企業費用報銷流程設計

目 錄

序言. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..1

企業費用報銷流程設計. . . . . . . . . . . . . . 2

摘要. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 2

關鍵詞. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..2

公司簡介. . . . . . . . . . . . . . . . 2

費用—加班費的報銷現狀. . . . . . . .. .2

存在的問題. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..3

解決的方案措施. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..5

后記. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..8 

參考文獻. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...8

序 言 

2014年11月06日，我在埃森哲（中國）有限公司成都分公司會計助理崗位進行實習。作為《財富》全球500強企業之一的管理咨詢、信息技術和外包服務公司，埃森哲是全球領先的企業績效提升專家。憑借豐富的行業經驗、廣泛的全球資源和在本土市場的成功實踐，埃森哲在53個國家設立了分公司，員工逾257,000名。《財富》500強中超過三分之二都是其客戶。埃森哲在大中華地區開展業務已超過20年，目前擁有一支8200多人的員工隊伍分布在北京、上海、大連、廣州、成都、香港和臺北等地。我所實習的埃森哲成都分公司成立于2012年，現有員工逾400名，主要是從事財務外包工作。其工作分的特別細，我目前的工作是負責查驗機票與發票。由于此項工作的工作量特別大，經常都需要加班，也因此在實習的這幾個月中，我已經報銷了許多次加班費，對其報銷制度和流程也有了一定的了解。比如在粘貼發票的這個環節里，我就萌發了改進公司費用報銷程序的想法。

在實習過程中，我發現了公司員工在費用報銷時存在的一些問題，在結合自身這段時間的報銷經歷和查閱相關資料后，我對埃森哲(中國）有限公司成都分公司費用報銷存在的問題上，提出了自己的一些見解，并針對這些問題提出自己合理的想法與建議。

企業費用報銷流程設計

摘要：費用報銷是企業成本費用的重要項目，費用的高低反映了企業管理成本的高低及管理效率的高低，費用報銷時所辦理的繁瑣流程也影響著企業的快速發展。根據埃森哲員工費用報銷情況，提出該公司在費用報銷時所存在的具體問題和解決的具體辦法。本文著重對費用報銷的制度及流程進行研究，為減少公司員工報銷時不必要的麻煩，以及提高公司的管理效率，結合本公司的具體情況，特制訂此規定。特別對員工報銷加班費和差旅費作出了明確的規定。本文對諸如以上問題進行分析研究，對提高公司的管理效率具有指導意義。

關鍵詞：費用報銷、報銷流程、加班費、差旅費

公司簡介

作為《財富》全球500強企業之一的管理咨詢、信息技術和外包服務公司，埃森哲是全球領先的企業績效提升專家。憑借豐富的行業經驗、廣泛的全球資源和在本土市場的成功實踐，埃森哲在53個國家設立了分公司，員工逾257,000名。《財富》500強中超過三分之二都是其客戶。埃森哲在大中華地區開展業務已超過20年，目前擁有一支8200多人的員工隊伍分布在北京、上海、大連、廣州、成都、香港和臺北等地。我所實習的埃森哲成都分公司成立于2012年，現有員工逾400名，目標是在未來一兩年內員工數量達到千人以上，主要是從事財務外包工作。

費用報銷現狀

埃森哲成都分公司主要從事的是財務外包工作，用通俗的話來說就是幫別的公司做財務方面的工作。因此，我們平時做的財務工作都是客戶的，實際上很少接觸到埃森哲自己的財務工作。盡管該公司已是全球500強企業之一，但埃森哲成都分公司由于剛成立不久，員工數量正在不斷增加，公司運行流程尚且不穩定、不成熟，管理公司費用報銷的一共只有兩名財務人員，而且其中一名目前還是實習生，所以說對于公司自己的費用報銷狀況還存在一些不完善的地方。目前，在實習這段期間我發現了一些關于報銷加班費和差旅費這兩方面的問題。

首先，加班費的報銷流程及制度現狀。公司對員工加班是有一定的時間規定的，加班小時數按正常上班的工時來計算，加班是補貼定額的餐費和實際發生的交通費。在工作日加班的話，至少要2小時或以上才能報銷餐費20元、交通費按實際發生的報銷，不滿2小時不補貼。若在周末或者國家法定節假日加班的話，至少要3小時或以上才能報銷餐費40元、來回交通費按實際發生的報銷，不滿3小時不補貼。

但是，公司沒有對報銷時間作出明確規定，員工隨時可以報銷，這對員工來說還是比較方便的。在報銷之前需員工自己用A4紙粘貼好所有發票。另外，需要填一個報銷清單，把所有報銷款發生的時間、金額、明細填列在上面。接著，將其用郵箱的形式發給自己的團隊領導，由他審批后再將其發給項目領導，項目領導審批后便會將審批結果發回團隊領導，最終團隊領導會將其發給公司財務，抄送給申請員工。員工收到審批同意的郵件后需將其連同報銷清單一并打印出來。然后，將其與所有粘貼好發票的A4紙裝訂起來。最后，便可交去公司財務，待其審批。

其次，差旅費的報銷現狀。由于埃森哲成都分公司是一個以財務外包為主的公司，所以員工出差去與客戶商談合作這是常有的事，也因此每月會有大量的差旅費需要報銷。但是差旅費的報銷單未區別，出差和平時的報銷都用的費用報銷單，沒有專門的差旅費報銷單用于出差費用的報銷。這個問題就違反了出差費用的規范填寫，差旅費報銷是按出差（期間）天數報銷的，如每天的伙食補貼(實報的話要附有發票)、住宿費、交通費和其他補貼等費用。本來公司就是幫別的公司處理財務問題的，如果自身不注意小環節的問題，那怎么做好客戶的事呢，所以我覺得對于規范差旅費的報銷單填制的問題是很有必要的。

公司在差旅費的業務處理流程方面，不論費用的大小，都是在出差人員回到公司后辦理報銷事宜，報銷人自己根據實際出差情況填寫報銷單與粘貼原始憑證，然后交與團隊領導審核簽字，再交與項目領導批示，最后拿給公司財務報銷。待財務審批后，每月末一并發放報銷費用。

存在的問題

（一）加班費

1．報銷時間不明確，這雖然方便員工隨時都可以報銷，但卻給公司財務增加了不必要的麻煩。比如，由于公司財務收到申請報銷的賬單后會審核其報銷款是否真實發生、是否符合邏輯，當然這主要針對交通費。因此會著重看發票上的時間，然后與加班時間對比。一般情況下都是按月對比，但因為沒有明確規定報銷時間，有些員工可能很長一段時間才報銷一次，這就導致了公司財務每次都需要花很長的時間去找申請人的加班時間，然后來做對比，自然而然也就浪費了時間，降低了工作效率。

2．對于交通費的報銷沒有限制，但這里就會存在一個問題，除了實打實銷的機打發票可以看日期和時間以外，交通費也會有定額發票，這便沒有日期和時間可查。由于沒有限制，一些員工報銷時就會拿許多定額發票來報銷，導致所報銷的金額遠遠大于實際發生的金額，這必然會增加公司的成本費用，加重公司的經濟負擔，非常不利于公司良好地發展。

3．對于報銷的費用、報銷清單的填寫、報銷的內容、報銷票據的要求，由于公司沒有出具一個具體詳細的操作指南，很多公司員工并不知道該怎么正確的操作，發票的粘貼也不是很規范，都是想當然地根據自己的認為去整理報銷的相關單據。例如：每次財務收到的報銷憑證亂七八糟，報銷清單填寫不規范并且黏貼在A4紙上的發票也沒統一規定的格式，五花八門，所以財務人員對不規范的費用報銷單、費用單據可以不給予報銷。

4．報銷流程中存在多余的審批環節。當申請人把報銷清單填好用郵件的形式發給團隊領導后，團隊領導會將其與員工的“time report”核對，核對無誤后才將郵件又發給項目領導審批。此時這一環節是不必要的，因為項目領導不會有任何異議，只要團隊領導審批通過了，他也就審批通過了，他不會再看其他任何東西。況且團隊領導已經跟最權威的“time report”比對過了，只要完全吻合就可以直接發給公司財務，申請人也就可以很快地去報銷了。

(二）差旅費

公司的財務管理薄弱，大多數處于事后算賬階段，而且企業的財務活動缺乏管理或少管理。比如各個項目組未對員工差旅費進行預算、費用支出控制等。而公司財務也沒有及時的負責差旅費用預算、報銷、支付的審核和監督。缺乏強烈的市場觀念。意識淡薄，不夠重視成本費用在實際中發生的性質，一味注重眼前利益，較多考慮當前成本費用指標的完成情況和避稅需要，為追求短期盈利而忽視長期戰略目標。

管理費用信息失真。

（1）出租車票和公交車票的報銷：職工在出差過程中會發生各種各樣的費用，但并不是所有的發生費用都可以報銷的。在該公司差旅費報銷業務中可報銷的費用包括：交通費、住宿費、帶車出差還可報銷路橋費和外地加油費，住宿費按級別在標準內據實報銷。外出中乘坐汽車、火車硬座所發生的交通費都能據實報銷，但對于乘坐出租車、火車軟臥、飛機等發生的交通費，各項目組均控制的較嚴格，不過還是存在以下問題，如公司的差旅費報銷制度中明確規定只報銷從出發地到車站和從車站到目的地的出租車票，在實際操作中則存在：一是目的地不止一個，需多次乘坐出租車；二是辦事的地方偏僻，每天需要乘坐公交車或地鐵才能到達，且出差時間較長，如此一來就產生了大量五顏六色，形態各異的公交車票，且公交車票均為定額發票，無法考證其真實性等問題。

（2）伙食補助的計發：職工出差是不予報銷餐費的，而是按照級別、出差天數給予一定的伙食補助。公司規定，職工出差的伙食補助為每人每天36元，而職工出差期間的餐費也會因目的地的物價水平、經濟狀況的不同而有所差別。除此之外，還會因公務需發生通訊費，而公司對此都不予報銷，經常聽到員工抱怨出差的辛苦，還要自己往里貼錢之類的怨言，從而導致有的職工多開住宿費，以虛增出差天數的方式達到平衡，這極大的損害了企業的外部形象，不利于企業的長期發展。

四．解決的方案措施

采用科學而嚴謹的管理手段，制定并切實落實一套完整而系統的費用報銷管理制度，才能保證企業的應收賬款管理工作在一個良性軌道上運行。根據本公司上述的費用報銷存在的問題作出相應的解決方案，使公司在費用報銷的財務方面有進步。

（一）加班費

1．根據公司目前的現狀，嚴格合理的規定費用報銷的具體時間。每月月末最后三天為報銷的時間，如遇周末或節假日則順延至下月初的前三天，且每月只能報銷上一個月的費用，逾期則不予報銷。

2．針對交通費的報銷我認為應該根據實際制定一個最大報銷限額，或者是明確限制只能報銷機打發票。這樣便有效地遏止了員工亂報、多報、假報的現象，并且還有效地控制了公司的成本費用，同時還潛移默化地提高了公司的經濟利益。

3．解決員工報銷時粘貼原始憑證、填寫報銷清單等細節問題。首先應該制定一個具體詳細的操作指南，要求每一位員工必須嚴格按要求執行，對于不恰當的操作，財務會計有權將其退回，不予報銷。

4. 減少報銷時不必要的流程。當團隊領導審批完成后直接將郵件發給公司財務，無需再發到項目領導那里。項目領導本來工作就繁多，完全沒有必要做這一步審批，因為團隊領導已經同權威的數據對比審批了。這樣既給項目領導節省了不少時間，同時也減少了操作流程，為申請人提供了方便，可謂是一舉兩得。

（二)差旅費

1. 合理控制出差員工對于差旅費的報銷，制定嚴格的控制預算程序。各項目組領導負責對該組員工差旅費的控制，應加強員工的集體主義精神，增強員工的成本意識，調動員工的積極性，對需要出差的員工可以采用員工的資金來降低企業資金成本的占用，先由出差員工本人墊付差旅費，待員工完成出差任務歸集后，再進行報銷。在具體操作上，根據本公司的實際情況，對于出差天數在10天以內，借款金額在5000元以下的，建議實行自帶資金，不予借款的制度。這樣企業就取消了一筆對眾多員工個人的其他應收款，減少了大量資金的占用，為企業節約了成本，減少了負擔。其次，從另一個角度，也避免了員工有意或無意拖欠借款不還的現象，使費用報銷更加及時，更好的體現“權責發生制”的原則。

2. 針對管理費用信息失真的問題，公司應熟悉差旅費支出標準，建議在伙食補助的基礎上增加市內交通補助費和通訊費補助，帶車出差的，不計發交通補助，參加會議的有會議費的，只計發交通補助費。對這兩項補助，可均定為每人每天10元。如此一來，可取消出租車票和市內交通車票的報銷，杜絕職工在報銷時出現五顏六色、各式各樣的發票，使差旅費報銷從暗補變為明報銷，嚴肅了財務制度，使財務管理制度真正做到有章可循。通過增加這兩項的補助，普通職工出差每人每天的補助可達20元，天數越長，補助越多，所以天數的控制至關重要。為了節省開支，提高出差效率，建議采取分段包干補助，如10天以內出差的按規定的補助標準，10天以上到20天以內以及20天以上等等，可相應遞減補助金額。

3. 要真正控制好差旅費還可以借鑒以下方案：

出差審批程序：出差人員應填寫出差申請單，項目領導審批后，如有借款，出差人員須將“出差申請單”交財務部審核，審核通過后，出差人員到財務處領取借款。出差人員應同時通知到項目組考勤人員，以便記錄備案，如因事情緊急而未及時填表，須事先通過郵件或口頭向項目領導申請，返回后應立即補辦手續。出差人員除特別費用外的一切費用，先由出差人墊付，返回后一個月內填寫“差旅費報銷單”報銷。

差旅費審批權限：主管（含）以下員工國內短途出差，由團隊領導審批。國內長途出差，須經團隊領導或授權人審批。團隊領導出差，由項目領導審批。

差旅費報銷控制，如在報銷單據整理方面：

出差報銷單據須符合國家規定的正式發票，沒有財政、稅務蓋章及填寫不完整的發票一律不予報銷；

差旅費報銷時，“出差申請單”，作為必要依據提交財務部門；

若無批準的“出差申請單”，則財務部有權拒絕差旅費用報銷；

出差報銷單必須填寫完整，不許有漏項，票據粘貼整齊。凡是為客戶支付的費用，應單獨粘貼，寫出詳細說明，一并列入招待費用。

報銷中還應注意的事項：一是出差人員執行完全程出差任務后，一個月內必須辦理差旅費報銷手續，逾期仍未辦理報銷手續的，須由項目領導批準后方可報銷；二是差旅費用報銷單由出差人員所屬團隊領導和項目領導審核批準后，提交財務部門；三是財務部在報銷時須沖銷預支數。

后記

在完成畢業設計的過程中，感謝廖老師的耐心指導，同時也感謝財經學院老師對我的諄諄教導，讓我在踏入工作崗位之前有充分的知識儲備。

從畢業設計的選題到最后的定稿，在這數個月中，我通過完成畢業設計讓自己懂得了如何學以致用，從只知道理論，到理論與實踐相結合，這個過程給了我一次將自己在大學期間所學習的各種書面以及實際的知識，運用于工作中實際操作、演練的機會，能幫助我不斷的積累經驗，提高文化素質和各種工作技能。

參考文獻

[1] 中國人民大學．成本與管理會計［Ｍ］．中國人民大學出版社：查爾斯·亨格瑞著，2002：153．

[2] 東北財經大學．會計與控制理論［Ｍ］．東北財經大學出版社：夏恩，2004：237．

[3]《經濟法》. 中國財政經濟出版社.2009年版.主編:中國注冊會計師協會.