時間管理

一、認(rèn)識自己的時間·················································4

二、來自于時間的壓力···············································5

三、管理自己的時間·················································6

（一）診斷自己的時間···············································6

（二）消除浪費(fèi)時間的活動···········································7

（三）統(tǒng)一安排自由的時間···········································8

四、閑暇中的財富···················································9

五、參考文獻(xiàn)·······················································9

內(nèi)容摘要

時間是最特殊的一項資源，毫無供求彈性。在現(xiàn)金為王的市場經(jīng)濟(jì)時代，公司與企業(yè)的生存與流動資金量密切相關(guān)，而這一點(diǎn)，銀行可以解決資金匱乏的問題。另一個影響因素是人才，作為人口大國的中國，新時代人才稀缺讓許多公司與企業(yè)求賢若渴，不惜花重金招攬。而，能用資金解決的問題都不算問題。只有時間，我們租不到、借不到、也買不到，即使用盡一切手段也無法獲得。

時間永遠(yuǎn)是最短缺的。時間完全沒有替代品。行世間諸事，時間被納入頭等要素考慮。有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍視自己的時間。哈佛著名理論：人的差異在于業(yè)余時間。

一切卓有成效的管理者都懂得：對時間的控制與管理不能一勞永逸。

關(guān)鍵詞：特殊資源、時間短缺、替代品、業(yè)余時間、卓有成效、時間管理。

時間管理

在執(zhí)行某項任務(wù)前，一般都從如何具體落實(shí)計劃說起。如此看起來合乎道理。現(xiàn)實(shí)情況是制定的計劃，很少發(fā)生作用，或極少發(fā)生預(yù)料的作用。制定實(shí)施計劃通常成為紙上談兵，或者是構(gòu)造出理想的愿望，真正實(shí)現(xiàn)的屈指可數(shù)。

有效的管理者對于自己的工作，一開始會從時間安排上入手，計劃不是他們的第一步，他們以認(rèn)清楚自己的時間都用在什么地方為起點(diǎn)，從而管理好自己的時間，減少和消除非生產(chǎn)性、非建設(shè)性工作所占用的時間。最后，將“可自由支配的時間”從零碎集中成一整塊連續(xù)性的大塊時間段。此三步，是有效掌握時間的基礎(chǔ)。

一、認(rèn)識自己的時間

有效的管理者都知道，時間是行諸事的一項限制性因素，任何生產(chǎn)程序的生產(chǎn)量，都會受最短缺資源的制約。在這里，我們所稱謂“有效工作”的生產(chǎn)程序中，最短缺、最稀有的資源，就是時間。

在各項主要生產(chǎn)資源要素中，資金實(shí)際是最充足的，而時間是最特殊的。從計劃經(jīng)濟(jì)過渡到市場經(jīng)濟(jì)中，制約國民經(jīng)濟(jì)增長的從來不是資金匱乏的問題。對于人力，總還是可以聘用的，盡管雇傭到人才并不容易。

“時間就是金錢”已經(jīng)不是“等量關(guān)系”，而是“時間大于金錢”。時間是我們租不到、借不到，也買不到，更不能以任何手段去獲取。

在一定范圍內(nèi)，缺少一種資源，可以尋覓另一種資源替代。人力少了，可以用機(jī)器替代。鐵不行，可以用鋼。我們可以通過學(xué)習(xí)，以增長文化與知識，但沒有任何事物可以替代已消逝的時間。有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，是他們非常珍視自己的時間。

人類擁有自己的“生物鐘”，心理學(xué)實(shí)驗(yàn)證明，人的時間感是很不可靠的。讓一個人在黑屋子里獨(dú)處，很快他就喪失對時間的感覺。在禁閉室內(nèi)，即使燈火通明，也無法估計時間的長短。有時，對時間估計過長，有時估計過短。

經(jīng)常有人說：我這沒做什么事情就過了一上午。若完全靠記憶，我們是無法說清楚自己的時間究竟是怎么消耗掉的。

清晨，某公司部門主管安排一整天的工作，新人培訓(xùn)、招聘面試、拜訪客戶。剛開始意氣風(fēng)發(fā)，何時做培訓(xùn)，何時面試，何時拜訪客戶，計劃得井井有條。而一天結(jié)束，比較自己的工作日志與原來的工作計劃，結(jié)果發(fā)現(xiàn)以上事務(wù)都沒耗多少時間。計劃的三類工作只不過是他大腦里認(rèn)為應(yīng)該耗時做的。一周結(jié)束，工作日志顯示，大部分時間都在解決自己的屬員的客戶上。

有效的管理者知道，若要管理好自己的時間，應(yīng)首要了解自己的時間實(shí)際上是怎樣消耗的。

二、來自時間的壓力

管理者經(jīng)常不得不花費(fèi)一些時間在非生產(chǎn)性和浪費(fèi)時間的事務(wù)上，一位管理者，不論是經(jīng)理人或者是負(fù)責(zé)人，總有大部分時間消耗在毫無意義的工作上。許多時間都無可避免的被浪費(fèi)掉。在公司組織中，職位越高，公司對他的時間要求會越大。

若公司一位重要客戶打來電話，客戶經(jīng)理絕不敢說：“等一下，我現(xiàn)在很忙。”或許這位客戶會談一些家務(wù)瑣事和自己的心事，而這位客戶經(jīng)理不能說：“這些與我無關(guān)。”也只能“洗耳恭聽。部門經(jīng)理需要每天組織主管早會，解決昨日的遺留問題和宣布即將采取的行動。不然，每位主管會迷失工作方向。這樣的事，每天都在重演。

每一位管理者的時間，大部分是被浪費(fèi)掉的。表面上看，似乎每件事都非辦不可，實(shí)際有些卻毫無意義。

即使只想獲得最少程度的有效，管理者的很多任務(wù)也需要耗用相當(dāng)大的一整塊時間。若每一次耗用的時間少于耗用標(biāo)準(zhǔn)，不僅事情不能辦好，也造成時間的浪費(fèi)，再做還要重新開始。

寫一篇社論，大概需要3至4個小時方能完成。若每次用20分鐘，每天3次，一共需要4天，雖然總時間達(dá)到了4小時，估計結(jié)果還是不如人意。若是暫時與外界切斷聯(lián)系，連續(xù)用上4個時辰，一份相當(dāng)可觀的社論就可以完成了。

知識工作者要想有效，就必須把時間做整塊運(yùn)用，若將時間分開零星使用，即使總時間相同，結(jié)果也總是不夠。每個人都是時間的消費(fèi)者，然大多數(shù)人都是時間的浪費(fèi)者。

與他人接觸兩三分鐘，是不會達(dá)到了解的程度，也談不上什么效果。與他人做有效溝通，需要用上足夠的時間才能達(dá)到預(yù)期效果。一位領(lǐng)導(dǎo)開導(dǎo)下屬，如果認(rèn)為只需要花20分鐘把話講完就行了，那他一定是自欺欺人。若想在思想上影響他人，那就需要1個小時以上的促膝長談。若想建立和諧的人際關(guān)系，就得需要更多時間。

由于知識工作不能用衡量體力工作的方法來衡量，因此，我們確實(shí)無法用只言片語說明知識工作者是否在做該做的工作，是否做得出色。對一位體力工作者，我們可以說：“標(biāo)準(zhǔn)是每小時完成40件，而你只做了35件。”而對于知識工作者，我們需要坐下來與他共同討論應(yīng)該做些什么，為什么該做，然后才弄明白他的工作做得怎樣。如此一番就很費(fèi)時間。

知識工作者必須了解別人期望他做出的貢獻(xiàn)是什么，原因是什么，對必須使用其知識成果的人的工作情況，他也要有足夠了解。因此，知識工作者需要資料、需要討論、還需要指導(dǎo)他人，這些都極為費(fèi)時。他不僅需要占用他上級的時間，同樣也占用他周圍同事的時間。

在壽險公司里，內(nèi)勤（組訓(xùn)）為保險銷售崗位人員（包括主管）提供一切銷售支持工作，從新人入司的從業(yè)資格培訓(xùn)到銷售技術(shù)和資料（產(chǎn)品資料等）的準(zhǔn)備。對于內(nèi)勤人員來說，銷售員就是他們的“內(nèi)部顧客”，內(nèi)勤工作者需要了解銷售員的業(yè)績情況，并為直轄部門經(jīng)理提供數(shù)據(jù)信息。

對于部門經(jīng)理而言，周一到周五每天8點(diǎn)整的主管早會，需要為每位主管指明本周的工作方向與安排，而內(nèi)勤則從旁協(xié)助。

工作關(guān)系的協(xié)調(diào)確實(shí)很費(fèi)時間。任何組織都少不了這種協(xié)調(diào)。人數(shù)越多，層級越高，協(xié)調(diào)相互的關(guān)系所需時間越長，如此，真正屬于自己的時間就相對減少。

三、管理自己的時間

 “不違農(nóng)時，谷不可勝食也；斧斤以時入山林，材木不可勝用也。”

“雞豚狗彘之畜，無失其時，七十者可以食肉矣。百畝之田，勿奪其時，數(shù)口之家，可以無饑矣。”

——節(jié)選自(《孟子·梁惠王上》第三章《寡人之于國也》)

不耽誤農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的季節(jié)，糧食就會吃不完。按一定的季節(jié)入山伐木，木材就會用不完。

雞、豬、狗的畜養(yǎng)，不要耽誤它們的繁殖時機(jī)，七十歲的人就可以吃肉食了。百畝大的田地，不要耽誤它的耕作時節(jié)，數(shù)口之家就可以不受饑餓了。

孟子從“不違農(nóng)時”、“斧斤以時入山林”，推出“谷不可勝食”、“材木不可勝用”的結(jié)論。繼而推出“是使民養(yǎng)生喪死無憾”這個新的結(jié)論。孟子運(yùn)用“連鎖推理”形式，強(qiáng)調(diào)了實(shí)行道要從不違農(nóng)時、發(fā)展生產(chǎn)、解決百姓最基本的吃穿問題入手。

有關(guān)時間管理的研究與討論已有淵源的歷史。正如人類社會從農(nóng)業(yè)革命演進(jìn)到工業(yè)革命，再到信息革命，時間管理也已歷經(jīng)四代。

第一代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。

第二代強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。

第三代是當(dāng)下正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。即依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，再逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。這種做法有它可取的地方。但也有人發(fā)現(xiàn)，過分強(qiáng)調(diào)效率，把時間崩得死死的，反而會產(chǎn)生反效果，使人失去增進(jìn)感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機(jī)會。于是許多人放棄這種過于死板拘束的時間管理法，回復(fù)到前兩代的做法，以維護(hù)生活的品質(zhì)。

第四代的理論與以往截然不同之處在于，它根本否定“時間管理”這個名詞，主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。

（一）診斷自己的時間

提高管理者的有效性，第一步是記錄其時間耗用的實(shí)際情形。

時間記錄每個人各有其法，事實(shí)上許多管理者都有一本小冊子和工作筆記本，自己記錄，也有請其秘書小姐代為記錄。記錄的重要之處，是必須在處理某一項工作的“當(dāng)時”立刻加以記錄，而不能事后憑記憶補(bǔ)記。

在壽險公司，每一位壽險從業(yè)人員，無論外勤和內(nèi)勤，都具有系統(tǒng)性記錄時間的習(xí)慣。對于內(nèi)勤，當(dāng)天經(jīng)理交代了接下來的工作，需要和誰聯(lián)系，需要為外勤人員準(zhǔn)備什么資料，每一步都需要做到準(zhǔn)確的銜接，內(nèi)勤的貢獻(xiàn)就是做好對外勤的銷售支持。對于外勤，則是我今天計劃拜訪哪些客戶，客戶如果不方便，隨時有備選的拜訪對象。以上事項都在一天之晨落在壽險從業(yè)人員的工作日志上。一天結(jié)束后，他們都能根據(jù)自己的時間記錄進(jìn)行自我總結(jié)和檢討。

經(jīng)過反復(fù)的記錄與總結(jié)，他們在時間的利用和工作的有效性上比有進(jìn)步。但管理時間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)。

第二個步驟就是要做有系統(tǒng)的時間管理。我們需要先將非建設(shè)性和浪費(fèi)時間的活動找出來，盡可能把這些活動內(nèi)容從時間表上排除。要做這一步，先試問自己下列問題：

1、首先找出什么事情根本不必做，做這些事完全是浪費(fèi)時間。將工作記錄拿出來，逐一思考：“這件事如果不做，會有什么影響和后果？”如果判斷“沒有任何影響”，這件事就該立刻取消。

然許多大忙人，每天在做一些讓他們覺得難以割舍的事，比如家里突然有人造訪，來訪目的是聊周末可以到哪些地方去休閑，而此時主人正忙于寫公司的簡報，但他不得不放下手中的事，接待上門的朋友。

2、時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？

對于一家公司剛成立一個新部門，負(fù)責(zé)籌建的領(lǐng)導(dǎo)人就需要培養(yǎng)和訓(xùn)練第一批主管，初始，這位籌建經(jīng)理會忙得無法分身，他要處理新主管所面臨的問題，和接受新主管的訴苦。所有的活動和問題都需要他事事躬親。

經(jīng)過三個月的專項訓(xùn)練和業(yè)務(wù)通關(guān)，主管開始分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)。此時，籌建經(jīng)理可以做到部分“授權(quán)”，把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事——這才是有效性的一大改進(jìn)。

3、還有一項因素，是每位管理者都可以控制并且可以消除的——管理者在浪費(fèi)別人的時間。

這種現(xiàn)象不那么明顯，然而，用一個簡單的方法可以檢驗(yàn)：去問問自己的屬員。有效的管理者懂得有系統(tǒng)并且誠懇地問他的下屬：“請仔細(xì)想想，我經(jīng)常做哪些浪費(fèi)你的時間而又不會產(chǎn)生效率的事情？”提出這樣的問題，需要讓對方敢說真心話。

（二）消除浪費(fèi)時間的活動

每一位知識工作者和管理者都該自問以上三個診斷的問題。時間浪費(fèi)有時是由于管理不善和機(jī)構(gòu)有缺陷引起的，管理不善不僅會浪費(fèi)大家的時間，更有甚者，會浪費(fèi)主管自己的時間。

1、首先，應(yīng)找出由于缺乏制度而產(chǎn)生時間浪費(fèi)的因素。尤其注意的現(xiàn)象，是組織機(jī)構(gòu)里一而再、再而三地出現(xiàn)同樣的“危機(jī)”。同樣的危機(jī)若出現(xiàn)了第二次，就絕不應(yīng)讓其出現(xiàn)第三次。

自2011年11月11日起，每年雙11的到來，電商的爆倉似乎都成了必然，淘寶物流1個月才消化掉1天的訂單，以致客戶埋怨不斷。即使在今天有超級電腦處理，問題依然照舊出現(xiàn)。

一項重復(fù)出現(xiàn)的危機(jī)應(yīng)該是可以預(yù)見的。因此，可以預(yù)先防止。同一個危機(jī)如果重復(fù)出現(xiàn)，往往是疏忽和懶散造成的。

2、另一個常見的浪費(fèi)時間的原因，是組織不健全。其表現(xiàn)形式是會議太多。

所謂會議，顧名思義，是靠集會來商議，是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。我們開會時就不能工作，工作時就不能開會。我們之所以要開會，只因?yàn)槟骋磺闆r所需的知識和經(jīng)驗(yàn)，不能全部裝在一個人的頭腦里，需要集思廣益。會議太多，表示未能將信息傳送給需要信息的人員。

在大型壽險公司，會議成為一種特色型的常態(tài)，每天清晨一早會，除非領(lǐng)導(dǎo)不在，否則，會議無可避免。每一次會議的時間少則1小時，多則2至3小時。

（三）統(tǒng)一安排自由的時間

當(dāng)管理者做過了自己的時間記錄與分析后，就能了解究竟有多少時間可以自由支配，有多少時間用于貢獻(xiàn)大事上。

然而，對于可自由支配的時間板塊，也不用有太多奢望。無論管理者怎樣刪掉浪費(fèi)時間的部分，自由時間依然不會太多。

例如：某公司的一位職員在年休的時候，他的公司的電話因?yàn)楦鞣N各樣的原因突然來訪，此時，他不得不放棄休息時間來接聽電話，甚至他會趕回公司。這個時間原則上可以刪掉，但實(shí)際情況讓他的自由時間再次減少。

一位管理者的職位越高，其不能自由支配的時間越多。因此，有效的管理者知道，他必須集中他的時間。他知道時間分割成若干段，等于沒有時間。時間若能集中，即使整塊時間只有1/5，也足夠處理一些大事。相反，零碎散亂的時間，即使有4/5，也毫無意義。

所以，時間管理最后一步，是將管理者自行支配的零碎時間集中。如何集中，各有其法。一些管理者，在周末兩天里會安排其中一天，在家里工作，或外出進(jìn)行商務(wù)拜訪。許多保險從業(yè)人員就采用此法。更有甚者，兩天周末的時間都貢獻(xiàn)給了工作。

另一種方法，是每天晚飯之后安排時間，外出拜訪客戶。

這種方法經(jīng)常用于金融保險業(yè)，在保險公司，員工的時間大部分是屬于客戶的。很多保險客戶在白天工作，只能在晚上約見。因此，保險代理人只能集中自己晚上的時間。如此，很多人認(rèn)為可以在晚上加班，反倒沒有抓緊白天的時間。

然而，集中的方法在其次，重要的是時間如何用法。有效的管理者，第一步應(yīng)先估計究竟有多少“自由時間”，真正是他自己的時間，再保留出相當(dāng)分量的一段連續(xù)性的整塊時間。一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情在“侵食”他保留的時間，便立刻再分析他的時間記錄，再將其中比較次要的工作重新過濾一次。

一切卓有成效的管理者都懂得：對時間的控制與管理不能一勞永逸。他們需要持續(xù)不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進(jìn)行分析，必須根據(jù)自己可支配的時間的多寡，給一些重要活動定下必須完成的期限。

總言之，時間是所有資源中最稀缺的。若不管理好時間，再想管理好其他事情就是空談。分析自己的時間，也是系統(tǒng)地分析自己的工作，區(qū)別工作重要性的方法。

“認(rèn)識自己”是一句富有智慧的哲言，對于我們而言，實(shí)屬不易。然，“認(rèn)識自己的時間“是任何人肯做，就定能做到的，這是通向有效性的必經(jīng)之路。

四、閑暇中的財富

時間這位朋友每天喬裝打扮著如約前來拜訪我們，我們看不見它，但是它的手上卻攜帶著無價的禮物。然而，只要我們不知道如何好好利用它，它就會悄然消失，如一滴水潛入大海，無聲無息。我們的日子也如同這樣滴在時間的河流里，無影無蹤。

可是，在生活中，成千上萬的年輕人無視光陰的匆匆流逝，對自己寶貴的青春麻木不仁，不知惜時如金。歲月如梭，白駒過隙，這個殘酷的事實(shí)，他們并沒有清醒的認(rèn)識，反而還盲目地相信還有大把大把的時間等著他們肆意揮霍，就像一個花錢大手大腳的人順手點(diǎn)了幾個菜，并沒有顧及到它們是否會被浪費(fèi)掉。就在他們“大度”地虛度美好光陰的時候，那些深深懂得時光一去不復(fù)返，花無重開日的人則只爭朝夕，分秒必爭。

每個人都應(yīng)養(yǎng)成惜時如金、爭分奪秒的習(xí)慣，不要讓任何一點(diǎn)閑散時光逃走。你可以利用這些空暇時間增進(jìn)本職工作的能力，你也可以在這些時間中接觸其他新生事物，開拓自己新的知識領(lǐng)域。

正如許多人所不屑的“長期堅持的勤勞和節(jié)儉最終可以讓一個人成為富翁”一樣，許多成功者撿起別人隨手拋擲的零碎時間，并因此得到了淵博的知識和為人敬佩的素養(yǎng)。那些終日埋怨自己“沒時間”的年輕人，捫心自問，在一天中，他們連自我反省、自我完善的一個小時也擠不出來嗎？

浪費(fèi)時間本身尚且不是最大的損失，更大的損傷是我們在這段時間中損耗的精力。努力工作的人，心思敏捷，精力充沛，而一個無所事事者的神經(jīng)將日勝一日地麻木。沉迷于安逸和享受的人，最終會萎靡不振。