會計賬簿的變化及風(fēng)險防范對策

 會計賬簿的變化及風(fēng)險防范對策
 一、電算化會計賬簿的變化
 1、改變了數(shù)據(jù)輸入方式。傳統(tǒng)的會計賬簿主要是根據(jù)審核無誤的憑證,逐筆或匯總記錄在會計賬簿上,登賬工作繁瑣復(fù)雜,易于出錯。電算化環(huán)境下會計賬簿的記錄直接取決于數(shù)據(jù)采集端口的原始單據(jù)或記賬憑證,而原始數(shù)據(jù)的采集與輸入形式已大為擴展,如人工鍵盤錄入,磁盤、光盤、U盤等磁介質(zhì)導(dǎo)入,遠程網(wǎng)絡(luò)收集與傳輸,輸入方式呈現(xiàn)出迅速、開放、多元、高效的特點。
 2、改變了數(shù)據(jù)處理方式。在傳統(tǒng)的會計核算程序中,采用平行登記方法的總分類賬與明細分類賬的登記是一項原理簡單而核算過程繁雜的工作。實行電算化后,賬簿數(shù)據(jù)的整個處理過程分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié),會計信息系統(tǒng)基本采用集中處理的方式,即多個子系統(tǒng)采集原始憑證信息,記賬憑證一次輸入或生成,各種賬表數(shù)據(jù)在記賬憑證分錄庫的基礎(chǔ)上派生形成。數(shù)據(jù)的運算與歸集高度依賴于計算機信息系統(tǒng)的實時操作,賬賬、賬證之間的對賬環(huán)節(jié)也不復(fù)存在,數(shù)據(jù)處理呈現(xiàn)出一體化傾向。
 3、改變了數(shù)據(jù)存儲方式。傳統(tǒng)的會計賬簿以紙介質(zhì)存儲方式保留會計信息與管理會計信息。在計算機方式下,賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲在憑證文件、匯總文件等數(shù)據(jù)庫文件中,以電磁介質(zhì)作為會計信息的存貯載體,還可以存儲在計算機磁盤、內(nèi)存、磁帶等磁介質(zhì)與光盤等電介質(zhì)上,需要時可以通過打印機輸出紙介質(zhì)賬簿。原始數(shù)據(jù)的輸入端口、高度依存的電算化軟件系統(tǒng)、易隱藏信息的存儲介質(zhì),成為影響電算化環(huán)境下會計賬簿風(fēng)險的三大主要因素,這些因素不僅引起了傳統(tǒng)會計賬簿外在形式的變化,而且?guī)�來了會計賬簿實質(zhì)性的變革。
 4、改變了數(shù)據(jù)登記方法。傳統(tǒng)賬簿中,會計數(shù)據(jù)的登記按會計六大要素分別設(shè)置資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤六大賬戶,并設(shè)置總分類賬和明細分類賬。而在電算化會計賬簿中,所有賬戶都被賦于一個科目號,科目號的第一位用于標(biāo)志這個會計科目的大類別,如資產(chǎn)類為1、負債類為2、權(quán)益類為3、成本類為4、損益類為5,前三位用于標(biāo)志總賬的會計科目,如現(xiàn)金是101、銀行存款是102,這樣就可以方便的進行總賬、明細賬、日記賬等各種賬目的處理,實現(xiàn)數(shù)出一門(都出自憑證),數(shù)據(jù)共享的特點[1]。總分類賬和各級所屬明細分類賬也不再是一種重復(fù)平行的關(guān)系,而演化為一次登記,逐級共享的關(guān)系。
 二、電算化會計賬簿帶來的風(fēng)險
 1、開發(fā)和設(shè)計軟件不嚴(yán)格帶來的風(fēng)險。目前,國家對財務(wù)軟件研發(fā)環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格、有效的限制性法律條款制約,對財務(wù)軟件推廣環(huán)節(jié)也沒有強有力的市場準(zhǔn)入制度保護。一方面,一些軟件企業(yè)為打開市場,追求市場占有率,滿足少數(shù)企業(yè)的不正當(dāng)需要,在“反審記”、“反記賬”、“反結(jié)賬”、“修改數(shù)據(jù)庫”、“刪除操作日志”等方面為企業(yè)大開“綠燈”[2],為少數(shù)企業(yè)和人員違反會計法規(guī)提供了可乘之機。另一方面,在軟件研發(fā)過程中,由于研發(fā)人員考慮問題不十分全面,也給犯罪分子以可乘之機。
 2、業(yè)務(wù)操作不規(guī)范造成的風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具代替了陳舊落后、繁瑣的手工核算,但是企業(yè)管理者的管理理念沒有轉(zhuǎn)變,嚴(yán)格而科學(xué)的管理往往只停留在形式上。同時,由于國家缺乏對電算化環(huán)境下會計賬簿存儲介質(zhì)的嚴(yán)格規(guī)定,其原始性與可靠性無法得到保證,電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入、修改大為便捷,出現(xiàn)了“無痕跡修改”、“瞬時刪除”、“快速拼湊”等行為現(xiàn)象,極大地破壞了會計賬簿信息的原始性、真實性和完整性。濫用或盜用操作密碼進行操作的現(xiàn)象時有發(fā)生,也給賬簿數(shù)據(jù)帶來了風(fēng)險[3]。
 3、使用管理不規(guī)范帶來的風(fēng)險。由于國家對財務(wù)軟件及其安裝環(huán)境、存貯方式都缺乏明確的規(guī)定,例如,有些企業(yè)沒有用于會計核算的專用計算機,使財務(wù)軟件與其他的應(yīng)用軟件交錯在一起,不利于會計信息的專門監(jiān)管;對計算機維護不當(dāng)、操作失誤等,也給賬簿管理帶來了風(fēng)險。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,服務(wù)器是數(shù)據(jù)集中存儲介質(zhì),也是電算會計賬簿的重要組成部分,有些企業(yè)由于種種原因,為達到某些目的,采取隱匿服務(wù)器、跨地域存放服務(wù)器、以代理形式設(shè)置服務(wù)器等方式,造成會計賬簿的不完整和數(shù)據(jù)信息風(fēng)險。
 三、電算化會計賬簿的風(fēng)險防范對策
 1、加強軟件購置及開發(fā)的管理。應(yīng)懲治財務(wù)軟件開發(fā)商的違規(guī)開發(fā)、違規(guī)推廣問題,切實保證財務(wù)軟件遵從會計及審計法律法規(guī)用戶購置系統(tǒng)軟件應(yīng)是經(jīng)過實踐應(yīng)用并被證明是安全可靠的,購置的會計應(yīng)用軟件必須是經(jīng)財政部門評審?fù)ㄟ^的并有詳細的操作說明的。單位自行開發(fā)研制會計電算化應(yīng)用軟件的必須進行全面深入的調(diào)查,科學(xué)系統(tǒng)地分析和設(shè)計,開發(fā)、研制過程一定要規(guī)范,開發(fā)、研制出的軟件必須符合財政部頒布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門的評審、鑒定,軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。在正式運用前應(yīng)經(jīng)過一段時間的試運轉(zhuǎn),對相關(guān)數(shù)據(jù)進行驗證,防止研制人員由于考慮問題不全面而出現(xiàn)偏差。
 2、加強操作控制會計電算化。操作應(yīng)嚴(yán)格遵循會計業(yè)務(wù)和處理流程進行,在會計軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和失誤操作的控制程序,如違反操作規(guī)程和操作時間應(yīng)及時予以提示和制止。建立操作日志制度,計算機程序中應(yīng)對所有操作留有記錄,包括操作時間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等。對日記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可進行修改或逆操作程序,要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正,以保證賬簿數(shù)據(jù)的完整性和真實性。
 3、加強數(shù)據(jù)輸入(出)管理電算化。會計系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸出三個部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中,應(yīng)預(yù)測出現(xiàn)風(fēng)險的可能性,考慮系統(tǒng)設(shè)計過程中是否該在實現(xiàn)各個功能時嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制措施,而嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用。對于一些潛在的可預(yù)見風(fēng)險,應(yīng)考慮是否該在系統(tǒng)中采取預(yù)防措施,對不可預(yù)見風(fēng)險,應(yīng)考慮是否留有系統(tǒng)空間等,由此保證各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效和賬簿數(shù)據(jù)的安全完整[4]。
 4、加大檢查監(jiān)督力度。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查監(jiān)督制度,對會計賬簿資料定期檢查,主要檢查電算化賬務(wù)處理是否正確,是否遵照會計法規(guī)行事,審核費用簽字是不是符合本單位的內(nèi)部控制要求,憑證附件是否完整等另外,計算機犯罪具有智能化、隱蔽化的特點。因此,加強網(wǎng)絡(luò)法制建設(shè),加大網(wǎng)上執(zhí)法力度,對不法分子的不法行為進行打擊以起到震懾作用的任務(wù)勢在必行。同時還應(yīng)配備殺毒軟件,定期或不定期地查殺病毒。總之,在電算化會計下,賬簿風(fēng)險是客觀存在的,但只要我們正視各種風(fēng)險并認真分析,積極采取正確有效的措施進行嚴(yán)密地風(fēng)險預(yù)防,那么電算化下賬簿的風(fēng)險是完全可以控制和減少的。