企業會計電算化問題與對策研究

目 錄

一、會計電算化的研究背景與意義2

二、會計電算化概述2

三、企業會計電算化的現狀與問題分析2

（一）、會計電算化與手工帳的區別2

（二）、會計電算化財務業務一體化4

四、提高企業會計電算化水平的措施探析5

（一）、會計電算化硬件要求5

（二）、會計電算化人員要求5

（三）、會計電算化平臺搭建6

（四）、會計電算化人員確立7

（五）、會計電算化操作流程確立7

（六）、會計電算化人員培訓8

（七）、會計電算化基本檔案錄入8

（八）、會計電算化試用——驗收完工8

（九）、會計電算化財務報表設計9

（十）、會計電算化與OA、HR聯用，無紙質辦公體系9

（十一）、會計電算化系統管理員要求9

（十二）、會會計電算化后期維護事項10

四、總結10

內 容 摘 要

會計是企業計量、核算財務經營成果的一種方法。

會計電算化是會計發展的必然趨勢，通過軟件，把傳統的手工財務轉換為軟件操作，同時結合企業本身特點，把財務、業務、OA、HR、生產制造等等進行無縫對接，通過建立軟件操作員，設置權限，準確劃分職責，讓企業財務部門、業務部門、人事部門等等相連接，分工明確，是企業達到無紙質辦公，大大節省費用開銷，提高辦公效率，在當下這個網絡發展迅速的云時代，把企業內部不同地區的業務整合起來同時進行，對數據進行加密處理，讓企業進入真正的云時代。關鍵詞： 財務管理軟件 提高效率 無紙化 云時代

電算化帳務處理系統與帳務處理方法

會計電算化是把電子計算機和現代數據處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。 

 一、會計電算化的研究背景與意義

會計電算化是把電子計算機和現代數據處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。

會計電算化實現了數據處理的自動化，使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統，高會計數據處理的實效性和準確性、提高會計核算的水平和質量、減輕會計人員的勞動強度。 提高經營管理水平。使財務會計管理由事后管理向事中控制、事先預測轉變，為管理信息化打下基礎。 推動會計技術，方法，理論創新和觀念更新，促進會計工作的進一步發展。

二、會計電算化概述

 會計電算化都要遵循基本的會計理論和會計方法。電算化會計會引起會計理論和會計方法上的變化，但這種變化是漸進型的，而不是突變型的，電算化會計必須遵循基本的會計理論和會計方法。都必須保存會計檔案。會計檔案是會計的重要歷史資料，必須按照規定妥善保管。實行電算化會計，大部分會計檔案的物理性質發生了變化，由手工會計下紙質的會計檔案變為磁性介質的會計檔案，備份消失和復制都很容易。這就要求用更科學的方法，加強會計檔案的保管。會計理論和方法會計法規和準則共同遵守會計法規和會計準則。電算化會計不能置會計法規和會計準則于不顧，相反應當更嚴格地執行，從措施上、技術上杜絕可能的失誤。

企業會計電算化的現狀與問題分析

（一）、會計電算化與手工帳的區別

 會計電算化與手工核算相比，不僅僅是處理工具的變化，它在賬務處理程序、方式、內部控制方式及組織機構等方面都與手工處理有許多不同之處。 

1、工具不同 

手工核算使用的工具是算盤、電子計算器或一些相關的機械設備。會計電算化使用的工具是電子計算機，數據處理過程由電子計算機完成。 

2、信息載體不同 

手工核算的所有信息都以紙張為載體，占用空間大，保管不易，查找困難，成本高。會計電算化除必要的會計憑證、賬簿、報表之外，均可用光盤、磁盤、磁帶等材料作為信息載體，占用空間小，查找方便，保管容易，大大減少紙質材料的消耗，節省辦公成本。 

3、記賬規則不同 

手工核算規定日記賬、總賬要用訂本式賬冊，明細賬可用訂本式或活頁式賬冊；賬簿記錄的錯誤要用劃線法或紅字沖銷法、補充登記法更正；賬頁中的空行、空頁用紅線劃銷等。會計電算化打印輸出的賬頁是折疊或卷帶狀的，與手工的賬簿明顯不同。會計電算化不可能完全采用手工系統改錯的方法，比如電算化環境下不存在劃線更正法。為了保證審計的追蹤線索不致中斷，會計電算化規定：凡是已經記賬的憑證數據不能更改，若要修改，必須設置對應修改權限，或者采用紅字沖銷法和補充登記法更正，以便留下改動痕跡。 

4、賬務處理程序不同 

手工核算的賬務處理程序主要有四種，但是都避免不了重復轉抄與重復計算的根本弱點，伴之而來的是人員與環節的增多和差錯的增多。會計電算化的賬務處理程序有兩種方案。按目前的經濟善與開發水平，可采取第一方案，即基本上按手工核算的方式進行移植，但過程卻發生了變化，且允許同時采用多種核算形式。 第二方案為理想化的全自動賬務處理程序，即：會計憑證磁性化或條形碼，在規格化的會計憑證上用磁性墨水書寫(或打上條形碼)，由閱讀機識別后將數據輸送到計算機；由用戶定義數據存儲形式和加工方法，由計算機對數據進行加工處理；由用戶宣言輸出形式與結果，由輸出設備(顯示器、打印機)進行查詢與打印。 

5、會計工作組織體制不同 

在手工系統下，會計部門一般分為若干會計工作，如工資、材料、固定資產、成本等崗位，進行專門的業務核算，設專人負責記賬、編制報表工作。在會計電算化中，會計工作崗位的劃分已經發生了，如設置了數據錄入、審核、維護等崗位。 

人員構成不同 

手工核算下的人員均是會計專業人員，會計電算化中的人員將由會計專業人員、計算機軟件、硬件及操作人員組成。 

（二）、會計電算化財務業務一體化

 財務業務一體化系統是一個高度集成的系統，財務業務一體化系統通過物理和邏輯的手段把業務系統和財務系統集成在一起，在一體化系統中，完整的業務處理過程是分若分子系統聯合作業的結果，這些分子系統的聯合作業依存于系統內部所形成的業務處理和數據傳遞的邏輯機制。一體化的集成性集中表現為財務部門與購、銷、存各部門共同擁有一個作業環境，并在某些環節處于共同處理一項業務而提現出作業交叉特點與數據共享優勢。

 一體化處理采用“業務驅動”的體系結構是指當某一特定的經濟業務發生時，相關的分子系統將圍繞著該項經濟業務有序地進行各自的業務處理，業務驅動在系統內部表現為有序或對口的流程銜接與數據承接。這種體系結構需把一項經濟業務活動按照其合理的業務流程、業務性質和特點分解成若干個基本作業，然后由系統分派給（或作業觸發）不同的分子系統去完成這些作業。一項業務活動被看成是基本作業的有序集合，每個作業環節實質上正是相關分子系統進行業務處理的時機和業務處理的具體內容。

 一項經濟業務活動必然引起一連串的、跨部門的業務處理，前一業務環節處理完成以后，會觸發后面的業務環節進行相應的動作，知道把該項業務處理完畢，這是一種跨功能、實時、同步的信息處理模式，在一處理模式下，各部門在進行業務處理時，其所在系統的數據吃力將實時同步進行，即在進行業務活動的同時，完成對數據進行采集、加工和傳遞。由于系統數據處理的實時對接與同步更新，信息不會出現重復采集的問題，這將打打降低信息流相關作業的冗余度。同時，對一體化系統內的數據進行維護、修改時，業務活動信息的完整性和相關性將收到保護，同步處理模式為提高信息質量提供了保障，也使實時決策成為可能。

財務業務一體能使企業的所有流程在軟件中進行統一管理，通過業務人員在對應業務模塊錄入自己工作中的實際業務數據，財務人員再到業務系統中去收取業務數據，一環扣一環，讓公司的管理更加簡單、明了、有效，有效規避財務人員以及業務人員因為自身原因造成的錯誤，大大提高工作效率，減少材料耗用以及人工成本。

提高企業會計電算化水平的措施探析

、會計電算化硬件要求

 計算機硬件是電算化會計信息系統運行的物質基礎，硬件配置的好壞直接影響到電算化會計信息系統的質量和運行狀況。選擇硬件設備，應根據制定的會計電算化發展計劃，所選軟件的要求及單位經濟力量等因素統籌考慮。下面分項進行說明：一、主機和處理速度微機的工作速度主要由其主頻決定，現在微機的主頻一般為90Mhz、100Mhz、133Mhz等，主頻越高，速度越快。另外，硬盤的存取速度對主機處理速度也有影響，硬盤的平均存取速度越快，主機處理速度亦越快。二、內存即內部存儲器的存儲容量，以字節來表示。對內存的要求，應以能保證軟件系統能正常運行為最低限度。微機的內存，最低為640K,高檔微機的內存，一般是8M-16M。一般的商品化軟件在1M內存的微機上，就可以正常運行。但對WINDOWS版財務財務軟件，多數據的內存配置應為工作站8M以上、服務器16M以上。而對于客戶機/服務器結構的財務財務軟件，服務器一般要求在32M以上。三、硬盤是外部存儲器中最常見的一種，其存儲容量的大小也用字節表示。硬盤容量的大小，應根據本單位日常所存數據量的大小來決定，現在的微機硬盤可以高達幾個G（千兆），均可滿足要求。四、打印機打印機的種類很多，⒈打印速度，即每分鐘可打印的字符數。⒉打印寬度，即一行可打印的字符數，應滿足會計報表的寬度。⒊中文處理能力，包括是否裝有漢字庫，可供選擇打印的字體種類，字型的大小，以及美觀程度等。一般裝有硬字庫的打印機速度要比沒裝的快得多，使用也方便，但價格稍貴。⒋打印的質量，打印質量的參數為分辨率，即每英寸可打印的點數(DIP)，打印參數越高，打印出的字符越美觀。五、UPS(不間斷電源由于會計工作的連續性，要求計算機不能無故中斷，以免因停電等使計算機工作中斷，造成數據丟失等情況。六、網絡環境，局域網IP地址規劃，最好配備專業網絡管理員進行日常網絡維護，如果企業存在分子公司或者外網訪問，最好使用光釬，保證外網軟件使用暢通。七、操作系統，如果是使用單機版軟件，對服務器操作系統沒有具體要求，如果是多人使用軟件，在配備有專業服務器的情況下，操作系統最好選用server2008R2操作系統比較穩定，在軟件使用和數據保存上更加穩定安全。

、會計電算化人員要求

 要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。電算化會計崗位和工作職責的劃分1.電算化主管（系統管理員administrator）：負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位。2.軟件操作：負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數據處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平；負責錄入業務單據人員（出入庫單、發票、生產制造單據等等更具企業自身業務需求），要求通過培訓能熟練操作業務模塊軟件功能，對企業自身業務比較了解，業務流程比較清晰；各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。3.審核記賬：負責對輸人計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平，可由主管會計兼任。4.電算化維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據；此崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓；采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，此崗在大中型企業中應由專職人員擔任。5.電算化審查：負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊；要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，此崗可由會計稽核人員兼任；采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，可設立此崗位。6.數據分析：負責對計算機內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平；采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位，由主管會計兼任。

、會計電算化平臺搭建

 系統檢查：主要任務是了解使用者的要求及現實環境業務流程等。通過對企業調查，了解企業的組織機構、會計部門與其他部門的信息聯系；通過對會計部門的調查，了解會計記錄的特點和方法。系統調查的目的是要對信息做出科學合理的歸納、匯總，對業務的數據流做出準確的判斷分析。

　系統分析的主要任務是明確新系統要做什么，即通過對現有系統進行全面詳細的調查分析，用文字、符號、圖表來描述調查結果，包括系統總體結構及劃分，系統界面及內部接口、功能、數據流程圖、數據字典、輸入輸出要求等系統的邏輯模型，作為下一個階段系統設計工作的重要依據。

 系統設計：系統分析階段得到的邏輯模型只是指出了系統應該“做些什么”，系統設計就是要根據邏輯模型提出一個“如何去做”的具體方案，即系統的物理模型，包括確定所需硬件資源、系統模塊結構圖、模塊設計說明書、數據庫設計、文件設計、代碼設計、輸入輸出設計等，編程人員根據這個方案就能編出滿足功能要求的應用軟件。

 電算化軟件運行環境搭建：更具企業規模，使用軟件人數，進行服務器配置，網絡配置，服務器操作系統配置，電算化軟件配置，使用軟件人員操作培訓等，搭建一套合理的電算化運行體系。

　 調試運行：設計完畢，首先以模擬數據對系統設計的各個環節進行測試，最好先錄入測試數據，通過測試數據錄入，讓操作人員熟悉軟件操作，從企業基礎架構開始錄入，模擬企業財務流程，業務流程，最終根據測試數據取出報表數據，檢測數據是否準確，從而發現問題，不斷完善。其次，正式交付用戶使用，要人機并行操作若干個會計月度，以便兩相核對，進一步檢驗系統設計是否正確可靠，操作過程中，分工明確，準確的責任劃分，做到誰出的錯找誰，讓每一個軟件操作人員明白自己該做什么，怎么做，做錯后會造成什么后果。最終通過測試數據再到真實業務數據的操作，讓每個操作人員準確的掌握軟件操作流程，最終達到無紙質辦公。

、會計電算化人員確立

 會計電算化的實行要求重新確立會計人員分工及標準,從數據管理和系統操作兩個角度對會計電算化系統下的人員分工進行分析,結合數據管理和會計業務兩個層面確立會計人員分工模式,并提出相應的工作職能和標準,為企業的管理者提供科學、合理的財務管理模式。

、會計電算化操作流程確立

 更具企業自身情況財務軟件實施人員進行調研，為企業制定對應軟件操作流程，新建賬套、增加操作員 （操作員的編號和姓名不能重復)、建立賬套、選擇核算類型、選擇填寫基礎信息、啟用賬套、賦予操作員權限 、設置憑證類別、增加會計科目、設置業務單據格式、業務材料檔案、項目檔案等等，錄入期初余額并試算平衡、設置憑證類別、增加會計科目、錄入期初余額并試算平衡 、填制記賬憑證、審核憑證 、記賬、編制財務報表。

、會計電算化人員培訓

 更新會計專業知識 隨著網絡經濟為代表的知識經濟的發展，網絡會計、知識會計也隨之產生，另外，隨著全球經濟一體化的進程，跨行業跨國界多主體的集團業務的出現，這一背景下也出現了“網絡財務”、“全能ERP軟件”、“數字化管理”等多種定位。這就要求我們的會計電算化教育必須適時充實或增加上述內容。財會人員必須時刻警示自己，及時更新自己的知識庫，才是會計工作人員事業的根本。

 必須掌握計算應用基礎知識、網絡知識、系統分析技術、Internet、電子商務等現代信息技術。會計電算化是一門邊緣學科，例如對一些小型商場，個體經營戶來說，他們不需要買專門的會計電算化軟件。這時他們就可以利用Excel強大的數據運算和處理功能進行工資核算，數據透視等方面的運用。因此，高校會計電算化教育應適應網絡時代的需要，必須加強計算機網絡及應用的教學力度，也要必須要通曉專業理論和擅長計算機操作。

、會計電算化基本檔案錄入

 企業前期根據自身情況，準備自身需要的基礎檔案，如部門檔案（用作科目部門核算等使用）、人員檔案（個人輔助核算等），如使用業務系統的企業，還需準備例如存貨檔案、存貨計量單位、倉庫信息、倉庫計價方式，設計生產制造業企業需準備自身物料清單、生產工序、工時、人工等基礎檔案。

 基礎檔案建立的完善與否，直接影響企業日后軟件使用效率已經管控效果，在初期建立基礎檔案時，遵循越完善越好，就像高樓大廈的建立，都必須有良好的根基。在檔案的分類等方面，盡量做到最細。會計電算化運用的成功與否，基礎檔案的建立起了決定性作用

、會計電算化試用——驗收完工

 會計電算化分為試用期和正常使用期，試用期間，手工帳與會計電算化同時進行，通過手工帳驗證會計電算化賬務是否正確，通過試用期，企業選擇最適合自身情況的電算化流程。試用期最佳時間為一個財務期間，根據一個財務期間的電算化賬務處理，操作人員熟悉軟件操作流程，生成對應財務數據，與手工賬務進行核對，當最終核對無誤后，確定電算化運行成功，最終驗收完工，取代手工賬務處理。

、會計電算化財務報表設計

 會計電算化財務報表和手工賬務一樣，主要由三大報表構成（資產負債表、利潤表、現金流量表），按照企業行業性質和稅務部門規定，設置對應報表。

 在報表方面，會計電算化相比手工賬務，其優勢在于自定義報表，企業可以根據自身需求，設置自定義報表，如收入費用明細表、項目成本表等等，對比手工賬務，大大的減少了財務數據統計工作。

、會計電算化與OA、HR人事聯用，無紙質辦公

 隨著會計電算化的進步，會計電算化已經不僅限于財務業務的處理，與OA（辦公管理系統）、HR（人士管理系統）的無縫連接,大大提高工作效率。通過OA系統與電算化系統聯用，有效管理費用問題、HR系統與電算化系統聯用，有限管理人員工資、個人應收應付等問題。

、會計電算化系統管理員要求

 系統管理員崗位的職責內容主要包括；（1） 在會計電算化軟件的開發階段，負責協調軟件開發者與使用者之間的關系，根據軟件評審要求，做好相應的準備工作。（2） 在會計電算化軟件的運行階段，負責日常的維護和管理，幫助系統操作員熟練掌握操作技能。（3） 檢查督促系統操作員對數據的備份情況。（4） 檢查各操作員操作的日志記載情況，對計算機開機、關機和運行情況進行檢查，防止非法調用和操作。（5） 為保證會計軟件的正常運行和數據的保密和安全，不得進人數據庫直接對會計數據進行修改。（6） 運用電算化系統中的信息資源和分析模塊，緊密結合本單位經濟活動情況，對本企業的財務狀況進行簡要分析，為企業領導經營決策提供依據。（7） 對于系統內發生計算機病毒等情況須運用殺毒軟件消除病毒，并向負責計算機安全的公安機關反映。（8） 為保守本單位經濟秘密和會計數據的安全，不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。系統管理員權限主要包括：（1） 有權設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。（2）有權對會計信息的錄入工作進行檢查和監督。（3） 有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統中運行。（4） 有權對有關人員的操作權限進行設置和調整。

　 由于信息技術發展異常迅速，會計工作規范化進程的不斷發展與完善，無論計算機方面的新技術，還是會計業務的新要求，都對會計電算化工作不斷地提出更高要求，這就需要系統管理員要掌握、理解會計電算化的各項新要求，及時地調整、更新系統，從而更好地服務于會計電算化工作。而系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性、重要性。他們負責整個會計電算化信息系統的正常運行，如系統軟件、硬件的維護，系統數據保存，網絡服務器、數據庫的口令等等。從一定程度上說，基層單位會計電算化實施的效果好壞，決定于系統管理員的工作水平高低。

、會計電算化后期維護注意事項

 會計電算化后期維護分為軟件操作維護、操作環境及網絡維護、數據安全維護三大方面。

（1）、軟件操作維護：日常會計電算化操作中基礎檔案的增加、刪除、修改，企業設置一個系統管理員對日常業務進行維護即可。（2）、操作環境及網絡維護，需要企業配備專業的網絡管理員，對企業服務器系統、局域網IP地址、外網地址、端口號、路由器等進行日常維護。（3）、數據安全維護，企業定期對財務數據進行備份，使用U盤或移動硬盤對數據進行保存。

五、總結

 結論：會計電算化是利用財務管理軟件來完成會計核算、報表編制等。它大大提高了會計核算效率，減輕勞務工作量。會計電算化主要側重會計軟件的學習，為了適應現在企業的要求。

參 考 文 獻

詹勝鈴，《會計電算化系統的內部控制》，商刊，2014，29期

周青，《淺談會計電算化》，中西部科技，2011(05)

王娟，《會計電算化的現狀及發展》，電腦知識與技術，2011(21)

吳慶愛，《我國會計電算化中存在的問題及其對策》，財經視點，2011（07）

劉意，《淺談會計電算化的應用及對策》，農業網絡信息，2007（10）

王桂霞，《會計電算化與實際應用及發展趨勢》，中小企業管理與科技（下旬刊），2010（23）

張潔，《ERP財務管理信息系統功能》，西南財經大學，2008