酒店存貨管理研究

第一章 緒論 第二章 當前酒店存貨管理存在問題及原因 2.1內部控制制度不健全。 2.2流動資金占用額高。 2.3.非正常存貨儲備量擠占了正常的存貨儲備量。 2.4.管理不到位。 第三章 提高酒店存貨管理水平的途徑分析 3.1.嚴格執行財務制度規定 3.2采用ABC控制法 3.3加強存貨采購管理 3.4充分利用PICC等先進的管理模式 第四章 酒店案例 案例分析 對策建議 第五章 結論與展望 結論 展望

關鍵詞

酒店 存貨問題 管理 

緒論

隨著中國經濟的迅猛發展與對外開放步伐有條不紊的加快，我國的餐飲旅游業也應勢正在飛速發展，這同時也促進了許多與其配套的服務基礎設施的發展，各種形式的外商獨資、中外合資、中外合作、獨資酒店蓬勃發展，使我國酒店業成為與國際接軌最成熟的改革開發的窗口。 高星級酒店屬于特殊行業，承載著滿足消費者“住、食、行、游、購、娛”需求的絕大部門，它的發展水平與國民經濟及國民生活質量密切相關，代表著一個地區、國家和民族的多元化文明程度。酒店業提供的產品主要表現為服務，而這種產品的表現又是多樣化的，在內容上有著極大的不確定性和靈活性，因此極易產生管理上的漏洞。尤其是高檔次的酒店，大多數屬于綜合性、多元化的服務行業，幾乎包含了全部服務及商業行業，表現為環節多、管理難，被公認為管理難度最大的行業。

存貨是酒店業的重要資產，它管理的好壞，直接關系到酒店的資金占用水平，以及資產運作，是企業管理中不可忽視的一部分。但從目前情況來看，與國際上經營比較成功的國際連鎖大酒店相比，國內酒店管理方面仍然存在許多問題。應該從管理制度、內部控制、信息系統的利用、物流的利用等方面加強存貨管理。

當前酒店存貨管理存在問題及原因

任何酒店都需要有一定原材料的儲備，以滿足生產經營的需要。酒店業屬于服務性行業，其產品的生產和提供在同一時間完成。服務產品一般來說不能像工業產品那樣按訂單生產，而且酒店也的需求具有不確定性，因此，儲存足夠的原材料以滿足經營所需對于酒店來說就顯的尤為重要。但酒店所采購的原材料，尤其是餐飲部門所使用的原材料有很強的時效性，儲存時間不能過長，儲存期內容易發生變質或損壞。如果原材在倉儲期間發生變質或毀損，那等于前功盡棄，也影響后一步服務。但目前存貨確實存在很多的突出問題。

2.1 內部控制制度不健全

1.一級倉庫管理不到位，往往造成賬賬不符、賬卡不符，賬實不符。當下，高星酒店特別是國外管理公司酒店的倉庫都歸在財務部下面，但倉庫管理職位因為職位低，待遇一般所以配備人員文綜合素質也較一般，很多酒店的管理層也不太重視這點。他們往往重視的是物品采購環節，側重控制物品的價格，會通過經常市場調研，市場比價等手段達到實現目標，但存貨購入后的管理卻不到位。最常見的表現諸如：未制定存貨管理制度，或雖然有這方面的規定，但僅僅流于形式，不對存貨進行實際盤點、存貨盤點周期過長或不及時處理盤點結果。這既有管理者重視不夠的主觀原因也有財務人員素質不過硬、不擅長處理棘手問題的客觀原因。同時，目前很多酒店將酒水、干貨、文具印刷品、客房布草、餐飲布草、玻璃、瓷器和其他一次性用品等做為一級庫管理，由財務部門進行明細賬核算和實物管理。但是由于使用的賬務處理系統和物流管理系統的兼容性不強，兩者間僅僅靠打印出來的報表和數據進行手工對賬，存貨品名、品種、規格繁多，核對的難度較大，容易造成財務部門的賬目和物流系統臺賬之間賬實不符；或者賬務處理模塊和物流模塊系統雖然屬于一個軟件系統，但系統間的轉賬功能沒有加以充分利用，模塊間的數據不統一，也容易造成財務部門的賬目和物流系統臺賬之間賬賬不符，同時由于工作的疏忽大意，存貨卡不能及時更新，制作，所以有時往往賬卡相符流于形式。酒店人員流動相對較大，倉庫管理人員流動也較頻繁，交接手續不規范，賬賬、賬實不符的原因不清、責任不明，無法及時進行賬務處理，造成財務賬庫存金額與實際庫存不符，久而久之，財務部門的賬目與物流系統臺賬、財務部門賬務與實際賬存之間的差異越來越大。

2.二級庫管理混亂，由于酒店的鮮活食品，一些調味料，工程物品，餐具和客房一次性用品等單位價值較小、品種規格較多，很多酒店的財務人員不愿意將其作為一級庫管理，而是做為二級庫管轄。在購入食材，工程用品，餐具和客房一次性用品等物品后，財務部門增加一級庫庫存，甚至直接把食材直接做為成本費用。同時由工程部、餐飲部和客房部一次性將購入的物品從收貨部簽單運走，在其營業場所另行作為各自部門的物品儲存進行二級庫管理：財務人員則減少一次庫存，將其計入相關費用賬戶核算。由于酒店二級庫的倉庫管理人員大多是屬于兼職，如客房部倉管員，一般是有樓層服務生兼職，工程部一般由工程部秘書兼職，一般缺乏財務專業知識，對其管理的存貨管理往往不到位，容易出現諸如以下現象：物品出入庫記錄不全、領用后實際配備與否無可考證、報廢和報損手續不全，或者不嚴格，等等。

3.外購材料審批程序不健全，采購價格隨意性大，按要求是要三家供應商比價，選質優價廉的，但實際情況很難達到，而且，在很多酒店，中高級管理人員一般將精力用于酒店營銷、發展等方面，采購物品市場價格的調研工作抓的不夠細致，酒水、干貨和餐飲原料的采購價格審批程序不全，隨意性較大。物品的采購價格往往由采購人員與供應商直接協商確定，憑供應商開具的發票報銷、入賬，采購員與供應商共同舞弊。但也有的情況是，往往酒店用的物品較市場不大相同，只有為數不多的供應商可以供貨，這樣就往往搞成“獨家經銷”。有的酒店嘗試對采購價格進行審批，但又認為市場價格波動頻繁不易掌握，審批價格的時間間隔較長，一般一個月甚至一季度才制定、審批一次。當市場價格在節假日或季節變化出現較大波動時，與審批的價格之間就會出現較大的差異，導致價格控制形同虛設，達布到控制成本和降低費用的目的。

4.相關內部控制制度不嚴格，實物管理不規范，一是很多酒店存貨的采購、驗收和保管由采購部及所屬倉庫管理人員一并完成，缺乏權限的相互制約。尤其是采購經理(主管)利用和供應商的默契獲取個人利益，給酒店造成不必要的損失。二是驗收制度和先進先出制度執行差。其普遍表現是倉管人員驗收不徹底，尤其是體積較大的貨物不愿開箱或開包檢查，貨款支付完后才發現質量或數量問題，倉庫貨架上的貨物擺放不規范，體現不出先進先出，延長了出庫時間，飲料干貨容易出現過期現象。增加了物品損耗：或者出庫時檢查不仔細、領出后上架銷售因質量和有效期等造成客人投訴，影響酒店的服務質量和社會形象。

5.直撥蔬菜、凍貨、海鮮等鮮活原料管理不到位，降低了出凈率，酒店的直撥蔬菜、凍品、海鮮等鮮活類原料，一般是由供應商直接送入餐飲粗加工間。海鮮、凍貨等鮮活類原料的價格較高，其質量的好壞直接影響菜品的出凈率和餐飲食品成本率。而財務人員實際上往往不將其做為存貨管理，派出的驗貨人員礙于情面，或者共同利益驅使，難以對數量、質量和價格進行有效的控制。

6.缺乏較為成熟的供應商隊伍。有的酒店過分依賴少數集中供貨的供應商，雖然減少了市場調研的成本和費用，但是供貨價格受限于供貨商，不利于成本和費用控制，同時供貨時間也難以持續保證；有的酒店又過分不相信供貨商，頻繁更換供應商，影響了與供應商之間穩定供應關系的建立和保持，同樣難以有效控制成本和費用，甚至可能出現原料部能及時供應的現象，從而影響供貨質量。

2.2流動資金占用額高

存貨是酒店的主要資產，為保證酒店的正常運營，存貨必不可少，但往往是存貨會占用酒店流動資金很大的比重。存貨效益和成本沒有達到最優化的存貨事前控制。庫存管理方式過于經驗化，當然也有人的惰性成分在里面，會覺得下采購單比較麻煩，有時下采購單會下的很多，對所有存貨采用統一的庫存控制方式，沒有對重點存貨進行重點管理，是一種較為粗放的庫存管理，沒有科學規范的方法，只能設置很高的安全庫存以應付酒店經常面臨的預期外需求，而不是根據不同存貨的服務水平以及各自提前期來確定；庫存控制仍然停留在庫存內各種存貨量上，沒有意識到存貨的擠壓能夠造成企業流動資金的減少，對酒店的影響很大，而對于庫存的成本計算，每年底材進行一次，這是事后統計，對于庫存控制沒有作用。

對于一些積壓的慢動品沒有及時發現，這也導致了資金的占用。對于籌備酒店來說，資金的占用那會更多，比如說服務用瓷器，玻璃器，不銹鋼，布草等存貨，按正常來說是準備3年的用量，但有些管理公司為了以后業績，它會采購10年的用量，這樣也會造成資金的占用，而且這種占用比例會非常的大。

2.3非正常存貨儲備量擠占了正常存貨儲備量

 所謂的正常存貨是指酒店日常經營所必需要的，而非正常存貨則是指因為過多采購積壓下來或者因為某種活動停止而造成的存貨準備資源的浪費。

 就日常來說，食品，酒水，香煙等存貨是經營所必須的原料，而瓷器，玻璃器皿，不銹鋼刀叉也是服務所必須的營業用存貨這些是必不可少的，而因為比如酒店出品月餅來賣，因為計劃沒有做好，而導致諸如月餅盒子大量積壓在倉庫，月餅低價處理掉這樣就產生非正常的存貨擠占了正常存貨儲備量，它占用了庫房的面積，也擠占了正常存貨的儲備量，而且這種情況是很多酒店都會遇到的。

2.4管理不到位

大多數酒店對都將主要精力放在提高銷售和對客服務的質量上面，而對存貨的管理卻很不在意，管理不到位體現在很多方面，上面也提到過不少這樣的事情，這里不再做過多的贅述。

提高酒店存貨管理水平的途徑分析

3.1.嚴格執行財務制度規定

酒店應建立科學高效的財務管理制度，并隨著酒店的發展不斷完善。

將財務系統和物流系統的數據對接，在保障財務數據安全的前提下，酒店可以獨立或與軟件供應商一起對相關系統進行二次開發，建立物流系統和賬務處理系統的接口，或將兩者之間的系統轉賬功能加以開發和利用，保證兩個系統數據相互銜接，增強兩個系統數據的核對，建立財務賬和物流系統賬賬相符的基礎。在日常工作中，財務人員對物流系統物品的購入、領用和庫存金額進行序時核對，確保兩個系統之間賬賬相符。每月月底，酒店組織管理人員和財務人員對各個一次庫進行徹底盤點，對盤點中出現的差異問題，根據存貨實際盤點結果進行物流系統和賬務系統的雙處理，當月就能確保賬實相符。如果酒店賬賬不符、賬實不符現象已存在且數額較大，需要從以下方面入手解決：（1）管理人員和財務人員要對一級庫庫存進行徹底盤點，明確統一的物品名稱和庫存量后，將其作為起初數據輸入物流細系統，并參考最接近的歷史價格確定期初單價，以此確定物流系統的期初庫存金額。（2）在賬務系統中將存貨庫存數調至物流系統期初數，由此產生的盤盈盤虧按制度進行賬務處理。一次性將賬賬、賬實不相符的歷史遺留問題徹底解決。（3）建立嚴格、完善的物流系統管理辦法，明確規定凡是在財務部門報銷的實物性支出和從倉庫領用的各種物品，各部門必須在物流系統中按程序進行申購、批準、采購、入庫驗收、申領和調撥，由此生成和打印的單據和核算的原始憑證之一，實現在物流系統處理的實物金額必須在財務系統中同步進行等金額核算和反映。

將二級庫升級為虛擬一級庫管理，為了避免二級庫管理人員專業性不強、出入庫記錄不全、報廢和報損手續不嚴格等現象，將二級庫升級為模擬一級庫管理。所謂“虛擬一級庫”就是由財務人員對原來已經作為費用核算的二級庫，重新按實有明細調增庫存后，開始對每筆進出庫記錄進行明細核算，而倉庫管理人員仍由非財務部所屬人員擔任二級庫管理方式。這樣不僅可以徹底解決二級庫分別由所屬部門單獨管理、家底不清的混亂局面，而且將工程用品、餐飲餐具和客房一次性用品由費用核算轉化為存貨管理，管理的透明度更強，核算的準確性越高。具體而言：其一，通過具體盤點存放在工程部、餐飲部和房務部的二級庫實物，確定各個二級庫的準確實有明細數量，并參考最近一次進貨價格給予一次性定價，確定各個二級庫實有庫存明細及其金額。其二，經過酒店高級管理層的批準，財務人員通過會計分錄手段，建立明細賬，并將同批數據錄入物流系統，保證財務部門的賬目和物流系統臺賬賬賬之間、賬實之間完全相符。其三，財務部門分別和有關部門共同建立規范且可行的二級庫出入庫制度，每筆物品的申購、入庫、申領、報損和報廢都必須經過物流系統和財務系統，原二級庫實物保管部門只有憑需經過財務核算的物流系統單據才能入庫和出庫，和一級庫一樣進行倉庫管理。其四，每月底組織人員、財務人員和倉庫管理人員共同進行實物盤點，并對盤點結果進行分析，明確原因和責任人。

建立較為嚴格的原料和物品采購價格審批程序，存貨的審批程序一般是先分別由使用部門提出采購申請，組織供應商報價，再經過采購比價和確定，報財務總監，總經理審核后，報單給供貨商。審批后的香煙、酒水價格和便于、只能輸入和修改數量，不能調高物品和原料的采購單價。這樣就可以對香煙、酒水、餐飲原料等實行嚴格的價格控制，減少相關人員價格違規操作現象，同時也可避免倉庫記賬員手工輸入價格出錯或擅自調高單價現象，保證采購物品的價格控制、庫存領用金額的正確性和酒店成本費用核算的真實性，大大降低采購人員和倉庫管理人員分別或串通舞弊的可能性。

對倉庫實行精細化管理。一要劃分存貨的采購權、驗收權和保管權、并分別授予不同的班組，明確界定各自的職責，形成較為完善的內部控制制度。二是要對采購人員和倉庫管理人員進行嚴格培訓，包括采購員如何與供應商討價還價、驗收人員如何識別原料的質量的高低、倉庫保管員如何對原料進行日常管理等。三是根據正常消耗情況和貨物在途時間，與各供應商簽訂供貨協議，采取一次性定價購買、分期付款與到貨的采購形式，由供應商按照商定的日期進行；連續的補貨，有效防止物品的缺貨或積壓。四要在物流系統中錄入有效期較短的飲料和干貨的名稱、規格和有效期，通過軟件的二次開發實現物流系統提醒功能，在庫存物品有效期前的60日發出警報，確保在到期前40至60天內通知有關供應商進行免費調貨，減少由于人工因素造成的存貨損耗。另外，酒店質檢人員和財務管理人員要經常深入各級倉庫進行抽查和監督，防止“人情貨”私自入庫、出庫和上架銷售現象。

加強直撥蔬菜、凍品、海鮮等鮮活原料的管理 在酒店粗加工房存放和各廚房間流動的直撥蔬菜、凍品、海鮮等鮮活原料，不經過酒店一級庫和二級庫，往往不將其做為存貨進行核算和管理。事實上，這部分原料是餐飲成本的重要組成部份，其質量的好壞影響菜品出凈率和食品成本率，其驗收和入庫，應有財務部和餐飲部共同加強管理。財務部應安排責任心強、工作細致認真的員工，深入餐飲粗加工間和廚師共同進行實物驗貨和電腦記錄，并將有關數量數據準確輸入物流系統；餐飲部廚師應從質量方面對直撥蔬菜、凍品、海鮮等原料進行專業驗收。通過共同努力，可以提高餐飲原料出凈率，提高餐飲毛利率，從而提高整個酒店的經營毛利率。

建立一支相對穩定的供貨商隊伍，并進行科學管理 一則建立各類供貨商的準入制度。從資質、信譽和貨款結算條件等方面把關，確定合格供應商的供貨名錄；二則分別根據供貨商的供貨范圍簽訂不同內容的供貨合同，按照供應原料和物品總價值的不同進行ABC分類管理。對供貨金額較大、供貨及時性要求較高的供應商實行A級管理，并與其保持良好的合作關系，在資金結算方面給予保證；對供應質量和供貨及時性要求不太高但用量較大的供貨商進行B類管理，保證合作關系并按月進行資金結算；三則要加強對供應商供應原料和物品監督檢查，并由采購、廚房和相應部門對供應商原料質量、送貨及時性、服務態度等定期進行綜合評價；四則建立一個酒店嚴格執行、供貨商熟悉并遵守的處罰與退出機制，對不服從管理或提供假貨、過期貨物的供應商進行合理處罰，對情節嚴重者要堅決將其退出酒店供應商隊伍。

3.2采用ABC控制法

ABC控制法的關鍵是在于分類，分重點集中，有效控制，用在酒店存貨管理上面，主要體現在以下方面

采購方面，重點控制采購價格較大，數量較多的存貨，可以對酒店經常使用且數量較大的存貨，如食品，酒水，客用品等物品要多比較，選擇質優價廉的供貨商穩定供貨

低值餐飲用餐具和用品類，對那些容易破損的瓷器，玻璃器皿，設定滿足經營的最大，最小量，把批量打破的可能性降低到最小，而對于高價的金器，銀器則需要每周盤點一次，或最好每日出入庫登記，及時發現問題。

對于財務控制的一級倉庫，如食品倉，酒水倉庫內的高價珍品存貨進行重點保管一方面防竊，防損，一方面要控制好庫存量，既要滿足餐飲部日常需求，又不能過多增加存貨量，以免對酒店的資金占用過大，

3.3加強存貨采購管理

 1．按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表

 2. 向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經審核后確定最佳采購方案

 3. 按酒店及本部門制定的工作程序，完成現貨采購和期貨采購

 4. 物驗收時出現的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報

 5. 物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續

 6. 將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請或經銷合同

 7. 將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結算手續。

 酒店案例

香格里拉酒店集團是目前中國運營相對來說比較好的集團，其生意很好，當在這里想重點說的是其存貨管理方面，確實高出國內酒店一籌。

在我看來，其在存貨管理方面主要有如下幾大優勢：

采購方面，其有強大的集團采購優勢，其存貨采購的價格比一般酒店要便宜的多，如油，米等具有很大的優勢。

管理層特別重視存貨管理，有一套完善的財務管理制度，在香格里拉集團從總經理到部門經理都很重視存貨的管理，他們有很大的倉庫，物品應有盡有，倉庫也很大，倉庫設置也特別符合儲存存貨的標準，一般很少有報損和報廢的情況發生。

先進的存貨管理系統，PICC系統是一種很好的物流存貨管理系統，系統從存貨的采購審批到存貨轉成成本，全程跟蹤，這樣能及時反映存貨的實時情況，發現問題也可以及時找到原因。

結論與展望

加強酒店的存貨管理事關重要，做好存貨管理則對酒店的營業有很大的支持，反之則會一步不到，則步步不到。加強酒店存貨的管理應該從上到下，從總經理到倉庫管理員，從財務制度到具體一只玻璃杯，環環相扣，步步為營。

通過加強存貨管理，達到降低酒店綜合成本的目標，有效地保證其生產經營活動的連續正常進行，從而提高酒店的綜合競爭力，確保酒店能持續、穩定、健康地發展。

 所謂成功之本在于成本，而成本之重的存貨管理則顯得尤其重要，相信將來酒店之爭最終還是服務之爭，成本之爭，那就從存貨管理開始吧！

參 考 文 獻

1. 《現代酒店管理》 復旦大學出版社 都大明　編著

2. 《星級酒店成本控制手冊》光明日報出版社 蘇春禮 主編

 

3. 《酒店六常管理》 北京大學出版社 邵德春 主編