信息技術在企業管理中的應用探索

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內容摘要

21世紀是科學技術飛速發展的信息時代，也是信息技術得以廣泛應用的時代。全球已進入了以信息文明為主流的知識經濟時代，而知識經濟本質上是一種信息化經濟，信息資源正日益成為與物質資源同等重要的資源。對信息資源的挖掘和利用推動了信息技術在全社會的廣泛滲透和使用，也使企業的競爭環境發生了深刻的變化。信息技術使世界越來越小，互聯網技術的發展又將使企業發展空間無限擴展。現今有許多中小企業運用專業化的信息技術來改造企業管理，強化企業的實力，增強企業的競爭力，迎接信息時代中的挑戰。

關鍵詞：信息技術；企業管理；應用

前言

隨著信息技術的迅速發展“虛擬企業”、“網上營銷”、“網上銀行”的紛紛產生，必將引起企業生產經營運作方式的變化，企業不再受地域、空間、時間等限制，從而導致中小企業管理模式發生變化，引起全新的企業經營革命。以Internet為代表的網絡技術的成功運用，使中小企業結構和管理模式向信息時代發展。電子商務網站的應用使產品從生產到顧客的中間環節大大減少，顧客更多.地通過電子商務網站獲取有價值的產品信息，建立與中小企業之間的直接聯系，銷售費用降低了，成本下降了。未來企業的管理將更多轉向對企業網站的管理，不斷加強對信息技術的有效利用，直接面對顧客的需求，這無論對企業管理體制還是對人們生產生活方式的影響都將是革命性的變化。信息技術對企業的作用程度非常重要，隨著信息化程度的提高，作用效果的改善，風險也伴隨著加大，其風險體現在信息技術帶來的不僅僅是經營管理質量、效率的變化，同時也將帶來工作流程、業務運行方式、組織機構、權力布局、人際關系甚至觀念等多方面的變化，企業的形式、結構、業務、人員等能否適應這些變化是極難把握和控制的。再加之今后，隨著專業化信息技術在企業中應用的更為廣闊，且自身的不斷改進發展，中小企業也要加快發展步伐，在激烈的市場競爭中，中小企業面對網絡信息技術帶來的挑戰和機遇決不能無動于衷，否則將被歷史無情淘汰。

信息技術概述

信息技術(Information Technology，簡稱IT)，也被稱之為信息與通信技術(Information and Communications Technology，簡稱ICT)。信息技術是一個總括的名稱，它包括用于管理和處理信息所采用的各種技術，主要有:傳感技術、計算機技術和通信技術。對信息技術的研究范圍非常廣，主要包括科學、技術、工程以及管理等學科。在應用方面，信息技術的范圍也是十分廣泛的，主要包括計算機軟硬件、網絡和通訊技術以及應用軟件開發工具等。信息技術使用的目的、范圍和層次是不同的，所以，社會各界對信息技術的定義也有所不同，主要的定義有以下幾種:信息技術是一種“獲取、傳遞、存貯、處理、分析信息以及使信息標準化的技術”。信息技術包含通信、計算機與計算機語言、計算機游戲、電子技術、光纖技術等。現代信息技術以計算機技術、微電子技術以及通信技術為特征。信息技術是指在計算機和通信技術的支持下，用以獲取、加工、變換、存儲、顯示和傳輸文字、數值、圖像以及聲音信息，包括提供設備和提供信息服務兩大方面的方法和設備的總稱。信息技術是人類在生產斗爭和科學實驗中認識自然和改造自然過程中所積累起來的獲取信息、傳遞信息、存儲信息、處理信息以及使信息標準化的經驗、知識、技能和體現這些經驗、知識、技能的勞動資料有目的的結合過程。信息技術指"應用在信息加工和處理中的科學、技術與工程的訓練方法和管理技巧；上述方法和技巧的應用；計算機及其與人、機的相互作用，與人相應的社會、經濟和文化等諸種事物。"信息技術包括信息傳遞過程中的各個方面，即信息的產生、收集、交換、存儲、傳輸、顯示、識別、提取、控制、加工和利用等技術。信息技術是管理、開發和利用信息資源的相關方法、手段與操作程序的總稱。

二、信息技術在中小企業管理發展的現狀

隨著我國信息技術的發展，逐漸應用到各個領域。近年來，我國企業管理信息化建設也在快速發展，信息化技術在企業管理領域也發揮著越來越大的作用。我國有關部門做過相關調查，到現在為止從事企業管理信息軟件開發的企業普遍都是，企業管理信息應用的軟件將近百余種，并且全范圍內有很多地方都開通了企業管理信息技術網站，在網絡上來進行預算、買賣等工作。

2.1 信息化建設對中小企業管理的重要意義

第一、加強信息化建設是中小企業管理的內在要求

隨著計算機、互聯網的普及和快速發展，當今社會已逐步進入信息時代，信息化建設已成為企業生存和發展的重要保障。企業管理作為生產單位重要的基礎管理項目，面對品名繁多的材料和瞬息萬變的市場價格，如果按照傳統的信息處理方式，在大量的信息面前，必然會顯得力不從心。只有運用現代化信息管理方式，才能對大量的信息資源進行有效的處理和整合，為企業提供準確的有價值的信息，使建設單位的企業管理得到科學合理的預測和評估。

第二、加強信息化建設有利于提高中小企業管理的經濟效益

目前，加工生產已全面實行一條龍政策。在加工生產過程中，企業管理起著至關重要的作用。如果有了企業管理信息化管理系統，生產單位就能及時地掌握標的和競爭者的相關信息，這樣不僅能在加工生產過程中提高中標率，降低中標價格，而且在后工作中可根據生產地的投資環境、價格水平、物質條件等綜合因素合理確定生產方案，實現企業經濟效益最大化。

第三、加強信息化建設對于提高中小企業管理水平和工作效率有重要作用

目前，在企業管理領域已經積累了大量的信息資源。在傳統的管理模式下，造價管理人員往拄在資源信息的搜查上花費很多時間，嚴重影響了工作效率。如果能通過加強企業管理信息化建設，利用現代科技手段對這些信息資料進行快速的歸檔、分析，靈活的組織管理，實現網絡信息資源共享，將大大提高工作效率。

2.2 企業管理信息化管理的發展

21世紀是信息化的時代，計算機技術和網絡通信技術飛速發展，在生產領域里已得到廣泛應用。企業管理信息化是建設領域信息化的重要組成部分，將在企業管理活動中發揮重要作用，并主導企業管理未來發展方向，信息化成為企業管理的必然趨勢。“十一五”企業管理改革發展規劃指出，將加快建設企業管理信息系統的規劃、建設，建立符合現行管理體制和市場機制的企業管理信息管理工作機制，完善全國企業管理信息系統，使全國企業管理信息做到互聯互通，為政府提高造價管理決策水平和完善公共信息服務創造條件。因此，企業管理信息化建設也是企業管理改革發展規劃的總體部署和要求。

提供企業管理信息服務是企業管理部門的重要職責，而企業管理信息化是提供企業管理信息服務的重要基礎。隨著改革的深入和發展，我們迫切需要轉變職能，實現由重管理輕服務到管理與服務并重的轉變，企業管理信息化建設成為政府管理部門轉變職能的內在要求。要按照政府提供公共服務的要求大力推進企業管理信息化建設，提高企業管理信息服務水平，有效地為政府宏觀決策和社會服務。

三、我國中小企業信息化建設存在的主要問題

3.1 企業管理者對企業信息化存在認識誤區

改革開放已經30年了，中國市場經濟地位已被越來越多的國家所承認，中國經濟全球化的重要作用，已漸入佳境，在這種環境下，中小企業的管理者對企業信息化仍然有一個很大的誤區，表現為兩極分化的情況；一種是許多管理人員對企業管理思想保守，仍然使用傳統的計劃經濟管理模式，對于企業信息化是缺乏認識的，對企業信息化建設與實施有抵觸的情緒，擔心這樣的改變一旦失敗會破壞企業原有的穩定情況，怕它給企業帶來的影響會造成既有利益的沖擊，企業信息化建設會原地踏步或發展緩慢。

3.2 企業對信息化建設投入不足

中國目前的信息化程度低的主要原因是信息產業基礎設施，信息技術和信息產品投資不是很足。盡管目前，國家信息產業資本投資增長很快，但資本投資的絕對數額相對發達國家和一些發展中國家仍然有相當大的差距。尤其是中小企業信息化建設資金短缺是一個普遍現象。企業信息化投入不足一方面進一步拉大了我國企業信息化水平與發達國家企業信息化水平之間存在的差距，不利于中國企業國際競爭力的提高；另一方面，對我國企業信息化建設是非常嚴格的限制，不能滿足我國企業在日益增長的需求。

其次，國內企業之間的不平衡性投資：從企業規模分析，大企業是高于特大型企業，從行業的角度來看，對于企業信息化投資最大的是石油化工、電子、對外貿易、冶金、電力等一些較大的企業，從企業類型的經濟分析，非國有企業是高于國有及國有控股企業；其三，企業信息化投資結構不合理，存在“重建設輕維修更新”，“重硬件軟件”，“重網絡輕資源”，“重技術經營”的傾向和誤區。投資結構，不能保證企業信息系統建設，維護和更新信息資源的開發和利用之間的協調發展，不利于企業信息化建設和企業健康發展的真實信息，提高管理效率，管理水平和核心競爭力。

3.3 人才問題

人才尤其是復合型人才缺乏。目前，由于我國國民經濟信息化總體水平低，信息產業競爭力不強，綜合信息能力是落后的主要原因是我國的信息技術人員數量少、質量不高，這與我國的教育體制改革滯后于經濟發展的需求相關。同時，缺乏合格的教師和教科書也落后制約信息化人才開發。此外，我國還沒有專門的培訓系統管理員的專業，學生畢業后從事網絡管理，除部分企業開展自己的培訓，他們大多只能在實踐中學習。更為嚴重的是，近年來，一些企業由于表現欠佳，人才激勵政策不到位，企業信息化人才特別是復合型人才流失嚴重的現狀，對企業信息化建設帶來極大的負面影響。

3.4 信息網絡技術的運用發展緩慢

雖然近年來我國信息基礎設施建設步伐加快，但不能適應企業的發展需要的信息網絡環境。網絡帶寬不足，傳輸速度等因素制約了中國信息化建設的過程。

企業網絡建設問題：企業信息化管理的基礎上建立了網絡信息技術。越來越多的網絡開拓者發現，“傳統”的企業網絡的理解和應用通常經歷了幾個固定相，不管企業是否屬于產業，網絡聯系是早晚的事。商業三級網絡分別為內聯網，外聯網和互聯網。國家重點企業的調查，有70%家企業被連接到互聯網，但多數只提供電子郵件地址，也廣泛使用的網絡資源，而不是借助網絡開展經營活動。目前，大多數企業仍在“小冊子”階段，即公司只能注冊一個域名，建立一個小型的主頁，把他的介紹信息放在網頁上。這是目前中國9506個所謂的“已經觸網”的企業網絡應用形式。通常這個網頁將被分為幾個目錄：公司組織結構，新聞，產品，客戶，合作伙伴。這個網頁上寫“公司簡介”小冊子的內容布局是非常相似的，所以稱為“電子手冊”。建立這本小冊子是不難，只要申請域名，寫一個簡單的網站，掛在一個網絡的網絡托管公司，也不需要配備一個專用網頁維護人員。但無論是公司現有客戶或合作伙伴，會發現這個網站的貿易公司并沒有實質的幫助。

目前我國中小企業多數還處于網絡應用的基礎階段，雖然不少企業都具有互聯網接口，能夠與internet直接連通，但僅限于資料查詢以及企業辦公的需要，能夠利用互聯網實現信息交流功能，并嘗試開展電子商務應用的企業較少，而真正能夠依托互聯網平臺開展協同式電子交易，從而進入信息化建設相對高端的電子商務階段的企業，只占極小的一部分。因此，我國企業的信息管理和網絡需求差距仍然很大，與企業內部網和外部網的發展是不平衡的。

四、我國中小企業信息化建設的對策

4.1 加大資金投入

資金的投資強度，在一定程度上決定了企業的規模和企業信息化水平。資金不足是我國企業信息化系統的重要因素。因此，對推進我國企業信息化，除了政府繼續加大對于企業信息化的財務補貼，增加了銀行貸款企業信息化，還必須建立企業主導多元投資體系，全面提高企業信息的輸入。可通過以下方式籌集資金。一是加大企業信息化的投入。企業是信息化，的投資主體，以加強企業自身的信息輸入，以要逐步的開發投資在企業產品銷售的比例。二是通過多種渠道籌集資金。鼓勵和支持企業通過多種形式、多種渠道籌集資金、實施信息化戰略。如果企業股份制改革，面向社會和企業內部籌集資金；積極建立企業信息化發展投資公司，能夠通過發行債卷和股票、籌集私人資金。又是政府應建立一定的啟動資金和風險基金，鼓勵和支持企業實施信息化。此外，它可以直接利用外資等。

4.2 加強網站建設

中小企業網站建設是其信息化建設較為重要的環節。網站猶如企業的網上門面，對于宣傳企業自身以及開展網上業務意義深刻。中小企業網站建設應著重注意以下問題:

1.網站數據力求完善，避免“電子說明書”。完善網站信息是目前企業重點要解決的問題。經筆者調查，有相當一部分中小企業網站的數據不完善，瀏覽企業網站以后，并不能獲得任何有價值的信息，有關企業現狀、產品情況、經營情況、咨詢以及相關服務情況幾乎沒有展示，有的甚至連二級指向鏈接也沒有，僅僅就是一個簡單的說明首頁。這種情況不利于企業開展網上業務，企業應在保證信息準確的前提下，根據企業自身特點對企業信息進行完善。這其中，完善企業網站數據并非要做到“大而全”，關鍵在于有的放矢，即信息內容應充分展現企業的專業特性。對于某些企業來說，“小而精”未必不是一種好的選擇。

2.網站頁面要做到簡易友善。網站界面設計的核心是做到讓用戶更易操作。各網頁中的標題命名應該是簡潔的、定義清晰、且不易相互混淆；網站首頁應該具有明確的導航條和網站地圖用以提供快速導航操作，錯誤或者無效的鏈接一定要避免；企業所發布的主要信息應放在突出位置上，常用的功能則應該放到容易操作的位置上；針對目標用戶的需要還應充分考慮瀏覽器兼容性與字體兼容性。

3.確保網站能夠被正常訪問與使用。網站必須被訪問與使用才能體現其價值。網站內容做得再豐富，界面設計的再美觀漂亮，如果訪問不了，那都是沒有意義的。訪問速度、服務器性能、用戶數據的保護、相關功能服務的正常提供、網站的防攻擊能力、對異常災害的恢復能力等作為直接的影響因素應首先得到解決。

4.注重網站宣傳。企業網站作為企業形象的一部分應保持其較高的出現頻率。如可以印在企業的名片、賀卡、信封等顯眼的位置；也可在常用大型搜索引擎登錄進行推廣，如Google、百度等，設計較為準確和全面的關鍵詞，以期增加被正確檢索的機會；此外，與同類或相關類型網站結為聯盟或伙伴關系也有利于網站推廣。

4.3 加強企業信息技術人才、信息管理人才隊伍建設

人才是企業信息化成功與否的最終決定力量。信息工作是一項技術性、實踐性的工作，在各方面信息的工作，需要采用特殊的方法和技巧，但也要根據實際情況靈活選擇。信息直接與信息技術人員素質，能夠精通信息化建設工作的人可以使工作效率大大提高，繼續提供高質量的信息化建設工作。我國企業應該有一個正確的認識，在企業信息化過程中，培養一支即能夠懂得信息技術和有一個堅實的科學知識管理團隊非常重要。團隊即應該有部系統分析與設計、軟件開發、數據庫管理、硬件維修人員等信息技術人才、銷售人員、財務人員、人力資源管理和其他管理人員。

4.4 企業的決策者和管理者必須要高度重視

決策者和管理者是每個企業的核心，也是企業的靈魂。企業的發展目標和長遠規劃，反映了決策者的管理能力和知識水平。企業之間的競爭，其根本就是決策者之間的競爭。企業的決策者和管理水平，影響企業的命運，這是基本的企業信息化。提高管理信息技術知識，尤其是思想上的認識，是企業信息化建設成功的關鍵。只有讓企業管理層能夠充分理解，才能在企業的發展規劃上，增加信息化建設的比例。讓公司的管理層了解公司不做信息化解決方案會缺乏比競爭對手更多的競爭條件。同時可以利用一些外部力量組織研究、培養和實施，幫助新知識信息化與業務流程再造，如咨詢公司參與。咨詢公司一般企業管理從信息的角度，通過它來幫助企業實現資源的優化配置及應用。

此外，企業信息化的最終目標是為企業管理者提供決策支持服務。通過信息化的建設，筑的興趣，幫助管理者開拓眼界、拓寬了思路，借鑒國際先進管理經驗，能夠把它運用到實際工作中，使企業的發展向世界先進水平邁進。因此，在實施企業信息化建設過程中必須高度重視，樹立“領導”的概念，不僅是企業的最高領導親自參與，還應該包括整個決策層的決策。

如果有可能的話，在高管層中應專門設立首席信息官的崗位，同時組建相應的企業信息化項目組。思科是電子商務的倡導者和成功的實踐者，并從電子商務的應用中獲益匪淺。通過成功應用電子商務，思科每年節省8億美元的經營成本，使客戶的滿意度大幅上升。正是因為成功地應用了電子商務，思科獲得了很強的市場競爭能力。思科取得這樣的成就，與其高層的決策理念有很大的關系。思科高級副總裁兼CEO蘇維克認為，在決策層，企業信息官必須要讓高層管理者相信采用電子商務對公司有利，而且公司的互聯網策略決不應該只是“.com”裝飾，而是要讓公司真正成為一個互聯網公司。要想成為互聯網公司，傳統公司必須在其領域里擁有電子商務的競爭優勢。

五、小結

中小企業信息化是其生存發展和提高競爭力的重要手段，推進中小企業信息化，是貫徹落實科學發展觀，實現國家信息化發展戰略的根本性舉措。在全球經濟一體化的背景下，越來越多的中小企業逐漸認識到信息化的作用。通過之前的分析，筆者認為，中小企業信息化建設應做到以下幾方面:首先，作為企業的領導者應高度重視信息化對于中小企業的重要作用，信息化建設應作為“一把手工程”來抓；其次，改革企業原有的組織結構，建立完善的信息化組織；企業應統籌調配信息化建設所需要的各種資源，努力為信息化建設創造良好的內外部環境；中小企業信息化建設是一項復雜長期的系統工程，需要社會多部門的合力建設，本文對中小企業在信息化建設過程中，社會各職能部門如何具體實施給出建議對策，但對于企業、政府、社會之間應如何協調以產生合力來應對信息化建設等問題還有待進一步的研究。本文的研究也對后期的繼續研究奠定了基礎。

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