外貿企業應收帳款的管理XX外貿公司應收帳款的管理及對策

一、公司的背景資料

二、目前應帳帳款情況

三、應收帳款超期未收的主要因素及其分析

四、公司應收帳款的管理與對策

內 容 摘 要

在后金融危機時代，企業面臨著新的機遇和挑戰。加強外貿企業應收帳款管理，完善應收帳款的管理機制，對于企業正常生產經營，降低財務風險，提高經濟效益具有重要意義。特別是中小外貿企業的應收帳款管理存在著很大的問題，已嚴重制約了一些中小企業的生存和發展。本文以一家中小外貿企業為例，從企業管理的角度出發，闡明了應收賬款管理的現狀，剖析了企業應收賬款居高不下的原因，并針對性地提出加強應收賬款管理的對策。

關健詞：外貿，應收帳款，問題，管理。

公司的背景資料

基本情況：XX國際貿易有限公司，全稱寧波XXX國際貿易有限公司，是一家成立于2003年的私營有限責任公司，總投資500萬人民幣。

1.成長情況和產業結構。公司在最初的幾年，僅在一般貿易業務上，局限于日本業務中尋求發展。由于公司擁有自已的工廠---XX針織有限公司，占地面積20000平方米，建筑面積26000平方米，擁有各類機器160臺。設有物流中心，負責出口產品的檢品、檢針，為出口商品起到了保駕護航的作用。這些都為公司的業務發展打下了良好的發展基礎。自2005年起，由于業務的不斷發展，公司先后拓展了歐美市場，開展了來料加工、進料加工等加工業務，同時開拓內銷市場，設立專賣店，實行多元化發展。

2.市場情況和運營模式。XX國際貿易有限公司的業務大都是一般貿易出口，少量為來料加工和進料加工。在出口業務中占比重較大的都是日本單，而且客戶集中。在2010年出口中，全年出口業務的總收入是2155.80萬美元，其中出口日本為1904.44萬美元；意大利226.36萬美元；法國25萬美元。總體來看業務基本處于良好的穩定階段。歐美業務的增加有望成為公司另一個新的增長點。

3.公司業務銷售賒帳政策及應收帳款的發生。公司的業務執行經理負責制，公司充許除零散客戶必須“付款買單”放單外，簽約客戶付款期限在45天內。部門經理負責拓展客戶，洽談業務。簽訂購銷合同，然后將業務交于本部自已的跟單員、單證員作具體的操作，因而各部門經理充當了銷售經理的角色，部門經理有權代表公司與客戶在簽訂合同時約定客戶的付款方式、付款時間。

目前應帳帳款情況

2010年末，公司累計應帳帳款已有55.60萬美元，從公司的帳齡分析來看，公司90天以上的應收帳款已占總應收帳款的68.2%，應該引起足夠的重視。由于外貿企業的特殊性，一般必須有充足的流動資金作后盾，每一筆業務通常的毛利也不過12%-18%左右，若應收帳款不能及時收回，那么業務收入的增加也毫無意義，不僅如些，嚴重的話恐怕企業的正常運作也會受到影響。

應收帳款超期未收的主要因素及其分析

1. 應帳帳款不能及時回收的客觀原因。客戶在付款審批程序中有意無意地拖欠占50%，企業約定事項雙方有差異的占10%，客戶對公司的服務質量不滿的而拒付占8%，客戶缺少信用故意賴帳的點6%，客戶財務狀況不佳無法支付的占10%，業務經理離職造成客戶應收10%，業務員不及時清帳、結帳、催帳占5%，其它占1%。

2. 分析造成客戶應收帳款拖欠不付的原因。從以上的統計可以看出。將公司應收帳款超期不能收回的原因歸納如下：

a)公司的業務部門過于看重銷售指標的完成情況。只為擴大銷售，每個部門的業務經理為了完成各自的銷售指標，在事先還對付款人資信情況進行調查的情況下，不顧客戶的資信情況是否有能力付款等等，對已和自已簽收的合同也沒有定期跟蹤、調查。盲目地采用賒銷策略去搶占市場，只看到賬面上的高利潤，忽視了大量被客戶拖欠占有的流動資金不能及時收回的問題，造成應收賬款居高不下。很多客戶由于規模小，貨量少，執行的是買單付款方式。但是業務經理出于自身業績考慮，過度自信對方，缺少能力判斷，而私自放單也有發生，造成應收帳款增加。

b) 應收帳款問題沒有引起業務部門的高度重視，沒有專門的部門進行專管。雖然公司有規定本部門的應收帳款由部門的業務經理負責催收，財務部門應予以積極配合.但是簽于外貿業務的客戶都是外商這種特殊性,外貿公司的業務操作從簽訂合同到原料采購、加工、成品的檢測直至出貨全過程,均由業務部門處理,業務人員直接掌握客戶情況。財會部門只針對業務部門提供的發票進行核算,憑有關單據記賬,形成財務報告。這種狀況導致了實際經營狀況與財務報告信息的不匹配、財務部門被動進行核算、應收款項管理難度較大。加之業務經理的意識缺乏，加之應收帳款沒有納入業務經理的獎懲制度中，因而不可能引起業務經理的高度重視。

c) 應收帳款管理制度不夠完善，內部控制不嚴。公司沒有建立一個完善的客戶資信評估體系，對于不同客戶的信貸額度，信貸期限等相關問題，都沒有一個科學的嚴格的規定，公司也沒有制定詳細的應收帳款管理工作的程序，公司內部的各部門之間不能相互協調。相互配合，相互監督，形成一個應收帳款的組織體系。

d) 合同審批、執行、檢查程序不完善。由于公司沒有建立客戶資信評估體系，這使得業務經理可以利用自已的職權與客戶簽訂合同，而公司對于這些合同既沒有做到事前審批，也沒有做到事后調查，對于合同的執行情況更談不上管理。每筆逾期應收賬款的后面往往就缺少完善有效的合同協議，更有甚者，竟信奉口頭上所謂的“君子協定”、“一諾值千金”，一旦因賬款收不回而對簿公堂的時候，又拿不出確鑿的證據。等到事情發生，也造成風險加大。

e) 員工服務意識不強，服務質量、素質有待提高。一些員工在操作過程中出現差錯，或者配套服務沒有及時跟上，或者法律意識淡薄。如客戶說錢過段時間付，現在公司正在改名、整理中等等。而竟深信不疑，輕描談寫回了信“OK”,等等，致使客戶有意無意拒付。

公司應收帳款的管理與控制措施

簽于以上幾個方面的原因分析，公司必須加強應收帳款的管理與控制，具體措施如下：

a）加強應收賬款制度建設,堵賽制度管理漏洞。

外貿企業在加強應收賬款管理中要特別注重制度建立,使應收賬款管理有理有據。包括:應收賬款臺賬管理制度,應收賬款催討責任制度,票據管理制度,應收賬款年度清查制度,對賬函證制度,離崗交接制度,資金歸口管理修訂辦法等等。這些規章制度具體體現在以下幾個方面:1. 實行 ERP管理，對公司業務全過程進行監督和管理。為防止因質量、數量和價格等方面產生糾風而導致拒付。運用電腦將公司發生的每筆業務都記錄在內,實施跟蹤;2.對已確認的并已核銷的壞賬建立完整的臺賬;3.對每筆經濟業務的受理都強調規范,必須嚴格按照業務受理的操作流程圖程序來辦理; 對大客戶和重點客戶,基本上做到定期跟蹤，定期對賬。做到財務部門參與對賬并做好應收賬款的預警報告等等。

b) 明確應收帳款管理責任，健全考核指標體系，將應收帳款納入考核范圍。

建立對追債部門的獎勵制度和業務人員的獎金與應收賬款掛鉤制度。對追回的賬齡較長、金額較大的應收賬款按追回金額的一定比例給予獎勵。而在考核計算業務部門的利潤、獎金時，應對該業務部門按其所發生的應收賬款金額的大小、賬齡的長短分別以不同的比例在利潤、獎金中扣除再計發獎金，這樣將利潤、獎金與應收賬款掛鉤，增強了業務部門（或業務人員）的風險意識，盤活了企業的流動資金。

c) 建立合理的信用評估的機制和管理機制。

建立信用評估的機制和管理機制的核心有兩個，一個是客戶資信評估，另一個是客戶信息管理。信用風險是當前企業應收賬款所面臨的主要風險,而且這直接導致企業呆壞賬的產生，企業應當建立一個客戶資信評估小組，在業務發生之前對客戶的信用進行調查，做好客戶資信的調查及評價工作。也就是對賒銷客戶資產狀況，經營能力，以往業務記錄，企業信譽等進行深入調查，對客戶進行信用分析和評定信用等級，建立信用檔案。根據客戶的公司規模、資產、業務大小等情況分級，設定不同級別的信貸額度、信貸期限。在在業務簽訂前，,業務部門不得對外簽定風險級別較高的合同.如不經過信用管理部門的確認,公司不得對外采取D/P,D/A,T/T等遠期結匯方式;而對信用證項下的業務,未經信用管理部門對信用證的審查確認,業務部門不得備貨,發貨.對于已經簽約的客戶，必須建立完整的客戶檔案，客戶資信評估小組中備案，進行跟蹤、管理。這樣就確實發揮了信用風險管理部門的制約作用,能有效加強風險控制。

d) 運用新的業務形式降低出口業務風險。

外貿企業賒銷方式的比重不斷上升，而要控制賒銷給企業帶來的收匯風險就應該結合一些新的業務形式減少或控制風險。借簽國際先進的應收帳款管理措施，運用保理、出口信用保險等業務，減輕資金壓力。獲取雙贏。

e) 對應收帳款的回收實施監督管理， 建立應收帳款壞帳準備制度。定期檢查應收帳款，計提壞帳，合理核銷壞帳損失。

具體可從以下幾個方面著手A.建立應收帳款清收責任制。B.健全企業內部激勵機制，實行“誰銷售，誰回款”的全程負責制。C.利用計算機做好應收帳款的信息化管理。D.建立銷售回款一條龍責任制,應收帳款的拖欠時間越長，壞帳損失的可能性就越大。追討的成本就越高。因此，公司要始終把應收帳款的催討工作作為一個工作重點來抓，加強應收帳款的催討。

在國際環境日益復雜的今天，外貿企業更應多保持一定的理性，雖然賒銷會給企業帶來更多的銷售收入，但也應在確認收入有保障的情況下進行，否則只會給企業帶來更多的壞帳風險。

參考文獻：【1】李秋：淺談應收帳款的風險與管理。《科技信息》，2007.27

【4】宰守同、王長華：淺談應收帳款的管理，《財會研究》，2007.9