中國企業電子商務——從企業基礎信息化開始

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20世紀90年代以來，全球商界群雄逐鹿的局面一再證實了邁克。波特的斷言：企業成敗的關鍵可能在其戰略.企業經營戰略是指在市場經濟條件下，企業為謀求長期生存和，在外部環境和內部環境的基礎上，以正確的指導思想，對企業的經營理念與使命、主要目標、重大經營方針、策略和實施步驟做出長遠的、系統的和全局的謀劃.在近百年的企業經營戰略實踐中，戰略對企業的生存和發展越來越具有決定性作用。在信息技術迅猛發展的當代，以因特網為核心、為基礎、為紐帶而形成的電子商務構架迅速延伸到經濟的各個領域、各個層面，企業作為參與電子商務發展的主要角色之一，其經營發展戰略必將隨電子商務的發展而出現新的特性。
　　一、中國企業電子商務應從哪里開始
　　互聯網進入了一個新的階段，電子商務成了不可逆轉的世界潮流。但是，發展電子商務不是建一個網站那樣簡單，它是一個系統工程，決不能一蹴而就。電子商務不僅涉及信息基礎設施、習性、信用關系、物流配送、支付手段等因素，還涉及積極參與商務交易的企業、消費者和政府等方方面面。那么，作為發展電子商務的主體，中國企業電子商務應從哪里開始？
　　據統計，美國電子商務營業額已超過5400億美元，而在中國最多只有8億元人民幣，為什么有如此大的差異？很顯然，美國電子商務有強大的企業信息基礎設施和的數字化管理體系作支撐，經過了企業的EDP、MRPⅡ、ERP、EDI等發展階段，積累了長期而堅實的企業信息化建設經驗。反問中國企業，我們現在最缺什么？我想，我們無疑會回答，最缺的仍然是內部管理，需要科學的、可以量化的、精確實施的基礎管理，在新的互聯網，就是利用電腦、互聯網技術與先進企業管理思想良好結合的數字化管理。
　　因此，中國企業作為電子商務的參與主體必須首先加強自身的信息基礎設施建設，通過企業基礎數據的信息化、企業基本業務流程和事務處理的信息化、企業內部控制及實施控制過程的信息化、人的行為規范管理等企業基礎管理信息化工程，確保企業在規模不斷擴大和業務迅速發展的過程中保持堅實的管理基礎和繁殖內核，促進企業的可持續發展。
　　二、基礎管理企業經營管理全局
　　一般來說，企業管理可分為三個層次：高層管理——實施戰略管理，即對企業業務和資源在整體上的一種把握和控制，包括組織架構、資源配置和企業戰略等。中層管理——實施業務管理中的具體設計、組織和協調，決定了企業各種業務是否能有效地開展。基層管理——實施對業務處理的過程管理。我們通常將分布在基層管理中但又跨越三層管理能夠影響企業全局的管理活動和事務稱為基礎管理，基礎管理是企業持續的管理實踐。基礎管理的好壞決定了企業的戰略目標能否實現，也決定了企業持續發展是否有堅實的繁殖內核。
　　在企業管理中高層常憂慮這樣三個：基層上報的數據是否準確及時？基層運作的效率如何？基層是否存在漏洞？這種憂慮不無道理：
　　某企業總經理為了某一項戰略決策需要了解企業的經營狀況，即最新的應收、應付資料，于是，財務部長、銷售部長、供應部長為此組織人員忙了一周，數據出來了，然而財務部與銷售部報出的應收帳款資料、財務部與供應部報出的應付帳款資料大相徑庭。總經理不知他的決策應建立在哪份資料基礎上？此時若再花一周，核對清楚半月以前的資料，這個決策還有實際意義嗎？！可見，基礎管理的薄弱，將直接影響企業的決策速度和決策質量。
　　類似的例子太多了，于是，出現了管理層次“向下錯位”的現象：比如CEO，廠長經理被困于基礎管理，無足夠的時間顧及戰略的管理，大部分是在生產的第一線，或者在詢問一些很基本的問題，他需要花很多的時間搞基礎管理。再比如首席財務官CFO大部分時間是放在記帳，算帳和報帳，如果建立了數字化的管理系統，如果說這些基礎管理信息系統都已經建立好了，那他的重點會進行財務戰略的安排，就可以有時間幫助企業是不是要在資本市場融資，是不是要上市。或者說進行其他的投資等等。以上所描述的，總裁干副總裁的活，副總裁干總經理的活，總經理在干經理的活的現象在企業隨處可見。
　　然而，管理層次“向下錯位”后，并沒有讓管理者的困擾迎刃而解。同時處在這種錯位狀態上的管理者通常讓人覺得這個領導只會和手下搶業績，沒雄才大略，跟著他干沒前途。從高層管理的憂慮到管理層次“向下錯位”現象：我們可以看出基礎管理的質量，將極大的影響企業的經營管理全局。
　　三、企業基礎管理信息化的內涵
　　企業基礎管理信息化的內容包括：基礎數據管理、基本業務流程設計及業務事務處理管理、內部控制設計及實施控制過程管理、人的行為規范管理等四個方面。
　　（一）基礎數據管理
　　基礎數據的管理是企業基礎管理工作的重要內容，是反映企業經營管理活動狀態的第一手資料，是業務處理決策時的依據。規范和科學管理好基礎數據，并使之成為管理者和決策者有用的信息，是企業管理的客觀需要。
　　企業業務管理特點決定了所需建立的基礎數據，例如，通常的制造企業具有如下主要基礎數據包括：物料基本信息定義，產品結構及工藝路線定義、物料清單數據，物資存放地點定義，客戶基本信息定義，供應商基本信息定義，企業組織結構設置、員工基本信息定義、科目設置數據、成本明細參數設置等等。然而在人工管理系統下，基礎數據總是處于分散、孤立、滯后的狀態，數據部門私有化現象較為嚴重，企業很難在同一數據環境下運營。另外，由于數據處理完全靠人的手工作業，處理環節多，使數據的準確性、完整性、及時性受到很大影響。
　　（二）基本業務流程設計及業務事務處理管理
　　在企業中，基本業務流程科學化、規范化和信息化，保證了部門內部的信息溝通的順暢，有了同一基礎數據環境，及完整業務事務處理的過程管理和過程處理的記錄管理，不僅保證了業務處理在各部門間協同工作的高效，同時保證了決策過程的透明和科學性。
　　企業業務管理特點決定了日常基礎業務管理的特點，例如，通常的制造企業具有如下日常基礎業務：庫存日常作業，合同登入和維護，銷售預測，主生產計劃，生產訂單處理，采購訂單處理，采購入庫，車間領料，生產完工報交，成品發運，財務預算，憑證登入與維護，采購發票處理，銷售發票處理，收款與付款處理，銀行對帳等等。
　　沒有規范的日常管理的基礎，高層的管理不僅難于規范，也容易流于形式。規范的日常管理，是實施更高一層規范化管理的保證和它的組成部分。
　　（三）內部控制設計及實施控制過程管理
　　管理者需要開放和授權，但同時也需管理和控制。所謂企業基礎管理的內部控制設計，是企業管理者對業務處理過程中，需要遵循的策略、制度、政策、法規的具體設計。它體現了管理者對事務處理過程中，應采用的管理和控制標準。例如：基于職能分割的互相牽制控制（如錢、物、帳分離）；對不同客戶的消除限額控制、對超限客戶的發貨限制，不同客戶或不同銷售方式下產品的價格體系，不同用途不同金額費用的財務審批權限控制，不同性質固定資產的折舊年限和折舊，用于成本核算時物料的計價方法等等。
　　然而，在人工管理系統下，控制的標準是用企業的規章制度等“紙質”文件來體現的，使控制標準和控制過程管理實施處于分離的狀態，容易造成管理的“偏差”，甚至錯誤。
　　實現企業基礎管理信息化后，內部控制思想和標準，通過對軟件系統設置使之固化，并在具體業務處理時自動加以控制，實現了控制標準與業務處理控制的一體化。這種“一體化”的實現，使企業的基礎管理納入了法制化的軌道，起到了規范業務處理、堵住管理漏洞、歸避經營風險的作用。
　　（四）人的行為規范管理
　　規范管理不能只是一套形式上的規范，它更有存在于人性中和業務中的內在的根據和邏輯。員工如果不能理解和掌握在管理形式之下的內涵，那么再好的管理制度，也只會流于形式。不斷強化和優化日常基礎管理，可以幫助管理者學會從本質上，而不是簡單地從形式上掌握規范化管理的方法，使得管理能夠有足夠的深度和取得實質的效果。它也能夠為員工對高層科學規范的管理方法的、理解和掌握打下一個良好的基礎。規范管理的一個目的是約束我們一些“”的，但是卻不符合企業發展的行為。從簡單的管理入手，更容易培養員工科學的職業化的工作習慣。
　　日常基礎規范的另外一個重要作用，是可以使一個團隊逐步建立起自己的獨特氛圍和風格。通過基礎管理的加強，一個團隊的成員，會逐步形成統一的行為方式、表達方式和語言，從而逐步達成一種默契，建立對集體的認同。
　　四、企業基礎管理信息化策略
中國企業開展基礎管理信息化的關鍵是選擇合適的企業管理及商務軟件并制定合適的實施策略，這種選擇應以解決企業自身管理為目標，在期望與現實之間求得平衡。對于大多數中國企業而言，普遍存在自身的管理水平不高，信息化程度較低等，因此，用信息化手段解決企業基礎管理，并建設一定的電子商務基本應用，將是中國企業開展基礎管理信息化，邁向電子商務的基本策略。

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