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我國中小企業會計信息化應用探討

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[摘要]：本文針對中小企業會計信息化存在的問題進行了探討，并提出了相應的應用對策，以推進中小企業會計信息化的發展。隨著信息時代的到來．中小企業的生存和競爭環境發生了根本性的變化，一個企業現代信息技術應用水平的高低．將成為企業競爭力強弱的重要標志。企業只有迅速掌握好信息技術、利用好信息技術，按現代管理方法管理企業的物流、資金流、信息流。實現企業信息化，才能全面提升企業資源配置水平，提高企業核心競爭力，從而提高企業經濟效益，使企業在市場競爭中立于不敗之地。當前中小企業信息化的內容十分廣泛，其中會計信息化是一個重要方面，如何運用信息技術增強企業會計核算與管理的能力．如何把會計信息化系統融入日常的會計管理工作為企業帶來效益，是中小企業所面臨的重要課題。但從中小企業會計信息化應用的效果來看，還存在一些需要重視和急待解決的問題。
[關鍵詞]：會計信息化基礎信息會計信息安全
　　一、中小企業會計信息化存在的問題
　　1．企業領導對會計信息化的認識不到位，缺乏會計信息化的發展規劃。
　　許多中小企業的領導對會計信息化的認識不到位，不了解企業管理和會計信息化系統之間的關系，沒有認識到實施會計信息化對改善企業管理、提升企業競爭力的重要意義。由于中小企業目前普遍缺乏高素質的信息技術專門人才，在實際工作中往往受廠商的引導，不能做出科學的決策。在應用過程中缺乏專家的具體周到的指導，使企業會計信息化的應用過程缺乏總體和長期的發展規劃、統一的規范和科學的方法，這造成了許多企業的會計信息化應用未能達到預期效果。
　　2．會計信息化基礎管理工作薄弱
　　很多中小企業在手工核算方式下會計基礎工作較差，賬、證、表的格式和內容混亂，核算方法與程序不統一、不規范。由于基礎工作薄弱，會計信息化系統出現了一系列問題。
　　(1)企業基礎信息分類及編碼缺乏總體規劃。企業基礎信息分類與編碼的好壞，將直接影響信息系統信息共享、交換的效率和質量。企業基礎信息編碼包括：組織機構編碼、人事編碼、會計科目編碼、供應商編碼、客戶編碼、物資編碼、固定資產編碼、設備編碼等8類。由于會計信息化實施時。往往只考慮財務部門工作的需要，沒有從整個企業管理信息系統的高度出發．導致各信息系統的編碼種類繁多且很多編碼相互之間不兼容，存在同一編碼對象在不同系統中分類和編碼完全不同，形成很多“信息孤島”。會計科目設置時簡單照搬手工條件下的會計科目，沒有充分使用輔助核算來提升會計信息的數量和質量；客戶編碼和供應商編碼采用順序號編碼，給客戶信息和供應商信息的錄入和查詢等帶來不便。
　　(2)不重視摘要的填寫。企業的財務人員在填寫憑證的摘要時，往往認為摘要不重要，摘要內容寫得非�；\統，或一張憑證只有一個摘要．信息不全面。
　　3．會計信息化人才缺乏，會計信息化應用水平低
　　會計信息化工作對會計人員提出了更高的要求，既要求會計人員掌握一定會計專業知識，還要掌握相關的計算機、財務軟件的操作以及相關設備的保養和維護知識。由于中小企業整體的計算機應用水平不高，缺乏足夠的技術人員，會計信息化應用水平較低。財會人員多數僅懂得業務技術，對計算機軟硬件知識了解甚少。雖然經過會計信息化培訓，但由于各種原因，培訓效果并不好，所學知識不足以支撐會計信息化系統的日常工作需要，由于大多數會計人員對財務軟件的功能和使用方法不太了解，造成使用不當或功能使用不全面。而對于系統中需要根據企業自身經營核算特點進行設置的項目，更是不能運用，一些已經開展會計信息化的中小企業正是因為在工作過程中遇到問題不能及時解決，導致系統不能正常運行。
　　4．缺少強有力的安全防范措施
　　在會計信息化環境中。所有的會計信息都以電子數據形式集中存儲在計算機數據庫系統中，會計信息化系統很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾，這種侵擾可能來自于系統外部，也可能來自系統內部，很多企業沒有針對網絡環境來建立和完善相應的會計信息化安全防范措施。主要表現為：操作人員安全保密意識差．不設置口令密碼，或口令密碼長期不變，或保管不嚴，系統管理員對操作人員操作權限設置不當，操作人員短時間離開計算機時，不正常退出財務軟件，沒有采取瀏覽防范措施，致使未經授權的人員可輕易地操作系統，瀏覽、修改數據；個別操作人員使用帶有重要財會數據的計算機上網聊天．給網絡黑客竊取信息或病毒侵擾提供了機會：沒有對軟件提供的操作日志進行管理，數據資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時，對會計信息化系統崩潰、數據丟失缺乏災難恢復措施等。
　　二、中小企業會計信息化應用對策
　　1．提高企業領導的認識水平，科學制訂會計信息化發展規劃
　　會計信息化應用，首先要有支持和理解會計信息化的企業領導，領導的高度重視和積極參與是會計信息化成功的保證。企業主要領導必須對會計信息化重要性和迫切性有深刻的認識，認識到會計信息化是提升企業的核心競爭力的有效措施。會計信息化是企業管理信息化的一個重要組成部分所以應結合企業的實際情況和需要制訂企業管理信息化的總體規劃，在此基礎上制訂出會計信息化發展規劃。企業管理信息化的目的是要把企業的管理思想融入到系統中，使企業完全掌控企業的人、財、物情況．實現物暢其流、財盡其利、人盡其用，所以信息化管理是一項系統工程，是企業高層高度關注的一個投資項目，不能急于求成，也不可能一蹴而就，它需要整體規劃、分步實施，制訂切實可行的信息化實施方案。并找準信息化實施的突破口，一步一步扎實地向前推進。企業應清楚實施信息化管理的整體思路，把握住信息化系統的管理思想，摸清企業現有管理模式下企業管理的瓶頸和存在的問題，明確今后企業管理的發展方向，并對預期的新的管理體系要有清晰的認識。在把握企業信息化整體思路之后，就可以按照效益與實務互利、先局部后整體的原則，結合企業實際情況加以實施。具體可分以下幾步走：①建立以財務為核心的會計信息化管理系統，把會計管理信息化作為企業信息化管理的切人點．一步一步地引導和推動其他管理環節逐步實現管理信息化。②建立以存貨管理為中心的供、銷、存供應鏈管理系統，實現供應鏈的信息化管理。③建立以生產控制為核心的生產、成本管理系統。④建立電子商務網絡系統，實現企業內、外部信息資源的共享，全面實現企業管理信息化。
　　2．加強會計信息化基礎管理工作
　　(1)要特別重視系統初始化工作。系統初始化是會計信息化工作的基礎，會計信息化初始化設置將本單位要采用的核算程序、方法、規則、基礎數據錄人電腦，使財務軟件能適應本單位的核算與管理需要，是由手工核算過渡到會計信息化處理的第一步。系統初始化設置是一項工作量大、難度高、對系統日后影響極大的工作，初始設置項目一旦確定，以后便難以更改。初始化的成敗與否，直接影響日后會計信息化工作的質量與效率。系統初始設置時，一定要慎重、考慮周全。個別企業在初始化時對于核算的內容缺乏周密的考慮，給以后工作帶來很大的麻煩。所以在初始化設置之前必須要根據本企業特點、核算內容、管理要求制訂具體的方案，經過多方面的討論通過后再執行。進行系統初始化設置的一項重要內容是基礎信息分類與編碼。會計信息化系統要求錄入到電腦中的會計信息代碼化，以便計算機識別、分類、匯總、查詢。編碼的設計是初始化中既復雜又費時的工作，它直接影響到初始化成敗。基礎信息分類與編碼只有從全局考慮，在企業形成統一的面向信息共享的信息分類與編碼，才能將分散、孤立的各種信息資源數據變成網絡化共享的信息資源數據，將眾多“孤島式”的信息系統進行整合，實現信息的暢通和共享。①根據國家統一規定和本企業的具體情況．并充分考慮企業的變化和發展，建立一套適合本企業實際情況的會計科目體系；②根據已建立的會計科目體系及企業核算和管理的要求，建立一套科學的輔助核算項目體系，以靈活多變的核算形式和統計方法為管理者提供準確全面的信息。組織機構編碼、人事編碼、供應商編碼、客戶編碼、物資編碼等關鍵性編碼、名稱，各個子系統要完全一致；③結合有關職能部門和內部管理需要，建立起一套健全的會計報表體系。
　　（2）重視摘要的填寫。在會計信息化系統中，對反映不同經濟內容的同一張記賬憑證，應該做到每項經濟內容準確對應一個摘要，不能籠統使用同一個摘要，摘要信息填寫得是否完整，對充分體現計算機優點的查詢、統計來說是十分重要的。在分類方面，摘要、明細科目、核算項目可以相互補充，配合使用．使分類的維度增加．以使分類統計滿足企業管理的需要。例如。在企業經營中要簽訂很多經濟合同．企業依據合同支付款項，如在摘要中寫明合同的編號，那么在一段時間后，對于各個經濟合同的款項支付情況進行統計時．就可以在摘要中以合同編號為過濾條件。來篩選對于某個合同款項的支付情況。以便于和企業的合同臺賬相核對．確保合同付款的準確性，保障企業的利益不受損失。
　　3．加大會計信息化培訓力度。提高會計信息化應用水平
　　會計信息化需要一支穩定的既懂會計知識、信息技術又懂管理業務的復合型高素質人才隊伍，國家和社會以及企業都要采用多種形式、多種渠道提高會計信息化從業人員的素質。中小企業員工的素質、應用水平、參與程度直接影響著會計信息化系統運行的好壞。因此，在會計信息化的應用過程中，必須做好員工的教育培訓工作：
　　（1）有計劃、分層次地對員工進行信息化管理理念、計算機應用、信息化管理系統等方面知識的教育培訓工作。使員工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能給自己、給企業帶來的實惠。使廣大員工自覺參與信息化管理的實施。
　　（2）強化中小企業自身使用的那套會計信息化系統操作方法和操作技能的培訓，規范操作人員的操作行為，將培訓貫穿于系統運行全過程。
　�。�3）有計劃地組織會計信息化業務骨干到會計信息化管理優秀企業參觀學習．以取長補短。
　　4 加強會計信息化安全防范措施，建立健全會計信息化管理制度
　　在技術上對會計信息化系統的各個層次采取安全防范措施，建立綜合的多層次的安全體系。具體安全防范措施有：設置密碼及使用權限，只有在會計信息化系統中注冊登記并擁有正確密碼的人員方可進入本系統系統管理人員應根據內部控制的原則與崗位需要公平地分配每個系統操作者的權限，只有擁有操作權限的人才能調用相應的功能或接近到相關的文件，對于操作密碼，系統操作人員應該定期或不定期修改自己的密碼；對于系統中重要的程序、數據、文件等，應采用加密技術進行加密，以防他人進行調用、瀏覽或篡改；設置操作日志，操作日志可自動記錄進入系統的人員密碼、進出系統的時間、所進行的操作內容等，通過操作日志，可及時發現非法進入系統、接近系統數據文件的企圖：建立有效的防火墻、計算機病毒防范體系、網絡漏洞監測和攻擊防范系統，建立計算機安全應急機制，使用設計成熟、技術先進、安全穩定的數據庫系統和財務軟件平臺等先進技術，為了防止病毒的侵襲，不能使用盜版的或來路不明的軟件。對外來的磁盤要先進行病毒檢測，方可在計算機中使用；在計算機中安裝并開啟殺毒軟件，這樣能及時發現并清除病毒；不打開來歷不明的電子郵件。要定期對軟硬件進行維護、保養，定期備份財務數據，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放，以確保會計信息的安全。
　　企業應從軟硬件管理和維護控制、組織機構和人員的管理控制、系統環境的管理控制、會計數據和會計檔案的保護控制、計算機病毒的預防等各方面建立行之有效的制度，從制度上保證會計信息化系統能夠安全、準確、可靠地運行。
　　由于中小企業自身條件和觀念的影響．目前中小企業會計信息化的發展程度距離現代信息經濟的要求還很遠，企業會計信息化應用可謂任重道遠。企業會計信息化的實現，不僅需要企業經營者的高度重視，而且還需要依靠廣大會計人員，更需要政府推動，共同促進中小企業會計信息化快速和健康地發展。

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