淺談中海油的辦工自動化系統

淺談中海油的辦工自動化系統
[摘 要] 如今，一個連接著北京、高碑店、燕郊、天津、廣州、深圳、湛江、上海、海南等中海油各企業的辦公自動化系統，已經成為中國海洋石油總公司管理體系中不可或缺的一部分，它正潛移默化地改變著員工的觀念和工作模式，推動著中海油企業管理水平的提高。
[關鍵詞] 辦公自動化系統 中海油 信息技術 開發應用

 隨著IT技術的發展，企業管理信息化是一個不可逆轉的趨勢，中國海洋石油總公司這些年一直致力于企業信息化建設，尤其是在開發基于Domino/Notes平臺的辦公自動化方面，在國內企業中走得比較遠，取得的成果，將對今后中海油信息化的建設產生巨大幫助。
 一．辦公自動化系統的開發
 1996年5月，中海油信息技術管理部通過廣泛調研，比較了各種方案，最后確定了美國蓮花公司的Lotus Notes系統作為中海油辦公自動化的平臺，并請咨詢公司做總體設計,確定了系統的總體結構。
 1998年11月開始在中海油機關和下屬單位勘探研究中心推廣應用從開發商那里購買的11個辦公自動化軟件模塊，由于與實際工作結合的不緊密，員工沒有使用的積極性，應用效果不好。
 1999年5月，中海油信息技術管理部決定轉變開發模式，采取“以我為主、滾動開發”的方式，以信息技術部門自己的需求為基礎帶動辦公自動化的開發和推廣。經過幾年摸索，在中海油高層領導的高度重視、各單位和各部門的大力支持下，經過多次改版升級，這套系統深受用戶歡迎，與大家的工作融為一體。
 如今，一個連接著北京、高碑店、燕郊、天津、廣州、深圳、湛江、上海、海南等中國海油各企業的辦公自動化系統，已經成為中國海洋石油總公司管理體系中不可或缺的一部分，它正潛移默化地改變著員工的觀念和工作模式，推動著中海油企業管理水平的提高。
 但這個過程并不是一蹴而就的。
 二．員工計算機知識的普及
 1999年7月1日，中海油廣域網的各個節點全部開通，投入試運行。1999年10月23日，隨著總部和各直屬單位兩級機關局域網的正式運行，整個中海油的NOTES辦公系統正式投入了使用。如何提高網絡的使用率，從而促進企業管理水平提高，不是僅通過技術手段就能解決的問題。由于員工年齡結構、文化結構、思想觀念等因素的制約，中海油的大部分員工還沒有使用計算機和網絡進行辦公的習慣。很多專業系統還需要定期報送軟盤，信息孤島的現象也普遍存在著，信息技術管理部下發的客戶應用需求調研表遲遲收不回來。
 在這種情況下要推動以網絡為環境，以協同工作為宗旨的辦公自動化是非常困難的。
 信息技術管理部將培訓員工的計算機和網絡知識的工作放在首位，在北京、天津、河北、上海、廣東、海南等各直屬單位所在地展開了以NOTES軟件為主的多期計算機網絡應用培訓班，培訓受到各地員工的熱烈歡迎。大范圍輪訓后，信息部門與辦公廳（室）配合，將一些紙制的簡報、通知、普發文件放到了網上，采用兩套模式并存的方式幫助員工適應計算機和網絡辦公的需要。通過看信息、發通知、找文件這樣每日必須的工作提高了員工計算機操作水平，并強化了大家的網絡意識。如今，辦公自動化的應用從技術部門的單向“推出”模式逐步轉變為用戶與開發者的“互動”模式，越來越多的人能夠熟練使用計算機，越來越多的人利用網絡共享知識和各種資源，中海油企業的內部知識庫在悄無聲息中建起來了。
 三．信息傳播方式悄然改變
 流程短、層次少的扁平化組織結構是克服大企業病的有效方式，而信息技術的發展為這種扁平化組織結構提供了技術支持。中海油建立基于Domino/Notes平臺的辦公自動化系統，就是為了讓信息傳遞得更快、讓信息傳遞更廣，讓更多的資源為大家所共享，真正實現扁平化的管理目標。
 中海油的辦公室自動化系統建起后，信息傳播方式、傳播渠道發生了變化。總經理每天坐到辦公桌后的第一件事就是打開電腦，收看電子郵件，直屬單位的領導已習慣于通過電子郵件的方式和他交流。基層職工也通過電子郵件向他提建議、反映情況。
 信息渠道的變化，讓中海油變得透明、民主了。很難想象，如果沒有網絡，基層職工的心聲怎么向總經理訴說。
 員工們的交流方式也發生了變化，大家通過網絡討論工作、交流信息，分散在天南地北的中海油職工們因為網絡而聯系得更緊密了。
 四．辦公水平悄然提高
 辦公自動化系統的應用對象是機關工作人員，機關運轉的核心是圍繞管理者的信息搜集、信息傳遞、信息發布、信息積累工作。中海油辦公自動化網建起后，實現了信息流的快速傳遞和信息共享，圍繞著網絡信息平臺，由用戶提要求，信息技術部門提供技術支持，建立了一系列網上辦公模塊。
 “文件督辦”模塊：中國海洋石油總公司辦公廳是一個信息中樞，過去下面報送的文件，由辦公廳分發到有關部門和領導，但具體辦理情況卻很難跟蹤，或者說依靠手工跟蹤很困難。建立了辦公自動化系統后，開通了“文件督辦”應用模塊，在網上模擬了機關辦文的全過程，文件簽發后立即在網絡上按權限進行發布，縮短了文件發放過程，便于跟蹤督辦。同時避免了因為某個環節延誤而導致整個文件辦理滯后的現象。
 “領導批示”模塊：將領導的日程安排、重要批示、文件督辦的情況直接在網上公布，對中海油直管干部開放權限，這樣使中海油的直管干部們能夠及時獲取上級信息，改變了信息傳輸渠道，實現了信息共享。
 “原油銷售統計”模塊：總公司銷售部負責整個公司的原油銷售工作，過去的原油銷售統計工作都由人工來做，Notes系統建立后，這些都可以在錄入基礎數據后，由計算機程序自動計算、自動入庫、網上公布。
 “員工評價系統”：以前年度的員工評價是通過下發表格、手工匯總的方式進行的，周期長而且手工統計非常煩瑣，統計結果的下發又是一個較長的過程，很多環節容易出現錯誤或泄密，使評價結果失真。2001年行政管理部提出通過網絡完成評價過程。經過兩個多月的調研和編程，系統投入使用后，總公司及下屬分公司的員工可以根據自己的單位、崗位、級別選擇評價表格，在NOTES的安全特性的保證下完成“自評”、“他評”后，系統將按照預先設置的權重、分值自動計算結果，并給出分析報告和分析圖。該系統僅能力評價部分的評價表格就有189種，每個表格的平均評價項目接近100項，當年最終形成的有效能力評價報告為654份。解放了手工模式下投入的人力和時間，達到了預期的效果。
  “健康俱樂部”專欄一經推出,立即受到總公司和下屬分公司兩級機關職工的歡迎和支持。該欄目辦得到非常活躍，成為推動員工體育鍛煉，促進身體健康的網絡紐帶。
 總公司和下屬分公司各部門還根據工作需要建設了自己的部門數據庫，各直屬單位基于中海油的NOTES系統都開發了自己的辦公自動化系統，目前中海油總部和下屬分公司分部的服務器上就有100多個NOTES數據庫在運行，很多數據庫的更新和訪問都非常頻繁，使用效率很高。
 五．工作方式悄然變化
 隨著企業員工觀念的轉變，越來越多的應用建設需求提交到信息技術部門，更加可喜的是與系統建設初期相比，單純的信息分布的需求少了，側重于提高管理的多了；愿意自成體系的少了，希望規范流程協同工作的多了。
 辦公自動化系統的應用，一方面是提高了工作效率，實現了信息共享，另一方面則規范了管理行為，轉變了大家的工作方式。因為辦公自動化系統是通過對每一道工作程序的集成，然后通過網絡實現共享。辦公自動化推行后，要求員工必須按程序進行，每一步工作都有記錄，這極大地規范了管理、提高了管理透明度，更重要的是轉變了大家的工作方式和作風，推動了企業管理上臺階，其意義是深遠的。
 六．辦工自動化系統開發的啟示
 中海油辦公自動化系統從無到有，從有到強，網絡建設的效益通過應用體現，應用的效益通過用戶實現，這是一個互動的過程。開發辦公自動化系統為今后的企業信息化建設提供了不少啟示。
 啟示之一：員工的觀念轉變和素質提高是企業信息化建設的基礎。在企業信息化建設從表象上看取決于企業的財力，取決于投資，但從目前的條件看，更重要還是取決于員工的觀念轉變和素質提高。我們必須看到，信息化只是上個世紀末開始的浪潮，我們與西方幾乎同步，但人員素質和觀念比西方發達國家相差很遠。因此，要提高中海油網絡的利用率，要取得信息化建設的成功必須把轉變員工觀念和提高員工素質放在首位。
 啟示之二：信息的準確性和及時性是應用的關鍵。盲目地開發應用，追求功能的先進并不一定取得成效。規范工作流程、做好基礎工作，真正建立能夠支持企業提高管理、科學決策、員工獲取知識的網絡應用系統才是企業信息化所需要實現的目標。因此，信息化建設中，信息的準確性、及時性、豐富性是確保信息化建設成敗的關鍵因素之一。
 啟示之三：企業信息化建設是一個漸進的過程。由于受到歷史條件、企業組織變革、人員素質提高等因素的制約，企業信息化建設絕不是一個短期工程，必然是一個漸進的過程，就以目前國際企業界很盛行的ERP而言，成功與失敗也是各占一半。因此，對于企業信息化建設我們要有清醒頭腦，這是一個長期的漸進的過程。有總體規劃，分步實施，不斷總結經驗教訓，循序漸進。
 啟示之四：企業信息化建設要選好實現路徑，企業信息化是一項改革創新工程，推進信息化的方式方法也需要根據實際情況不斷的創新和提高。在整個NOTES系統應用和開發過程也曾經走過一些彎路。建設初期采用完全外包和購買的方式失敗了，后來調整了思路，確定了“以我為主、滾動開發”的方式，以自身的需求為主進行集中開發，在自己力量不能滿足需要時，選擇與開發商技術合作，將先進的技術和開發模式引進來，以實現信息建設的持續改進。