企業(yè)實(shí)行會計電算化的風(fēng)險與對策--以XX企業(yè)為例

一、會計電算化概述

二、中小企業(yè)實(shí)行會計電算化中存在的問題—以云南XX公司為例

三、該公司實(shí)行會計電算化存在的問題的原因分析

四、應(yīng)對策略

五、結(jié)論

內(nèi) 容 摘 要

我國會計工作的科學(xué)化、法制化、社會化進(jìn)程已經(jīng)開始，許多重大的改革辦法已經(jīng)實(shí)施并取得了顯著的成效。會計電算化是我國會計工作實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。作為會計核算方式的重大革新，會計電算化已占到國民經(jīng)濟(jì)核算比重的大部分，保證會計電算化工作的順利發(fā)展，是確保會計電算化信息合法、完整的基礎(chǔ)，也為推動企業(yè)向更高一級的企業(yè)管理信息化打下良好的基礎(chǔ)。隨著社會發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)迅速的興起、現(xiàn)代化技術(shù)不斷的出現(xiàn)，會計電算化系統(tǒng)為用戶帶來了及時、準(zhǔn)確、高效的工作。把原本復(fù)雜的核算工作變得簡單而快捷，提高了會計工作質(zhì)量和會計工作效率，在一定程度上提升了企業(yè)在市場中的競爭能力。會計電算化具有很多優(yōu)勢的同時，在實(shí)行的過程中也存在不少風(fēng)險和問題。本文針對會計電算化的發(fā)展，就會計電算化技術(shù)在應(yīng)用上存在的潛在風(fēng)險因素做了一定的剖析，結(jié)合實(shí)證分析了會計電算化風(fēng)險因素的主要劃分及客觀存在，提出了應(yīng)對風(fēng)險的方法和措施。

企業(yè)實(shí)行會計電算化的風(fēng)險與對策--以XX企業(yè)為例

　一、會計電算化概述

（一）會計電算會的定義

會計電算化的概念定義應(yīng)該是計算機(jī)信息技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用過程。廣泛地講是包涵了會計工作中的所有計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，具體而言是會計電算化的組織、規(guī)劃、實(shí)施、管理、人員培訓(xùn)、制度建立、計算機(jī)審計等內(nèi)容。現(xiàn)有的企業(yè)會計數(shù)據(jù)信息處理方式已經(jīng)無法滿足不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)水平下的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作和決策的需要。會計電算化推廣實(shí)施之后，企業(yè)財務(wù)會計人員的工作將得到大幅度的簡化，只需完成記賬憑證的錄入，由會計電算化軟件系統(tǒng)處理大量的記賬、算賬、報賬等工作，降低了會計人員日常繁重度，以便這些崗位的人員能夠集中精力完成財會信息的監(jiān)督和控制，并且使得企業(yè)會計的工作效率得到大幅度的提高，從本質(zhì)上改變了會計工作的職能，增加了企業(yè)的效益。同時，規(guī)范了企業(yè)的財務(wù)管理過程。

（二）我國會計電算化的發(fā)展歷程

根據(jù)會計信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、以及開發(fā)平臺與技術(shù)的變化過程，可以大體上將我國會計電算發(fā)展劃分為以下四個階段：

第一階段：會計電算化理論研究與定點(diǎn)開發(fā)階段(20世紀(jì)80年代初)。在這一時期的定點(diǎn)開發(fā)工作進(jìn)行得非常艱難，應(yīng)用單位并不完全了解計算機(jī)技術(shù)，也不能全面描述自己的業(yè)務(wù)需求。由計算機(jī)技術(shù)人員和企業(yè)財務(wù)人員組成的開發(fā)組只能在摸索中前進(jìn)。

第二階段：第一批商品化會計軟件開發(fā)階段(20世紀(jì)80年代中期至20世紀(jì)90年代初期)。在這期間開發(fā)出的商品化會計電算化軟件主要是以計算機(jī)替代手工會計核算和減輕會計人員的記賬工作量為目標(biāo)，一般人們稱之為“核算型”會計電算化軟件，其主要功能包括賬務(wù)處理、報表生成、工資核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、銷售核算和庫存核算。各模塊可以獨(dú)立運(yùn)行，模塊之間在結(jié)構(gòu)關(guān)系是松散的，不能稱之為一個系統(tǒng)整體，未能解決數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和數(shù)據(jù)一致性控制機(jī)制等問題。

第三階段：商品化會計電算化軟件不斷成熟階段（20世紀(jì)90年代中期）。由于在第一批商品化會計電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用過程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，這一階段從一開始就進(jìn)行規(guī)范化總體設(shè)計，并在功能上做了較大調(diào)整，主要功能包括系統(tǒng)管理、賬務(wù)處理、資金管理、報表、工資、固定資產(chǎn)、采購與應(yīng)付賬款、銷售與應(yīng)收賬款、庫存管理等。

第四階段：會計電算化軟件向企業(yè)管理信息系統(tǒng)發(fā)展階段（20世紀(jì)90年末至今）。這一時期推出的大型企業(yè)管理信息系統(tǒng)不僅限于解決企業(yè)財務(wù)管理問題，而且要對企業(yè)的資金流、物流和信息流進(jìn)行一體化、集成化管理。

二、中小企業(yè)實(shí)行會計電算化中存在的問題—以云南XX公司為例

（一）公司簡介

云南XX公司于1999年在昆明成立，經(jīng)過十四年的發(fā)展，目前已經(jīng)成為國內(nèi)頗具名氣和市場份額的國內(nèi)專業(yè)的XX生產(chǎn)商。公司堅(jiān)持以客為先、服務(wù)第一為運(yùn)營理念和持續(xù)穩(wěn)定的行業(yè)規(guī)則及質(zhì)量跟蹤體系，產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)遍及歐洲，北美，南美，澳大利亞，香港，臺灣。為了使企業(yè)獲得更佳的發(fā)展前景，云南XX公司結(jié)合公司目前的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別是會計部門的工作現(xiàn)狀，建立現(xiàn)代化的會計電算化制度體系，并制定了詳細(xì)的會計電算化實(shí)施辦法和步驟。

（二）該公司會電算化實(shí)施中存在的問題

1、會計從業(yè)人員的素質(zhì)偏低

云南XX公司仍然沿用手工環(huán)境下的財務(wù)規(guī)章，如機(jī)房管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度、電腦軟件的操作規(guī)則都沒有，出了問題也沒有辦法追究，造成管理上的漏洞。比如說財務(wù)科的出納利用財務(wù)科的計算機(jī)上網(wǎng)，這是嚴(yán)重違反財務(wù)紀(jì)律的。因?yàn)閺木W(wǎng)上容易傳入病毒，雖然出納采用的手工方式，所用的計算機(jī)沒有與裝有財務(wù)軟件的計算機(jī)相聯(lián)，但二者之間有時也要交換文件，不能保證不傳播病毒，而且公司的其他計算機(jī)也容易受到黑客的攻擊，泄露財務(wù)數(shù)據(jù)，賬戶密碼客戶信息等公司機(jī)密。

財務(wù)各模塊的進(jìn)入密碼保管不善，形同虛設(shè)。軟件操作人員所使用的密碼還是軟件的初始密碼，如財務(wù)經(jīng)理的口令為1，總賬會計的口令為2，公司其他部門的部分員工都知道財務(wù)人員的操作口令，同時財務(wù)人員從來不更換軟件登錄口令和操作密碼，再加上金蝶軟件也沒有設(shè)置強(qiáng)制更換密碼的功能，所以只有用制度來規(guī)范，以保證權(quán)限設(shè)置的有效。因?yàn)樵陔娝慊�軟件中，很多�?nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)都要通過計算機(jī)操作權(quán)限的設(shè)定來實(shí)現(xiàn)，如果大家都知道其他人的密碼，就有可能造成一些人用其他人的密碼進(jìn)入自己無權(quán)進(jìn)入的模塊，進(jìn)行非法操作，而且這種操作不像手工的修改，不易被人發(fā)現(xiàn)財務(wù)科軟盤使用也不規(guī)范，使用不明來歷的軟盤，亂拷貝數(shù)據(jù)的現(xiàn)象嚴(yán)重。這有可能導(dǎo)致計算機(jī)染上病毒以及財務(wù)數(shù)據(jù)泄密的危險。

2、會計電算化檔案管理工作存在疏漏

由于云南XX公司實(shí)行會計電算化時間短，對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員職責(zé)，從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞，乃至單位會計信息泄密。同時，由于云南XX公司脫離了手工，將賬簿存放在了電腦里，這樣在提高了會計工作效率的同時，也對數(shù)據(jù)的安全性要求提高了許多。盡管工作人員比較及時地打印了憑證，但是賬簿卻是一年只會打印一次的，因?yàn)榇判詳?shù)據(jù)很容易遭受丟失和破壞的危險，所以公司必須做好數(shù)據(jù)的備份工作。可是該公司僅僅只是對賬簿文件用軟盤進(jìn)行備份，但是對其他相關(guān)的文件，例如對自行開發(fā)的程序等都沒有進(jìn)行備份。而且，即使數(shù)據(jù)已備份好，但是相關(guān)的備份軟盤卻沒有分人分地有規(guī)劃地進(jìn)行保存，也沒有定期地對軟盤數(shù)據(jù)的可靠性進(jìn)行檢查。實(shí)行會計電算化后，應(yīng)及時備份硬盤數(shù)據(jù)，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放，按時清理磁盤備份，每年至少進(jìn)行一次清除過期數(shù)據(jù)。但一些單位對會計數(shù)據(jù)備份管理未形成制度，隨意性大。一旦會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會計數(shù)據(jù)將無法恢復(fù)。

3、公司里的財會人員素質(zhì)良莠不齊

由于我國會計電算化事業(yè)起步較晚，云南XX公司也是近幾年來才實(shí)行會計電算化系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化的重要性還沒有充分的意識到。領(lǐng)導(dǎo)只是關(guān)注于運(yùn)用電算化的機(jī)器設(shè)備，只要機(jī)器設(shè)備能夠滿足會計電算化的基礎(chǔ)工作就行，而總是忽視公司財會人員素質(zhì)的問題。同時因?yàn)樵摴�司只是中小企業(yè)規(guī)模，資金和實(shí)力有限，能夠招到高素質(zhì)的財會人員的可能性不高。目前為止，在該公司的財會人員共有7名，其中有3人是中專畢業(yè)，有2人是大專畢業(yè)，1人是本科畢業(yè)。該公司的財務(wù)部長是一名老會計人員，從事會計工作已經(jīng)有幾十年，對會計業(yè)務(wù)非常精通，但原來學(xué)習(xí)的專業(yè)知識和現(xiàn)在的實(shí)際工作相比有很大的差別，再加上平時又要忙于業(yè)務(wù)，接受計算機(jī)培訓(xùn)的機(jī)會不多，不能夠很熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理財務(wù)。而其他的財會人員相比較而言都很年輕，雖然對計算機(jī)方面的知識很感興趣，喜歡專研，但是他們的會計基礎(chǔ)知識卻不太牢靠，不能靈活地將計算機(jī)知識和財會知識相結(jié)合。

另外，該公司的財會人員對計算機(jī)的軟硬件方面的了解不是很深，要是遇到了計算機(jī)出現(xiàn)故障就會沒有辦法，停滯手中的會計工作，只能尋求財務(wù)軟件廠家的售后服務(wù)人員的幫助。當(dāng)財會人員使用計算機(jī)進(jìn)行操作時，一旦出現(xiàn)操作失誤，就可能丟失自己辛辛苦苦得來的工作勞動成果，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失甚至造成系統(tǒng)崩潰。長此以往，會影響財務(wù)部的工作效率，甚至?xí)�影響到公司的整體運(yùn)作。

4、側(cè)重會計電算化的賬務(wù)功能，忽視管理功能

一直以來，云南XX公司的會計工作主要從事事后核算，事前的分析預(yù)測和事中的控制因計算復(fù)雜而很難進(jìn)行。會計電算化的運(yùn)用和發(fā)展可以將會計人員從繁重的算賬、報賬中解脫出來，把主要的精力放在加強(qiáng)財務(wù)管理方面。可是，云南XX公司實(shí)行會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等內(nèi)容功能較強(qiáng)，具備管理功能的成本核算、財務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測模塊，卻沒有設(shè)計或內(nèi)容過于簡單，查詢功能也不健全，限制了管理功能，沒有充分發(fā)揮會計電算化對加強(qiáng)財務(wù)管理的作用。

四、應(yīng)對策略

通過前文對云南XX公司有限公司實(shí)施會計電算化過程中存在的問題的分析總結(jié)，能夠發(fā)現(xiàn)該企業(yè)目前的會計電算化工作還不完善、并且面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。為了完善企業(yè)的會計電算化制度，將會計電算化引向更高更深層次，本文試探性地針對云南XX公司的會計電算化進(jìn)程中存在的問題給出以下四點(diǎn)建議措施。

（一）更新認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念

云南XX公司有限公司的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分考慮到企業(yè)現(xiàn)在面臨的是網(wǎng)絡(luò)信息的時代，從長遠(yuǎn)的角度來謀劃企業(yè)的發(fā)展，以全新的觀念來看待會計電算化在企業(yè)的應(yīng)用，將其作為一項(xiàng)長期投資。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該強(qiáng)化對會計電算化的認(rèn)識，建立會計電算化是過程而非所要達(dá)到的目標(biāo)的正確觀念，并在企業(yè)日常經(jīng)營運(yùn)作中加強(qiáng)對會計電算化工作的重視程度。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)使財務(wù)人員認(rèn)識到會計電算化能夠在改變會計內(nèi)部控制與審計方法的同時，改變會計核算方式，以及會計數(shù)據(jù)的處理程序、方法和存儲形式，此舉能使財務(wù)部門獲得更高質(zhì)量的會計信息。與此同時，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)會計理論和實(shí)務(wù)研究發(fā)展的時間里，在進(jìn)一步發(fā)展完善會計理論與會計技術(shù)的改革基礎(chǔ)之上，企業(yè)的會計電算化更多的應(yīng)該面向財務(wù)會計管理，這是因?yàn)槠髽I(yè)現(xiàn)代管理會計是將單純的數(shù)據(jù)記錄和反映，擴(kuò)大到對過去和現(xiàn)在及未來的分析、控制和籌劃之中，將三方面的內(nèi)容有機(jī)結(jié)合起來，建立企業(yè)先進(jìn)的會計電算化的理論依據(jù)和模型。因此，云南XX公司的管理領(lǐng)導(dǎo)層必須重視會計電算化的落實(shí)和推進(jìn)，正確定位會計電算化。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位管理思想，制定符合單位實(shí)際需要的會計電算化管理制度，促進(jìn)本單位會計管理制度的改革。

（二）建立健全會計電算化內(nèi)部控制制度

一個完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)該具有強(qiáng)有力的一般控制和應(yīng)用控制措施。其中，一般控制主要是有關(guān)數(shù)據(jù)處理的政策和制度，它為計算機(jī)系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行提供了一定的保障，主要包括軟件系統(tǒng)控制，組織與管理控制、操作控制和安全控制。應(yīng)用控制是針對某個特定的應(yīng)用系統(tǒng)而建立的控制，其主要包括數(shù)據(jù)輸入控制和數(shù)據(jù)輸出控制。在這里具體包括以下三點(diǎn)。

1、完善操作管理制度

其任務(wù)在于建立電算化的運(yùn)行環(huán)境，按各自的職責(zé)規(guī)定錄入數(shù)據(jù)，執(zhí)行各功能模塊的運(yùn)行操作，各類信息的輸出，做好系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份和故障的及時恢復(fù)工作。對各種數(shù)據(jù)的讀寫修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，把各項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不同崗位的用戶，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶訪問。

2、完善崗位責(zé)任制度

針對各類人員的系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員和系統(tǒng)維護(hù)員制定崗位責(zé)任制度。通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等控制手段，建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到相互牽制，相互制約，防止舞弊性為的發(fā)生。

3、完善系統(tǒng)維護(hù)管理制度

制度中應(yīng)該明確系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)，維護(hù)工作承擔(dān)人員的安排，軟件維護(hù)的內(nèi)容，系統(tǒng)維護(hù)的操作權(quán)限，軟件的修改手段等。強(qiáng)化審計監(jiān)督。只有嚴(yán)格監(jiān)督才能保證財務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，從而防止舞弊行為的發(fā)生。嚴(yán)格內(nèi)部控制，強(qiáng)化監(jiān)督是數(shù)據(jù)安全的有效保證，也是會計電算化健康安全發(fā)展的迫切要求。審計人員對系統(tǒng)的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行核查監(jiān)督，并審核和評估內(nèi)部控制制度，發(fā)現(xiàn)弱點(diǎn)及時改進(jìn)；提高審計人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對舞弊手法的甄別能力，以適應(yīng)對會計電算化系統(tǒng)的審計要求。主要包括：針對篡改輸入的審計，針對利用程序舞弊的審計，針對篡改輸出的審計，針對其他舞弊方法的審計。

（三）加強(qiáng)對財會人員素質(zhì)的改善

會計人員要把會計工作做好，就必須要知道一些相關(guān)的知識。因此，云南XX公司有限公司應(yīng)不斷鼓勵財會人員學(xué)習(xí)相關(guān)的會計知識，并倡導(dǎo)財務(wù)工作人員須處理好與相關(guān)部門的關(guān)系。同時，公司還應(yīng)當(dāng)直接委托職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對公司的財會人員進(jìn)行培訓(xùn)。在與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)協(xié)商培訓(xùn)內(nèi)容時，應(yīng)當(dāng)注意層次化差異培訓(xùn)，確定不同的培訓(xùn)內(nèi)容，因材施教、分類指導(dǎo)從而提高公司財務(wù)人員的職業(yè)素質(zhì)。為了考核培訓(xùn)結(jié)果、鼓勵財務(wù)人員主動積極認(rèn)真地參加培訓(xùn)，強(qiáng)化掌握培訓(xùn)內(nèi)容，公司可以建立財務(wù)考核、激勵機(jī)制，對財會人員的培訓(xùn)成績和企業(yè)財務(wù)會計系統(tǒng)的電算化運(yùn)用情況進(jìn)行考核。將考核結(jié)果與員工的薪資福利掛鉤。從而在提高財會人員的素質(zhì)的同時，也使企業(yè)的會計電算化應(yīng)用水平得到提高。

另外，財會人員要自覺地提高自身的素質(zhì)。該企業(yè)的財會人員應(yīng)該及時更新觀念，學(xué)習(xí)大量新的專業(yè)知識，在確保完成自身本職工作的同時，將部分精力和時間投入到參與企業(yè)管理和經(jīng)營決策方面。提供有效的財務(wù)會計信息，使得企業(yè)決策層能夠?qū)��?jīng)營問題做出事前科學(xué)預(yù)測和事中的管理和監(jiān)督。這也是財務(wù)人員做好企業(yè)管理層的經(jīng)營決策參謀的重要內(nèi)容。因此，企業(yè)會計人員必須堅(jiān)持不斷地學(xué)習(xí)全面的專業(yè)知識，這其中既有學(xué)過的專業(yè)知識，也包括沒有學(xué)過的知識，只有及時更新知識庫，才能適應(yīng)社會的發(fā)展和需求。

因此，云南XX公司結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以實(shí)用、夠用為出發(fā)點(diǎn), 根據(jù)自身規(guī)模和經(jīng)營特點(diǎn)選擇合適公司發(fā)展所需的服務(wù)功能軟件，并根據(jù)軟件所需硬件配置的要求匹配計算機(jī)硬件。同時還需緊跟會計準(zhǔn)則的改革步伐，招聘、培養(yǎng)會計電算化系統(tǒng)研發(fā)人員或?qū)で髮�業(yè)電算化系統(tǒng)研發(fā)公司，根據(jù)公司的實(shí)際情況，量身打造適合企業(yè)自身特點(diǎn)的財務(wù)軟件，使其更好的為財務(wù)管理工作服務(wù)。

五、結(jié)論

確保會計信息的安全、合法、完整是企業(yè)財務(wù)管理工作者的基本職責(zé)，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的改革的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工記賬已不能適用當(dāng)前中小企業(yè)發(fā)展的需要，會計電算化作為一項(xiàng)重要的技術(shù)，已經(jīng)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，己占到國民經(jīng)濟(jì)核算比重的一大部分，保證會計電算化工作的順利健康發(fā)展，是確保電算化會計信息合法、完整的基礎(chǔ)，也為推動企業(yè)向更高一級的企業(yè)管理信息化打下良好的基礎(chǔ)。因此，公司應(yīng)將其作為重要的發(fā)展任務(wù)來實(shí)施，重視實(shí)際運(yùn)用中存在的問題并及時解決，以保障會計電算化的順利進(jìn)行，從而促進(jìn)公司的電算化向更深層次發(fā)展，使其對公司的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮一定的積極作用。

參 考 文 獻(xiàn)

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