會計電算化對企業內部控制的影響

一、會計電算化概述

二、會計電算化對企業內控影響的分析

三、會計電算化條件下加強企業內部控制的幾點建議

內 容 摘 要

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息處理技術應用于會計的簡稱。它是一個用電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全過程。基于它本身的特點,與手工會計相比,具有運算速度快,存儲量大、高度數據共享,檢索查詢速度快捷,制作報告容易,數據分析準確等特點,它的使用,可以節約會計人員大量的人力、物力和時間。會計電算化的普及和應用,不僅僅是會計核算工作的現代化,實現會計電算化的過程也是促進會計工作標準化、制度化、規模化的過程,是促進會計、會計工作改革和發展的過程,同時也是一個觀念更新、推進企業管理現代化的過程。本文著重探討會計電算化對企業內部控制影響及相關對策。

會計電算化對企業內部控制的影響

一、會計電算化概述 

（一）會計電算化的概念

會計電算化是運用計算機進行會計數據處理，是以計算機以及數據傳輸和通訊設備作為數據處理系統的核心，完成從原始數據的搜集、記錄、驗證、分類、登記、計算、匯總、報告等一系列會計工作。會計從手工處理到電算化處理，表面上看是會計數據處理方法的變化，但實質上它影響了企業傳統的內部控制制度，使企業在內部控制上發生了根本的變化。

（二）會計電算化的作用

1、減輕勞動強度，提高工作效率

在手工會計信息系統中，會計數據處理全部或主要是靠人工操作。因此，會計數據處理的效率低、錯誤多、工作量大。實現會計電算化后，只要把會計數據按規定的格式要求輸入計算機，計算機便自動、高速、準確地完成數據的校驗、加工、傳遞、存儲、檢索和輸出工作。這樣，不僅可以把廣大財會人員從繁重的記賬、算賬、報賬工作中解脫出來，而且由于計算機對數據處理速度大大高于手工，因而也大大提高了會計工作的效率，便會計信息的提供更加及時。 

2、全面、及時、準確地提供會計信息

在手工操作情況下，企業會計核算工作無論在信息的系統性、及時性還是準確性方面都難以適應經濟管理的需要。實現會計電算化后，大量的會計信息可以得到及時、準確地輸出，即可以根據管理需要，按年、季、月提供豐富的核算信息和分析信息，按日、時、分提供實時核算信息和分析信息。隨著企業互聯網的建立，會計信息系統中的數據可以迅速傳遞到企業的任何管理部門，便企業經營者能及時掌握企業自身的經濟活動的最新情況和存在的問題，并采取相應措施。

3、提高會計人員素質，促進會計工作規范化

實現會計電算化后，原有會計人員一方面有更多時間學習各種經營管理知識,參與企業管理;另一方面，還可以通過學習掌握屯子計算機有關知識，使得知識結構得以更新,素質不斷提高。較好的會計基礎和業務處理規范是實現會計電算化的前提條件，會計電算化的實施，在很大程度上促進了手工操作中不規范、易出錯、易疏漏等問題的解決。因此，會計實現電算化的過程，也是促進會計工作標準化、制度化、規范化的過程。

4、促進會計職能的轉變

實行會計電算化，無疑可以使廣人財會人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕勞動強度，使財會人員有更多的時間和精力參與企業的經營管理。然而，會計如果真正能發揮其管理、預測、決策以及控制功能，不僅需要豐富的內部財務會計信息，而且還需要豐富的外部信息，如世界經濟信息、國家經濟政策信息、實時金融信息、市場銷售信息、物價變動信息、企業經營信息等等。隨著全球以國際互聯網為中心的計算機網絡時代的到來，國際互聯網作為世界信息高速公路的基本框架，已成為聯接未來信息化社會的橋梁，信息的使用者從地球的任何一個地方只需幾秒鐘即可以將會計信息系統的信息傳遞到另一個地方，又可以從不同的地方獲取所需的會計信息和其他信息。計算機網絡技術的發展和會計電算化網絡系統的建立，實現了數據共享和信息的快速傳遞，這恰恰能夠滿足部門管理、企業管理、行業管理、跨國公司管理對信息的需要。這將為財務管理人員、會計管理與分析人員、企業高層領導利用企業內部會計信息和外部信息進行管理、分析、預測和決策提供良好的機遇。

5、推動企業管理現代化

在現代社會中，企業不僅需要提高生產技術水平，而且還需要實現企業管理的現代化，以提高企業經濟效益，便企業在國內外的競爭中立于不敗之地。會計工作是企業管理工作的重要部分。據統計，會計信息約占企業管理信息的60%一70%，而且多是綜合性的指標。實現會計電算化，就為企業管理手段現代化奠定了重要基礎，就可以帶動或加速企業管理現代化的實現。

二、會計電算化對企業內控影響的分析

（一）企業會計電算化內部控制中的問題 

通過長期的實踐，在企業會計電算化應用中存在著一些制約問題。這些問題既包含人的因素也包含軟、硬件以及政策因素，概括起來主要表現在以下幾個方面。 

1、從業人員知識結構不合理

一方面，雖然會計人員所掌握的知識、理論能夠滿足手工會計核算，但會計電算化工作對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員掌握一定會計專業知識，還要掌握相關的計算機、財務軟件的操作以及相關設備的保養和維護知識。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是對財務軟件的使用方法掌握的不夠熟練，對軟件的認識存有局限性，對運行過程中出現的故障不能及時排除，導致系統不能正常運行。這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙。另一方面，會計軟件開發人員知識結構構成不合理。我國會計軟件開發初期主要由計算機人員為主進行開發，雖然他們有豐富的計算機專業知識，但對會計、審計、財務、管理等方面的知識了解不多，因此嚴重影響了初期的軟件需求設計，導致計算機技術不斷升級，而會計功能徘徊不前的尷尬局面。 

2、操作人員安全保密意識差，存在安全性問題

一旦軟、硬件出現故障或病毒侵入，數據的安全、可靠性就受到威脅；加之數據資料的存儲介質發生變化，如果資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時，一旦出現故障，則損失慘重，無法彌補。另一方面，保密意識淡薄也易造成巨大損失，這主要表現為操作權限設置不當，操作管理不嚴。實際工作中因為操作權限設置不當和口令密碼不嚴或者未做到專機專人專用而造成的會計責任事故時有發生。特別是隨著計算機網絡的發展，由于在互聯網上任意訪問或下載導致病毒入侵和黑客攻擊，致使系統崩潰和網絡癱瘓的案例也越來越多。 

3、軟件技術水平低

由于數據庫系統功能不足，導致會計軟件無法滿足多用戶使用的需求。許多企業的會計軟件開發時選用了小型桌面數據庫系統，如Access、FoxBASE、Paradox等。這些數據庫系統功能薄弱，主要面向單用戶，無法適應多用戶并發使用，功能單一，因此越來越無法滿足企業日常需求。另一方面，目前我國市場上大多數會計軟件為商業通用型，企業專用軟件較少，隨著企業規模的不斷擴大，通過軟件的二次開發來達到某些特殊要求，往往成本太高，而且開發出來的成果難以與已有的會計系統配套銜接，反而影響了企業的發展。 

4、硬件更新換代慢

隨著網絡和多媒體化辦公的日益興起，企業原有的電纜局域網，小型服務器、低配置電腦已難以適應時代的發展，一些大型企業已率先建立起光纖骨干網，辦公室無線網絡，配備了高性能服務器、路由器、主流多媒體電腦、磁帶備份機、高速票據打印機等辦公自動化設備。這些設備不但有利于大型會計軟件的應用而且大大提高了工作效率。 

5、政策法規滯后

現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的，會計電算化后，從賬戶設置、賬戶登記方法和賬務處理程序到會計工作的組織、會計系統設計、內部控制的方式和會計檔案的保存介質和方法都發生了變化，因此必須根據會計電算化的特點對財務會計制度做出相應的修改。財務會計制度的滯后已影響了會計電算化的發展。

（二）、會計電算化對企業內部控制的影響

1、會計電算化增加了審計的困難

在電算化系統環境下，審計線索發生了很大變化，傳統的審計線索在電算化系統環境中逐漸消失，取而代之的是肉眼看不見的電子數據、文件和磁盤。傳統的帳薄、經辦人簽字、記錄、訂單、業務操作文書等十分清晰的線索都可能不復存在，過去分散的內部控制現在都集中到信息中心或計算機管理部門進行實施和管理，并且舊的數據和資料在不斷的被新的數據資料覆蓋，使得審計軌跡被一點點抹去，系統和程序也處于不斷改進升級中，其處理時所留下的審計線索也在不斷變化當中。

2、會計電算化增加了交易風險

電子計算機信息網絡的普遍應用和電子商務的發展，使人們已經能夠在幾秒鐘之內將幾十億美元甚至巨額的資金在世界各大城市之間相互流轉。從資本流轉程度和廣度來看，地球正在變小，企業之間的國際競爭將日趨激烈。因為互聯網是全球公共網絡，并不受任何一個機構所控制，數據在互聯網上傳輸的途徑不是完全確定的。同時，互聯網本身并不是絕對安全可靠的環境，在互聯網上傳輸的數據有可能被某些個人、團體或機構通過某種渠道獲得。互聯網上的數據傳輸可能因通信繁忙出現延遲，或因其他原因出現中斷、停頓或數據不完全、數據錯誤等情況，從而使交易出現延遲、停頓或中斷。互聯網上發布的各種信息，包含但不限于分析、預測性資料，可能出現錯誤或被誤導，網上交易和身份可能會被仿冒，從而增加了交易的風險。 

3、會計電算化質量受外界因素影響增加

手工會計信息系統易于保持經濟業務的連續性，而在電算化會計信息系統中，一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓；手工會計信息系統下，會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、職業道德及對會計有關法規的理解和執行效果，傳統會計在大量實踐的基礎上，積累了豐富經驗并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統中，操作環境的改變使傳統的管理控制方式失去了發揮功能的土壤。為了減少誤操作，提高輸出會計信息質量，電算化會計信息系統對內部控制功能和手段提出了更高的要求。

（三）、會計電算化條件下加強企業內部控制的意義

會計系統的有效運行離不開一個健全、有效的內部控制機制。內部控制是單位為提高會計信息質量，保證資產的安全和完整，確保有關法律法規與規章制度的貫徹執行而制定并實施的一系列控制方法、措施和程序。內部控制制度在會計電算化環境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環境下的內部控制，才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的經濟信息，更好地實現其管理和決策的職能；才能防止浪費和舞弊行為，保護財產物資的安全性和完整性；才能建立科學的崗位責任制，協調各部門的工作，強化管理，提高管理水平及管理人員素質；才能利于審計及其他部門開展工作，推動現代審計的發展；才能提高會計工作質量，增強各種信息輸出和財務報告的可信度、可靠性；才能使諸如《會計法》、《企業會計準則》、《會計電算化工作規范》等得以貫徹執行；也才能確保會計電算化環境下各單位經濟活動能夠正常、安全、有效地進行。所以，健全和完善內部控制制度是建立現代企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。 

三、會計電算化條件下加強企業內部控制的幾點建議

（一）進一步完善會計電算化內部控制制度

嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制的目標是健全機構、明確分工、落實責任、具有嚴格的操縱規程，充分發揮內部控制的作用。必須要建立健全操縱治理制度、硬件、軟件治理制度、會計檔案治理制度以及適合自己單位的電算化環境下的內部控制等制度，做到有法可依、有章可循、嚴格執行已制定的各項制度，并重點針對業務處理過程中的關鍵控制點，落實到決策、執行、監視、反饋等各個環節；，同時，要隨著外部環境的變化、單位業務的不斷調整和治理要求的進步，不斷健全與更新內部控制制度。 

（二）進一步優化會計檔案治理制度

為了最大限度地減小會計電算化對企業內部控制的不良影響，要進一步優化會計檔案治理制度：實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，確保會計憑證盡對安全；全套會計電算化系統文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統停止使用或有重大修改后的若干年；妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質或其他介質的措施。如規定存有會計數據的磁盤應存放在防潮防磁的容器內等；科學規定會計檔案的有關權限，如規定查詢以前年度的會計檔案應經有關職員批準等。 

（三）進一步進步會計職員的綜合素質

單位的內部控制制度內涵是多方面的，但內部控制制度不是萬能的，會計系統是由人來操縱的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該留意操縱使用職員的素質，未經有效的業務練習和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。各種規章制度也都需要會計職員在工作中加以執行，不然也只是流于形式。會計職員應接受所用系統在安全方面的教育，進步自身業務素質和安全意識，使用治理好自己的口令，定期修改自己的口令，進步系統的安全性。同時，要建立起良好的績效評價機制、激勵機制以及約束機制，使擁有知識的人獲得公道的報酬，實現知識創造財富，留住了解重要信息資源的人才，防止人才流失以及相應的信息資源損失。制度本身是否完善只是一個方面，只有全體員工共同營造良好的內部環境，通過不斷地完善內部控制制度，才能實現內部控制的目的。

（四）加強系統維護積極防范風險

比如保持計算機在符合溫度、電壓、衛生等要求的環境下正常工作，網絡系統電算化的單位要使用防火墻軟件。為防止社會不法分子對單位內聯網的非法攻擊，可以根據網絡系統區域劃分的不同，設置多級防火墻。一類是外層防火墻，用來限制外界對主機操縱系統的訪問；另一類是應用級防火墻，用來邏輯隔離會計應用系統與外部訪問區域間的聯系，限制外界穿透防火墻對會計數據庫的非法訪問。同時要安裝具有像瑞星、江民、卡巴斯基等高效實時監控功能防殺毒軟件，減少病毒及黑客的侵擾。同時，對軟件的升級改造，要充分考慮會計工作的延續性和升級軟件的穩定性與會計信息資料的安全性，避免盲目和沖動給會計工作帶來的被動和風險。

一個企業財務管理水平的高低，最終取決于會計人員自身的素質。幾個會計科目加上借貸方符號和金額就能準確描述企業的一項復雜的經濟活動，這并不是一項簡單的工作，需要會計人員不僅有豐富的會計專業知識還要有實踐經驗，真正理解會計工作的實質。會計軟件是由人設計的，它最終體現的是設計人的財務理水平。如果財務人員基本功不扎實，對于財務軟件的開發和利用就有局限性，不僅削弱會計軟件的功能．而且影響企業的財務管理水平，甚至可能釀成重大財務漏洞。

隨著我國經濟的繁榮發展和市場的全面開放，我國的經濟已迅速融入世界經濟之中，必將對企業的信息進程產生新的推動，提高會計工作水平和會計信息質量，加強會計電算化對企業內部運行的控制，可以使我國的會計電算化工作更加健康、高效，為企業的發展起到更加積極的作用。 

參 考 文 獻：

1、郭慶文，《事業財會》，2001年

2、宋云雁，《集團經濟研究》，2007年 

3、李長山，《淺談會計電算化存在的問題與對策》，2007年