如何使會(huì)議更有效

中文摘要
 會(huì)議在當(dāng)今的商業(yè)活動(dòng)中占著主導(dǎo)地位。雖然我們?cè)S多人抱怨開(kāi)會(huì)，但是我們都已經(jīng)將我們的職業(yè)生涯深深沉浸在其中了。大部分專業(yè)人士出席會(huì)議，總計(jì)每2個(gè)月61.8 次并且研究顯示，有超過(guò)50%的會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間的。由于會(huì)議是商業(yè)活動(dòng)中不可分割的一部分，每個(gè)人都應(yīng)該了解一個(gè)有效的會(huì)議的基本原理以及在每一次他們見(jiàn)面時(shí)如何實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。如何使會(huì)議更有效？第一，要從基礎(chǔ)開(kāi)始，就意味著要組織有關(guān)有效會(huì)議的培訓(xùn)；第二，采用有效的會(huì)議技能；第三，實(shí)現(xiàn)科技設(shè)備，使會(huì)議更輕松（包括電腦，液晶投影機(jī)和交互式白板），采用這些科學(xué)技術(shù)將使與會(huì)者以訪問(wèn)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息，共享數(shù)據(jù)，并自動(dòng)保存他們?cè)跁?huì)面時(shí)產(chǎn)生的信息—為增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的所有功能性。召開(kāi)會(huì)議前，會(huì)議的目的、議程、場(chǎng)所、日期、時(shí)間，背景資料和指派項(xiàng)目籌備的這些信息，需在會(huì)前準(zhǔn)備完善，在會(huì)前分發(fā)給每個(gè)與會(huì)人員。這樣，參加者來(lái)參加會(huì)議時(shí)，已提前做好了準(zhǔn)備，會(huì)議時(shí)，會(huì)更少時(shí)間用于回答背景資料的問(wèn)題，有更多時(shí)間討論的重要議題，提高會(huì)議效率。會(huì)議結(jié)束后，需將會(huì)議期間記錄的所有會(huì)議信息發(fā)送給所有與會(huì)者，包括會(huì)議期間分配的所有行動(dòng)項(xiàng)目的摘要，這對(duì)于所有負(fù)責(zé)此事的參與者來(lái)說(shuō)是一個(gè)暗示和提醒。

關(guān)鍵詞：

Basics（基礎(chǔ)），Technological（科技），Guidelines（指導(dǎo)方針），objectives(目的)，agenda（議程）
二、譯文正文
如何使會(huì)議更有效
 原作者：David Allen          翻譯者：方武周
第一節(jié)：介紹會(huì)議大綱的必要性
你也許關(guān)注到了無(wú)效的會(huì)議既浪費(fèi)了你的時(shí)間又浪費(fèi)了公司的錢 但是如果會(huì)議能被正確引導(dǎo)，它可以也將會(huì)讓你和你的管理更加有效.所以，下次你被問(wèn)及為什么難以舉行會(huì)議時(shí), 應(yīng)考慮將浪費(fèi)時(shí)間和金錢的活動(dòng),減少或消除。
 1.1電話 標(biāo)簽
對(duì)于我們大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，語(yǔ)音郵件已被廣泛使用。我們都知道，如果你去給某人答電話，留言，然后在你短暫離開(kāi)座位然后回來(lái)后卻只有一條對(duì)方的留言 這是多么令人沮喪的事啊 .電話、標(biāo)簽可以這樣持續(xù)好幾輪，離開(kāi)了這兩個(gè)表演者我們將會(huì)無(wú)限的沮喪。如果你正試圖聯(lián)絡(luò)某人，電話標(biāo)簽不僅可以節(jié)省時(shí)間，還能在預(yù)定的時(shí)間，安排一個(gè)簡(jiǎn)單的適于你們的快速面對(duì)面會(huì)議或音頻會(huì)議。
 1.2電子郵件的使用
不管愛(ài)它還是恨它，我們大多數(shù)的交流都是依靠電子郵件。多少次，你發(fā)現(xiàn)自己郵寄電子郵件給10英尺以外的人們純粹是習(xí)慣問(wèn)題？顯然，當(dāng)你在長(zhǎng)距離通信，或者如果您需要將信息發(fā)送到一個(gè)以上的人，或者如果你需要一個(gè)書(shū)面請(qǐng)求，電子郵件是非常有價(jià)值的。但是，仍然在許多其他情況下，我們使用電子郵件會(huì)比面對(duì)面會(huì)議更有效。
一般來(lái)說(shuō)，電子郵件是總結(jié)問(wèn)題，而不是加以深入討論。在許多情況下，摘要是所有電子郵件的需要，但如果您需要深入討論的問(wèn)題，會(huì)議通常是最好的選擇。
因?yàn)閷戨娮余]件，你可能很難將注意力集中在預(yù)定的語(yǔ)氣。沒(méi)有人聲語(yǔ)調(diào)和肢體動(dòng)作，一個(gè)消息的含意可能滅失或者誤解。雖然許多人使用電子郵件“表情符號(hào)”來(lái)補(bǔ)償，他們并不是真正的原來(lái)的東西的取代。如果你正在討論一個(gè)敏感的問(wèn)題，那么它最好是面對(duì)面來(lái)處理。
 1.3文件跟蹤
我們都聽(tīng)過(guò)傳說(shuō)中的“無(wú)紙化辦公室”，但在堆積如山的文件吞噬你的工作空間時(shí)，有多少人真的相信嗎？事實(shí)上，有研究表明，在近年來(lái)由企業(yè)生產(chǎn)用紙量有所增加，而不是有所下降。
 1.4會(huì)議需要
重點(diǎn)是要記住，召開(kāi)一次會(huì)議并不是一定要一個(gè)主題。要保持會(huì)議簡(jiǎn)潔，針對(duì)手頭的焦點(diǎn)問(wèn)題，集中力量達(dá)成一個(gè)可行的結(jié)論。請(qǐng)記住，安排一個(gè)15分鐘的會(huì)談可比發(fā)超過(guò)三封電子郵件，兩個(gè)未接電話，一紙報(bào)告來(lái)的更有效。
 第二節(jié)：當(dāng)天的會(huì)議情況
2.1為什么會(huì)議會(huì)有如此糟糕的聲譽(yù)？
會(huì)議在當(dāng)今的商業(yè)活動(dòng)中占主導(dǎo)地位。事實(shí)上，在美國(guó)，每天都會(huì)發(fā)生大約1100萬(wàn)次會(huì)議。雖然我們?cè)S多人抱怨開(kāi)會(huì)，但是我們都已經(jīng)將我們的職業(yè)生涯深深沉浸在其中了。大部分專業(yè)人士出席會(huì)議，總計(jì)每2個(gè)月61.8 次并且研究顯示，有超過(guò)50%的會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間的。假設(shè)每次會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)是一個(gè)小時(shí)，在沒(méi)有效益的會(huì)義中專業(yè)人士每個(gè)月會(huì)浪費(fèi)31個(gè)小時(shí)，或大約4個(gè)工作日�？紤]到這些數(shù)字，會(huì)議會(huì)有這樣一個(gè)壞名聲，一點(diǎn)也不奇怪。
 2.2無(wú)效的會(huì)議是如何影響我們的？
大部分專業(yè)人士定期會(huì)面基本是白日夢(mèng)（91％），缺席會(huì)議（96％）或缺席部分會(huì)議（95％）。一個(gè)很大比例說(shuō)明，73％的人帶上了其他的工作參加會(huì)議和39％的人說(shuō)他們?cè)陂_(kāi)會(huì)時(shí)是打瞌睡，在這些統(tǒng)計(jì)數(shù)字看來(lái)，也許會(huì)引人竊笑...但你有沒(méi)有認(rèn)真考慮過(guò)，這些低效率的會(huì)議是如何影響到你和你的組織的？
無(wú)效的會(huì)議直接的影響包括哪些？
會(huì)議較長(zhǎng)，效率較低，產(chǎn)生較少的結(jié)果
更多的會(huì)議需要來(lái)完成目標(biāo)
在沒(méi)有效率的會(huì)議花了這么多時(shí)間，員工們就會(huì)較少有時(shí)間去完成自己的工作
無(wú)效的會(huì)議可引發(fā)各級(jí)工作人員沮喪的情緒
在無(wú)效益的會(huì)議中產(chǎn)生的信息往往是因?yàn)楣芾聿簧?br /> 在不同生產(chǎn)性的雇員工作時(shí)間中，低效的會(huì)議每年可浪費(fèi)公司數(shù)十億美元。
第三節(jié)：提高會(huì)議要做些什么？
 3.1學(xué)習(xí)和溝通的基礎(chǔ)
第一步提高會(huì)議應(yīng)從基礎(chǔ)開(kāi)始，這就意味著要組織有關(guān)有效會(huì)議的培訓(xùn)。由于會(huì)議是商業(yè)活動(dòng)中不可分割的一部分，該組織的每個(gè)人都應(yīng)該了解一個(gè)有效的會(huì)議的基本原理以及在每一次他們見(jiàn)面時(shí)如何實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。讓員工獲得會(huì)議信息可以幫助他們了解無(wú)效會(huì)議對(duì)他們的工作生活的影響，并給他們這個(gè)能力來(lái)提高無(wú)效會(huì)議的情況。
 3.2采用有效的會(huì)議技能
一旦組織中的每個(gè)人都理解提高會(huì)議成效的重要性，并學(xué)會(huì)了適當(dāng)?shù)募记�，必須激�?lì)并支持員工運(yùn)用所學(xué)到的會(huì)議技能。管理機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的支持也將對(duì)新的會(huì)議方法進(jìn)行協(xié)助執(zhí)行和承擔(dān)義務(wù)。當(dāng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)致力于改善這個(gè)情況時(shí)，那么就可以創(chuàng)立一個(gè)行為準(zhǔn)則。如果新的行為是我們期待的結(jié)果，隨著時(shí)間的推移不斷增強(qiáng)，個(gè)人可嘗試實(shí)現(xiàn)和遵循這個(gè)準(zhǔn)則。
 3.3實(shí)現(xiàn)科技設(shè)備，使會(huì)議更輕松
 3.3.1在會(huì)議上
在強(qiáng)調(diào)聯(lián)合協(xié)作的今天的工作場(chǎng)所，在會(huì)議室里已經(jīng)創(chuàng)造出一個(gè)走向?qū)崿F(xiàn)協(xié)作的科技樂(lè)章。這些科技包括電腦，液晶投影機(jī)和交互式白板。采用這些科學(xué)技術(shù)將使與會(huì)者以訪問(wèn)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息，共享數(shù)據(jù)，并自動(dòng)保存他們?cè)跁?huì)面時(shí)產(chǎn)生的信息—為增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的所有功能性。
 3.3.2桌面
像其他商業(yè)領(lǐng)域，科學(xué)技術(shù)能幫助會(huì)議更輕松，更高效。在許多公司、機(jī)構(gòu)、團(tuán)體的今天，電子郵件是在不需要召開(kāi)會(huì)議時(shí)，被用作是一種快速、簡(jiǎn)便的溝通信息的方法。事實(shí)上，82%的管理人員會(huì)與同事分享會(huì)議記錄 - 其中77%的人用電子郵件。然而，即使電子郵件有助于溝通，45％的管理人員仍然感到會(huì)被不計(jì)其數(shù)的會(huì)議壓倒。這表明，科技有助于今天的會(huì)議上進(jìn)退兩難的局面，但還沒(méi)有完全解決。
 3.3.3距離
目前，許多公司、團(tuán)體、機(jī)構(gòu)都跨越距離，采用視頻會(huì)議來(lái)進(jìn)行交流、溝通。在今天的工作場(chǎng)所是需要快速通信，進(jìn)行跨距離的交流，并有我們必須參加的增長(zhǎng)中的會(huì)議。在未來(lái)，做為一個(gè)共同會(huì)議，大多數(shù)企業(yè)可能會(huì)像普通會(huì)議一樣實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議。視頻會(huì)議已成為90年代我們?nèi)�球的生產(chǎn)力工具。

第四節(jié)：會(huì)議的有效性
 4.1會(huì)議的指導(dǎo)方針
如果你想有更多有效的會(huì)議，首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)。這里是一些簡(jiǎn)單的，易于跟蹤和檢驗(yàn)應(yīng)遵循的每一個(gè)小組會(huì)議時(shí)間的指導(dǎo)方針:
只召開(kāi)有必要的會(huì)議
所有會(huì)議必須有清晰的目標(biāo)
邀請(qǐng)中立調(diào)解人參加敏感的會(huì)議。
所有會(huì)議都必須有一個(gè)議程，其中包括：
專題討論
主持人或領(lǐng)導(dǎo)者，就每一專題討論
每個(gè)主題的時(shí)間分配
5．在召開(kāi)會(huì)議之前，會(huì)議的信息需先發(fā)分發(fā)給每個(gè)人。包括：
 會(huì)議目的
 會(huì)議議程
 會(huì)議場(chǎng)所/日期/時(shí)間
 背景資料
 指派項(xiàng)目籌備
6.會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，以便誤懲那些準(zhǔn)時(shí)與會(huì)人員。這也是你如何認(rèn)真的使會(huì)議有效召開(kāi)的階段
7. 參加會(huì)議人員必須：
       準(zhǔn)時(shí)到達(dá)
       做好必要的準(zhǔn)備
     簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)
     以建設(shè)性的方式參與
8. 會(huì)議記錄必須記錄在案，并且是該公司的會(huì)議資料檔案的一部分。
9. 本集團(tuán)所作出的決定必須記錄在案
10. 分配行動(dòng)項(xiàng)目必須記錄，并且主持人，或適當(dāng)?shù)膮⑴c者，必須去完成被指派的后續(xù)的所有行動(dòng)項(xiàng)目。
11. 在每次會(huì)議結(jié)束時(shí)，必須審查會(huì)議的成效，建議的改進(jìn)可應(yīng)用到下一次會(huì)議。

4.2會(huì)議總結(jié)技巧

不召開(kāi)會(huì)議
如果有相同的信息可以用一份備忘錄，電子郵件或簡(jiǎn)報(bào)來(lái)代替，可避免召開(kāi)會(huì)議。
確定會(huì)議目標(biāo)在計(jì)劃議程前，需確定會(huì)議的目標(biāo)。目標(biāo)更具體，議程將會(huì)更集中。
將沒(méi)有會(huì)議的通知信息張貼在公司的網(wǎng)絡(luò)上可幫助大家留意。您的系統(tǒng)管理員可以在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置在組人員可以訪問(wèn)和共享重要的信息的公共文件夾。
如果你已經(jīng)確定的會(huì)議是絕對(duì)必要的，嘗試在會(huì)議前上網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息。這樣，大家可能需要在會(huì)議開(kāi)始之前接收到所有信息（更新或補(bǔ)充材料，議程的議題等）。
為確保每個(gè)會(huì)議的參加者或團(tuán)體參加會(huì)議，在會(huì)議的前幾天，在網(wǎng)絡(luò)上張貼一個(gè)最新會(huì)議通知。這樣，其他參與者將有足夠的時(shí)間閱讀報(bào)告，也可成為該部門最新內(nèi)部事件。如果在會(huì)議開(kāi)始前通知參與者會(huì)議的詳細(xì)資料，您的會(huì)議將變得更加集中，可以花更多的時(shí)間去處理的重要問(wèn)題。當(dāng)您發(fā)布公司網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息的時(shí)候，這里的有一個(gè)可延用的大綱。
事前提供議程
您的議程需要包括對(duì)會(huì)議目標(biāo)的一句說(shuō)明，會(huì)議所談的主題清單，包括一個(gè)可說(shuō)明每個(gè)主題多長(zhǎng)時(shí)間的清單情況。在會(huì)議召開(kāi)期間按照議程緊密進(jìn)行。
分配會(huì)議的籌備事物給所有與會(huì)者一些事物，去準(zhǔn)備會(huì)議，這次會(huì)議將給每個(gè)組的成員呈現(xiàn)一個(gè)新意義。
分配行動(dòng)項(xiàng)目
在還沒(méi)有確定如何去實(shí)施它的時(shí)候就不要在會(huì)議上結(jié)束討論

檢查你的會(huì)議進(jìn)程
不要遺忘會(huì)議評(píng)估，并制定一個(gè)計(jì)劃，以改善下次會(huì)議。
大綱更新報(bào)告A.個(gè)人名稱或團(tuán)體名稱正確地弄清楚這個(gè)更新報(bào)告中包括哪些人
B．上個(gè)月的總結(jié)
請(qǐng)站在他們的立場(chǎng)狀況，用簡(jiǎn)短的總結(jié)描述一下之前在會(huì)議上被指派的那些優(yōu)秀的行動(dòng)項(xiàng)目。
C．這個(gè)月的信息提供一個(gè)自上月會(huì)議以來(lái)，在你的團(tuán)隊(duì)里發(fā)生的最重要事件的總結(jié)。
D．新綱要或新計(jì)劃簡(jiǎn)要的說(shuō)明正在計(jì)劃的所有新綱要或新計(jì)劃。這樣，每個(gè)人都從事于計(jì)劃活動(dòng)中，能貢獻(xiàn)或提出問(wèn)題。
E．誰(shuí)受影響團(tuán)隊(duì)以外的人們需要了解他們?nèi)绾慰梢员蝗魏涡碌姆桨富蚣磳��?lái)臨的事件所影響。這有助于其他人更好地準(zhǔn)備，更多的個(gè)人感激這預(yù)先的通知。它還可以幫助您知道是誰(shuí)邀請(qǐng)參加了會(huì)議。
F．申請(qǐng)議程項(xiàng)目
如果有人參加會(huì)議，想要一份即將開(kāi)始的會(huì)議議程項(xiàng)目，在這里可以申請(qǐng)。即將舉行的會(huì)議主持人在會(huì)議開(kāi)始前將編譯會(huì)議要求和創(chuàng)建會(huì)議議程
這將需要一些時(shí)間來(lái)寫這些報(bào)告。然而，想起在沒(méi)有收益的會(huì)議上浪費(fèi)的所有時(shí)間—這里是你贏回那些失去的時(shí)間的機(jī)會(huì)！該制度的效益將更為集中，會(huì)議更有效...。

4.4領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議
按照這些指導(dǎo)方針去領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)一次會(huì)議，比想象中的要容易。
4.4.1. 會(huì)議時(shí)間表
當(dāng)安排您的會(huì)議時(shí)，要考慮到必須涵蓋的信息，然后分配一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。不要嘗試把太多的議程主題填充到30分鐘的會(huì)議里。你最終將會(huì)去延長(zhǎng)時(shí)間，與會(huì)者也將變得沮喪。另一方面，不要安排太多的時(shí)間或會(huì)議，這樣，有可能會(huì)使會(huì)議進(jìn)度變得緩慢并脫離主題。我們的建議是：為會(huì)議分配適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，實(shí)事求是是最好的方式。
不要以偏概全.當(dāng)僅僅是安排會(huì)議行程時(shí)，很多人都會(huì)自動(dòng)分配時(shí)間，無(wú)論是30分鐘還是整整一個(gè)小時(shí)，因?yàn)檫@些時(shí)間量是很常見(jiàn)的，也是預(yù)期中的。如果這就是討論該問(wèn)題所需的時(shí)間總計(jì)，那就安排一個(gè)40分鐘的會(huì)議。如果你沒(méi)有一個(gè)小時(shí)的問(wèn)題來(lái)討論，不要感到要滿足這一個(gè)小時(shí)有壓力。

請(qǐng)仔細(xì)考慮哪些人應(yīng)該來(lái)參加這次會(huì)議。最好只邀請(qǐng)被考慮的那些人出席是絕對(duì)必要的。如果有人應(yīng)該知道此次會(huì)議發(fā)生了什么事，但其出席是完全沒(méi)有必要的，那只需發(fā)送一封概述會(huì)議結(jié)果的快速電子郵件給他們即可。我們都已經(jīng)參加過(guò)多次會(huì)議。這些人將會(huì)為那周他們并沒(méi)有參加這一個(gè)額外的會(huì)議表示感謝。

4.4.2. 創(chuàng)建會(huì)議信息

當(dāng)發(fā)送一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，需詢問(wèn)與會(huì)人員是否對(duì)議程項(xiàng)目有要求。一旦議程項(xiàng)目被要求，至少在預(yù)定會(huì)議的前一天必須建立好議程。這樣，在會(huì)議開(kāi)始之前，您就可以將議程分發(fā)給所有與會(huì)人員。

4.4.3. 分發(fā)會(huì)議信息

當(dāng)參加者在會(huì)議前就持有議程和資料背景，這樣，就給了他們足夠的時(shí)間準(zhǔn)備，將在會(huì)議期間發(fā)生的任何討論或決定，這也節(jié)省了開(kāi)會(huì)時(shí)間。如果參加者來(lái)參加會(huì)議做好準(zhǔn)備，更少的時(shí)間將用于回答背景資料的問(wèn)題，并有更多的時(shí)間討論的重要議題。當(dāng)分發(fā)議程時(shí)，可提醒與會(huì)者，有備而來(lái)參加會(huì)議是他們的責(zé)任！

4.4.4. 主持會(huì)議

會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始！即使所有參加者都沒(méi)有到達(dá)，在你說(shuō)你將要..時(shí)開(kāi)始...。堅(jiān)持如期發(fā)出一個(gè)消息，即你對(duì)此次會(huì)議是很認(rèn)真和嚴(yán)肅的 ，并期待參加者準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。
當(dāng)會(huì)議開(kāi)始前，可提供一個(gè)議程項(xiàng)目概述和介紹會(huì)議的總體目標(biāo)。這為會(huì)議方向做了準(zhǔn)備，并加強(qiáng)了在這段時(shí)間完成的所需。通過(guò)提及下一位發(fā)言者，以及將要討論的內(nèi)容來(lái)介紹每個(gè)議程
作為會(huì)議主持人，就要為會(huì)議記錄負(fù)責(zé)。無(wú)論是在互動(dòng)白板，掛圖或在筆記本上。這可使參加者擺脫記筆記的負(fù)擔(dān)，并鼓勵(lì)學(xué)員更豐富，更深入的討論。
繼續(xù)跟蹤會(huì)議，這也是你的責(zé)任。這意味著掌握了會(huì)議討論的方式，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的目標(biāo)。如果在會(huì)議室你有反對(duì)的意見(jiàn)或難以相處的性格，這可能是個(gè)挑戰(zhàn)！可嘗試使用如下句子：“這是一個(gè)正確的觀點(diǎn)，但并不立即適用于這次討論上�；蛟S我們應(yīng)安排另一次會(huì)議，以完全地解決它�！被蛘撸�“圍繞這一問(wèn)題，很顯然有一些反對(duì)意見(jiàn)�；蛟S最好是將我們的時(shí)間花在達(dá)成折衷的工作上。有什么建議？”如果會(huì)議顯得尤為激烈，這是在會(huì)議上最好的可行的說(shuō)話技巧，但可考慮下次會(huì)議聘請(qǐng)專業(yè)的主持人- 一個(gè)被訓(xùn)練得足以應(yīng)付高壓力，高沖突的會(huì)議中立的主持人。

4.4.5. 總結(jié)會(huì)議
在會(huì)議將要結(jié)束時(shí)，主持人要檢查執(zhí)行的項(xiàng)目，例如誰(shuí)負(fù)責(zé)，什么時(shí)間負(fù)責(zé)之類。這樣，會(huì)議結(jié)束后，每個(gè)人都很明確各個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目?jī)?nèi)容以及時(shí)間。
另一個(gè)應(yīng)該在你的會(huì)議結(jié)束時(shí)演說(shuō)的項(xiàng)目是會(huì)議過(guò)程本身。在會(huì)議結(jié)束時(shí)留一些時(shí)間討論一下本團(tuán)隊(duì)在會(huì)議期間哪些表現(xiàn)很好，哪些地方需要改進(jìn)
一旦已經(jīng)完成會(huì)議的目標(biāo)，宣布休會(huì)。即使是三十分鐘，比預(yù)期的更早！不要再去持續(xù)會(huì)議，因?yàn)槟侵徊贿^(guò)是個(gè)日程安排而已。

4.4.6. 提供會(huì)議信息

會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議信息發(fā)送給所有與會(huì)者。因?yàn)樵跁?huì)議期間,你要負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)議結(jié)束后,你可能是唯一一個(gè)有這次會(huì)議信息的人。無(wú)論您提供記錄是以電子郵件的形式，或拿出來(lái)復(fù)印，共享本次會(huì)議的信息是非常重要的適當(dāng)?shù)暮罄m(xù)行動(dòng)。在所提供的會(huì)議信息里，如果包括會(huì)議期間分配的所有行動(dòng)項(xiàng)目的摘要，這一點(diǎn)也是個(gè)好主意。這對(duì)于所有負(fù)責(zé)此事的參與者來(lái)說(shuō)是一個(gè)暗示和提醒