企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的知識管理功能研究

企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的知識管理功能研究

 [摘 要] 信息在企業(yè)管理中有著舉足輕重的作用，為企業(yè)的經(jīng)營、管理、生產(chǎn)等服務(wù)，并進(jìn)行了大量的信息收集、加工、處理、傳遞、儲存、交換、反饋等。把信息作為開發(fā)的資源，將會使企業(yè)不斷進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)，提高企業(yè)的競爭力提高企業(yè)效益。

 [關(guān)鍵詞]  信息系統(tǒng) 企業(yè)管理 知識管理功能 競爭力

 社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系框架的建立，給企業(yè)注人了新的生機和活力，促使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)條件下，轉(zhuǎn)觀念、換機制、闖市場、求生存，而做到這點，必先使企業(yè)自身耳聰目明，及時準(zhǔn)確、完整地捕捉信息，并加以利用。本文試圖從信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的管理功能來論述。首先從企業(yè)管理信息的來源、其次企業(yè)管理信息的作用、貢獻(xiàn)、戰(zhàn)略等方面來談?wù)勂髽I(yè)管理與信息之間的關(guān)系。
 1、信息在企業(yè)管理中的作用：企業(yè)管理的基本職能是合理組織生產(chǎn)力，維護(hù)與完善生產(chǎn)關(guān)系。它表現(xiàn)為按照決策目標(biāo)進(jìn)行計劃、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)。企業(yè)管理過程就是管理機構(gòu)和管理方法相互結(jié)合，不斷運動的過程。在這個過程中，企業(yè)內(nèi)外、上下都有大量的信息輸入輸出，形成存取、傳遞、變換、加工、推理、判斷、決策、預(yù)測、評估的信息系統(tǒng)，企業(yè)管理就是信息的處理過程。沒有信息，企業(yè)管理就無法進(jìn)行。
 2、信息是計劃與決策的可靠基礎(chǔ)。計劃與決策是企業(yè)管理的首要職能，科學(xué)的計劃與決策，必須以全面反映客觀經(jīng)濟(jì)過程的大量信息資料為依據(jù)，這是因為在計劃與決策過程中，需要依據(jù)信息確定目標(biāo)，規(guī)定時問、條件、質(zhì)量、指標(biāo)等。掌握信息和了解情況是正確判斷和決策的前提。　　一、企業(yè)管理信息概述
 企業(yè)信息管理是為了企業(yè)的經(jīng)營、管理、生產(chǎn)等服務(wù)而進(jìn)行的相關(guān)信息收集、加工、處理、傳遞、儲存、交換、檢索、利用、反饋等活動的總稱。企業(yè)一般都會以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，對企業(yè)的信息活動過程進(jìn)行企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，對信息活動中的要素進(jìn)行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的決策過程，力求以最小的消耗創(chuàng)造最大的效益，共享管理使企業(yè)管理信息高效運行。企業(yè)信息管理是信息管理的一種形式，把信息作為待開發(fā)的資源，把信息和信息的活動作為企業(yè)的核心財富。
 在企業(yè)信息管理中，信息和信息活動是企業(yè)信息管理的主要對象。企業(yè)所有的活動情況都要轉(zhuǎn)變成信息，以“信息流”的形式在企業(yè)信息系統(tǒng)中運行，實現(xiàn)信息傳播、存儲、共享、創(chuàng)新和利用。企業(yè)信息管理必須遵循信息活動的固有規(guī)律，并建立相應(yīng)的管理方法和管理制度，這樣企業(yè)才能完成各項管理職能。通過不斷的經(jīng)驗總結(jié)和挖掘管理信息來反映企業(yè)的活動變化，不斷滿足企業(yè)信息管理的需要，不斷改進(jìn)創(chuàng)新。
 二、企業(yè)管理信息系統(tǒng)中知識管理功能對企業(yè)的作用
   1、直接作用
 從直接方面來講，它通過對企業(yè)管理員工的意識觀念、日常工作動活動、工作效率、工作效益等方面進(jìn)行傳遞、存儲、利用、反饋、技術(shù)改進(jìn)等提高了企業(yè)的競爭能力和增加了企業(yè)的效益。
   2、間接作用
 從間接方面講，它提高了企業(yè)的無形資產(chǎn)，比如員工的職業(yè)技能、優(yōu)化了生產(chǎn)流程等并提升了企業(yè)形象、增加了企業(yè)的內(nèi)涵價值，為企業(yè)創(chuàng)造出了無形的財富。
　三、知識管理功能對企業(yè)的貢獻(xiàn)
對管理個人的貢獻(xiàn)
 對管理人個人的貢獻(xiàn)是指提高管理人員的辦公效率，可從實用和心理兩個方面來考慮，“實用”考慮是指供管理人使用的辦公軟件必須簡單、易用、容易操作，“心理”考慮是指管理信息系統(tǒng)必須滿足管理人的易學(xué)、易懂、易會滿足他們的優(yōu)越感。
對管理企業(yè)的貢獻(xiàn)
 對企業(yè)的貢獻(xiàn)是指信息化必須幫助企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益。促使管理人員改變對管理信息系統(tǒng)的看法，并對其持積極肯定和堅決支持的態(tài)度；進(jìn)一步，還將啟迪管理人的思維，使管理人把信息技術(shù)引入到管理活動的各個方面。
 四、企業(yè)管理信息系統(tǒng)中知識管理功能的組織管理和戰(zhàn)略
 1、管理信息系統(tǒng)有助于管理功能的加強，這主要表現(xiàn)在：①通過計算機網(wǎng)絡(luò)，增強部門之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易，上下層之間信息的傳輸更加迅速；②總部能更加容易控制分公司的業(yè)務(wù)活動，分公司的不透明性因素在減少、決策失誤在減少；③更容易收集到客戶的產(chǎn)品需求信息、競爭對手的信息和其它市場信息，有利于企業(yè)生產(chǎn)計劃和銷售計劃的制訂； ④促使把面向人的管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蚰繕?biāo)的管理，充分調(diào)動員工的工作積極性和激發(fā)員工的工作積極性； ⑤實現(xiàn)物流（服務(wù)流）、資金流、信息流的統(tǒng)一，改善物流各環(huán)節(jié)，增強管理能力； ⑥各種參考數(shù)據(jù)及時獲得，領(lǐng)導(dǎo)的決策水平空前提高，能做到運籌帷幄。
 2、提高管理效率，在沒有計算機網(wǎng)絡(luò)的時代，要有效地實現(xiàn)跨國域或地域的管理是難以想象的，而今天，通過計算機網(wǎng)絡(luò)和運行其應(yīng)用系統(tǒng)，可以高效地、便捷地、經(jīng)濟(jì)地管理跨國域或地域的子、分公司，企業(yè)可以快速對外地子公司下達(dá)指令和及時了解外地子公司當(dāng)天的運營情況。
 3、引發(fā)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整 ，縱橫交錯的計算機網(wǎng)絡(luò)改變了信息傳遞的方式，使其由階梯層(等級)型逐步變?yōu)樗��?自由)型，與信息傳遞方式緊密相連的管理組織結(jié)構(gòu)也就從尖頂?shù)摹敖鹱炙�”型變成扁平的“矩陣”型，組織結(jié)構(gòu)扁平化意味著打破部門之間的界限，任命跨職能部門的任務(wù)團(tuán)隊。同時，高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多，基層作業(yè)者根據(jù)實際情況及時進(jìn)行決策的機會增多。
 4、增加管理手段 計算機網(wǎng)絡(luò)以及建立在其上的MRPII或ERP系統(tǒng)正在成為企業(yè)管理的重要戰(zhàn)略手段和企業(yè)內(nèi)部文化的一部分。多媒體和綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)的利用，可以使企業(yè)通過聲音、圖象和文字來近地或遠(yuǎn)程控制產(chǎn)品生產(chǎn)或服務(wù)提供的全過程，從而減少產(chǎn)品的不良率和提高顧客的滿意程度。
 5、企業(yè)不斷革新管理思想，管理信息系統(tǒng)進(jìn)行到一定階段必然會引發(fā)企業(yè)管理機制的變革和業(yè)務(wù)流程的重組；再者，MRPII或ERP等計算機應(yīng)用系統(tǒng)本身是一種先進(jìn)管理思想的載體，它要求企業(yè)進(jìn)行相應(yīng)的組織架構(gòu)的調(diào)整或業(yè)務(wù)流程的重組。這兩者的相互作用將幫助企業(yè)進(jìn)行“企業(yè)再造”和“管理重塑”。
 任何地方只要有管理就必然有信息，如果形成系統(tǒng)就形成MIS。計算機設(shè)備使MIS更有效，尤其是現(xiàn)代社會，MIS已和計算機設(shè)備不可分離，因此一般來說MIS就是計算機MIS。MIS包括計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等硬件成份，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件包等軟件成份。并隨著計算機水平和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展還會出現(xiàn)更多的內(nèi)容。計算機設(shè)備并不是MIS的必要條件，MIS的開發(fā)必須具有一定的科學(xué)管理工作基礎(chǔ)。只有在合理的管理體制
完善的企業(yè)規(guī)章制度、穩(wěn)定的生產(chǎn)秩序、科學(xué)的管理方法和準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行MIS的開發(fā)。
 MIS系統(tǒng)是企業(yè)的子系統(tǒng)，這個子系統(tǒng)在企業(yè)里的生死存亡，關(guān)鍵不在于它的技術(shù)有多先進(jìn)，界面多么好看，可以應(yīng)付或通過什么檢查，可以充當(dāng)什么道具，為多少人晉升技術(shù)職稱創(chuàng)造了條件，而在于它是否在提高企業(yè)辦事效率，提高企業(yè)對市場的響應(yīng)速度，為企業(yè)合理利用資源，節(jié)約資源、降低成本提高效益發(fā)揮作用。MIS是一種較復(fù)雜的信息系統(tǒng)。它是在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。它能收集、傳輸、存儲、加工、輸出、維護(hù)信息。MIS與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的主要區(qū)別在于：不僅能進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，而且還將數(shù)據(jù)處理與優(yōu)化的經(jīng)濟(jì)管理模型、仿真等結(jié)合起來，能向各級領(lǐng)導(dǎo)提供決策用的信息。MIS可以按照企業(yè)業(yè)務(wù)處理的功能劃分為若干子系統(tǒng)，如市場營銷、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)作業(yè)、勞動人事、成本財務(wù)等。MIS具有以下功能：①及時提供反映企業(yè)實際情況的信息，支持決策。②能用數(shù)學(xué)模型及過去的信息預(yù)測未來。③針對不同的管理層給出不同要求的報告，達(dá)到控制企業(yè)行為的目的。④輔助管理者進(jìn)行監(jiān)督和控制，以便有效地利用企業(yè)的資源。
 信息技術(shù)對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的意義有：（1）企業(yè)間的協(xié)同。企業(yè)間可以利用信息系統(tǒng)成為信息伙伴，甚至可以將他們的信息系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，共享信息資源。（2）使用信息系統(tǒng)還可以取得全行業(yè)的競爭優(yōu)勢。（3）網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)（4）企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組。業(yè)務(wù)流程重組旨在消除低效的業(yè)務(wù)與部門，減少無效勞動及提高對市場與客戶的反映速度，使流程的每一步都能獲得價值增值；業(yè)務(wù)流程重組強調(diào)企業(yè)整體全局上的最優(yōu)而不是單個環(huán)節(jié)或作業(yè)任務(wù)的最好。
五、企業(yè)合理利用資源、提高效益，充分體現(xiàn)其商業(yè)價值
 信息與企業(yè)價值鏈，價值鏈?zhǔn)侵福�任何一個企業(yè)均可看作是由一系列相互關(guān)聯(lián)的行為構(gòu)成，這些行為對應(yīng)于物料從供應(yīng)商到消費者的流動過程，即物料在企業(yè)的流動過程。而這一過程就是物料在企業(yè)的各個部門不斷增加價值的過程。    價值鏈模式強調(diào)在企業(yè)中，能最大程度使用競爭策略和使信息體系產(chǎn)生戰(zhàn)略影響的具體行為。價值鏈模式能確定出具體的關(guān)鍵點。在這些點處企業(yè)能最有效地使用信息技術(shù)，提高競爭力。從戰(zhàn)略信息系統(tǒng)中能精確知道什么地方能得到最大利益，采取什么具體做法才能形成新產(chǎn)品和服務(wù)，才能擴大市場滲透力密切聯(lián)系顧客和供應(yīng)商，降低生產(chǎn)費用。這種模式采取的基本做法，是將公司看做一個系列或“鏈”，為公司的產(chǎn)品及服務(wù)增添新價值。信息與企業(yè)供應(yīng)鏈管理，供應(yīng)鏈管理是由價值鏈理論發(fā)展而來的。企業(yè)內(nèi)部存在著物流的 流動，物料企業(yè)與企業(yè)之間也存在著這樣的流動關(guān)系。這樣每個企業(yè)內(nèi)部的價值鏈就通過供需關(guān)系聯(lián)系起來，成為更高層次、更大范圍的供應(yīng)鏈。供應(yīng)鏈管理就是把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，并對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理，這些環(huán)節(jié)包括計單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運輸、分銷、服務(wù)、財務(wù)管理、人事管理、項目管理等。供應(yīng)鏈管理是一種跨企業(yè)的協(xié)作，覆蓋了從原材料到最終產(chǎn)品的全部過程。這個管理過程中的收益來自把供應(yīng)商、制造者和最終客戶緊密的結(jié)合起來，消除或減少了整個供應(yīng)鏈中不必要的活動與成本。    信息技術(shù)與供應(yīng)鏈管理的發(fā)展是一個互相推動的過程。信息技術(shù)對供應(yīng)鏈管理起了非常重要的促進(jìn)作用。與供應(yīng)鏈管理相關(guān)的應(yīng)用軟件有：1、訂貨管理的物料需求計劃軟件；2、同時管理物流和資金流的制造資源計劃軟件； 3、全面管理企業(yè)的企業(yè)資源計劃軟件。這些軟件使企業(yè)管理人員對企業(yè)的控制能力大為增強，信息的獲取與交流更加迅捷，直接促進(jìn)了供應(yīng)鏈管理的發(fā)展。
 六、全文總結(jié)
 管理信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益日益被決策者所承認(rèn)。每個企業(yè)根據(jù)本企業(yè)信息的要求進(jìn)行隊伍建設(shè)，提高人的素質(zhì)，是推進(jìn)信息化的中心工作，也是首要工作。在此基礎(chǔ)上再一手抓技術(shù)的推廣應(yīng)用，一手抓管理的改革，人員、管理、技術(shù)三者相互配合、相互促進(jìn)，協(xié)同發(fā)展.企業(yè)信息管理及軟件的開發(fā)應(yīng)用是件耗時費力的工程項目，必須嚴(yán)格按照完整的流程規(guī)范化的開發(fā)方法和程序來開發(fā)，才能開發(fā)出與現(xiàn)代企業(yè)管理相適應(yīng)的需求軟件，為企業(yè)的發(fā)展帶來動力。　　
參考文獻(xiàn)
1、普斯特.安德森 著 于明編譯：《管理信息系統(tǒng)：用信息技術(shù)解決商務(wù)問題》，清華大學(xué)出版社，2009.10（第3版）
2、馬慧、楊一平 編著《管理信息系統(tǒng)》：清華大學(xué)出版社2010.3