關于對會計電算化的探討

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會計電算化是以電子計算機為主的現代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子計算機代替人工，實現報帳、記帳、算帳、查帳以及部分需由人工完成的對會計信息(數據)的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它的使用，使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來，節約了大量的人力、物力和時間，具有運算速度快、存儲容量大、數據高度共享、檢索查詢速度快捷、編制報表簡單、數據分析準確等特點，核算手段和財務管理決策的現代化使收集、整理、傳輸、反饋的會計信息更準確、更及時，提高了會計分析決策能力，為管理者提供所需的會計信息，更好地實現其參與管理、決策的職能。因此，發揮會計電算化在現代企業管理中的作用已成為企業必須要面對的問題。
一、會計電算化普及程度不斷提高　　會計電算化是集計算機學、信息學、管理學、會計學等學科知識為一體的一門綜合性的邊緣學科。其實質是將電子計算機為主的當代信息技術應用到會計工作中，即是用電子計算機代替人工記賬、算賬與報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的過程。我國的會計電算化工作雖然起步較晚，但經過國家、科技界和企業界等方面的不懈努力，已經經歷了起步和自發發展兩個初級階段，目前已跨入有組織、有計劃的推廣普及發展階段。　　二、會計電算化對會計及會計工作的影響　　會計電算化的普及和應用，不僅僅是會計核算工作的現代化，實現會計電算化的過程也是促進會計工作標準化、制度化、規模化的過程，是促進會計、會計工作改革和發展的過程，同時也是一個觀念更新、推進企業管理現代化的過程。會計電算化對會計實踐的影響主要表現在以下幾個方面：　　1、改變了會計數據的處理方法
在手工條件下，會計核算工作要由許多人共同完成，實現會計電算化后，輸入一張會計憑證會計電算化系統可自動進行記賬、匯總、轉賬、結賬、出報表等一系列工作；對于大量重復出現的業務，系統可以按模式憑證自動生成記賬憑證。對于編制會計報表、運用移動平均法進行成本計算等非常復雜和時間性要求很高的會計核算工作，會計電算化系統毫不畏懼，它可以按照一定的程序，由計算機不厭其煩地計算，及時抽取數據，隨時輸出報表，復雜的會計核算工作不僅變得簡單、迅速，而且大大提高了會計資料的準確性。
2、降低信息成本，提高會計信息質量
會計信息必須有用，能夠滿足決策者的需要。這就是會計信息的質量屬性，包括相關性、可靠性、重要性、時效性等，使會計信息向多種量度發展。同時，隨著處理數據量的增加，單位信息成本將越來越低，效益更大。　　3、改變財會人員的知識結構和工作職能
實行會計電算化，要求會計人員既要掌握會計專業知識，又要掌握相關的計算機知識，網絡知識、信息、管理知識等，因此，會計電算化將促進會計人員的知識結構向既博又專的方向發展，從而提高會計人員的素質。　　4、將改革會計數據的修改技術與內部控制制度
會計電算化后，手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應，取而代之的是修改權限、修改標志、憑證沖銷等方法，對于經過審核、記賬、甚至結賬后發現的錯誤記錄，還可以利用電算化系統提供的反結賬、反過賬取消審核等功能進行修正，這在于工條件下是不可想象的。而手工內部控制制度則一部分保留，一部分更正，這一部分將轉化為計算機程序控制。例如，賬、錢、物三分管的原則不變，處理每一項經濟業務必須有明確的職責分工的原則不變，但平行登記的原則會有所轉變，記賬、結賬則轉化為計算機程序控制。　　5、重新定義會計報表的內容
由于受人工信息處理能力的限制，手工會計報表往往局限于財務數據及其相關的說明，實現會計電算化后，會計信息從收集、加工處理到綜合利用都實現了電算化，從而為從濃度和廣度上擴展會計報告信息的內容提供了可能性。　　6、將建立定期報告和實時報告結合的財務報告制度
傳統的會計是按月、年編制的定期報告，這種報告在經濟生活較為穩定的情況下對決策是有用的，信息使用者可以比較準確地預測企業下一年度甚至今后幾年的業績。但在以競爭為核心的知識經濟時代，產品壽命周期不斷縮短，創新不斷加速，經營活動的不穩定性日益顯著，競爭越來越激烈，這時僅僅依靠定期報告是難以準確把握企業命脈的，建立一套既能夠提供定期報告又提供適時信息的財務報告制度是非常必要的，會計電算化為此提供了技術上的支持。　　7、更加重視會計信息分析
在各種信息高速發展時代，會計信息對社會經濟發展和企業經濟效益提高起著越來越重要的作用。現代信息技術和會計電算化能將社會經濟活動的細枝末節精確地記錄、保存和傳播，會計信息的分類、提煉、再加工將成為極其重要的工作，因為人們需要的不是不分輕重緩急不斷涌現的信息垃圾，而是系統化、條理化、有針對性的信息精品，只有經過加工整理、分析的會計信息才能滿足這種需要。總之，會計電算化的實現，必然帶來會計核算對象、內容、方法等會計理論和會計技術的發展，促進會計制度的改革。
三、電算化環境下，如何加強管理
1、加強對計算機系統的硬件和軟件的管理
系統維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要是在系統運行過程中出現硬件故障時，及時進行故障分析，并作檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員安裝和調試。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指單位的會計工作發生變化時，為適應新情況而進行的修改活動；完善性維護是為了改善已有功能的需要而進行的軟件修改活動。　　2、實行嚴格的授權控制
為了防止系統非法介入、篡改或發生舞弊行為，必須實行嚴格的授權控制。利用財務軟件權限控制功能，通過對不同人員權限的分配、設置密碼等手段對上機操作和動用系統資源加以控制。由于計算機軟件開發人員對軟件的結構和設計相當熟悉，他們有能力也有機會進行非正常的數據修改，因此，必須對其操作權限進行嚴格的限制，不允許軟件開發人員有會計記賬、修改、出納等權限。為此，主管會計應熟悉財務軟件，嚴格掌握操作人員的權限確定權，從而達到保證操作權限控制的有效性，進而保證會計信息和會計資料的真實性、合法性。　　3、建立數據管理制度
隨著計算機在會計工作中的應用，為了保證其可靠性和準確性。會計部門必須針對計算機系統的特點，制定對用于會計工作的計算機硬件和軟件有關的操作管理制度和系統維護管理制度。包括會計軟件的操作工作內容和權限，操作密碼的嚴格管理，預防會計數據未經審核而登入機內賬簿，保存上機操作記錄，計算機病毒的防范措施等制度。與此同時加強日常使用管理，防止各種非法人員上機操作，為計算機設備創造一個良好的運行環境，保護機內程序和數據的安全。　　4、建立財務人員的內部牽制制度
實行電算化后，一些傳統的核對、計算、存儲等內部會計控制方式均被計算機內部控制方式輕而易舉地替代，如總賬和明細賬都由計算機根據審核后的會計憑證自動登記和歸集，取消了手工條件下兩者的核對工作，但同時記賬憑證的審核工作變得更加重要。一些單位對記賬憑證的審核實行除在計算機系統內簽字確認外還要求在打印的會計憑證上蓋章確認，這就增強了審核的安全程度。
5、嚴禁反記賬與反結賬
反記賬與反結賬就是將已經記賬或已經結賬的會計數據恢復到記賬或結賬前的狀態，然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列，這樣做，其會計賬簿的真實性難以保證，也無法給審計留下任何線索，故應要求實行會計電算化的企業或單位嚴格按照《會計法》與《企業會計制度》的規定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。財政部門應嚴格要求軟件開發企業按照《會計核算軟件基本功能規范》的規定，開發高質量的會計軟件，嚴格修改并限制操作權限，嚴禁反記賬與反結賬功能。　　6、加強會計檔案管理
電算化會計的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數據和程序的軟盤及其他存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是實行會計電算化后會計工作連續進行的保障，是電算化會計信息系統維護的保證，是保證系統內數據安全與完整的關鍵環節，也是會計信息得以充分利用的保證。　　7、提高會計人員業務素質
實行會計電算化后，會計人員只需輸入記賬憑證后，登記各類賬簿和編制報表工作即由計算機完成，憑證的輸入和審核成為主要任務，操作計算機成為會計人員的基本技能。因此應提高會計人員的業務素質，加強會計電算化培訓，使會計人員能夠熟練地操作計算機，掌握會計軟件的各種自定義功能和各種管理功能，充分發揮財務軟件的管理功能，為企業的經營管理和決策更好地服務。

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