試論企業行政管理的地位和作用

一、企業行政管理的地位 3

（一）能夠使企業更好地適應形勢發展的需要 4

（二）能夠增強企業的核心競爭力 4

（三）能夠保證企業平穩、有序地健康發展 5

二、行政管理在企業管理中的作用5

三、現行企業行政管理中存在的兩種極端問題7

（一）企業行政管理中存在“游擊作風”7

（二）企業行政管理中存在“衙門習氣”8

四、如何做好企業行政管理工作 9

五、提高企業行政管理效率的對策11

（一）建立健全企業規章制度11

 (二）提高企業行政管理人員的素質12

（三）學習與借鑒國內外企業行政管理的新模式13

 內 容 摘 要

 

隨著人們法治觀念的不斷增強，行政管理在企業管理中的地位作用越來越突顯，企業行政管理需要進一步規范化，這不僅關系到企業行政管理效率的提高，甚至影響到企業的生存與發展。因此，充分認識行政管理在企業管理中的地位和作用，分析行政管理在企業管理中存在的問題，探討提高企業行政管理效率的對策，有著極為重要的意義。行政管理在企業管理中的地位和作用越來越突顯，企業行政管理需要進一步規范化，這不僅關系到企業行政管理效率的提高，甚至影響到企業的生存與發展。本文闡述了行政管理在企業管理中的地位及作用，分析了行政管理在企業管理中存在的問題，論述了提高企業行政管理效率的對策。

關鍵詞 企業 行政管理　問題 對策 探討

一、企業行政管理的地位 

企業行政管理是企業管理與行政管理相結合而產生的一個概念。企業行政管理既非一般的政府行政管理，也非企業管理，其涵義是指：企業行政系統為了企業的生存與發展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業進行職能性管理的總和。企業行政管理體系推動和保證著企業的生產、資金、經營等業務的順利、有效進行和相互之間的協調。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業其他方面，也不同于政府機關的行政管理，具有相當的特殊性。因此，在現代企業中，行政部門是企業重要的管理部門。做好行政管理工作是企業有效運轉的重要前提，也是經營者提高企業管理水平的一個切入點。  

 （一）能夠使企業更好地適應形勢發展的需要 

改革開放以來，中國得到迅速發展，綜合國力和競爭實力大大加強。為促進中國更快更好地發展，科學發展觀、建設創新型國家、構建社會主義和諧社會、建設社會主義新農村等重大戰略思想和戰略任務被提出，這不但是當前形勢發展的需要，而且對于企業的發展同樣具有十分重要的指導作用。而企業要想更好地貫徹落實這些戰略思想和戰略任務，并以此為指導來促進企業取得更好的發展，就必須通過企業行政管理來實現，也只有這樣，企業才能更好地適應形勢發展的需要。   

（二）能夠增強企業的核心競爭力 

除了經濟實力以外，企業的核心競爭力在一定程度上體現為企業的科技競爭力和可持續發展能力。而在一定意義上來說，企業的科技競爭力體現為能否緊密結合時代要求進行學習。企業行政管理在企業發展中發揮著服務和保障的作用，企業在發展過程中可以通過企業行政管理，努力打造學習型企業，強化企業成員的學習，使企業積極學習先進的管理理念、經營理念和科學技術，并且將其轉化到企業的生產和發展中去。這樣，就能提高企業的科技競爭力和可持續發展能力，增強企業的核心競爭力。 

（三）能夠保證企業平穩、有序地健康發展 

在企業發展的過程之中，企業在發展中會碰到一些困難，企業的職工也會存在思想和實際上的一些問題，這些因素，都是不利于企業穩定、健康發展的因素。同時，企業也需要同一些政府管理部門打交道，以爭取項目和資金。而企業行政管理的任務，就是要努力同政府部們打交道以為企業爭取良好的外部環境，并且通過各種途徑解決企業職工面臨的思想和實際困難以及企業的困境，為企業發展取得良好的內部環境。這樣，就可以保證企業平穩、有序地健康發展。

二、行政管理在企業管理中的作用 

企業中的行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能；其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。概而言之，行政管理的實質就是服務。企業專門的行政管理部門（通常稱為辦公室、總經理辦公室、行政人事部之類）擔負著企業行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個部分、一個環節，是整個行政管理系統中的一個小系統。企業行政部門擔負著種種行政事務工作，使領導和員工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，全力投入生產經營之中，企業行政部門主要職責是考慮公司的發展戰略，探討公司的組織架構，任用公司的各級干部，實施公司的經營方針，解決公司所面臨的重大問題等等。 企業行政部門還必須在“管理”、“協調”和“服務”三方面發揮重要作用。

從“管理”方面來說，企業行政部門不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。

從“協調”方面來說，企業行政部門擔負著協調公司內部各部門間的關系、協調企業與社會其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系重任。企業行政部門對企業內部各部門間關系的協調，是以對計劃的分工執行和控制為基礎的。在執行計劃控制的過程中，企業行政管理部門應該對各部門的計劃執行情況和執行進度進行協調，以調整好企業的整體計劃的實施。同時，還應該對各部門在執行工作計劃的過程中在日常事務上所發生的矛盾沖突進行調解，使企業各部門之間能夠團結和協調一致，維持企業的穩定和正常運行。企業行政管理的另一項協調任務，是協調本企業同其他企業、社會機構和政府部門的非業務關系。這種關系之所以是非業務的，是因為企業的運行是在各部門明確分工的基礎上才得以健康而穩定地進行的。其主要內容是在維護企業的基本權益的基礎上，發展同社會各有關單位的友好交往，緩解矛盾沖突，從而為企業爭取一個好的生存環境。

從“服務”方面來說，企業行政部門要甘當幕后英雄的角色。因為行政服務干得再出色，畢竟是服務于企業的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務工作，永遠不要奢望成為企業關注的”中心”。否則，就影響了企業各方面的工作，影響了企業最終目的的實現，企業行政管理的理想境界應該是“潤物細無聲”。 企業的行政管理必須時刻著眼于為企業的經濟利益服務，反對“為管理而管理”；必須堅決擯棄形式主義，切實講究實效；必須大力講究勤儉節約，反對大手大腳；必須根據公司實際需要和可能采取靈活變通的方式方法，一切以公司利益為最高原則，反對泥古不化、因循守舊；最后，企業行政管理最終要落實到確立服務觀念，克服老爺作風和衙門習氣，切實搞好服務上來。 

總之，企業行政管理在企業管理中具有重要的地位和作用，但是，許多企業在行政管理中還存在這樣和那樣的問題，因此，分析企業在行政管理中存在的問題，這對于探討提高企業行政管理效率的對策是很有意義的。

三、現行企業行政管理中存在的兩種極端問題

（一）企業行政管理中存在“游擊作風”

在企業行政管理中，往往存在兩種傾向。一種是完全擯棄“機關習氣”，完全憑主觀意愿辦事的“游擊作風”。主要表現在企業中沒有系統完整的規章制度、上下左右的明確分工、沒有明確而充分的逐級授權和環環相扣的工作程序；或無章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各級負責人的當時意愿，一拍腦袋決定任何大小事項，沒有科學的研究、決策、落實程序；決策只憑當時靈機一動，正確與否全憑運氣。機構、部門、各級負責人都形同虛設，上級對下級大小事務插手過多，搞得下屬無所適從。往往是企業主要負責人忙得昏天黑地，干部員工卻有勁使不上；企業主要負責人總覺得干部員工拿得太多，做得太少；干部員工又對企業主要負責人一肚子怨氣，怪企業主要負責人不重視自己。這樣不但無法調動干部員工的積極性、主動性和創造性，而且易于造成領導與被領導雙方的隔閡與對立。由于沒有制定出成文的“公道”和“規矩”，造成企業中“公說公有理，婆說婆有理”，互相扯皮，互相推諉；你爭我奪，辯論不休；或遇事不議，或久議不決，或決而不行，或行而不果；重復討論，重復決定，重復勞動；朝令夕改，朝秦暮楚。使企業處于一片“打亂仗”狀態，嚴重影響工作效率和員工士氣，造成人、財、物的極大浪費。  

（二）企業行政管理中存在“衙門習氣”

許多企業行政部門“機關作風”較重，這些企業行政管理干部，完全不考慮企業的實際需要和企業行政管理的特點，完全照搬黨政機關行政管理那一套，搞形式主義、做表面文章。主要表現是：繁文縟節、按部就班；清規戒律、條條框框；文牘主義、官樣文章；公文旅行、筆墨官司；紙上談兵、咬文嚼字；高高在上、頤指氣使；脫離實際、不講實效。這樣的企業行政管理，既浪費精力，又浪費時間；既浪費人力，又浪費錢物；嘩眾取寵，華而不實；僵化死板，不近人情；把一個企業的行政管理部門變成了舊時代的“衙門”。這同樣造成極大浪費，降低工作效率和員工士氣，影響企業效益。

 四、如何做好企業行政管理工作 

行政管理工作涉及面廣，綜合性強，行政管理人員要做好行政管理工作，除了要具備上述素質以外，還應有以下幾點認識： 

1、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝、協調控制、檢查總結以及獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管及采購以及相應制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作；其他事務視各公司具體情況而定。  

2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關職能部，與關系企業窗口部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。  

3、注重信息的收集和整理，并即時提供給管理者。信息包括企業外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經濟、政策規定；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息；科學技術發展信息；突發事件等。內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家政府機關相關政策和法律規定的變化。  

4、培育傳播企業文化。在企業中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業文化的建設包括四個方面，需要全體員工的參與。（1）組織結構清晰，戰略導向明確。分工明確，這是企業發展的基礎。企業不僅應該有近期目標，更要有遠期規劃。行政管理人員應該協助企業管理者制定一個好的組織結構，并制定近、遠期戰略目標。從而形成一個完善的團結的團隊。（2）建立完善的績效評價標準，形成公平、競爭的平臺。這個平臺上充滿競爭、激勵、開放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結果。任何人員能上能下。（3）注重企業形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等。讓工作“生活化”。（4）重視人才，用企業的發展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業在給員工發展空間的同時，注重提供給員工在再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業生涯設計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。  

5、踏踏實實地去執行。完善成熟的制度有了，即定目標有了，關鍵就是要做好。要做好執行需要注意：（1）什么事情該做，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業執行的制度和文化,讓執行影響到每個員工。 

總之，行政管理人員的素質不是一蹴而就的，而是經過長期的自身努力，把學 習同工作緊密結合起來，理論聯系實際，在實踐中增長才干。同時發揚務實求實，注重實效的作風，一點一點積累起來的。

五、提高企業行政管理效率的對策

（一）建立健全企業規章制度

要提高企業行政效率，必須加強企業行政管理法規的建設，健全必要的工作制度，以法律和規章制度的形式促進企業行政效率的提高。建立健全企業規章制度是企業行政管理的基礎工作，企業行政部門必須認真執行各項管理制度、崗位責任制度、工作程序等，從而建立起企業行政部門的法治秩序。

企業需要根據自身發展的需要和當前條件選擇合適的、有一定程度的規范性的行政管理模式，并且隨著公司的發展不斷進行調整，以避免“游擊作風”、打亂仗，提高員工士氣、工作效率和公司效益。但是企業必須時刻牢記，企業行政管理的目的和實質在于為企業的根本目的服務，為公司領導和各個部門、干部員工服務，而決不可本末倒置，陷入過重的“機關習氣”，否則同樣會降低員工士氣和工作效率，損害公司利益。

(二）提高企業行政管理人員的素質

行政管理工作可以說是牽頭萬緒、紛繁復雜。企業行政管理人員每天都面臨著大量的、瑣碎的事務，行政管理人員在企業中起著上傳下達、承上啟下的作用，這就需要企業行政管理人員要具備良好的身體素質、思想素質、心理素質、能力素質以及專業知識等方面的素質。每一個行政工作人員都必須努力提高自身素質，使自己的能力和水平不斷得到提高。作為企業行政管理人員，應該是知識水平高，各方面素質優良的公共管理者。企業行政人員素質的提高可以提高組織管理的有效性，能夠實現科學而又藝術的管理。經濟的全球化迫使企業行政管理人員在未來的管理中必須有國際眼光，熟悉國際游戲規則，適應國際競爭的需要。

（三）學習與借鑒國內外企業行政管理的新模式

要學習與借鑒國內外企業行政管理的新模式，引入科學的企業管理方法，如目標管理、績效評估、成本核算等。當前企業行政效率在管理方法上陳舊僵化，僅注重行政規章和行政命令，無法調動行政官員的積極性。必須把講求投入和產出、講求成本核算的精神引入企業行政管理之中，這樣可以提高企業行政管理人員的責任感，同時還可以科學地衡量管理人員的工作業績，有利于提高行政效率。

具體可以以下幾方面進行探索：

1、對不同的行政管理層次提出不同的重點和要求。上層行政機關的主要活動，是規劃、決策、控制、溝通等全局性工作，追求的是社會總體效率。重點要從領導方式、決策程序、組織結構、信息反饋、協調監督等方面改進工作，提高效率。中層行政管理主管要根據上層領導的意圖和公司的發展戰略，做好上下層聯絡溝通工作。對上級工作任務進一步分解并做好計劃，同時做好部門各項工作的指揮、指導、協調、監督和管理，提高自身的職能作用。基層管理者是制定計劃，進一步去實施指引、激勵、溝通和營造氛圍的工作以使能夠影響員工的行為，促使他們共同努力去完成組織的目標。

2、學會運用一系列現代化管理工具。a、制定客戶關系管理，客戶關系管理的核心是客戶價值管理，它將客戶價值分為即成價值和潛在價值，通過一對一營銷原則，滿足不同價值客戶的個性化需求，提高客戶忠誠度和保有率。實現客戶價值持續貢獻，從而全面提升企業盈利能力。b、提升信息化和智能化的步伐。隨著信息化進程的加快和深化，互聯網及各種應用系統的廣泛使用。企業正在積累大量歷史數據商務智能將數據倉庫、聯機分析和數據挖掘等先進的信息技術應用到企業的生產、經營和管理中，通過集成來自不同數據資源的多種數據類型，提供從數據中發現新的關系．從而幫助企業識別優質客戶，改善企業與客戶關系，提高決策能力和運營能力，改善績效管理。創新業務模式．增加產品銷售和營業收入。

3、建立“學習型企業”，實施績效管理。每一個企業行政管理人員都必須是善于學習的模范，要通過學習不斷提高自身地素質，使自己的能力和水平不斷得到提高。20世紀90年代末，我國企業開始接觸績效管理，本世紀初掀起了“韋爾奇熱”，績效管理模式正式引入我國。績效管理理念的基礎理論是Y理論和X理論相結合，并以Y理論為主導，Y理論認為大多數員工在潛意識中都愿意為企業努力工作，并積極承擔責任，具有相當的創新能力和自我約束能力。只要企業在物質激勵、精神激勵上做到公平、公正，對員工的職業成長和人生價值實現有幫助，員工就認可企業的管理方法。企業中部門與部門、團隊與團隊、員工與員工、員工與管理者間的溝通將會和諧進行，企業的各類績效目標就能夠順利得以實現。例如：韋爾奇采用“活力曲線”進行員工評估，對GE公司的出色員工給予股票期權和職業培訓等獎勵，他認為對員工的激勵應該是金錢和精神鼓勵雙管齊下。而績效管理在行政上的運用的著重點就在于在對人事聘用、管理人員選拔方面，而績效評價體系的建立將推動企業人才選拔和管理者任用的改革，企業中憑能力、憑貢獻的人才評價和激勵機制正在逐步形成。它引入了人力資本的激勵理念，按能力和貢獻實施分配，薪酬構成簡單，分配差距拉大。對企業未來現金流增長做出貢獻的員工，可參與企業剩余價值的索取，即價值創造者按其貢獻度有價值分配權。例如：世界上著名的愛立信公司，就認為推行績效管理和能力管理，其評價結果一定要與薪酬掛鉤等，以上這些都值得在我們的企業行政管理中大膽實踐，逐步實施。

綜上所述，行政管理在企業管理中有著極為重要的地位和作用，企業行政管理要發揮作用，就必須建立健全企業規章制度，提高企業行政管理人員的素質，摒棄“衙門習氣”和“游擊作風”，杜絕機關作風和形式主義，不做表面文章。同時，要學習與借鑒國內外企業行政管理的新模式，規范企業的行政管理。

參 考 文 獻

1、黃津孚 王建軍《企業管理現代化的六大趨勢》[J].福建論壇·人文社會科學版，2010年第3期

 2、程淑華《也談談行政管理在企業管理中的運用》[N].浙江廣播電視大學學報，2007年

3、宋占魁《企業行政管理工作的特殊性及其考核》《勝利油田黨校學報》[N].2003年第05期

4、張建國，徐偉，《績效體系設計》[M].北京工業大學出版社，2003年

5、《中國企業管理百科全書》（上冊）[M].企業管理出版社，2005年

6、李贊《淺談企業行政管理》[J]今日科苑，2007年第5期