戰略管理視角下企業檔案的開發與利用_答辯問題

答辯問題

問題1、企業戰略管理理論如何運用到企業檔案的開發利用中？

答：（1）、企業檔案開發利用中的組織設計問題

企業檔案管理與利用工作的根本使命是通過對檔案信息資源的不斷整合，產生“1+1＞2”的協同作用，充分發揮檔案信息資源的價值。在企業內部，信息資源的配置是按一定的原則進行協調的，這是企業運行的基本前提。企業檔案管理工作與檔案利用工作溝通協調規則的設置需要解決的問題是：在企業戰略執行的過程中，當企業內部出現意見不一致時，需要有一整套解決相應問題的策略或者規則，以協調管理層和員工，保證員工達成共識，減少員工推卸責任，合理規避重要事情的延誤狀態，從而提高企業運作的效率與效益。

員工的個人利益層面可以利用考核機制和激勵制度影響員工的工作行為。企業檔案管理與利用戰略實施中需要科學合理地設計考核與激勵模式，使之能將企業員工的行為引導到符合企業戰略利益的高度，使企業戰略目標能夠被員工所接受，并為實現集體目標而共同努力，使企業戰略的有效執行更具穩定性和可靠性。

在組織設計各環節中，重要的一環工作就是考核與激勵模式的設置。企業檔案開發利用工作都是由員工來完成，除了要有一整套的戰略實施細則和檔案管理工作規范，從技術上確保檔案管理與利用戰略實施的有效開展以外，更重要的是員工能夠參與到戰略實施中去。因此，企業需要建立一個合理的績效考評機制去激勵員工行為，使員工向著企業的戰略方向努力。

（2）、企業檔案開發利用中的人力資源問題

在企業檔案管理與利用戰略實施的過程中，需要戰略評估人員的使用需求與人員成本，并且為企業戰略的有效實施而特別制定科學合理的人員編排計劃。因此，企業的人力資源部門需要為檔案管理與利用戰略的實施配備合理的人員數量和編制，這項工作不僅需要檔案專業人員，而且需要信息管理的技術人員，為檔案管理工作提供技術指導，同時需要相應的戰略管理人員為檔案管理工作提供理論指導，并持續評價工作的執行情況嗎，糾正執行過程中出現的偏差。企業檔案管理與利用戰略的實施與人力資源的合理規劃緊密結合，從而達到最佳的執行效果。

在企業檔案管理與利用戰略實施的過程中，為了使企業戰略能高質量的執行，需要通過工作的豐富性策略手段，去調動員工的積極性，挖掘員工的潛能，使得每一個員工能夠自我激勵，最終提高工作效率，降低缺勤率和離職率，進而提高戰略實施的績效。員工在企業檔案管理與利用戰略實施過程中需經歷的三個階段：第一階段為通過檔案工作擴展形式的豐富性，重新定位檔案工作；第二階段為深刻認識檔案工作的意義，調動員工增強對工作的責任感進而了解實際的工作結果；第三個階段為重新激起員工工作的積極性與參與度從而達到高績效。

（3）、企業戰略實施中的檔案資源配置問題

企業檔案信息資源的有效配置包括了檔案信息在數量、時間和空間三個層面的優化配置。而我國目前企業普遍存在諸如檔案的收集渠道狹窄，收集的內容不夠全面和完善等問題。而在企業檔案的管理機構設置方面，檔案保管工作一般是被分散到各個部門，檔案的整合度低，整合時間長。如果要做到在整個企業范圍內，從全局上進行分配與調度的難度更大。因此企業應做好檔案資源配置的優化，確保企業檔案管理工作的整體與部分的有效結合，使檔案配置合理有序，從宏觀層面保證檔案管理與利用戰略實施過程中及時地提供完全的、優質的檔案信息資源。

綜上所述，企業檔案管理與利用戰略成功的實施依賴于企業各職能部門間的分工協作和有效配合，在不同的職能部門與戰略目標之間的建立起相關聯系，是關系到企業戰略能否順利實施的重要問題，需要從企業的實際情況出發，本著提高企業檔案戰略目標執行率的任務，不斷整合企業檔案信息資源的，并樹立戰略風險防范意識，合理有效的配置人力、物力、財力資源，為企業檔案管理與利用戰略的順利運行提供有力的保障

問題2、論文的創新之處表現在哪些方面？

答：近年來,隨著我國全面深化改革的快速發展,為使企業檔案管理工作更好地適應新時期企業的發展形勢,已經成為企業發展中的重點工作內容。在企業的改革發展中,檔案管理的理論創新、制度創新、機制創新給企業當好"參謀"、提供"鏡鑒"、規避風險等內容,是檔案工作的重要內容。

（1）、現代化技術的應用能夠提高企業檔案管理與利用的工作效率。在科學技術快速發展的今天，如果沒有現代化的技術和先進自動化設備應用在企業檔案信息資源的管理工作中，就根本談不上科學合理地開發和充分的利用檔案資源。先進的現代化技術應用在檔案工作中，能夠合理有效地開發檔案信息資源，為檔案管理工作的技術革新創造了優越的條件。復印機、掃描儀以及計算機等設備的應用更使得開發利用工作的進展大幅度提高，總之，現代化技術手段的應用，不僅在一定程度上把檔案工作人員從傳統繁重的手工勞動中解脫出來，又節省了企業進行檔案信息資源管理與利用的支出成本。

（2）、企業檔案管理與利用的基礎工作水平得到了突飛猛進的提升。檔案基礎性工作的有效開展能夠促使檔案管理水平的提升，企業管理控制文件和過程經營資料收集的完備性和梳理工作的科學性都為檔案信息資源管理與利用工作的開展提供了強有力的保證，能夠提高檔案開發利用工作整體效率。

（3）、企業在進行檔案管理時的管理思維發生了極具轉變，采用專業化的檔案軟件代替人工進行信息篩選和偵查。應用專業化的軟件對企業檔案開發利用工作起到了事半功倍作用的作用，企業檔案管理軟件功能強大，將檔案管理、檔案篩選、檔案信息分析、數據統計、檔案信息網上發布、檔案咨詢、局域網內全員共享等多種功能集于一體。完善的企業檔案管理模式，能夠實現大海撈針式的信息檢索。檔案管理人員可以借助專業的檔案管理軟件進行日常工作，這樣不僅大大提高了工作效率，同時也保證了工作質量，便于將經歷集中于檔案管理模式的研發工作中，從而整體把握檔案信息資源，使檔案管理工作走向正規化和流程化。計算機信息聯網技術的發展，為企業檔案信息資源的管理與利用工作帶來了新的機遇，在網絡環境下開發利用檔案信息資源，可以打破傳統工作模式中地域性限制，使得企業內部的部門之間甚至園區企業之間，乃至行業之間可以實現信息資源交流。只要有共享互聯網絡，檔案管理人員隨時都可以瀏覽查詢各類所需的信息，包括媒體信息以及文本信息。檔案管理人員之間的協作與交流也會因網絡而變得高效快捷，可以進一步加強企業員工之間的溝通，確保檔案管理人員能夠在第一時間更新檔案信息。高效快捷的檔案管理工作可以促進企業間的合作交流，互相學習交流經驗。為共同管理利用檔案資源，及時解決檔案管理和利用過程中出現的問題提供了條件支撐。