淺談用友U8.61的財務(wù)系統(tǒng)操作中的注意事項

淺談用友U8.61的財務(wù)系統(tǒng)操作中的注意事項
 包根梅
 (浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江，杭州，310018)

摘要：在進(jìn)行會計電算化教學(xué)中，財務(wù)系統(tǒng)中的系統(tǒng)管理、總賬的工作非常重要，操作不恰當(dāng)所導(dǎo)致的后果會在后面的具體工作中逐漸地顯現(xiàn)出來。在多年的教學(xué)工作中，經(jīng)常有各種各樣的問題出現(xiàn)，有的是當(dāng)時就體現(xiàn)出錯誤，有些是要在后面的操作中才知道錯誤，這些錯誤都會導(dǎo)致無法繼續(xù)操作財務(wù)軟件，很多要再次返還做修改，部分是只能刪除賬套，重新建賬。結(jié)合我多年上會計電算化實踐教學(xué)的經(jīng)驗，例舉系統(tǒng)管理、總賬模塊和報表模塊中出現(xiàn)的典型的一些問題，并提出解決的辦法，供大家參與，并進(jìn)一步與同行探討。
關(guān)鍵詞：會計電算化  系統(tǒng)管理   總賬

 會計電算化是指在管理信息系統(tǒng)中，利用電子計算機(jī)技術(shù)對會計信息系統(tǒng)實施管理的人工和計算機(jī)結(jié)合的控制系統(tǒng)。我們常規(guī)教學(xué)中過程是：建賬、增加操作員、賦權(quán)、基礎(chǔ)設(shè)置、總賬系統(tǒng)初始化、總賬日常業(yè)務(wù)操作、期末業(yè)務(wù)處理、生成報表。這些操作是會計專業(yè)學(xué)生必備的技能，是會計電算化課程的重點(diǎn)和難點(diǎn)部分。
 我從事會計電算化教學(xué)十二年，結(jié)合自己的在實際教學(xué)中的體驗，經(jīng)歷了用友軟件的多個版本，總結(jié)出用友ERP-U8.61（目前采用的版本）財務(wù)管理系統(tǒng)中在教學(xué)工作的經(jīng)驗，在這里與同行一起探討。
系統(tǒng)管理操作中的注意事項
 系統(tǒng)管理是財務(wù)軟件操作中首先運(yùn)行的模塊，以及每天操作要進(jìn)行的。地位重要。主要內(nèi)容是以admin身份進(jìn)行下列操作：建賬、增加操作員以及賦權(quán)、賬套修改和輸出。在這些操作中，主要的注意事項有：
初次登陸系統(tǒng)管理，賬套選項為空，提示無法登陸
 這是由于每臺機(jī)器的計算機(jī)名與數(shù)據(jù)服務(wù)器名不一致。學(xué)校的實訓(xùn)室一般通常采用機(jī)房管理軟件，重新安裝軟件時往往是先安裝好一臺機(jī)器，以此機(jī)器作母機(jī)，通過克隆方式傳給所有機(jī)器，而后再通過機(jī)房管理軟件自動分配每臺機(jī)器的計算機(jī)名。這就造成了機(jī)房內(nèi)的各臺機(jī)器計算機(jī)名不同，而數(shù)據(jù)服務(wù)器名因是克隆復(fù)制的而完全相同，所以無法登陸。解決方法：點(diǎn)開始→程序→用友8.61→系統(tǒng)服務(wù)→應(yīng)用服務(wù)器配置，將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名改為本臺計算機(jī)名，而后重新登陸即可。
 （二）賬套號的選擇
 賬套號是賬套的唯一標(biāo)識，可能自行設(shè)置3位數(shù)字，但不允許與已存賬套的賬套號重復(fù)，賬套號設(shè)置后將不允許修改。在教學(xué)中，我們一般以第一位數(shù)區(qū)分班級，后二位就是學(xué)生自己的學(xué)號，這樣就會重復(fù)。
 （三）賬套路徑的確認(rèn)
 由于是在學(xué)校實訓(xùn)室進(jìn)行操作，有特殊的要求。一般在單位里是默認(rèn)路徑，即存放在C盤。而一般院校實訓(xùn)基地里，為了保護(hù)軟件和有關(guān)數(shù)據(jù)，往往C盤是還原的，是保護(hù)狀態(tài)的。所以，在這里，我們一般先要求學(xué)生在其他盤，D、E、F等盤先以自己班級學(xué)號為名稱，建立一個存放的文件夾。建立賬套時的存放路徑即為自己的文件夾，相對應(yīng)的，賬套備份也在此文件夾，以防關(guān)機(jī)時資料丟失。
 （三）會計啟用時間
 在此，要再三強(qiáng)調(diào)注意賬套的啟用時間，一旦建賬成功就不能修改。一般不要去設(shè)會計期間。我們在教學(xué)中一般設(shè)置賬套的啟用時間為一月份，簡化操作。如果設(shè)置為其他月份，會涉及到累計借貸方金額，會增加操作難度。
 （四）科目編碼方案的調(diào)整
 根據(jù)單位的相關(guān)制度進(jìn)行編碼設(shè)置，尤其要注意級次和長度。在修改時從后面往前面改。經(jīng)常有學(xué)生在做到科目、部門等時發(fā)現(xiàn)不對，要回到這里修改賬套。
在建立新賬套時，許多同學(xué)在確定分類編碼方案時，會計科目編碼級次是322，且無法修改成實驗賬套要求的4222。這是因為在建立賬套的過程中,在核算類型窗口,對其中“行業(yè)性質(zhì)”選項沒有設(shè)置為“2007年新會計準(zhǔn)則”，而是選擇了其他。這樣會造成科目編碼級差次不對和部分科目沒有更新。解決方法：以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理，點(diǎn)賬套→修改，在核算類型窗口，將“行業(yè)性質(zhì)”選項設(shè)置為“2007年新會計準(zhǔn)則”，而后點(diǎn)“完成”。
    （五）增加操作員以及賦權(quán)
 1、增加操作員
 注意編號，三位數(shù)，號是唯一的，可以同名不同號。
 2、賦權(quán)
 先打開相應(yīng)的賬套，再賦權(quán)。注意權(quán)限，細(xì)小的打開，如：總賬會計，不能直接選個總賬。一個操作員可以是多個賬套的主管，一個賬套可以有多個主管。
由于系統(tǒng)默認(rèn)主管為demo，所以設(shè)有單位的主管后，要取消默認(rèn)主管，以免賬套被人利用進(jìn)行修改和破壞。
 二、總賬模塊操作的注意事項
 在建好賬套后，我們一般要進(jìn)行下列操作：啟用總賬、設(shè)置基礎(chǔ)、總賬初始化操作、日常業(yè)務(wù)處理和期末業(yè)務(wù)操作。
 （一）啟用總賬模塊
 在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置之前，一般要先啟用總賬系統(tǒng)，在啟用時，注意一般以主管的身份去啟用，并注意操作時間。不要啟用其他模塊。在教學(xué)，有個別同學(xué)一下子啟用較多模塊，甚至全部模塊，在做總賬結(jié)賬時就無法操作。
 （二）基礎(chǔ)設(shè)置
 基礎(chǔ)設(shè)置一般包括：部門檔案、人員類別、人員檔案、客戶分類、客戶檔案、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、存貨檔案等。這里一般會遇到的問題有二個：
 1、編碼規(guī)則不相符
 出現(xiàn)這個問題的原因是在建賬時，編碼設(shè)置級次不對，解決的辦法是：以賬套主管身份登陸系統(tǒng)管理，點(diǎn)“賬套”→“修改”，進(jìn)入“編碼方案”窗口，在相應(yīng)的編碼方案上進(jìn)行修改，修改成功后再返還到基礎(chǔ)設(shè)置操作。
 2、無法進(jìn)行客戶或供應(yīng)商分類
 這是因為建立賬套時，沒有選擇客戶或供應(yīng)商分類。解決方法：以賬套主管身份登陸系統(tǒng)管理，點(diǎn)“賬套”→“修改”，進(jìn)入“基礎(chǔ)信息”窗口，在客戶或供應(yīng)商是否分類前的方框內(nèi)打√即可完成。
 （三）總賬系統(tǒng)初始化操作
 1、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)
 系統(tǒng)參數(shù)是作用于整套賬的，要進(jìn)行詳細(xì)準(zhǔn)確的設(shè)置。
 一般有下列問題：
 （1）制單權(quán)限控制。一般我們要求設(shè)置二個：不允許修改、作廢他人二進(jìn)制的憑證；出納憑證必有經(jīng)由出納簽字。這樣設(shè)置的目的是給學(xué)生充分的分角色練習(xí)，更深刻地理解會計主管、會計、出納等會計分崗位的意義。
 （2）票據(jù)設(shè)置和制單位序時控制。一般我們要求選上這二項，以滿足日常業(yè)務(wù)操作時的支票登記以及當(dāng)天業(yè)務(wù)當(dāng)天制單，使學(xué)生進(jìn)一步明確會計業(yè)務(wù)的嚴(yán)謹(jǐn)性。
 （二）會計科目
 一般在建立賬套的同時, 電算化軟件會根據(jù)你所選擇的單位性質(zhì), 按照會計規(guī)則默認(rèn)安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目, 一般會滿足單位的需要, 不用再自行手工建立, 但是各單位的會計核算的區(qū)別較大, 明細(xì)科目還需要自己根據(jù)本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會計科目外, 還要為每一個會計科目加入一個編碼, 另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向, 需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設(shè)置。
 查看科目編碼，是否相符。查看1001，是否為庫存現(xiàn)金，以此簡單辨別是不是2007年度新科目。
 1、指定科目
 后面會出現(xiàn)出納無法進(jìn)行簽字等，一個是無賦權(quán)，另一個就是沒有指定1001和1002。注意指定1002時，明細(xì)科目也要選擇。
 2、增加新科目
 注意要符合編碼規(guī)則，不能重復(fù)。在此項操作時，強(qiáng)調(diào)學(xué)生注意科目的屬性，如：是否受控；輔助核算類型；賬面格式等。
 3、已經(jīng)使用的科目不能修改也不能刪除。
 （三）憑證類別
 根據(jù)單位相關(guān)規(guī)定，選擇相應(yīng)的憑證類別，在教學(xué)中，我們一般是分收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。在設(shè)置時，注意限制類型和限制科目，在輸入科目時，要在英文狀態(tài)下。
 經(jīng)常在有學(xué)生在填制憑證時，保存憑證時提示沒有滿足什么條件，是這里做錯了。如：收款憑證是借方必有1001或者1002，有的學(xué)生粗心，在輸入限制類型時選擇了借方必?zé)o。
 （四）期初余額
 1、期初余額的錄入
 可直接輸入，不需要輸入，需要明細(xì)輸入。直接輸入的以白色顯示，直接輸入金額即可。不需要輸入的是指最此上級科目，它是黃色顯示，由下級子科目的金額匯總直接生成 ，所以不需要輸入金額。需要明細(xì)輸入的是指有輔助項的科目，以灰色顯示，單位該科目，在跳出的對話框中，一一輸入輔助項內(nèi)容，自動生成科目金額。
 2、負(fù)數(shù)的輸入
 以數(shù)字前加-輸入。
 3、試算
 期初余額輸入完成后要進(jìn)行試算，試算平衡了繼續(xù)操作；試算不平衡的要找到出錯點(diǎn)進(jìn)行修改。
 4、修改
 進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理時，如果已經(jīng)記賬，期初余額不能修改，顯示為只讀狀態(tài)。此時要修改，要進(jìn)行反記賬操作。
 （五）結(jié)算方式
 1、編碼規(guī)則
 根據(jù)單位制度，進(jìn)行設(shè)置編碼規(guī)則，一般選擇是1，2編碼。
 2、票據(jù)管理
 在設(shè)置結(jié)算方式時，有個“是否票據(jù)管理”的選項，我們一般除了現(xiàn)金結(jié)算方式，其他結(jié)算方式都要求選擇票據(jù)管理，以進(jìn)行相應(yīng)的核對控制。
 （六）日常業(yè)務(wù)處理
 　1、保存憑證時提示“不滿足借方必有條件”等提示
 這是由于學(xué)生制單時選擇的憑證類別錯誤，不符合憑證類別的限制條件。例如：賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)做轉(zhuǎn)賬憑證,而很多同學(xué)都選擇了收款憑證，因而無法保存。解決方法：選擇正確的憑證類別再保存即可。
 2、制單中遇到應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款時，提示“不能使用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)的受控科目”。這是由于在會計科目維護(hù)時，應(yīng)收(或應(yīng)付)賬款在設(shè)置客戶(或供應(yīng)商)往來輔助核算時，受控系統(tǒng)選成了應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)，而本賬套沒有啟用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)。解決方法：進(jìn)入會計科目維護(hù)窗口，把應(yīng)收賬款的受控系統(tǒng)修改為空即可。　
 　3、制單時遇到有輔助核算的科目時，提示“××的部門(或客戶、供應(yīng)商等)不能為空”
 這是因為該科目的輔助核算信息沒有錄入。解決方法：鼠標(biāo)指向該憑證的備注欄即輔助核算信息欄，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成筆型時雙擊，彈出輸入輔助核算信息的對話框，輸入相應(yīng)的輔助核算信息保存即可。　　
 4、憑證全部做完才發(fā)現(xiàn)用錯了制單人
 電算化實踐教學(xué)中，為使學(xué)生掌握財務(wù)軟件的每個操作環(huán)節(jié)，所有的操作人員(包括賬套主管、制單人員、審核人員、出納人員等)均由學(xué)生一人完成。所以經(jīng)常會出現(xiàn)操作員錯位的現(xiàn)象，即用錯了操作員制單。解決方法：以當(dāng)時的制單人身份登陸企業(yè)應(yīng)用平臺，進(jìn)入總賬系統(tǒng)中的填制憑證窗口，將用錯制單人的憑證全部作廢，再整理。再以正確的操作員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。
 5、做出納簽字,顯示“沒有符合條件的憑證”
 如果學(xué)生確實做了現(xiàn)金、銀行存款的收付款憑證，那原因就是沒有指定現(xiàn)金、銀行總賬科目。解決方法：在會計科目維護(hù)窗口，點(diǎn)“編輯”→“指定科目”,而后將“現(xiàn)金”科目選為“現(xiàn)金總賬科目”，將“銀行存款”科目選為“銀行總賬科目”，再進(jìn)行出納簽字即可。
 6、期末自動轉(zhuǎn)賬時,生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證有誤
 這是因為在生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證前，沒有自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等自動生成的憑證記賬，從而造成結(jié)轉(zhuǎn)損益時相關(guān)損益類科目發(fā)生額錯誤。這一錯誤還將直接影響到UFO報表系統(tǒng)中的資產(chǎn)負(fù)債表，使得資產(chǎn)負(fù)債表無法平衡。解決方法：將已生成的錯誤的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證作廢、整理，將前面自動生成的所有轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行審核、記賬，而后再重新進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成。
 三、報表系統(tǒng)
 (一)資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)年初數(shù)和負(fù)債及所有者權(quán)益年初數(shù)不等，但期初余額試算平衡
 這是由于有些同學(xué)在錄入期初數(shù)據(jù)時，粗心大意造成了串行，這種錯誤通過試算平衡校驗無法檢查出來，但最終還是會在資產(chǎn)負(fù)債表這個環(huán)節(jié)中暴露出來。解決方法：記賬后，期初余額是無法修改的，所以要先恢復(fù)到記賬前狀態(tài)(即反記賬)；再修改期初余額；而后再將當(dāng)月憑證記賬，重新計算報表即可。　
 (二)資產(chǎn)負(fù)債表年初數(shù)和年末數(shù)相等，利潤表為空　
 這說明本月沒有記賬。解決方法：記賬后再重算報表。　　
 (三)資產(chǎn)負(fù)債表年末數(shù)不平　　
 說明本月填制的憑證有誤。如漏做憑證、憑證科目或金額錯誤等。還可能是上面提到的期末自動轉(zhuǎn)賬時,生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證有誤。解決方法：將漏做憑證補(bǔ)上，或取消記賬、審核,修改錯誤憑證；而后再審核、記賬，重新計算報表。
 四、賬套備份
 備份是由主管操作，進(jìn)入系統(tǒng)管理，進(jìn)行賬套的備份。由于機(jī)房機(jī)子是還原的，學(xué)生還要拷到自備的U盤或者壓縮后發(fā)自己的郵箱，注意二份一起拷，即源文件和備份文件。在初學(xué)時，經(jīng)常有學(xué)生只拷一個備份文件，此致在下次課時無法引入。
 總之，會計電算化實驗操作并不難學(xué)，也不難教，但在現(xiàn)實中，較多的老師不愿意上這門課，一個主要原因是學(xué)生在操作中出現(xiàn)的問題五花八門，在上指導(dǎo)課時，在機(jī)房里要滿堂跑，學(xué)生此起彼伏地找老師尋求幫助，一堂課下來，是筋疲力盡，是對體力和腦力的雙重考驗。結(jié)合我多年的教學(xué)經(jīng)驗，我認(rèn)為，在講解示范時，先強(qiáng)調(diào)上述要點(diǎn)，可以較大程度減少學(xué)生的出錯。在教學(xué)中，精講多練，注重實際能力的培養(yǎng)；精心設(shè)計上機(jī)實訓(xùn)內(nèi)容，耐心輔導(dǎo)學(xué)生上機(jī)練習(xí)；定期進(jìn)行崗位角色輪換，增加實訓(xùn)的仿真性。同時教會學(xué)生舉一反三，認(rèn)真學(xué)好會計電算化這門實踐性很強(qiáng)的課程，使學(xué)生具備獨(dú)立開展企業(yè)會計電算化工作的能力，為今后走向社會打下堅實的基礎(chǔ)。我期待，和同行有關(guān)這方面的進(jìn)一步探討。

參考文獻(xiàn)：
 [1] 王新玲，陳利霞，呂智杰.用友ERP財務(wù)管理系統(tǒng)實驗教程[M].清華大學(xué)出版社，200