論電算化會計信息系統的內部控制

內 容 摘 要

 會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統。它實現了數據處理的自動化，使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統。會計電算化在現在的社會越來越重要，傳統會計使用的公司越來越少。會計電算化是會計發展史上的一次重大革命，它不僅是會計發展的需要，而且是經濟和科技對會計工作提出的要求。但是會計電算化信息系統的內部控制仍然存在較多問題，本文將通過分析會計電算化內部控制存在的問題，提出我對于這些問題的對策。

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會計電算化的含義

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統。它實現了數據處理的自動化，使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統。會計電算化是會計發展史上的一次重大革命，它不僅是會計發展的需要，而且是經濟和科技對會計工作提出的要求。但是會計電算化信息系統的內部控制仍然存在較多問題。

二、會計電算化內部控制存在的問題

1.會計電算化應用的現狀并不理想

大多單位雖然引進了會計電算化系統，配置了大型財務軟件，但是由于這些財務軟件成本過高，操作復雜不便，缺少手工會計的靈活性，財務人員并沒有在思想上做好使用財務軟件的準備，都以為有一套軟件便萬事大吉。這些都導致會計電算化系統使用不高。

2.會計系統授權存在安全隱患，數據安全性差

在使用傳統手工會計時，會計系統中數據的處理和存儲分散于不同的會計人員，每張不同的數據都有不同人員的簽章和分管，每次交接都由下一位人員確認過，但是會計電算化系統是通過管理員直接在系統內部進行會計分工，而且在實際應用中往往是同位財務人員身兼數職，進行不同的操作。而且在輸入數據有誤時，計算機無法識別，財務軟件也造成數據容易被丟失或篡改。而且未被授權的人員如果使用一些軟件直接進入或者盜取財務人員編號以及密碼進入財務系統，則會造成公司會計數據外泄。而且在電算化系統中操作數據時對數據進行修改不會在系統中留下任何像手工會計修改那樣的痕跡。在財務人員

3.職務相分離，職權不相容，管理監督有效性差

在使用傳統手工會計時，每位財務人員都有嚴格的分工制度，不會身兼數職，且有會計主管監督，實行責任控制，內部審核，分權管理，定期審核的控制制度。但是實行會計電算化使用財務系統后，這一制度并沒有得到完整的體現，因為財務系統操作的集中性，有些在手工會計分開的職務得不到分離，減少了會計人員的相互牽扯。而且大多單位并沒有完全嚴格按照內部控制條例去實行內部控制制度。而且財務系統的開發人員可以隨時接觸系統。會計人員通過兩個不同的口令登錄財務系統去完成兩項在手工會計應分開的工作，造成了會計電算化管理監督有效性差。

4.會計電算化處理使系統數據差錯的重復性和嚴重性增加

傳統手工會計將財務處理環節分散在多個員工手中且有一定的牽扯性，如果上一步出現了會計錯誤往往可以在下一個環節中及時被發現并進行改正。但是會計電算化使用大型財務系統，使會計數據處理集中化，自動化，而且一人處理多種環節，這樣的情況下一旦發生錯誤，錯誤并不會得到及時改正，一般及大的可能會迅速蔓延至下一個環節，一個環節數據錯誤會導致接下來的會計數據全部錯誤，數據錯誤重復出現，從而影響到整個會計信息系統的數據正確性。

三、加強和完善電算化會計系統內部控制的對策

多方面提高財務軟件使用率

 件時，不僅要考慮成本是否能夠承受，更要考慮所使用軟件的特點是否與企業規模、經營特點相匹配。在員工思想心理方面，首先企業領導應對員工使用財務軟件有高度的有力的支持，其次要照顧到員工的抵觸情緒，在習慣了手工會計后，員工心里對使用財務軟件會存在一定的抵觸心理。而且要有一定的制度去約束，但是僅靠制度的約束是不夠的，也要靠員工的自覺行動與配合。

加強整體控制，強化員工風險認知，進一步完善內部控制

 部控制的重點轉移到專門處理數據的部門，加強內部管理條例，嚴格限制越權處理。可以結合自家公司特點，實行崗位責任制，制定嚴格的操作程序，對財務軟件維護人員和會計業務操作員進行合理的崗位分工。可以設立專門的部門保護系統網絡安全。應對會計人員輸入數據經過相應的授權和會計審核，并充分發揮軟件的防錯、糾錯、提示等功能，使輸入數據的準確性得到校驗，防止輸入出錯。財務核算處理可以設立部門負責日常的會計工作，保證財務人員進入系統的真實性，防止財務軟件被人非法修改，另外從組織上強化風險意識，完善電算化內部控制機制

合理設置崗位，實行分組授權管理

 設置會計崗位可以使傳統手工會計的職位相分離，職權不相容得到完美延續，根據會計電算化系統的業務要求，可以建立崗位責任制，使各個財務人員相互牽制，將會計數據維護管理與審核、系統操作與檔案管理崗位分離，對不同崗位實行不同權限，用密碼加以控制，密碼可以由管理員統一管理，個人不得知他人密碼，做到一密碼對應一人一賬號，明確規定每個操作人員必須采用各自的密碼運行，各自穩賺不賠崗位的會計核算業務，防止操作人員示經授權有意或無意進入系統從事其范圍以外的工作，保會計數據安全。單位還可以為會計人員設立崗位輪換制，設置管理人員實時監督管理。

發揮密碼在內部牽制中的作用，加強會計電算化業務操作的控制

 單位制定了會計電算化上機操作管理制度，但是這些制度大多只是形式，而且在會計數據埋下了隱患。裝有會計電算化財務軟件的電腦硬盤上的數據在這個信息時代容易被篡改，數據刪改不貿任何痕跡，從而使會計電算化數據失真。在會計電算化使用過程中，會計數據的準確性和安全性是首要的，必須制定和執行各種標準的操作流程，明確上機操作次序。對會計電算化財務軟件的后臺數據進行打包，會計核算中的更正操作將在后臺和硬盤留下完整的痕跡，并不會隨著財務軟件的升級更新而被抹去。也要加強會計電算化系統的管理與維護，采用會計人員登錄讀取，每次登錄都應在后臺鎕下信息。會計電算化系統管理員應該使用管理員的功能設置并經常給會計人員更改密碼，防止他人利用自己的權限進行違規操作，定期對裝有會計電算化財務軟件的電腦進行殺毒，并隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，以保障電算化系統的安全運行。 

加強會計電算化系統工作人員的職業首先和制度監督意識

 會計電算化系統內部控制的成敗關鍵在于員工的思想素質和業務水平，加強會計人員的會計職業道德和制度監督意識是實施內部控制的組織保證，企業管理人員應該將會計人員職業道德納入內部控制范疇，重視會計工作人員的內心想法，每個會計工作人員都應有上機操作日志，將財務軟件操作步驟中刪減、更新記錄在案方便查找，作為過程記錄與責任確認的證據，可以比照會計檔案的保管期限來設定保留期限，作為備案，即使發生問題，也可根據權限追查原因，分清責任。