計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)的比較

全文字?jǐn)?shù):7423

 “經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，會計(jì)越重要”。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，會計(jì)作為經(jīng)營管理基礎(chǔ)性工作，其地位和作用越來越被人們所認(rèn)識。我們正處于由變化莫測、不斷創(chuàng)新的技術(shù)發(fā)展推進(jìn)社會變革的時(shí)代，與傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)相比以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)為主要推動(dòng)力量。自從計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)應(yīng)用以來，已經(jīng)不斷地突破了對自身能力的假設(shè)，極大地影響著企業(yè)所處的經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境和企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等各方面,當(dāng)然也毫無例外地影響到企業(yè)的會計(jì)工作。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會計(jì)工作，產(chǎn)生了計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)，又稱電算化會計(jì)。而計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)之間的比較，已成為保證企業(yè)會計(jì)工作正常有序進(jìn)行的基礎(chǔ)。
 一、計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)的特點(diǎn)
 計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)，是由計(jì)算機(jī)硬件、軟件、電算化管理制度、財(cái)會及計(jì)算機(jī)人員組成，是一個(gè)組織處理會計(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)內(nèi)外有關(guān)人員提供會計(jì)信息并輔助管理的人機(jī)系統(tǒng)。其主要以計(jì)算機(jī)為主要工具，運(yùn)用會計(jì)所特有的方法，通過對各種會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集或輸入，借助特殊的媒介對信息進(jìn)行存儲、加工、傳輸和輸出，并以此對經(jīng)營活動(dòng)情況進(jìn)行反映、監(jiān)督、控制和管理的會計(jì)信息系統(tǒng)。
 (一)計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的技術(shù)特性
 1.集中性
 計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)將一個(gè)企業(yè)的很多不同部門所使用的信息統(tǒng)一在一個(gè)整體的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，由原來手工條件下需要由多人不同崗位完成企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)工作，現(xiàn)在只需一二臺計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)。這意味著企業(yè)內(nèi)部的不同部門不再使用不同的數(shù)據(jù)庫來管理信息，在網(wǎng)絡(luò)或多用戶的環(huán)境下，同一組信息可以被不同的用戶共享，更加體現(xiàn)信息處理集中化這就使得企業(yè)內(nèi)部不同部門的員工能夠獲得相同的信息。
 例如：企業(yè)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)之前，各家公司將重要的商業(yè)記錄保存在很多不同的部門。每一個(gè)部門通常使用不同的系統(tǒng)和技術(shù)來對信息進(jìn)行管理。這些信息還有可能在企業(yè)內(nèi)部被復(fù)制多次，這種復(fù)制往往不夠精確并且跟不上最新的要求。一些信息還有可能僅僅是記錄在紙上，這就為獲取該信息增加了難度。如果一個(gè)客戶有可能打電話到銷售部門，希望了解一宗非常重要的訂單的貨物發(fā)送情況，由于沒有共享的數(shù)據(jù)庫資源，接待人員就無法迅速的對客戶的詢問做出答復(fù)，他必須要打很多個(gè)電話到公司的生產(chǎn)部門或運(yùn)送部門才能夠了解情況。
 2.自動(dòng)性
 計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的自動(dòng)性能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來很大的好處。電子計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的運(yùn)算功能，整個(gè)會計(jì)核算程序由計(jì)算機(jī)來完成，大大減少人工干預(yù)，客觀
上消除了手工方式下信息處理過程的諸繁瑣重復(fù)過程；再者，計(jì)算機(jī)又承擔(dān)起計(jì)提折舊、存貨計(jì)價(jià)和成本計(jì)算等繁雜的核算工作。包括錯(cuò)誤的減少、速度和效率的改進(jìn)以及更完全的信息通道。有了更好的信息通道，企業(yè)的員工和管理人員能夠更好的了解目前企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行狀況，做出更好的商業(yè)決策。
 例如：江門輕騎華南摩托車有限公司（以下簡稱江門輕騎）是一家有著迅猛發(fā)展勢頭的摩托車制造企業(yè)。江門輕騎座落于中國著名僑鄉(xiāng)、摩托車產(chǎn)業(yè)示范基地-廣東省江門市，是一家集技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)制造、產(chǎn)品銷售、進(jìn)出口貿(mào)易為一體的大型摩托車生產(chǎn)企業(yè)，也是濟(jì)南輕騎在華南地區(qū)投資的重要摩托車制造基地。江門輕騎具備完善的整車和發(fā)動(dòng)機(jī)開發(fā)能力，擁有年產(chǎn)30萬輛整車、20萬臺發(fā)動(dòng)機(jī)的生產(chǎn)能力。2008年爆發(fā)的全球金融危機(jī)對國內(nèi)的摩托車制造行業(yè)造成了一定的沖擊，原材料價(jià)格上漲、勞動(dòng)力成本提高，產(chǎn)品的利潤空間和市場不斷萎縮，擴(kuò)大內(nèi)需已成為摩托車行業(yè)擺脫困境的迫切需要。而近期，隨著國家一系列刺激內(nèi)需及惠農(nóng)政策的出臺，將極大地刺激市場需求，江門輕騎正面臨產(chǎn)業(yè)重大利好帶來的發(fā)展機(jī)遇。為了抓住產(chǎn)業(yè)機(jī)遇、促進(jìn)發(fā)展，同時(shí)優(yōu)化內(nèi)部流程、降低成本，江門輕騎高層領(lǐng)導(dǎo)下定決心引入ERP管理工具，整合企業(yè)資源，提升管理水平。
 企業(yè)在應(yīng)用ERP后最大的好處是庫存準(zhǔn)確了、停工待料減少，數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，各部門間的溝通也更順暢。對數(shù)據(jù)的處理和稽核能夠及時(shí)準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)成本核算也快捷方便。
 通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，從江門輕騎的領(lǐng)導(dǎo)班子到一線員工，都已深深體會到信息化管理手段為企業(yè)帶來的好處。已在信息化道路上邁開堅(jiān)定的第一步的江門輕騎明白，要想充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的最大效應(yīng)，必須持續(xù)不斷地深入應(yīng)用系統(tǒng)，挖掘系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。因此，在ERP系統(tǒng)成功上線后，江門輕騎專門成立了ERP稽核小組，制定了嚴(yán)格的ERP稽核獎(jiǎng)懲制度。該制度直接與一線實(shí)施員工的績效掛勾，每月統(tǒng)計(jì)，結(jié)果在員工工資中直接體現(xiàn)。嚴(yán)格的ERP稽核制度，能有效地保障ERP系統(tǒng)的順利實(shí)施和持續(xù)優(yōu)化，為真正提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平。
    3.多元性
 (1)收集信息的多元性
 在計(jì)算機(jī)應(yīng)用平臺上，企業(yè)的會計(jì)系統(tǒng)可以通過對各個(gè)部門的信息接口轉(zhuǎn)換，接受貨幣形態(tài)的信息或非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，其信息渠道更加寬敞。
 (2)提供信息時(shí)間的多元性
 在計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)中，會計(jì)期間已不再是提供會計(jì)信息的約束條件，不僅可以按照既定的月、季、年來披露會計(jì)信息，而且可以隨機(jī)快速地生成所需信息，如某種產(chǎn)品的“日成本”、“周成本”，并可對系統(tǒng)實(shí)施實(shí)時(shí)控制。
  (3)提供信息空間的多元性
 借助于信息處理方法多元化的結(jié)果，計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)提供信息的空間非常廣闊，根據(jù)需要，有貨幣形態(tài)的信息，亦有非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，既有歷史成本信息，也有重置成本、市場公允價(jià)值信息和預(yù)定成本、目標(biāo)利潤信息。
 (4)提供信息形式的多元性
 隨著計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)除了提供數(shù)字化信息，也可提供各種圖形化信息以及語音化信息。
 (5)處理信息方法的多元性
 計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)在主體認(rèn)定的計(jì)算方法的同時(shí)，如有需要可以利用計(jì)算機(jī)運(yùn)算方便快捷的特點(diǎn)，對其他備用方法的試算比較，比較差異。此外，此外，由于系統(tǒng)接收或調(diào)用了大量非貨幣形態(tài)的相關(guān)信息，便于系統(tǒng)運(yùn)用有關(guān)數(shù)學(xué)模型和方法，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、預(yù)測和決策。
 歸納起來，計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)可以提供以下幾個(gè)功能：
 首先，生成準(zhǔn)確的物料需求計(jì)劃，降低了生產(chǎn)成本，縮短生產(chǎn)周期。讓企業(yè)以最優(yōu)水平生產(chǎn)，并同時(shí)兼顧生產(chǎn)彈性。包括生產(chǎn)規(guī)劃、物料需求計(jì)劃、生產(chǎn)控制及制造能力計(jì)劃、生產(chǎn)成本計(jì)劃、生產(chǎn)現(xiàn)場信息系統(tǒng)。
 其次， 協(xié)助企業(yè)有效地控管物料，由于有了準(zhǔn)確的需求，可以在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間得到恰當(dāng)?shù)奈锪希瑴p低了庫存，提高了采購金額的利用率。包括采購、庫存管理、倉庫管理、發(fā)票驗(yàn)證、庫存控制、采購信息系統(tǒng)等。
 提供更精確、跨國且實(shí)時(shí)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息，了解企業(yè)真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，降低了財(cái)務(wù)人員的工作量；確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的唯一和準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的預(yù)算、控制和分析提供了基礎(chǔ)；減少了財(cái)務(wù)壞賬、呆賬金額。包括產(chǎn)品成本管理、利潤分析、應(yīng)收應(yīng)付賬款管理、固定資產(chǎn)管理、一般流水賬、特殊流水賬、作業(yè)成本、總公司匯總賬。
 協(xié)助企業(yè)迅速地掌握市場信息，以便對顧客需求做出最快速的反應(yīng)。實(shí)現(xiàn)了對訂單和計(jì)劃的動(dòng)態(tài)跟蹤，全面掌握銷售情況，提高市場的響應(yīng)速度和客戶的滿意程度。包括銷售管理、訂單管理、發(fā)貨運(yùn)輸、發(fā)票管理、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。
 最后，提供決策者更實(shí)時(shí)有用的決策信息。包括決策支持系統(tǒng)、企業(yè)計(jì)劃與預(yù)算系統(tǒng)、利潤中心會計(jì)系統(tǒng)。
 （二）手工會計(jì)系統(tǒng)的技術(shù)特性
在會計(jì)漫長的歷史發(fā)展過程中，手工處理一直占據(jù)主導(dǎo)地位，直到現(xiàn)在仍有大量企業(yè)的會計(jì)工作采用這種形式。手工處理是指主要靠人工進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)的收集、分類、匯總、計(jì)