企業(yè)的管理費(fèi)用核算的方案設(shè)計(jì)

目 錄

一、企業(yè)的基本情況.........................................................................................................................2

二．管理費(fèi)用的核算現(xiàn)狀、處理流程.............................................................................................2

現(xiàn)狀............................................................................................................................................2

處理流程....................................................................................................................................3

三、管理費(fèi)用所存在的問題............................................................................................................3

1、預(yù)算控制..............................................................................................................................3

2、借款控制..............................................................................................................................4

3、報(bào)銷控制..............................................................................................................................4

四、問題的解決方案........................................................................................................................5

（一）.預(yù)算控制.......................................................................................................................5

（二）借款控制.........................................................................................................................5

 備用金借款....................................................................................................................6 

 采購借款........................................................................................................................6 

報(bào)銷控制........................................................................................................................6

 費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定................................................................................................................7

 

內(nèi) 容 摘 要

管理費(fèi)用核算內(nèi)容繁多，也是企業(yè)成本費(fèi)用的重要項(xiàng)目之一。它的核算是否規(guī)范直接關(guān)系到核算主體的當(dāng)期損益的正確性、可比性，能夠直接體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理狀況，在會(huì)計(jì)核算中有很重要的作用。資金使用的效益和效率有賴于預(yù)算的精細(xì)化和科學(xué)化，管理費(fèi)用的節(jié)約有賴于支出的合法化和公開化。根據(jù)川泰事務(wù)所人員出差的管理費(fèi)用報(bào)銷情況，提出該公司管理費(fèi)用發(fā)生的具體問題和解決費(fèi)用控制的具體辦法。特別對辦公費(fèi)用的預(yù)算控制、借款控制以及報(bào)銷控制作出了明確的規(guī)定。本文對諸如以上問題進(jìn)行分析研究，對公司各部門辦公費(fèi)用的控制和所有員工差旅費(fèi)用的控制工作具有指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：管理費(fèi)用 預(yù)算控制 借款控制 報(bào)銷控制

企業(yè)的管理費(fèi)用核算的方案設(shè)計(jì)

企業(yè)的基本情況

 企業(yè)是經(jīng)四川省財(cái)政廳批準(zhǔn)，于2004年在四川省工商行政管理局注冊登記，由資深注冊會(huì)計(jì)師、注冊資產(chǎn)評估師發(fā)起設(shè)立、獨(dú)立承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、獨(dú)立執(zhí)業(yè)的有限公司，注冊資本200萬元，企業(yè)內(nèi)有注冊會(huì)計(jì)師16個(gè)（其中有6人為執(zhí)業(yè)注冊會(huì)計(jì)師，10人為掛靠在事務(wù)所內(nèi)的非執(zhí)業(yè)注冊會(huì)計(jì)師），注冊資產(chǎn)評估師3人，注冊土地評估師2人，現(xiàn)有員工30人。經(jīng)營范圍是審查企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表、出具審計(jì)報(bào)告；驗(yàn)證企業(yè)資本，出具驗(yàn)資報(bào)告；辦理企業(yè)合并、分立、清算事宜中的審計(jì)業(yè)務(wù)，出具有關(guān)報(bào)告；基本建設(shè)年度財(cái)務(wù)決算審計(jì)；代理記賬；會(huì)計(jì)咨詢、稅務(wù)咨詢、管理咨詢、會(huì)計(jì)培訓(xùn)；法律、法規(guī)規(guī)定的其他業(yè)務(wù)。公司簡稱“川宇智業(yè)”，它以“獨(dú)立、客觀、公正”的理念、“科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)”的工作作風(fēng)、“高效優(yōu)質(zhì)”的服務(wù)，贏得了廣大客戶和相關(guān)政府機(jī)構(gòu)支持與信任，現(xiàn)在擁有穩(wěn)定的客戶群，并與各大企業(yè)、機(jī)構(gòu)保持著良好的合作關(guān)系。

二．管理費(fèi)用的核算現(xiàn)狀、處理流程

現(xiàn)狀：

我到企業(yè)的時(shí)候是在11月中旬，已經(jīng)快到年底了。企業(yè)在年前和年后都很忙，因此企業(yè)的業(yè)務(wù)量增加，人流量加大。財(cái)務(wù)部門有會(huì)計(jì)和出納各一名，此外，還有業(yè)務(wù)部、審計(jì)部、稅務(wù)部、評估部、行政等部門。而審計(jì)、稅務(wù)、評估三個(gè)部門又分了小組，每個(gè)小組都有帶隊(duì)的老師。一般情況下，都是業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，業(yè)務(wù)部把項(xiàng)目與客戶協(xié)商好了，就交給項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理就業(yè)務(wù)的大小和當(dāng)時(shí)的情況來決定去的人。一般情況，去1個(gè)組的人，一個(gè)組，一般為1-2個(gè)老師和2個(gè)熟手，再加1-2個(gè)生手。我是實(shí)習(xí)生，所以通常有項(xiàng)目就會(huì)跟著去學(xué)習(xí)，跟著不同的帶隊(duì)老師。

審計(jì)部和稅務(wù)部大部分的餐費(fèi)補(bǔ)助是由對方客戶提供，評估部的餐費(fèi)補(bǔ)助是由公司提供，評估部由于業(yè)務(wù)的范圍很廣，常常出差的地方很遠(yuǎn)，有時(shí)就有住宿費(fèi)。近段時(shí)間，隨著政府的項(xiàng)目不斷增多，業(yè)務(wù)招待費(fèi)也不斷增加。由于出差常常比較突然，出差人員很少填寫《出差申請表》，即使填寫了，也未詳細(xì)注明項(xiàng)目名稱、出差地、時(shí)間、餐補(bǔ)、住宿、交通具體的標(biāo)準(zhǔn)和小計(jì)等。管理費(fèi)用除了差旅費(fèi)這些外，還有一些日常的開支。最常見的就是行政管理部門的辦公用品消耗，以各種紙張和打印機(jī)和復(fù)印機(jī)為主。一般情況，都是采購人員先向財(cái)務(wù)部借款，購買后根據(jù)發(fā)票等附件多退少補(bǔ)，之前不填寫請購單。

行政部門的費(fèi)用報(bào)銷與審計(jì)、稅務(wù)、評估部門的報(bào)銷是一起的，所用的報(bào)銷單是一致的。

在我實(shí)習(xí)期間，出差之前會(huì)在考勤表上面簽名單和日期。評估部門由于有時(shí)出差的地方有點(diǎn)遠(yuǎn)，會(huì)有住宿費(fèi)，在之前會(huì)有預(yù)借差旅費(fèi)的情況。而審計(jì)部和稅務(wù)部出差一般都在成都市區(qū)，所以費(fèi)用報(bào)銷一般只有交通費(fèi)和餐費(fèi)補(bǔ)助，這些費(fèi)用都是在項(xiàng)目完成后進(jìn)行報(bào)銷。

有時(shí)，因?yàn)楦鞣N原因，會(huì)幾個(gè)項(xiàng)目會(huì)連續(xù)做。在回企業(yè)時(shí)，附件和發(fā)票就混在一起進(jìn)行報(bào)銷。

 業(yè)務(wù)流程：

公司在差旅費(fèi)的業(yè)務(wù)處理流程方面都是在出差人員回公司后進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷，填寫費(fèi)用報(bào)銷單沒有明細(xì)，大部分的時(shí)候直接填寫總計(jì)額。報(bào)銷單后面粘貼附件和各類發(fā)票，沒有分類說明。也有時(shí)員工用的是公司的備用金，根據(jù)工作需要，員工出差或業(yè)務(wù)活動(dòng)可預(yù)先向公司借支備用金，借支額度根據(jù)實(shí)際要確定，由總經(jīng)理簽批，但每次備用金借支后，會(huì)計(jì)都有及時(shí)沖賬，備用金占用時(shí)間不超過15天，若遇特殊情況不能按時(shí)沖賬，可書面申請，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可延期，但最長不可超過一個(gè)月。另外如果員工長期占用備用金的，財(cái)務(wù)部就會(huì)從員工的個(gè)人收入中扣減，直到完成沖銷，在此之前不允許再借支備用金。

行政部門的費(fèi)用報(bào)銷與審計(jì)、稅務(wù)、評估部門的報(bào)銷是一起的，所用的報(bào)銷單是一致的。在我實(shí)習(xí)期間，出差之前會(huì)在考勤表上面簽名單和日期。評估部門由于有時(shí)出差的地方有點(diǎn)遠(yuǎn)，會(huì)有住宿費(fèi)，在之前會(huì)有預(yù)借差旅費(fèi)的情況。而審計(jì)部和稅務(wù)部出差一般都在成都市區(qū)，所以費(fèi)用報(bào)銷一般只有交通費(fèi)和餐費(fèi)補(bǔ)助，這些費(fèi)用都是在項(xiàng)目完成后進(jìn)行報(bào)銷。有時(shí)，因?yàn)楦鞣N原因，會(huì)幾個(gè)項(xiàng)目會(huì)連續(xù)做。在回公司時(shí)，附件和發(fā)票就混在一起進(jìn)行報(bào)銷。

三、管理費(fèi)用所存在的問題

1、預(yù)算控制

這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題不僅僅是事務(wù)所的工作方式、流程除了問題，最重要的是觀念的落后，缺乏管理費(fèi)用的預(yù)測能力。在流程和工作方式的方面，出差返回后進(jìn)行報(bào)銷，由于時(shí)間的不確定性。“隨時(shí)來隨時(shí)報(bào)”，年前工作繁多，有時(shí)候忙不過來，會(huì)出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，這個(gè)給財(cái)務(wù)部門的工作增加了難度，對于企業(yè)的效率也有阻礙。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該在這方面加強(qiáng)監(jiān)督和管理，“事后算賬”的情況不應(yīng)出現(xiàn)。在第四季度末，公司也對各部門提供的財(cái)務(wù)活動(dòng)歷史資料進(jìn)行分析，也沒有制定工作目標(biāo)和計(jì)劃，即使對下一年的管理費(fèi)用做出過全面預(yù)算，也都是費(fèi)用草算，沒有真正的編制預(yù)算。缺乏強(qiáng)烈的市場觀念，不夠重視成本費(fèi)用在實(shí)際中發(fā)生的性質(zhì)，一味注重眼前利益，較多考慮當(dāng)前成本費(fèi)用指標(biāo)的完成情況和避稅需要，為追求短期盈利而忽視長期戰(zhàn)略目標(biāo)。

2、借款控制

借款控制主要有3個(gè)方面：差旅費(fèi)借款、采購借款、個(gè)人因私借款。

差旅費(fèi)借款缺乏監(jiān)督和管理。比如項(xiàng)目出差：職工出差一般是先向企業(yè)借款，然后完成項(xiàng)目后，返回后報(bào)銷沖賬，但是還賬不及時(shí)。主要原因是：一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出差造成有些發(fā)票簽不上字，而不能及時(shí)沖賬；二是部分職工因項(xiàng)目多，出差頻繁來不及沖賬，又馬上去下一個(gè)項(xiàng)目。三確實(shí)有某些原因不能及時(shí)還款。

采購借款集中在辦公用品和食堂內(nèi)設(shè)施消耗。公司中午提供午餐，因此，就會(huì)有冰箱、微波爐、抽油煙機(jī)等電器設(shè)備的前期采購，后期維修的費(fèi)用。但是在在這個(gè)過程中，就會(huì)有監(jiān)督不嚴(yán)的問題。常常是費(fèi)用發(fā)生后，員工自行解決后再向公司報(bào)銷。缺少了管理部門審核的過程，會(huì)有一些作假的嫌疑，對公司對成本的控制有影響，不利于企業(yè)的發(fā)展。另外一個(gè)方面，就是行政部門的辦公用品，雖然，有前期申請，后期報(bào)銷的過程。但是審核方面依然不足，沒有請購單，報(bào)銷單也和差旅費(fèi)的一致。

個(gè)人因私借款這類情況極少，但是也存在一個(gè)備用金長期占用的問題。因?yàn)槊總�(gè)人的情況不同，在核實(shí)和查證方面很難確認(rèn)，所以，企業(yè)應(yīng)該盡量減少這類的借款。

3、報(bào)銷控制

報(bào)銷控制的問題是這三個(gè)控制中問題最大的，它不一定是金額最大，但一定是最繁瑣的。相比較其他兩個(gè)控制，環(huán)節(jié)是最松散的，制度是最不健全的。

員工在接到項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)該填寫出差申請單，交由項(xiàng)目經(jīng)理和經(jīng)理簽字。并且去行政部門的考勤進(jìn)行人員和日期的確認(rèn)。項(xiàng)目完成后，也應(yīng)該向考勤人員報(bào)備。之后粘貼發(fā)票和附件，項(xiàng)目組人員和項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，再到財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷發(fā)票應(yīng)據(jù)實(shí)報(bào)銷，不同項(xiàng)目的發(fā)票和附件應(yīng)該分開粘貼。并且注明時(shí)間和地點(diǎn)，以便審核。審計(jì)組和稅務(wù)的出差地點(diǎn)絕大部分都在市區(qū)內(nèi)，所以提供交通補(bǔ)助。補(bǔ)助的項(xiàng)目公交車和地鐵為主，一般情況是不提供出租車發(fā)票的報(bào)銷。但是由于監(jiān)督和審核力度不夠，一些員工用出租車的發(fā)票來抵公交車發(fā)票，也出現(xiàn)過多報(bào)和不據(jù)實(shí)報(bào)銷的問題。而在市區(qū)之外的地方出差，或者帶車出差就會(huì)出現(xiàn)過路費(fèi)、油費(fèi)和住宿費(fèi)。但對于乘坐出租車，火車軟臥，飛機(jī)等發(fā)生的交通費(fèi)。，不過還是存在以下問題，比如總經(jīng)理去外地參加一次會(huì)議，來去本應(yīng)該都是火車票，但是回來的時(shí)候因?yàn)闀r(shí)間的原因，乘坐的是飛機(jī)，事務(wù)所予以報(bào)銷。此外差旅費(fèi)報(bào)銷制度中明確規(guī)定只報(bào)銷從出發(fā)地到車站和從車站到目的地的出租車票，在實(shí)際操作中則存在：一是目的地不止一個(gè)，需多次乘坐出租車；二是辦事的地方偏僻，每天需要乘坐公交車或地鐵才能到達(dá)，且出差時(shí)間較長，如此一來就產(chǎn)生了大量各式各樣的公交車票，且公交車票均為定額發(fā)票，真實(shí)性有待考證。

四、問題的解決方案

(一).預(yù)算控制

1.公司財(cái)務(wù)部于每年12月12日前向項(xiàng)目經(jīng)理和各部門經(jīng)理發(fā)放本年的的各個(gè)費(fèi)用情況，并且發(fā)放下一年度的預(yù)算表，各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人可以對一些重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行批注和調(diào)整，并及時(shí)與財(cái)務(wù)部協(xié)調(diào)。同時(shí)，各個(gè)部門負(fù)責(zé)人須在每年的12月28日之前完成下一年度的預(yù)算，財(cái)務(wù)部門才能進(jìn)行匯總整理。

2.財(cái)務(wù)部應(yīng)對匯總的預(yù)算分別進(jìn)行審核和測算，確保各個(gè)部門的各項(xiàng)預(yù)算開支的合理性，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即將預(yù)算表退回相關(guān)負(fù)責(zé)人，要求其在短期內(nèi)重新制定或做出合理的書面解釋。

3.經(jīng)總經(jīng)理審核通過并簽字批準(zhǔn)的預(yù)算由行政部復(fù)印一份保存后，再由財(cái)務(wù)部公布生效。預(yù)算原件由財(cái)務(wù)部保存，復(fù)印件由行政部保存。

（二）借款控制 

1.借款時(shí)必須由借款申請人填寫一式兩聯(lián)（一聯(lián)支付憑證、二聯(lián)跟蹤單）公司借據(jù)，借據(jù)填寫內(nèi) 容必須要清晰完整，不得劃抹改動(dòng)； 

2. 借款前，經(jīng)辦人必須根據(jù)具體情況估算借款金額，嚴(yán)禁無計(jì)劃借款和超預(yù)算借款； 

3. 借款金額在5000(含)元以下的由部門主管和財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字后可以支借，5000元以上的總經(jīng)理簽 字批準(zhǔn)后可以支借； 

4. 相關(guān)審批人簽字后，借款人持借據(jù)到財(cái)務(wù)部進(jìn)行借支； 

備用金借款 

1.備用金借款分主管備用金借款和小車隊(duì)司機(jī)備用金借款，備用金借款是不需要進(jìn)行支付確認(rèn)， 司機(jī)必須過實(shí)習(xí)期后才可以借最高不許超過1000元備用金借款； 

2. 調(diào)崗或離職前，備用金使用人必須將備用金償還，否則在借款人工資中扣還借款，工資不足部 分由部門主管償還。 

采購借款 

1.采購人員未提供支付憑證到財(cái)務(wù)部進(jìn)行確認(rèn)累計(jì)10萬元以下的借款，可由部門主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理 共同審核后予以借支，累計(jì)10萬元以上的必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能予以支借； 

2. 采購借款前必須先進(jìn)行有效的市場咨詢或調(diào)查，對采購物品進(jìn)行相應(yīng)的價(jià)值估算，嚴(yán)禁超額借 款行為； 

3. 采購人員借款后，3日內(nèi)必須到財(cái)務(wù)部進(jìn)行支付確認(rèn)，否則不再對借款人借款，并處以借款人 50元/天負(fù)激勵(lì)； 

4. 借款人失蹤、蓄意逃脫償還的視情節(jié)追究其法律責(zé)任。 

個(gè)人因私借款 

1.個(gè)人借款一般不得超過借款人1個(gè)月工資、期限不得超過2個(gè)月，超過時(shí)必須有廠內(nèi)有償還能 力職工為其擔(dān)保； 

2. 員工個(gè)人借款在償還之前不得再進(jìn)行個(gè)人借款行為； 

3. 員工離職前必須償還個(gè)人借款，否則在員工工資中扣還或由擔(dān)保人承擔(dān)責(zé)任。

 （三）報(bào)銷控制

1、外購材料用品及支付任何款項(xiàng)均需取得對方開具的收款憑據(jù)，在原始單據(jù)上要注明費(fèi)用發(fā)生明細(xì)、日期、金額大小寫要全，原始單據(jù)不得有涂改的痕跡，憑合法的原始單據(jù)將票據(jù)粘貼好，用中性筆填寫經(jīng)費(fèi)支出報(bào)銷單。費(fèi)用支出類的單據(jù)要有經(jīng)辦人在原始單據(jù)上簽字；報(bào)銷費(fèi)用時(shí)要將不同店的費(fèi)用分開填具經(jīng)費(fèi)支出單。

2、將付款憑單交給會(huì)計(jì)，由其核對所報(bào)銷的費(fèi)用是否合理，手續(xù)是否完整、支出金額是否正確，并對所審核的單據(jù)簽字確認(rèn)。

3、將財(cái)務(wù)審核好的單據(jù)交給經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)的指定人員審批。

4、出納報(bào)銷時(shí)審核簽字手續(xù)是否齊全，手續(xù)完備后進(jìn)行付款，并在付款單上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。

5、特殊事件急需付現(xiàn)，先向經(jīng)理請示后，出納先行付款手續(xù)，后補(bǔ)審批手續(xù)。

6、每周規(guī)定一天提交報(bào)銷單，隔天領(lǐng)報(bào)銷。

費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定

1、市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷：要憑正規(guī)發(fā)票(公交車票、車租車票）進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)，需要在經(jīng)費(fèi)支出單上注明起始地、目的地、辦理事項(xiàng)。員工辦公無特殊情況不許打車，如有需要，向經(jīng)理請示同意后方可打車辦事并進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)（在報(bào)銷單上注明打車原因）。

2、差旅費(fèi)用報(bào)銷：因公出差期間發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)憑正規(guī)車票、住宿發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷；餐飲費(fèi)按公司規(guī)定按日定額給予報(bào)銷。公司員工出差借款，應(yīng)填寫借款單，并注明出差時(shí)間行程，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核、總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的指定人員批示后方能支取借款。出差員工應(yīng)在出差回來，一周內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。未在規(guī)定期限內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在當(dāng)月工資中扣回預(yù)借的差旅費(fèi)，待報(bào)銷時(shí)再行支付。

(1) 出差報(bào)銷單據(jù)須符合國家規(guī)定的正式發(fā)票，沒有財(cái)政、稅務(wù)蓋章及填寫不完整的發(fā)票一律不予報(bào)銷

(2) 差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，“出差申請單”，作為必要依據(jù)提交財(cái)務(wù)部門。 若無批準(zhǔn)的“出差申請單”，則財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕差旅費(fèi)用報(bào)銷。

 （3） 出差報(bào)銷單必須填寫完整，不許有漏項(xiàng)，票據(jù)粘貼整齊。凡是為客戶支付的費(fèi)用，應(yīng)單獨(dú)粘貼，寫出詳細(xì)說明，一并列入招待費(fèi)用。

 （4）差旅費(fèi)報(bào)銷和日常報(bào)銷必須分開，報(bào)銷單應(yīng)注明報(bào)銷項(xiàng)目、時(shí)間、每個(gè)項(xiàng)目的員工需要簽字確認(rèn)。

 （5）對每周的報(bào)銷時(shí)間予以確認(rèn)，可以每周四進(jìn)行報(bào)銷，周五領(lǐng)報(bào)銷款。對報(bào)銷單、附件不規(guī)范的予以退回，并說明原因，只能在下周進(jìn)行報(bào)銷。

 （6）對于報(bào)銷費(fèi)用在200元以下的實(shí)行現(xiàn)金支付，200元以上的實(shí)行銀行轉(zhuǎn)賬支付。

3、伙食費(fèi)的報(bào)銷：餐費(fèi)按公司在定額（ 元/日/人）范圍內(nèi)給予報(bào)銷，員工就餐需簽字、不得代簽。報(bào)銷時(shí)要把伙食費(fèi)購買單據(jù)和就餐簽字表一起粘貼到費(fèi)用支出單據(jù)上。

4、加班用餐費(fèi)的報(bào)銷：因加班用餐報(bào)銷費(fèi)用，需要有加班人員的簽字方可履行報(bào)銷手續(xù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則講解》.人民出版社.2010年版.主編:財(cái)政部會(huì)計(jì)司編寫組

[2]《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》.高等教育出版社.2012年版.主編:陳強(qiáng)

[3]《初級會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》. 中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.2014年版.主編:財(cái)政部會(huì)計(jì)資格 評價(jià)中心

[4]《審計(jì)學(xué)》.中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.2009年版.主編：丁瑞玲