采購管理系統和質量管理系統實操

供應商存貨對照表
打開時分左右兩部分，左邊是主表，右邊是明細表，雙擊左邊的任一供應商，右邊會自動帶出供應商的所有存貨。點擊上面的選項卡，可轉化為“存貨供應商對照表”，即存貨在左邊，供應商在右邊，可查出某一存貨有多少供應商提供。這個表的維護主要由四個采購單位負責。
供應商價格表
如果你按照存貨編號來過濾，則可查詢某一存貨對應不同供應商的價格，如果你按照供應商編號來查詢，則可查詢出某一供應商對應不同存貨的價格。
供應商催貨涵
主要是查詢某一采購定單有沒有到貨或者到貨多少。
供應商存貨價格分析
通過對采購訂單的價格分析，分析出某一存貨，不同供應商的最低價、最高價、最新價、平均價，這個功能比較重要，可以指導我們以后采購訂貨下單時選擇最低價格的供應商。

請購單
還沒有用采購系統前，我們是用手工填寫的方式，使用采購系統后，這種方式要取消，直接在系統中錄入請購單。
錄入的方法是；點擊左邊的請購單選項，進入請購單界面，然后再把鼠標移動到上面，點擊“增加”按鈕，選擇出申購部門、申購人、存貨編碼、建議到貨日期等
單價和供應商可以不輸，在采購下單時再輸入。
存盤
用盧業勝經理的名字進行一級審核，審核后會自動傳遞給卓總。
退出系統，用卓總的用戶號進去，點擊“我的工作”選項卡，這樣卓總的所有工作都出現在這個界面，這里有一條紅字記錄，提示卓總要審核這張申購單，點擊這條記錄，出現一張由盧業勝經理審核過的申購單，再點擊“審核”按鈕則完成。
原熔部申購的精砂是兩級審核的，第一級是盧業勝經理，第二級是卓總，一級審核后，審核人的位置還是空的，只有二級審核（即終審）后，審核人的名字才填上去，不過你可以點擊“查審”按鈕，查出審核情況
兩級審核都完成后，請購單就生效。
用同樣的方法，建立一張請購單，建的時候用盧業勝經理的用戶號進去（ＬＹＳ，密碼８８８８），ＬＹＳ一級審核，卓總（ＺＷＭ）二級審核。
記住：要把建好的請購單好用筆記下，因為現在你們是用相同身份進去的，到時候找不到那一張是誰建的。
采購訂單
請購單卓總審核生效后，會自動傳遞給生產計劃部的李大剛和采購部的王國強經理，以各自的用戶號進入系統，尋找出所有經過審核的申購單。然后，把不同的申購單分發給不同的業務員采購。
采購員憑采購部經理分發的申購單，進行供應商的尋找，尋找供應商時，也可以把存貨名稱輸入進去，在供應商價格分析表中找出來，然后進一步砍價后，把供應商確定下來。
這些都做完后，可以把申購單轉化為采購訂單，轉化方法是：把鼠標移到左邊，點擊“訂購單”選項，進入訂購單界面，然后再把鼠標移動到上面，雙擊“增加”按鈕，選擇出供應商名稱、采購部門、采購員、付款條件，然后把價格填進去。
數量可以修改，如果申購１００個，第一次訂９０個，第二次訂１０個，這樣一張請購單可以有兩張采購訂單。
付款條件是什么？
存盤
用李大剛的用戶進行一級審核，審核后會自動傳遞給陳漢益老總。
退出系統，用陳總的用戶號進去，點擊“我的工作”選項卡，這樣陳總的所有工作都出現在這個界面，這里有一條紅色記錄，提示陳總要審核這張采購訂單，點擊這條記錄，出現一張由李大剛主任審核過的采購訂單，再點擊“審核”按鈕則完成。
兩級審核都完成后，采購訂單就生效。生效后則可以下單采購定貨。

到貨單
供應商的貨送到工廠后，就在采購系統中產生到貨單。
產生到貨單的方法是：退出系統，用羅億軍經理的用戶號進去，點擊左邊的到貨單選項，進入到貨單界面，然后再把鼠標移動到上面，雙擊“增加”按鈕，選擇出接受部門、接受人，我們的接受部門是物流部，接受人這里是羅億軍經理。
存盤
到貨單數量是可以修改的，修改后一張采購訂單變為多張到貨單。
貨送到后有兩種選擇：一種要質量檢查，另一種選擇是直接入庫
如果要質量檢查，就要在到貨單上產生報檢單。
產生報檢單的辦法是：先在“是否報檢”中選擇“是”，再把鼠標移到上面，雙擊“報檢”按鈕，這樣報檢單就產生了；報檢的同時也是審核的過程，報檢人就是審核人。
檢驗單
報檢后，質管部負責檢驗，檢驗后要形成一張檢驗單
檢驗單產生方法：退出系統，用羅金昆經理的用戶號進去，雙擊“質量管理”圖標，點擊左邊的檢驗單選項，進入檢驗單界面，然后再把鼠標移動到上面，雙擊“增加”按鈕，出現增加的輸入界面。
右擊鼠標，出現這樣的提示，選擇“拷貝報檢單“，出現過濾窗口，如果什么都不填寫，選擇”過濾“按鈕，把所有沒有檢驗的報檢單過濾出來，把鼠標移到最后一張擺檢單，雙擊后，左邊灰白色部分出現”Ｙ“，雙擊”確定“，就把報檢單拷貝下來。
檢驗在默認的情況下，檢驗方式是“全檢“，但我們的原材料和包材的檢驗方式大部分是抽檢，所以這里要選擇”抽檢“。再把抽檢量、檢驗部門、檢驗人選出來，
再把檢驗方案選擇出來，我們的每一種物料設置成一個檢驗方案，每一個檢驗方案對應多個檢驗項目，每一個檢驗項目對應多個檢驗標準。每一個檢驗標準都有標準值、上限值、下限值和檢測值，其中標準值、上限值、下限值是在檢驗標準設置時設置進去的，檢測值可輸入的，所以，當我們選擇檢驗方案時，會在下面的表格中自動帶出兩個檢驗項目。
檢測值出來后，把樣品合格數和樣品不合格填寫進去，樣品合格數加樣品不合格數等于抽檢數；把接受數量或者不良品數量填寫進去，接受數量或者不良品數量只能等于報檢數量。
存盤
由羅金昆經理審核后，即檢驗完畢。

 強度
 硬度
 二氧化硅 剛度
 延展性
 檢驗項目 純度 檢驗標準
精砂的檢驗方案
 堿性
 三氧化鋁  酸性
 毒性

 希望質管部提供所有檢驗方案、檢驗項目、檢驗標準資料，以便設置。

不良品處理報告（由質管部產生）
以手工操作時，不良品報告是由物流部產生，采購部和質管部審核的，使用這個系統后，這種流程可能要修改，變為由質管部產生；因為質管部是制定檢驗方案和檢驗標準的，檢驗操作也是由質管部完成的，在不良品報告中，要填寫不良原因和處理方式兩個欄目，質管部可能更加熟悉。不良品報告填寫完后，由質管部經理一級審核，采購部經理二級審核，三級審核（即終審）由物流部經理控制。這樣系統會更加暢順和合理。
不良品的處理方式有三鐘，分別是：退貨、報廢和不處理（即讓步接受）。
不良品處理報告三級審核完成后，可以點擊“查審“按鈕，把審核的批示打印出來。相當于我們手工做的”不合格產品處理報告“。
到貨退貨單
在不良品處理報告有退貨時，要在采購系統中退貨，
退貨方法是：退出質量管理系統，進入采購系統，點擊左邊的“到貨退回單“按鈕，出來一個紅字標題的”采購到貨單“界面，這里的紅字表示退貨的意思，然后雙擊”增加“按鈕，右擊鼠標，選擇剛剛檢驗過的到貨單，拷貝到增加界面。
存盤，既完成退貨操作。
請注意：這里的數量是負數，表示退貨的意思。
十一、入庫生單
入倉庫管理系統，點擊生單右邊的三角符號，選擇檢驗單生單，把經過檢驗的到貨單過濾出來，選擇最后一條，則把剛才經過檢驗到貨單拷貝進去，
選擇存放倉庫
存盤，羅億軍經理審核，完成入庫操作。

練習使用的用戶是：
１、請購單由盧業勝經理（ＬＹＳ）產生，ＬＹＳ一級審核，卓總（ＺＷＭ）二級審核。
２、采購訂單由李大剛主任（ＬＤＹ）產生，ＬＤＹ一級審核，陳總（ＣＨＹ）二級審核。
３、到貨單由羅億軍經理（ＬＹＪ）產生，不用審核
４、檢驗單由羅金昆經理（ＬＪＫ）產生，ＬＪＫ審核
 ５、不良品處理報告由羅金昆經理（ＬＪＫ）產生，ＬＪＫ一級審核，陳總（ＣＨＹ）二級審核，羅億軍經理三級審核
６、到貨退回單由羅億軍經理（ＬＹＪ）產生，不用審核
７、檢驗單生單由羅億軍經理（ＬＹＪ）產生，ＬＹＪ審核

 學習的內容主要包括三個部分：１、采購系統和質量管理系統的流程；２、我在臺上演示兩個系統；３、你們在臺下實際操作。
 在講采購系統和質量管理系統之前，我們先了解我們的申購部門和采購部門。因為所有部門都需要申購，所以所有部門都是我們的申購部門，但各部門申購的物料種類不同，原熔部主要申購石英砂、碎玻璃、純堿、重油、柴油，器皿和瓶罐生產部主要申購備瓶、備件、潤滑油、勞保用品和一些工程備件，印花生產部主要申購涂料等，物流部主要申購包材、五金備件、勞保用品，工程部主要申購一些工程物料，總公司各中心主要申購電腦耗材。
 采購部有四個，分別是計劃中心采購部，南海分公司采購部，工程部采購，行政部采購；其中計劃中心采購部主要負責石英砂、碎玻璃、純堿、重油、柴油等原材料的采購，南海分公司采購部比較復雜，主要負責包材、涂料、五金備件、備瓶、勞保用品、電腦和部分工程物料的采購，工程中心主要負責工程類大件物料的采購，行政部主要負責耗材的采購。
 Ｕ８的采購系統中，每個申購部門只能設置一條申購審批流，而我們的申購部門要不同的物料，有不同的申購審批流，這該怎么辦呢？
 
 
 辦法，就是按照申購單終審人不同，分成三大類：第一類是有部門經理一級審核，卓總批準即可下單采購的物料，比如：石英砂、碎玻璃、純堿、重油、柴油、包材、涂料、五金備件、備瓶、勞保用品等。第二類是由工程中心黃總終審的，比如：工程物料。第三類是由郭總或者葉總批準才能下單的電腦或者耗材。
 
 第一類申購流程
 
 
 
 
 第二申購流程
 
  Ｎ
 
  Ｙ
 
 
 
 第三類申購流
 
 
 
 這樣，基本上涵蓋了所有物料的采購，達到了一個部門只有一個申購流的目的。申購流講完后，下面如何采購下單、到貨、質檢、入庫。
 請購單審核生效后，會自動傳遞給生產計劃部的李大剛和采購部的王國強經理，以各自的用戶號進入系統，尋找出所有經過審核的申購單。然后，把不同的申購單分發給不同的業務員采購。采購員憑采購部經理分發的申購單，進行供應商的尋找，然后進一步砍價后，把供應商確定下來。
 供應商確定下來后，可通過電腦拷貝的方式，把申購單轉化為采購訂單。采購定單通過采購部經理審核，就可以直接下單采購。
 采購回來后，在電腦中產生一張到貨單，到貨單有兩種選擇：一種是直接入庫，一種是要報檢的，要報檢的會在電腦中自動產生一張檢驗單，檢驗單中如果有不合格產品的，會產生不合格產品報告，然后產生退貨單或者入庫單，經過羅億軍經理審核后，結束。
 
做好計劃后原熔部固定一個文員在Ｕ８采購系統中填寫申購單 　盧業勝一級審核  
卓總二級批準 計劃中心從采購系統中拷貝申購單 轉化為采購定單
采購定單由李大剛一級審核 陳漢益二級審核 下單采購回來后  
從采購系統中拷備采購定單轉化為到貨單 到貨單報檢轉化為報檢單
轉化為檢驗單 不合格產品處理報告 倉庫管理系統生單生成入庫單
          入庫單由羅億軍經理審核后        結束
 
使用采購系統后，將會有以下幾個方面的調整：
在填寫申購單之前要在存貨資料中檢查有沒有所申購物料的編碼，如果沒有要在我們的存貨資料中先建立，建立工作暫時由網絡信息部負責，以前的流程先購買再建立。
電腦和耗材買回來后，要經過物流部填寫到貨單和入庫單，使用時要經過領用。以前沒有經過物流部，也沒有領用過程。