檔案的利用服務

檔案的利用服務
                  
 [內容提要]：檔案是人類文化遺產的重要組成部分，是人們在改造客觀世界和主觀世界過程中形成的有保存價值的歷史記錄。檔案有不可估量的收藏價值，而收藏價值的體現不僅因為它能夠體現出我國文化的輝煌炫耀，也體現了它利用服務方面的價值。我們因對服務利用有深刻的了解，了解它的服務方式以及對外開放檔案。更好的做好檔案的利用服務以為建設好檔案事業，服務于社會服務于人民。
 [關鍵詞]  檔案   利用    服務
 一、檔案利用服務工作
 檔案工作的總目的，是提供檔案為社會主義事業服務。為了實現這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務的環節，稱為"檔案的利用服務工作"，或簡稱"檔案利用工作"，又稱"提供利用"。
 檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業服務的直接手段，它是兼承檔案工作內外關系的一個重要環節，在檔案工作中占有突出地位。
 它是檔案工作聯系社會的一個窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標志。
 它在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。檔案工作為社會服務的體現就要求檔案利用工作必須有為社會物質文明和精神文明建設服務的明確方向。發揚主動服務的精神是利用工作中服務思想的一個重要方面。檔案的服務思想要做到全面、及時、準確、有效地為檔案用戶服務。了解檔案，做好檔案的利用服務工作間。但要注意檔案的服務利用工作中的保密工作。提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時要注意保密，保密是限定了利用的對象和范圍，是為了更好地利用。
 二、檔案利用服務方式
 檔案館（室）提供檔案為社會主義事業服務，一般有以下幾種：1，以檔案原件提供利用。2，以檔案復制品提供利用。3，綜合檔案內容編寫書面資料提供利用。
閱覽室
     閱覽室是檔案管（室）集中接待利用者，直接傳播檔案信息，當面提供咨詢服務的基本場所見。建立閱覽室接待利用的方式有很多優越性：有專門設施，由專人監護和咨詢，既便于檔案的保護和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件；可以提高檔案的周轉率和利用率，避免因一人借出館外而妨礙多人利用之弊；便于了解和研究利用檔案的情況，從而改進和提高利用工作。
    （二）外借
     檔案外借服務是指檔案館（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據的特殊的利用需要，暫時將檔案借出館（室）外使用的一種服務方式。
    （三）制發復制本
     制發檔案副本提供利用具有較多的優點：一方面，利用者不到檔案館（室）即可獲得所需的檔案材料，即方便用戶，又可在同一時間內，滿足較多利用者的需要，使檔案更充分地發揮作用；另一方面，有利于檔案原件的保護和流傳。提供檔案復制本是檔案管理和利用服務的一種有效方式。
 （四）展覽
 檔案的展覽是指根據某種需要，按照一定的主題，系統地陳列檔案材料。這是通過展示和介紹有關檔案的內容和成分而提供利用的一種服務方式。
 （五）制發檔案證明
 檔案館(室)制發檔案證明，是滿足機關、團體和公民利用檔案來說明一定事實的一種手段，是檔案館（室）提供檔案為組織和公民服務的方式之一。
 （六）參考咨詢
 檔案館(室)的參考咨詢工作，是檔案工作人員以根據檔案解答問題的方式，向利用者提供檔案信息及有關情報的一項服務工作。
 三、開放檔案
 開放檔案就是檔案管理單位根據檔案價值實現的客觀規律和特點，依法向社會公眾和組織公開未列入保密與豁免公開范圍的檔案文件信息內容，并通過有效方式及時提供給有關組織及個人，滿足其合法利用需要的社會化服務政策與措施。它是公民知情權、參政權、議政權等民主權利得以實現的必要保證，是國家政治民主化的重要標志。
 隨著知識經濟、信息時代的到來，開發利用檔案信息資源已成為檔案工作的根本目的，它是檔案工作中最具活力的一項內容，但是目前檔案工作檢索工具落后、提供利用方式單一的狀況已不能適應工作需要。要真正體現檔案的價值，我們必須打破傳統的思維方式和工作方式，盡最大可能在檔案利用服務上有所創新。
 四、增強利用服務意識
   （一）強化服務意識
 檔案管理人員要認真學習黨的路線方針政策和檔案管理法規，打破自我封閉、因循守舊、安于現狀的思想，樹立開拓進取、勇于創新、謀求發展的意識，做到“一個堅持、 四個轉變”，“一個堅持”就是堅持全心全意為人民服務的宗旨，“四個轉變”即把過去為政治斗爭服務轉向重點為社會主義現代化建設服務；把主要為本單位服務轉向為持有合法證照的組織和公民服務；把為利用查閱服務轉變為積極開發檔案信息資源、主動提供利用，服務市場經濟；把只管提供利用、不重視利用效果反饋轉變為重視檔案的社會效益和經濟效益，增強開發檔案信息資源以轉化為現實社會生產力的意識。檔案人員應該加強檔案利用工作，提供利用時應該做到有的放矢，要改進服務方式，變被動為主動，把檔案服務意識和利用意識貫穿于整個檔案工作中。
   （二）完善檢索工具
 齊全完整的檔案材料是檔案信息開發利用的先決條件，案卷質量的好壞，直接影響檔案利用工作的發展，案卷的內容與質量取決于檔案的接收與征集。檔案人員要按規范和程序積累文件材料進行歸檔，收集中要避免出現片面性，力求多方面收集，以免出現因收集困難而未收集歸檔，給日后的利用帶來不便。在接收、征集工作中要強化超前意識，將案卷質量的第一次把關移到檔案的征集階段。要加強檔案檢索工具的更新，目前多數檔案館（室）仍多數是手工檢索，檔案檢索工作必須向微機檢索發展方向。作為檔案工作者，要有超前意識，及早的分析、衡量、改進利用環節上的不適應部分如檢索體系，只有在提供利用工作中不斷修定完善檢索工具，才能為微機管理提供規范科學的依據
   （三）開發信息資源
 信息資源開發水平是檔案館（室）綜合實力的集中體現，把檔案資源優勢轉變為信息優勢，是一項專業技術性很強的工作。為此，檔案管理人員要學習和掌握國家有關標準規范等檔案業務，學習、了解本單位的業務知識，熟悉各部門客觀利用的需要，調整和優化信息開發手段，為利用者提供系統詳實的檔案信息資料。隨著科技的發展，還要學習和掌握計算機知識，逐步實現檔案管理現代化，只有這樣，才能跟上時代的步伐，真正有效地開發、利用檔案信息資源，更好地促進檔案工作的發展。
   （四）注重效果反饋
 作為檔案工作賴以生存和發展的利用工作，利用效果最能體現檔案館（室）的工作狀況，做好檔案利用信息的反饋和分析工作，是加大檔案信息資源開發力度、提高開發質量的重要措施，通過對反饋信息的收集、匯總、分析和加工，可以及時地了解和掌握社會的需求，調整檔案工作的方針政策和工作計劃，更好地開發檔案信息資源，服務于社會主義市場經濟。所以，重視并做好檔案利用效果反饋工作，對有目的的開發檔案資源，增強利用者的檔案意識，提高檔案館（室）的地位，將起到極其重要的作用。
 做好檔案的利用服務工作很重要，深刻了解檔案利用服工作的重要性。它是社會發展的需要，適應了我國生產力的發展水平，帶動了社會經濟，政治，文化的全面發展。我們這一代更應該做好檔案工作，更好的服務社會，為社會的進步盡我們應盡的責任！