與手工會計系統比較的現實意義
通過上述比較可以看出，計算機會計信息系統與手工會計之間有許多區別與聯系。企業要根據自身的經營特點和性質來決定采用何種會計核算方式，而并不是一味的追究高科技就能給企業帶來良好的經濟收益，要綜合考慮各種因素給企業帶來的利弊關系，否則會適得其反。
例如： A公司是一家經驗汽車零配件加工的制造型企業。經過幾年的發展，公司業務規模取得一定的增長，甚至已經開始向海外市場發展。面對發展需要，公司領導決定在信息化上下功夫，爭取使公司的生產、經驗再上一個臺階，同時，也便于和國外的零配件營銷企業建立更為緊密的聯系。經過一段時間對業內同行的信息化狀況分析，公司發現國內該行業的領頭企業大都應用了ERP，于是該公司領導決定立即啟動ERP。經過半年緊張的選型、實施，A公司花費上百萬的ERP系統順利上線。很快，又是半年過去了，A公司的ERP卻絲毫沒有起到預期的作用。詢問之下，員工們一一反應：“對ERP操作不熟悉”；“我們的ERP流程和一些業務有沖突，不夠合理”；“用ERP審核原料進庫，比原先用表格記錄還麻煩”······
“為什么花大筆金錢換來的ERP會成為擺設？一套小小的軟件在我們公司怎么就應用不起來呢？”A公司領導百思不得其解。
很多企業認為，實施ERP就是花錢買來一套軟件系統，認為可以像辦公軟件一樣購買回來就可以使用，把ERP首先看成是軟件問題然后才是管理問題。　　這種認識上的錯誤導致許多企業將ERP項目預算的90％都花在購買功能齊全的ERP軟件系統上，而忽視了對人員的培訓和系統流程的調整。這種本末倒置的作法必然導致項目收效甚微。
通過上述實例我們不難看出，一個應用成功得計算機會計信息系統=有準備的企業+合適的軟件+成功實施。而三者都和企業的自身主體意識有關。這使得我們在建立計算機會計信息系統過程中,應注意做好以下幾方面工作：
（一）注重系統的初始化設置工作
當評價一個計算機會計信息系統的優劣，可根據對賬簿數據和會計報表數據的是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當財務軟件本身的程序及控制正常可靠的情況下，數據輸出結果的正確與否直接與系統的初始化設置有關。為此，在系統初始設置時，應根據本企業會計核算的需要做到：
1.正確設置會計科目的級數和位長，建立標準的會計科目代碼體系；
2.認真整理和錄入明細科目的年初余額和本年累計發生額；
3.慎重設置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據會計工作的分工和內部控制的要求，合理開放每位操作員的權限；
4.正確設置企業的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動轉賬分錄等。
（二）科目代碼設置應力求精確和完整
實行計算機會計信息系統后，科目代碼的設置處于核心地位，系統的運行都是根據科目代碼而進行的，為此，合理設置科目及代碼是至關重要的。由于計算機處理信息的高速與準確，我們可以對會計科目劃分到足夠精細，特別應根據報表數據取數的需要，應將科目的級數和位長設置的恰如其分，以獲得更加詳細的會計核算資料。但應避免將科目代碼的級數和位長設置的過多過長，這既不利于記憶和使用，又浪費存貯空間，應根據整個科目的體系來確定。當系統運行后，科目的修改或刪除是一項非常困難的工作。因此，應該在初始化時周密考慮，把科目代碼設置完整，一般不要在年度中間進行修改。
（三）要正確地修改憑證帶來的差錯
在計算機會計信息系統中，因為經審核過的各種憑證、賬簿和報表的數據源，如發現賬簿或報表數據有差錯，則可判斷必定是記賬憑證存在差錯。修改錯誤憑證可有以下三種方法：一是憑證未審核時發現錯誤，則可由憑證編制員直接修改；二是憑證已審核后發現有誤，則應先由審核員取消審核標記，由編制員修改后，再經審核員進行審核；三是登賬后發現憑證有誤，則再不能修改該憑證，應由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯誤憑證，再編制一張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證經由審核員審核后，進行登賬，即可達到個更正錯誤憑證和賬簿數據的目的。
（四）正確進行報表系統的初始設置
報表子系統的初始設置是計算機會計信息系統中最繁雜的工作。在商品化的計算機會計信息系統中，目前大多數采用通用報表程序，即系統提供一種接口，由用戶自己定義報表的名稱、類型、格式、數據來源公式等。這樣，當報表格式或數據來源發生變更時，只要修改原先的定義，而不必修改系統內部的程序，從而適應了各種不同用戶之間的需求。初始設置時，要求設置人員充分理解報表的編制原理及公式表達式的設置規則。檢查各種報表數據準確性，如有錯誤及時進行更正，而后重新生成報表。
（五）注重計算機會計信息系統的維護與安全
基于計算機會計信息系統的特點，應對其進行經常性、始終性的維護，直至系統過時或報廢。為了適應系統運行環境的變化，系統維護涉及到電算化系統功能的調整、擴充和完善，包括軟件的修改升級、計算機硬件和通訊設備的維修或更新等。同時，為保護系統的安全，可通過對建立會計組織體系的內部控制制度、系統和操作員口令的定期修改與保密、數據的定期備份與保存、增強程序自身的自我保護能力等措施來實現。
（六）培養復合型會計人才，適應電算化會計的要求
人員控制是計算機會計信息系統管理的根本，會計電算化人才的缺乏是制約我國會計信息化工作發展的關鍵環節。因此，可以通過以下幾方面措施解決問題：
1.要通過各種培訓提高會計人員的計算機業務水平和職業道德水準、增強遵守各項法規的自覺性，實行考核合格才準上崗的制度；
2.要通過各類院校培養既懂會計又掌握一定計算機知識及技能的專業人才充實到會計隊伍中；
3.會計人員不僅要具備財會知識和計算機知識，同時還要掌握一定的管理知識；
4.業務主管應當熟悉整個會計電算化處理業務，以便對系統會計工作流程進行監控和指導。
（七）加強相關監督機制
使用計算機會計信息系統的單位必須具備以下幾個基本條件：
1.各級財政部門和業務主管部門應加強審批的各項管理措施，以保證實現會計電算化的單位都具有良好的內部控制制度，特別是對于商品化的財務軟件，要加強對軟件的評審管理；
2.評審的內容主要是針對軟件是否符合國家統一的會計制度，軟件的安全性、可靠性以及軟件的售后服務功能等方面；
3.驗收工作主要是檢查與軟件相配合的運行環境和管理制度的建立情況。
綜上所述，通過對我國計算機會計信息系統與手工會計系統的比較分析，我們在以手工處理為技術特征的基礎上，并充分考慮到現代信息技術其強大信息處理能力和潛能，兩者取長補短，充分發揮其優勢力量。從計算機會計信息系統的技術特性的新觀點出發，研究和發展現代會計理論方法，實現會計職能的戰略轉移，那么，會計歷史悠久的學科必將翻開嶄新的一頁。

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