淺議會(huì)計(jì)電算化

淺議會(huì)計(jì)電算化-會(huì)計(jì)電算化畢業(yè)論文

　　在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報(bào)表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過(guò)渡到電算化處理還是更換會(huì)計(jì)電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要　采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦，使會(huì)計(jì)軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要。本文就會(huì)計(jì)電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目的設(shè)置、報(bào)表定義等方面需要注意的問(wèn)題進(jìn)行討論。
　　一、在項(xiàng)目的具體實(shí)施工作之前，單位的會(huì)計(jì)電算化實(shí)施項(xiàng)目的主管人員應(yīng)該與電算化軟件公司的實(shí)施人員做好溝通、協(xié)商的工作
　　單位的會(huì)計(jì)主管人員對(duì)于本單位的會(huì)計(jì)管理工作比較熟悉，清楚實(shí)施會(huì)計(jì)電算化項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)哪些功能，達(dá)到何種管理的目的。但是，處于項(xiàng)目實(shí)施階段時(shí)，單位的會(huì)計(jì)主管人員對(duì)于電算化軟件如何實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)具體的功能，如何才能達(dá)到自己需要的管理目標(biāo)，還處于摸索的階段。軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人員對(duì)于自己公司的軟件的具體功能，功能之間的細(xì)小的差別設(shè)置了如指掌。但是，對(duì)于實(shí)施單位的具體業(yè)務(wù)卻不太熟悉，不清楚實(shí)施單位需要實(shí)現(xiàn)哪些具體的管理目標(biāo)，哪些功能對(duì)單位的會(huì)計(jì)核算重要，哪些功能對(duì)該單位的會(huì)計(jì)核算無(wú)足輕重，單位要實(shí)現(xiàn)功能是否具備了客觀的條件。因此，在項(xiàng)目的具體實(shí)施之前，單位的會(huì)計(jì)主管人員應(yīng)該與軟件公司的實(shí)施人員做好交流溝通工作，對(duì)軟件的具體功能和單位的具體管理核算目標(biāo)進(jìn)行討論，將二者之間協(xié)調(diào)起來(lái)，以避免在具體的實(shí)施工作中產(chǎn)生不必要的誤會(huì)，并且制定出標(biāo)準(zhǔn)化的方案，標(biāo)準(zhǔn)化方案的制定應(yīng)該做到盡量的細(xì)致、明確。在制定標(biāo)準(zhǔn)化的方案中還要注意滿足單位現(xiàn)有的客觀條件，既要避免那種沒(méi)有實(shí)現(xiàn)條件的功能，又要為實(shí)施單位的進(jìn)一步會(huì)計(jì)核算管理發(fā)展的需要留有一定的空間。
慮電腦處理會(huì)計(jì)信息快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)
　　《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》和各行業(yè)會(huì)計(jì)制度確定了很多核算程序、方法，單位應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行選擇應(yīng)用。它們各自具有鮮明的特點(diǎn)，且能相互補(bǔ)充。在手工核算方式下，我們往往選用那些計(jì)算過(guò)程不能很復(fù)雜、會(huì)計(jì)處理不能太冗長(zhǎng)、結(jié)果要求準(zhǔn)確或較準(zhǔn)確的方法、程序。而會(huì)計(jì)電算化由電腦執(zhí)行程序自動(dòng)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，就可以不考慮計(jì)算的復(fù)雜性，只要求結(jié)果準(zhǔn)確就行了。如成本核算中的代數(shù)法分配輔助生產(chǎn)費(fèi)用，它的突出特點(diǎn)是計(jì)算復(fù)雜但是其結(jié)果很準(zhǔn)確；再如存貨收發(fā)計(jì)價(jià)中的個(gè)別確認(rèn)法，它也是結(jié)果準(zhǔn)確而對(duì)會(huì)計(jì)核算、庫(kù)管要求甚高。所以代數(shù)法、個(gè)別確認(rèn)法等應(yīng)在會(huì)計(jì)電算化中廣泛采用。然而，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，初始化的方法選用問(wèn)題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現(xiàn)行會(huì)計(jì)核算模式照搬到電算化中去，這樣就無(wú)法充分發(fā)揮電腦處理信息快、準(zhǔn)的優(yōu)點(diǎn)。因此，我們應(yīng)當(dāng)從會(huì)計(jì)歷史上去檢索、選用適應(yīng)電腦高速處理、結(jié)果準(zhǔn)確的方式、方法和規(guī)則。因此，在由手工賬過(guò)渡到電算化的過(guò)程中，應(yīng)該了解電算化的特點(diǎn)與優(yōu)點(diǎn)，摒棄傳統(tǒng)的一些會(huì)計(jì)核算方法，采用適合會(huì)計(jì)電算化，能夠充分發(fā)揮電算化功能的會(huì)計(jì)核算方法。
　　三、科目設(shè)置中應(yīng)注意的問(wèn)題
　　建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入軟件系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。一般在建立賬套的同時(shí)，電算化軟件會(huì)根據(jù)你所選擇的單位性質(zhì)，按照會(huì)計(jì)規(guī)則默認(rèn)安裝一套會(huì)計(jì)科目。這些會(huì)計(jì)科目大都是總賬科目，一般會(huì)滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會(huì)計(jì)核算的區(qū)別較大，明細(xì)科目還需要自己根據(jù)本單位會(huì)計(jì)核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設(shè)置。在設(shè)定會(huì)計(jì)科目時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：
　　（一）科目的設(shè)置要規(guī)范。財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。尤其是集團(tuán)公司，科目的名稱、代碼等一定要做到規(guī)范統(tǒng)一。
　　（二）科目的設(shè)置要簡(jiǎn)潔。在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應(yīng)當(dāng)避免那些冗長(zhǎng)而又無(wú)用的科目影響日常工作的效率。
　　（三）科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)核算的進(jìn)步，注意科目的擴(kuò)展性。會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，例如，假設(shè)“應(yīng)收賬款”通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級(jí)明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧，一般的會(huì)計(jì)軟件會(huì)提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為“往來(lái)核算”，將往來(lái)單位作為輔助核算的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行核算，這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置，又增加了往來(lái)核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如“應(yīng)收賬款”總賬科目下細(xì)科目，然后再按客戶名稱設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。
四、初始數(shù)據(jù)的錄入工作中應(yīng)注意的問(wèn)題
　　完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
　　如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時(shí)，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個(gè)問(wèn)題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過(guò)去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來(lái)，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù)。總之，在會(huì)計(jì)年度中間實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問(wèn)題較多，應(yīng)盡量在會(huì)計(jì)年度的開(kāi)始或者是結(jié)尾，來(lái)更換財(cái)務(wù)軟件。
　　初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會(huì)自動(dòng)地核對(duì)總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對(duì)這個(gè)步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)二者之間無(wú)誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無(wú)法改動(dòng)，當(dāng)使用一段時(shí)間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，便沒(méi)有辦法改動(dòng)，只能用調(diào)整憑證進(jìn)行調(diào)整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。
　　五、報(bào)表初始化的過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題
　　會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用的會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬薄、其他報(bào)表中取來(lái)，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè)。在定義報(bào)表的過(guò)程中，需要用到很多函數(shù)，財(cái)務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過(guò)程中，這一項(xiàng)工作一般由軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人員與單位的財(cái)務(wù)人員來(lái)共同完成。定義完報(bào)表以后還應(yīng)該注意報(bào)表的校驗(yàn)公式的定義，校驗(yàn)報(bào)表內(nèi)部、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級(jí)的錯(cuò)誤。
　　需要注意的是，如果是集團(tuán)公司，集團(tuán)內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報(bào)表應(yīng)嚴(yán)格符合集團(tuán)公司所要求的格式，這樣集團(tuán)公司才能夠進(jìn)行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴(yán)格的統(tǒng)一，像這一類的報(bào)表，集團(tuán)公司應(yīng)該首先定義出標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表，然后向分公司下發(fā)，分公司通過(guò)接收?qǐng)?bào)表的方式，將標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)表接收到自己?jiǎn)挝坏馁~套中，而不應(yīng)該由分公司自己定義這一類報(bào)表。
　　與一般的報(bào)表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對(duì)困難了一些。對(duì)于現(xiàn)金流量表的具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們?cè)谶@里簡(jiǎn)單地總結(jié)一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時(shí)將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項(xiàng)目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時(shí)候不進(jìn)行歸類，等到會(huì)計(jì)期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當(dāng)，做完憑證后隨時(shí)可以得到現(xiàn)金流量表，但是對(duì)于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應(yīng)熟悉現(xiàn)金流量表的制作。第二種方式對(duì)于憑證制作人員的要求較低，但是將工作量積攢到會(huì)計(jì)期末，制表人員的工作量較大，修改相應(yīng)憑證后，制表人還得重新進(jìn)行調(diào)整。單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)選擇適合的方式。
　　總之，會(huì)計(jì)電算化的初始工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的，涉及方面較廣泛的，內(nèi)容較復(fù)雜的工作。只有在會(huì)計(jì)電算化的初始工作中注意上面所提到的問(wèn)題，高質(zhì)量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路，才能最大地發(fā)揮軟件的功能。