淺議粵通公司管理費用的內(nèi)部控制

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我國改革開放以來，隨得社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，私營企業(yè)茁壯成長，現(xiàn)已成為我國國力不可小覷的力量。在企業(yè)內(nèi)部管理控制中，企業(yè)往往更關(guān)注成本的控制，銷售額的增加，利潤的獲得，而忽略了日常費用的管理控制。我認為，企業(yè)不應(yīng)該單單只關(guān)注經(jīng)營生產(chǎn)成本收入的情況，各種期間費用的控制，也是一個不可忽視的問題。下面將具體以粵通公司為例，從幾方面對于其管理費用的內(nèi)部控制相關(guān)問題進行論述。
一、管理費用的概念
企業(yè)管理費用是指企業(yè)行政管理部門為管理組織經(jīng)營活動而發(fā)生的各項費用。
管理費用屬于期間費用（包括管理費用，經(jīng)營費用，財務(wù)費用），在發(fā)生的當(dāng)期就計入當(dāng)期的損益。
二、管理費用的內(nèi)容
在我國2001年的《企業(yè)會計制度》中關(guān)于“企業(yè)管理費用”主要內(nèi)容包括:(一)企業(yè)管理部門及職工方面的費用：公司經(jīng)費、工會經(jīng)費、職工教育經(jīng)費、勞動保險費、待業(yè)保險費。(二)用于企業(yè)直接管理之外的費用：董事會費、咨詢費、聘請中介機構(gòu)費、訴訟費、稅金、礦產(chǎn)資源補償費。(三)提供生產(chǎn)技術(shù)條件的費用：排污費、綠化費、技術(shù)轉(zhuǎn)讓費、研究與開發(fā)費用、無形資產(chǎn)攤銷、長期待攤費用。(四)購銷業(yè)務(wù)的應(yīng)酬費：業(yè)務(wù)招待費。(五)損失或準(zhǔn)備：壞賬準(zhǔn)備、存貨跌價準(zhǔn)備、存貨盤虧和盤盈。(六)其他管理費用：指不包括在以上各項之內(nèi)又應(yīng)列入管理費用的費用。
三、管理費用內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
降低經(jīng)營生產(chǎn)成本，提高企業(yè)利潤是每個企業(yè)努力不懈的目標(biāo)。大多數(shù)企業(yè)通常比較關(guān)注經(jīng)營生產(chǎn)的成本控制，而忽略了企業(yè)自身的另一項重大資金流出的控制，即期間費用（指財務(wù)費用、銷售費用和管理費用），其中，又以管理費用最為繁雜、占的比重最大。
以粵通公司為例，粵通公司07年期間費用為388.68萬元，其中管理費用占了61.45%，對主營業(yè)務(wù)收入的消耗比為6.01%，業(yè)務(wù)招待費更是占了整個管理費用的19.3%；粵通公司08年期間費用為375.76萬元，其中管理費用占了55.66%，對主營業(yè)務(wù)收入的消耗比為5.48%，業(yè)務(wù)招待費占整個管理費用的20.5%；從上述資料可以看出，粵通公司因內(nèi)部控制不善，管理費用率過高。其中，業(yè)務(wù)招待費超過主營銷售收入百分之一，嚴(yán)重超過規(guī)定的稅前抵減額度，經(jīng)核查，為內(nèi)部控制不當(dāng)，存在鋪張浪費，虛報等情況。
從上述資料可以看出，管理費用在企業(yè)日常費用中所占的比例最大，應(yīng)該引起企業(yè)的高度的重視，并制定合理的內(nèi)部控制制度來的規(guī)劃控制。
四、粵通公司目前存在的問題
目前，由于是家族企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)，粵通公司在管理費用內(nèi)部控制上存在著眾多問題。通過對粵通公司實地的查看與資料分析,整理分析如下:
（一）、職工職位情況分布不合理。職工人員人數(shù)眾多，人浮于事。因企業(yè)為家族經(jīng)營的性質(zhì)，存在著很多人情關(guān)系，空降部隊等等。有些職工不認真工作，拖拖拉拉，效率低下。甚至有些職工，只占其位，不謀其職，為公司經(jīng)營管理造成了很大的負擔(dān)。專業(yè)技術(shù)人員又多為虛設(shè)，未能盡到相應(yīng)的工作責(zé)任。在質(zhì)量管理、稅務(wù)審計等方面，各職位均為兼職人員，未能很好的盡到相關(guān)責(zé)任，造成各項必要質(zhì)量檢驗、審計等等費用支出需要外購?fù)瓿桑捎诒阍斐闪穗p方費用的存在。
（二）、日常辦公用品浪費，費用控制不善。職工節(jié)約意識低，對辦公機械日常養(yǎng)護知識不足。職工的節(jié)約意識未得到加強，使日常辦公用品類的嚴(yán)重浪費，如打印紙張、筆、墨水等等；由于對日常辦公機械養(yǎng)護知識不足，造成機器經(jīng)常性人為損壞，每月因此需支付一筆為數(shù)不小的維修養(yǎng)護費用。尤其是管理層費用開支過大。因大多數(shù)高層管理人員，都具有一字報銷的權(quán)力，又沒有嚴(yán)格的管理控制規(guī)定，財務(wù)部門未能很好的溝通審核，高層管理人員一時未能自律,便造成了多報虛報的等情況存在。
（三）、公物私用情況嚴(yán)重。職工自律性差，價值觀沒有得到很好的指引。認為公家物品不是自家的，不必珍惜節(jié)約。經(jīng)常使用單位電話私聊，每月電話費用達萬元；使用公車辦理私事，浪費燃油費；使用公家電腦辦公用品等等辦理私事。
（四）、每月有大量的月刊報刊類廣告支出,從排版印刷一概外包,未進行詢價，制作成本較高。發(fā)放這類廣告紙質(zhì)時，也未能做到合理利用，造成隨便丟棄，重復(fù)發(fā)放等很多浪費現(xiàn)象。甚至未能按實現(xiàn)使用計劃印刷，進行多印補印多余的費用支出。
（五）、業(yè)務(wù)招待費未得到合理的控制。業(yè)務(wù)招待費一向為企業(yè)內(nèi)部很大一個難題，粵通公司也未能例外。因為商貿(mào)經(jīng)營企業(yè)，業(yè)務(wù)部門為擴展業(yè)務(wù)，經(jīng)常性請吃請喝請玩，甚為鋪張浪費，又都為公款報銷,但不能做到合理的使用與節(jié)約,使這方面不必要的支出增多。
五、控制、降低管理費用的措施
從管理費用的內(nèi)容可以看出，可將管理費用分為可控費用和不可控費用。可控費用如職工工資及福利費、辦公、差旅、會議、交通、招待等等費用；此類費用，帶有較大的主動性，可通過各方控制達到降低優(yōu)化的效果；不可控費用如教育、保險、折舊、攤銷、損失等費用以及稅金、各項準(zhǔn)備金等等，此類費用比較被動性，不是日常可以預(yù)料控制，只能順期自然或是盡力了。
加強管理，針對粵通公司管理費用內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，提出以下措施，以降低管理費用：
(一)、控制職工人員數(shù)量，建立多職能聯(lián)合工作小組。在管理部門，最大的費用發(fā)生在于人浮于事，工作效率低下。合理安排職工工作崗位，因才安排工作內(nèi)容，避免空置人員存在，造成不必要的費用。專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)聘請全職人員，全職全能負責(zé)相關(guān)工作，盡到相應(yīng)的工作責(zé)任。非必要情況下，不聘請兼職人員；兼職人員即造成費用，又不能很好的完成工作要求。如若不能有全職人員全程負責(zé)，一切質(zhì)量管理、稅務(wù)審計等方面的需求，應(yīng)全額外購最好。
(二)、加強人員培訓(xùn)，大力提高使用辦公自動化水平。目前，粵通公司管理部門普遍配置了較高計算機水平，網(wǎng)絡(luò)設(shè)置完善，但與此相比，辦公費用尤其是紙張和打印、復(fù)印終端的使用有增無減，這些都導(dǎo)致費用無形上升，而且很難控制，這主要是因為管理部門的很多人員工作習(xí)慣并沒有轉(zhuǎn)變到網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境中。一是通過人員培訓(xùn)以訓(xùn)練自動化辦公的技能;二是通過內(nèi)部規(guī)范強制管理部門人員適應(yīng)無紙化辦公條件;三是開發(fā)內(nèi)部實用型軟件，方便工作人員操作。
(三)、控制管理人員費用支出。作為粵通公司的管理人員，行為的控制大多依靠自律，一般沒有明確的約束機制，由于大多數(shù)較高層的管理人員可以直接簽字報銷，而且相互之間沒有信息溝通，遂有可能會造成費用使用上失控。為此，公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)制定明確的管理人員支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)，并強化監(jiān)督，確保管理人員遵守規(guī)范性要求。
    (四)、合理控制印制相關(guān)廣告類報刊。每月有大量的月刊報刊類廣告支出,應(yīng)經(jīng)過多家廠商再三比價，選擇較經(jīng)濟合算的廠商合作。定制數(shù)量應(yīng)事前經(jīng)過對比前期三個月平均用量，合理預(yù)算定制，避免造成庫存積存浪費；發(fā)放相應(yīng)廣告紙質(zhì)時，應(yīng)制定領(lǐng)取簽收，由領(lǐng)取人簽領(lǐng)，并控制領(lǐng)取的數(shù)量，發(fā)放范圍，避免重復(fù)發(fā)放、隨亂丟棄等浪費行為等。
    (五)、加強對業(yè)務(wù)招待費的控制。在我國社會和經(jīng)濟環(huán)境下，管理費用中業(yè)務(wù)招待費的控制應(yīng)當(dāng)加以重視。在這方面，加強支出標(biāo)準(zhǔn)制度制定和授權(quán)審批控制，應(yīng)當(dāng)作為業(yè)務(wù)招待費管理方面的重點。業(yè)務(wù)招待費控制企業(yè)業(yè)務(wù)招待費的管理和控制一直是企業(yè)管理上敏感的話題，也是管理費用控制中歷來深感頭痛的問題。每年企業(yè)業(yè)務(wù)招待費的開支和控制情況都要作專題報告，職工對此的關(guān)心和議論也是必須抓好這項管理工作的壓力所在。為此，應(yīng)該實施如下比較嚴(yán)格的控制方法：　1、以上年度企業(yè)收入為參考，制定公司和各部門本年度業(yè)務(wù)招待費計劃指標(biāo)，指標(biāo)一經(jīng)制定，年度內(nèi)不作調(diào)整。2、將公司指標(biāo)下解到各部門、辦公室，同時將公司領(lǐng)導(dǎo)分別列入所分管部門、辦公室一并考核，月度終了實行開支情況公布，節(jié)余不補也不結(jié)轉(zhuǎn)下月，超支全額扣罰分管領(lǐng)導(dǎo)和主管工資獎金。部門內(nèi)同樣實行月度考核，超支部分全額扣罰經(jīng)理工資獎金。3、對于不可預(yù)見專項工作（如迎接上級質(zhì)量安全檢查、工管稅務(wù)檢查等）中超支的業(yè)務(wù)招待費，由財務(wù)部出具專項報告，交公司紀(jì)總經(jīng)理審核簽證后可單獨列支，不作考核。4、實行定點就餐、外出辦事人員不得簽單、在外接待須報經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等相關(guān)控制措施。
    (六)、加強職工企業(yè)文化的培訓(xùn)。從企業(yè)精神、企業(yè)道德、價值觀念等方面，改變職工占用公家物，貪小便宜的思想，樹立起“服務(wù)社會，便利人群，開發(fā)產(chǎn)業(yè)，富強國家”的價值觀念，培訓(xùn)節(jié)約環(huán)保思想。使職全能發(fā)揚節(jié)約的美德，從一針一線開始，節(jié)省各位辦公用品等資源。從內(nèi)心把企業(yè)當(dāng)成家來愛惜愛護，便能更好的為企業(yè)服務(wù)，為客戶服務(wù)。
　　總之，粵通公司在追求低經(jīng)營生產(chǎn)成本、高銷售高收入的同時，且莫忽視各項期間費用，特別是管理費用的管理與控制，以便提高整體管理水平，全方位控制經(jīng)營費用，提高經(jīng)營績效。

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