質(zhì)量管理系統(tǒng)采購系統(tǒng)實(shí)施方案

采購系統(tǒng)以前與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一并從用友公司購買，由于各種原因，一直沒有使用起來，現(xiàn)根據(jù)李董事長和郭總的要求，委托總裁辦和網(wǎng)絡(luò)信息部集中人力，盡一切可能，快速完成采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)的上線。
 系統(tǒng)的上線是一個(gè)復(fù)雜的工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和職員的努力，要在統(tǒng)籌、規(guī)劃后才能實(shí)施，網(wǎng)絡(luò)信息部通過一段時(shí)間的準(zhǔn)備，已完整地設(shè)計(jì)出采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)的上線計(jì)劃和安排：
 第一步：網(wǎng)絡(luò)信息部ＩＴ人員對質(zhì)量管理系統(tǒng)和采購系統(tǒng)的自我掌握
 我們的質(zhì)量管理系統(tǒng)和采購系統(tǒng)是從用友公司購買來的，這是兩套成品軟件，有固定標(biāo)準(zhǔn)的流程和功能，不能夠另外開發(fā)，這樣就存在靠誰來實(shí)施、誰來維護(hù)等一系列問題。由于采購和質(zhì)量管理系統(tǒng)一經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)就不可停止，系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、可靠性、先進(jìn)性非常重要。因此，企業(yè)一定要擁有一支掌握IT技術(shù)的骨干力量。他們既要懂企業(yè)流程，又要懂IT技術(shù)，能夠用IT語言描述企業(yè)流程，從而具有一定的識別軟件、支撐運(yùn)轉(zhuǎn)的能力，可以成為企業(yè)與軟件公司合作的基本力量。因此，ＩＴ業(yè)務(wù)骨干的自學(xué)十分重要。
 網(wǎng)絡(luò)信息部目前有五個(gè)人，我在進(jìn)入華興公司前曾經(jīng)擔(dān)任過ＥＲＰ的實(shí)施顧問，非常了解ＥＲＰ系統(tǒng)下面的采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)，在加上我這段時(shí)間對用友系統(tǒng)的全面了解，所以，我對用友系統(tǒng)的實(shí)施可謂輕車路熟，毫無技術(shù)上的阻礙；但是，采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)的上線和上線使用后的維護(hù)要花費(fèi)很多精力和時(shí)間，需要更多的技術(shù)骨干的參與和支持，才能按時(shí)高質(zhì)量地完成兩個(gè)系統(tǒng)的推廣，因此，網(wǎng)絡(luò)信息部的其他同事也要熟練掌握采購流程和質(zhì)量管理流程。上個(gè)月，我已要求阿峰抓緊時(shí)間，熟悉用友系統(tǒng)的測試賬套的試用版，通過近一個(gè)月的摸索，他已完全掌握了用友軟件的采購流程以及質(zhì)量管理流程，同時(shí)，我們也翻閱了很多資料，了解采購系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、物流系統(tǒng)和以后我們要運(yùn)行的ＥＲＰ系統(tǒng)的關(guān)系，對那些可能引起的系統(tǒng)之間的沖突進(jìn)行了全面的評估，我也對國際上著名軟件供應(yīng)商（如ＳＡＰ和甲骨文）的產(chǎn)品進(jìn)行過研究，通過這些產(chǎn)品和用友產(chǎn)品的比較，從中找出我們在實(shí)現(xiàn)采購和質(zhì)量管理系統(tǒng)的最佳途徑。另外，為了在實(shí)施系統(tǒng)過程中不走或少走彎路，我們也對南海分公司采購部、計(jì)劃中心、財(cái)務(wù)中心、工程中心、行政部、物流部等采購和質(zhì)量管理系統(tǒng)的使用部門進(jìn)行過實(shí)際的調(diào)查和了解，通過調(diào)查，我們已經(jīng)羅列出在實(shí)施系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的問題，并根據(jù)這些問題，設(shè)計(jì)出解決問題的方案。
 為了節(jié)約費(fèi)用，這次系統(tǒng)的上線不準(zhǔn)備聘請外公司的實(shí)施顧問，包括系統(tǒng)需求分析、培訓(xùn)、上線使用等一系列的動(dòng)作完全依靠網(wǎng)絡(luò)信息部和總裁辦自身的力量，所以，軟件系統(tǒng)的自我掌握非常重要。
 第二步：系統(tǒng)流程統(tǒng)一認(rèn)識階段
 系統(tǒng)是一個(gè)共性的工具，共性的工具如何為個(gè)性的企業(yè)很好使用是問題的核心。在這一階段，我們應(yīng)對整個(gè)企業(yè)采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)做出統(tǒng)一規(guī)劃，明確工作重點(diǎn)，確定實(shí)施步驟，算清投入產(chǎn)出，對與統(tǒng)一規(guī)劃不適應(yīng)的工作流程進(jìn)行徹底改造和優(yōu)化。
 由于采購和質(zhì)管系統(tǒng)在我們公司初次使用，現(xiàn)有的手工采購運(yùn)作及質(zhì)量管理運(yùn)作不是很標(biāo)準(zhǔn)，與將來要使用的系統(tǒng)運(yùn)作會(huì)有或多或少的出入，而系統(tǒng)流程已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)固化，不能更改，要使手工流程與系統(tǒng)流程保持一致，避免推廣應(yīng)用時(shí)發(fā)生不同流程的沖突，只有更改現(xiàn)有的流程，去掉以前不合理的、人為的手工運(yùn)作，使手工運(yùn)作合理化和標(biāo)準(zhǔn)化。兩個(gè)系統(tǒng)使用時(shí)牽協(xié)的部門較多，每個(gè)部門都有不相同的運(yùn)作，要使用系統(tǒng)，必須每個(gè)部門意見一致，運(yùn)作統(tǒng)一。
 為了促進(jìn)流程的統(tǒng)一，我們在五月底到六月初，花了半個(gè)月時(shí)間，到相關(guān)部門了解情況，傾聽不同部門人員對采購和質(zhì)管方面的需求，對生產(chǎn)管理部提出來的具體的申購角色、審核角色作了明確，對申購訂單的輸入內(nèi)容作了解釋，對南海分公司的采購流程進(jìn)行整理，對質(zhì)管部提出的“不合格產(chǎn)品報(bào)告”的數(shù)據(jù)來源進(jìn)行了劃分，打消了財(cái)務(wù)中心對采購系統(tǒng)和質(zhì)管系統(tǒng)使用以后會(huì)引起問題的疑義。同時(shí)，在六月中旬，總裁辦和網(wǎng)絡(luò)信息部集中計(jì)劃中心、南海分公司采購部、工程中心、財(cái)務(wù)中心、南海分公司、質(zhì)管部、南海分公司物流部等相關(guān)部門，討論采購系統(tǒng)的上線安排，根據(jù)現(xiàn)有的人工流程和使用采購系統(tǒng)后的采購流程比較，劃分每一部門及每個(gè)人在采購系統(tǒng)運(yùn)行中的角色，統(tǒng)一意見，形成共識，規(guī)范采購系統(tǒng)運(yùn)行后的流程。通過這一階段的努力，大家在系統(tǒng)總的流程方面已經(jīng)統(tǒng)一，至于在系統(tǒng)運(yùn)行過程中可能出現(xiàn)的小問題到時(shí)候自然會(huì)很容易解決。
 第三步：質(zhì)量管理系統(tǒng)的購買
 采購系統(tǒng)在運(yùn)行的同時(shí)，需要質(zhì)量管理系統(tǒng)配合，采購回來的物料要通過物流部報(bào)檢、質(zhì)檢部或其他相關(guān)部門檢驗(yàn)方可入庫，檢驗(yàn)不合格要從質(zhì)量管理系統(tǒng)中出不合格產(chǎn)品處理報(bào)告單，并且采購物料的退貨要憑不合格產(chǎn)品處理報(bào)告單，質(zhì)量管理系統(tǒng)與采購管理系統(tǒng)連在一起，沒有質(zhì)管系統(tǒng)采購系統(tǒng)則無法完整，采購系統(tǒng)已經(jīng)購買回來，而目前，質(zhì)管系統(tǒng)還是試用版，還未正式購買，為了采購系統(tǒng)的上線，同時(shí)為了采購物料和產(chǎn)成品物料的質(zhì)量管理進(jìn)入制度化和規(guī)范化，需要從用友公司購買一套質(zhì)量管理系統(tǒng)。
 質(zhì)量管理系統(tǒng)的價(jià)格：６個(gè)站點(diǎn)報(bào)價(jià)是１３．８萬，打折６萬４左右。１０個(gè)站點(diǎn)報(bào)價(jià)１９．８萬，打折后９萬元左右。
 ６個(gè)站點(diǎn)暫時(shí)已夠用，建議購買６個(gè)站點(diǎn)的質(zhì)量管理系統(tǒng)，如果不夠用時(shí)再考慮追加站點(diǎn)。                                              
 第四步：實(shí)施培訓(xùn)
 由于要建的是一套新的企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子首先要通過培訓(xùn)、觀摩、調(diào)研、討論和比較來開闊眼界、提高認(rèn)識、統(tǒng)一意見、明確需求。其中關(guān)鍵的是高層管理者要認(rèn)識到位、決心到位。如果沒有高層管理和管理班子的清醒與堅(jiān)定，是肯定做不好的。行動(dòng)發(fā)源于認(rèn)識，需求產(chǎn)生于比較，因此培訓(xùn)好高層是第一大要事。領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識到位了，明白了手工運(yùn)作與信息化運(yùn)作不可同日而語，懂得了管理信息化對于提高企業(yè)競爭力是不可或缺的，明確了自身管理與先進(jìn)企業(yè)之間的差距，管理信息化的需求就能自發(fā)產(chǎn)生出來。
 在對領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行系統(tǒng)原理培訓(xùn)的同時(shí)，也要對職工層進(jìn)行操作方面的培訓(xùn)。因?yàn)椋�任何系統(tǒng)，最終都得依靠最基層的職工具體操作。因此，在實(shí)施采購和質(zhì)量管理系統(tǒng)前，企業(yè)一定要以多種形式教育和培訓(xùn)職工，使之認(rèn)識到兩個(gè)基本點(diǎn)系統(tǒng)使用的重要性和必然性，統(tǒng)一認(rèn)識、自覺學(xué)習(xí)，去除畏難和事不關(guān)已等思想，形成積極投身信息化工程的氛圍。需要使員工明白，不搞采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)就不能提升競爭能力 ，不提升競爭能力則影響公司的效率，公司效率不好則不能提高職工的收入。
 我們的培訓(xùn)準(zhǔn)備安排在七月初，當(dāng)質(zhì)量管理系統(tǒng)購買回來以后，培訓(xùn)主要針對兩部分人，一是管理者，二是使用者，對管理者的培訓(xùn)重點(diǎn)在采購原理和質(zhì)量管理原理，對使用者的培訓(xùn)重點(diǎn)在系統(tǒng)的操作和功能方面，培訓(xùn)后還要進(jìn)行考試，考試不合格者要進(jìn)行補(bǔ)考。培訓(xùn)結(jié)束，網(wǎng)絡(luò)信息部安排人手，對每一個(gè)使用者在電腦上輔導(dǎo)，輔導(dǎo)的目的是讓每一使用者能夠真正使用采購系統(tǒng)。
第五步：組織實(shí)施與雙軌運(yùn)行
 這才是建立采購系統(tǒng)和質(zhì)量管理系統(tǒng)的階段。質(zhì)量管理系統(tǒng)購買回來，完成了和做好了組織和培訓(xùn)工作，就可進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施階段了。我們的實(shí)施主要由總裁辦和網(wǎng)絡(luò)信息部負(fù)責(zé)，同時(shí)應(yīng)把自己的所有采購和質(zhì)管的關(guān)鍵管理者和關(guān)鍵使用者結(jié)合進(jìn)去，使之盡快具備系統(tǒng)操作與簡單維護(hù)的能力，然后幫助每個(gè)管理點(diǎn)上的員工逐一掌握相關(guān)操作流程�！　∠到y(tǒng)建成后，要先分模塊試運(yùn)行，然后進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)試運(yùn)行。在試運(yùn)行期間，仍要保留原有的手工管理手段。實(shí)行雙軌運(yùn)行一段時(shí)間，待系統(tǒng)的穩(wěn)定性得到確認(rèn)、操作的熟練程度滿足要求之后，才能分模塊逐步甩掉手工系統(tǒng)。　　由于雙軌運(yùn)行期間勞動(dòng)量加倍，因而要求系統(tǒng)的實(shí)施過程要集中突擊完成，決不能拖延太久，如果太久會(huì)讓使用者非常疲憊，失去信心。實(shí)施中，系統(tǒng)的安全性要給予高度重視，一般的數(shù)據(jù)要能及時(shí)備份，主服務(wù)器要有兩套以上設(shè)施，并安放好。
 實(shí)施使用時(shí)準(zhǔn)備按不同的部門分階段逐步進(jìn)行：＜１＞南海分公司采購部物料采購的系統(tǒng)質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)使用，使用成熟后，進(jìn)入下一步；＜２＞計(jì)劃中心原材料采購和質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，采購質(zhì)管系統(tǒng)的使用；　＜３＞工程中心在采購工程設(shè)備時(shí)，采購系統(tǒng)的使用；＜４＞行政部采購物件時(shí)，采購和質(zhì)量管理系統(tǒng)的使用。
 第六步：使用后的評估驗(yàn)收階段
 　兩個(gè)系統(tǒng)實(shí)施后要進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收過程是一個(gè)從僵化、優(yōu)化到固化和進(jìn)化的過程。所謂僵化，是指系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行一個(gè)月再組織對項(xiàng)目的驗(yàn)收，此前一般不做系統(tǒng)修改，而是要求操作員主動(dòng)去適應(yīng)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)。僵化運(yùn)行一段時(shí)間后，會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中確有一些應(yīng)該修改的地方，經(jīng)商榷后及時(shí)予以修改優(yōu)化。優(yōu)化后再運(yùn)行一段時(shí)間，即可組織驗(yàn)收。驗(yàn)收的主要角色可由使用者和網(wǎng)絡(luò)信息部來擔(dān)當(dāng)。也就是說，驗(yàn)收的內(nèi)容除了系統(tǒng)運(yùn)行的先進(jìn)性、適用性、穩(wěn)定性、安全性外，更主要的是要驗(yàn)收整個(gè)系統(tǒng)企業(yè)管理創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)程度和實(shí)際成效。
第七步：系統(tǒng)的維護(hù)
　　系統(tǒng)維護(hù)主要由網(wǎng)絡(luò)信息部負(fù)責(zé)，維護(hù)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)更改，保證使用者的信心，避免由于維護(hù)不及時(shí)引起采購延遲和生產(chǎn)延遲，同時(shí)要出一份系統(tǒng)維護(hù)的作業(yè)指導(dǎo)書，使維護(hù)工作制度化和規(guī)范化。
 采購系統(tǒng)是ＥＲＰ系統(tǒng)的重要模塊，能否成功推廣是我們以后ＥＲＰ能否順利實(shí)施的關(guān)鍵，這里，我要求所有中高層管理者、實(shí)施者和使用者必須足夠重視，盡快將我們的采購和質(zhì)管工作步入正軌。
 
 網(wǎng)絡(luò)信息部：羅飛
 ０４、６、25
 
 
 
          
            
華興公司質(zhì)量管理系統(tǒng)和采購系統(tǒng)
 實(shí)施方案
      
 
  建立部門：網(wǎng)絡(luò)信息部
        建立日期：2004、6、25
 

              概     述
 
 目前，采購操作還是停留在手工階段，申購部門的請購單的填寫、申購單的審批、核準(zhǔn)，采購部門的詢價(jià)、下采購訂單、采購到貨處理，質(zhì)檢部門的驗(yàn)收等一系列動(dòng)作都是由手工完成。這種手工模式不但影響效率，而且難于管控，容易出現(xiàn)采購過程中的舞弊現(xiàn)象；因此，我們需要一種更加高效和更有約束力的模式替代原有的采購模式；而Ｕ８采購系統(tǒng)的使用正好能夠達(dá)到增效和增控采購動(dòng)作的目的。現(xiàn)向郭總和管理中心提出申請，由管理中心牽頭，立即組織人手，強(qiáng)行進(jìn)行采購系統(tǒng)的移植推廣。
 人工流程和系統(tǒng)流程比較表
 
 手工流程 系統(tǒng)流程
物料編碼
產(chǎn)生時(shí)間 在采購物回來后 申購單填寫之前
申購單 由手工產(chǎn)生，部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn) 由系統(tǒng)產(chǎn)生，部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)
申購單與采購單的轉(zhuǎn)化 由申購文員送呈給采購部門，采購部核準(zhǔn)后由EXCEL表打印 由系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為采購訂單
采購單 由采購部經(jīng)理手工核準(zhǔn) 由采購部經(jīng)理電腦核準(zhǔn)
到貨單 不進(jìn)行如何處理，只是作為以后財(cái)務(wù)結(jié)帳的依據(jù) 輸入系統(tǒng)，作為質(zhì)量管理系統(tǒng)報(bào)驗(yàn)單使用
報(bào)驗(yàn)單 不產(chǎn)生 系統(tǒng)產(chǎn)生報(bào)驗(yàn)單，有報(bào)驗(yàn)單才有驗(yàn)收單
驗(yàn)收單 手工產(chǎn)生 由系統(tǒng)直接產(chǎn)生
不合格產(chǎn)品處理報(bào)告 根據(jù)手工驗(yàn)收單產(chǎn)生 由系統(tǒng)產(chǎn)生
退貨單 根據(jù)手工驗(yàn)收單產(chǎn)生 由系統(tǒng)產(chǎn)生
入庫單 在倉管系統(tǒng)中由物流部的打單員輸入， 可以由采購單產(chǎn)生，也可以由到貨單產(chǎn)生
結(jié)算單 由入庫單、到貨單以及采購單上的付款條件，進(jìn)行結(jié)算 由入庫單、到貨單以及采購單上的付款條件，進(jìn)行結(jié)算
發(fā)票 財(cái)務(wù)部直接在采購系統(tǒng)中輸入 由入庫單上的內(nèi)容轉(zhuǎn)化而成