淺談我國農業科研單位會計電算化的特點問題及對策

目 錄

摘要

一、我國農業科研單位會計電算化的特點

二、我國農業科研單位會計電算化存在的問題及原因

三、解決農業科研單位會計電算化存在問題的對策

參考文獻

內 容 摘 要

隨著電子信息產業的不斷發展,會計電算化在農業科研單位中的運用越來越廣泛,但由于財會工作和農業科研自身的特點,現階段農業科研單位的會計電算化工作仍然存在著許多問題。本文通過對我國農業科研單位會計電算化特點的分析，從而對農業科研單位電算化存在問題及成因進行研究,提出了具體解決這些問題的對策和建議,包括提高思想認識、加強會計隊伍建設、加強會計電算化制度建設、發展電算化網絡、提高電算化安全等,對如何發展農業科研單位的會計電算化有關問題進行了探討。

關 鍵 詞

會計電算化;問題;對策

淺談我國農業科研單位會計電算化的特點、問題及對策

會計電算化是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記帳、算帳、報帳的同時,開展對會計信息進行分析和利用的工程。農業科研單位的會計電算化工作,起步較晚,但進展較快。會計電算化的高速、快捷、方便極大地提高了會計決算、會計報表、數據查詢與統計的效率與精確度。但由于現階段農業科研單位的會計電算化工作認識不夠、缺乏統一規劃、內部控制制度不完善等方面的原因,仍然存在著許多問題。本文將就農業科研單位會計電算化普遍存在的特點、問題及對策進行探討。

一、我國農業科研單位會計電算化的特點

財務會計經過近20年的發展歷程，我國的會計電算化事業已經取得了長足的發展。隨著我國社會經濟的發展和科技進步，越來越多的單位已經認識到會計電算化的重要性，會計電算化的事業單位覆蓋面和升級率在急速擴大。但在農業科研單位中，應用相對較晚，雖然會計電算化的軟件功能在不斷提高，簡化了一些會計流程，但就實際發揮的功用而言仍有很多地方未得到發揮或正確使用，在安全方面也顯得不足。總結來說特點有以下幾個方面：一、首先，對電算化的認識不到位。由于起步較晚，相關單位的觀念還沒有充分認識到電算化的意義及重要性。特別是在未實施會計電算化的農業科研單位，不實行會計電算化的主要原因不單純是經費短缺，更主要的是領導缺乏對會計電算化的正確認識。二、會計軟件的局限性限制了會計電算化在農業科研單位的發展。首先，多數會計電算化軟件偏核算輕管理。會計電算化將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，并且可以把主要的精力放在加強財務管理方面。但我國大部分農業科研單位只重視報賬，忽視管理，使用會計軟件的總賬、工資、固定資產、報表等核算內容較多，至使會計軟件開發商提供的具備管理型功能的成本核算、預算、分析等模塊，內容設計過于簡單，功能有夠不全面，限制了電算化的管理功能。其次，目前市場上的會計軟件其通用性普遍較差。大部分會計電算化軟件系統初始化工作量較大，系統體積龐大，單位難以針對自己的需要選擇完全適合的功能，為了解決這一問題，有可能會從不同軟件公司選擇合適的模塊，而不同的公司生產的會計軟件又不能做到無縫對接，無法進行數據交換、信息共享和控制管理，更不能與企業內其它管理子系統，如人事系統集成融為一體，很難形成整個企業管理信息系統。再次，數據的安全性和保密性沒有保障。對于科研單位來說，某些財務數據是單位的秘密，關系著企業的生存與發展。而有些軟件所謂的加密，只是對軟件本身的加密，目的是為了防止盜版，不能真正做到會計數據的安全保密，系統一旦出現問題，如病毒，或者其他意外情況，很難保證不會泄漏。三、會計電算化不能實現信息資源的完全共享。我國目前電算化僅限于會計系統，而在單位內部，會計信息與其他部門的信息是緊密相關的，如人事信息涉及到會計上的工資核算，業務部門的信息涉及到會計上的各種費用的核算，凡此種種，各部門的信息發生變化隨時都會引起會計核算數據的變化，而我國的會計軟件極少有能“真正”做到“事件驅動”系統的，往往是各部門用不同的軟件進行各自的管理活動，不能實現數據的及時更新和共享，這不僅是人力和財力上的浪費，更嚴重的是它增加了數據的差錯率，降低了會計信息利用的實效性，影響了會計電算化的發展。四、會計電算化工作人員的業務水平有待提高。電算化不僅要求工作人員熟練掌握會計專業知識，而且要具有相當水平的計算機專業技能，如軟硬件維護。但目前大多數的企業會計人才青黃不接，熟練操作會計核算的老一代的會計人員不精通計算機，新的財會人員沒有足夠的實踐經驗應對日益復雜的賬務處理，即使通過會計電算化資格考試也只是掌握應對考試的小部分內容，一旦遇到超范圍的問題，還是束手無策，只能與軟件維護人員共同解決，而維護人員又基本是只懂計算機，不懂財務，雙方不能很好地配合，這也成了制約電算化發展的原因之一。

二、農業科研單位會計電算化存在的問題及原因

（一）　對會計電算化存在認識上的誤區

目前,尚有部分單位的領導和財會人員對會計電算化持有一些片面的認識,一是簡單的認為會計電算化就是會計部門以計算機代替手工記帳、算帳和報帳,只是減輕了財務人員手工核算的繁瑣,提高了準確率,并沒有其他大的用處。二是認為會計電算化的成本過高,從軟、硬件的配置到日常核算需要的專用憑證、帳簿耗費大,成效低;三是認為實行電算化后,數據安全性和保密性得不到保障。特別是目前的一些儲存數據的介質可靠性和穩定性較差,容易造成數據丟失,將給本單位帶來不可預見的風險和損失。

（二）　會計人員素質參差不齊

由于會計電算化是一門集會計知識、財務管理知識以及電子技術、網絡技術于一體的邊緣學科,要求會計人員既要掌握國家的財經法規政策和行業會計制度,又要掌握計算機軟、硬件的相關知識,而農業科研單位會計人員有相當一部分是半路出家,非專業出身,知識不全面、不系統,難以將計算機知識和會計知識有機地結合起來,不僅對會計軟件運行中出現的問題不能及時解決和處理,甚至有些會計人員還不能熟練的操作計算機,進行一些基本的財務數據處理。財務人員素質參差不齊,會計電算化復合型人才的缺乏一定程度上制約了會計電算化工作的進一步發展。

（三）　會計電算化管理制度不完善

雖然一部分農業科研單位已進入了電算化的初步階段,人機并行記帳或已甩手工帳,但是完全甩帳后,尚未制定出適應電算化要求且易操作的各項管理制度,管理無據可依。一些單位為達到甩賬目的,根據財政部會計電算化工作規范要求制定了大量的企業內部電算化管理與控制制度,一時起到很好效果,但甩賬后,這些制度不但沒有進一步完善,反而棄之一邊。管理制度的欠缺或簡單沿襲手工記賬情況下的制度,不僅不能發揮電算化應有的作用,而且極可能因為內控失效和管理不善出現違法違紀、數據丟失、失真等現象,加大了出現錯誤和舞弊的風險,給事業造成不必要的損失。

（四）　忽視會計電算化財務管理功能的發揮

會計電算化的運用和發展將財會人員從繁重的核算工作中解脫出來,使財會人員將精力放在加強財務管理方面。然而,目前實行會計電算化的單位大部分卻只是在利用計算機代替手工記帳、算帳和報帳,存在重視核算功能,忽視管理功能的現象。對財務軟件中財務指標分析體系、資金收支預測等方面的運用可有可無,內容過于簡單,數據的查詢、組合等諸多財務管理功能沒有發揮出來,失去了會計電算化對加強財務管理的積極意義。

（五）　會計電算化的安全性較弱

目前,開展會計電算化的單位軟件的數據安全保密性比較弱。首先沒有建立安全有效的防火墻系統,不能有效的防范病毒的侵入和惡意者闖入;其次由于沒有規范的電算化操作程序,操作人員由于程序操作的問題,導致會計資料的丟失或錯誤的出現;三是財務人員對保障電算化數據安全的意識不強,缺少主動防范計算機病毒的侵入和惡意攻擊的措施,致使財務數據遭到破壞;四是由于現有的一些儲存數據的介質可靠性和穩定性較差,財務人員又缺少電子數據應該雙備份,存放在防磁防潮的地方并定期檢查重新存貯的概念,致使電算化會計檔案在存貯和保管過程中存在風險。

三、解決農業科研單位會計電算化存在問題的對策

（一）　更新認識,轉變觀念,樹立以人為本的思想

傳統的會計工作就是記帳、算帳、報帳,會計工作局限在一般的會計核算中,思想受到束縛,也沒有更多時間和精力進行會計信息分析等。實行會計電算化的重要意義就在于一方面將廣大的財會人員從繁重的算賬、結賬工作中解放出來,同時讓會計人員能夠有更多的時間、精力對財務信息進行分析決策,加強財務管理,參與經營管理,以降低成本和風險,提高資金使用效益。因此農業科研單位實施電算化,首先要提高認識,樹立以人為本的思想,始終把解放會計專業人員的生產力放在會計電算化工作的核心地位,積極推進會計電算化進程,發揮財會人員在財務管理上的作用。

（二）　加強會計電算化人才的培訓管理,提高會計人員素質

根據本單位現有會計人員的基礎,分層次、分階段的進行系統培訓,按照實際工作中發現的問題和今后電算化發展的方向,科學地確定培訓內容,更新會計人員的知識,提高專業技能。培訓的內容不僅應包括財務軟件系統的操作培訓,還應包括電算化系統投入運行后新的內部控制制度、新的帳證流轉程序、電算化會計信息的進一步利用和分析的前景等等。作為會計人員,要正確認識實行會計電算化后自身作用和地位的變化,善于從實踐中學習,不斷豐富工作經驗,提高操作技巧,充分挖掘自身工作潛力,提高職業判斷和分析解決問題的能力。

（三）　建立、健全會計電算化管理制度

建立健全有效的會計電算化管理制度是實現會計電算化的前提。會計電算化的管理制度,主要包括電算化崗位責任制度、電算化內部控制制度、電算化會計檔案管理制度以及電算化安全管理制度。

同時應按照會計基礎工作規范的要求,重新制定一些規章制度,進一步對會計人員、財務管理人員的權限以及會計工作程序和會計檔案、資料保管等作出明確規定,要求比傳統會計工作更加嚴格,標準更高,通過建立有效的激勵和約束機制,深入推進會計電算化工作。

（四） 充分利用會計電算化的財務管理功能,發揮軟件的管理優勢

會計電算化雖然初步實現了會計工作由“核算型”向“管理型”的轉變。但總體上講,現行的會計軟件中財務管理內容相對簡單,還不能完全滿足單位財務管理的需要。應進一步提高會計電算化的軟件功能,增加管理性功能的軟件模塊,如比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財務分析模塊,資金需求、供給、預測模塊等等。充分利用計算機運行速度快、存儲量大、對數據處理及時迅速的優勢,通過對會計資料進行加工、整理、分析、預測和決策,將事前預測、事中控制、事后分析三個環節有機地聯系起來,建立適應管理需要的會計電算化系統,為管理決策提供有效的信息支持。

（五） 加強會計電算化網絡化建設,提高會計信息的利用率

網絡化是會計電算化發展的方向。目前絕大多數單位采用單機批處理方式運行,多數用戶只是把會計軟件作為核算工具用于報帳、報表等,很少對數據綜合利用。會計信息的反映主要靠會計報表和年終的財務決算,時效性較差,而其他會計信息的取得則更為不易,因而難以實現會計信息的共享。農業科研事業單位及所屬企業在實行電算化后,應該根據經濟發展和形勢的需要,對本系統的會計電算化發展制定一個總體規劃,投入一定的資金,逐步建立會計信息網,實現數據和信息共享。會計信息網的建設,能夠及時收集、處理和反映系統內部各單位的會計信息和經營業績,實現系統內的數據查詢、報表傳送、財務評估和財務分析,既減少信息傳遞的時間,又減少錯誤的發生和信息的失真,提高會計信息的利用效率。管理層也可以直接從網上查閱所需要的會計信息,強化內部控制和監督管理,充分發揮會計電算化的作用。

（六） 加強會計電算化安全防護建設,保證會計信息安全

實現會計電算化和網絡化,必須解決信息安全問題。由于電子數據高度集中,高度依賴電腦,且易受電腦病毒入侵、人為操作失誤、機器故障、非法毀損等因素影響,數據很容易被破壞,因此,必須加強會計電算化信息安全管理。一是要制定電算化安全管理制度,對電算化系統的硬件防護、軟件防護、人員職責、操作流程、上機紀錄、數據備份與保管等制定嚴密細致的管理辦法;二是加強對財務人員的會計信息安全教育,自覺遵守操作規程,嚴格禁止未經授權人員上機操作、越權操作、非法操作,禁止直接連接互連網以及與業務無關的終端;三是建立預防病毒的安全措施,安裝“防火墻”,經常更新殺毒軟件,對硬盤進行病毒檢測、殺毒,嚴防電腦病毒入侵,防止人為非法破壞數據;四是建立安全有效的會計檔案管理制度。對存貯在硬盤上的會計數據建立雙備份制,兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管,備份次數每月不得少于一次,備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,做好防磁、防潮、防塵工作,并定期進行轉貯。

參 考 文 獻

1、劉永萍,梁斌,謝江樺，《新疆兵團會計電算化的現狀及發展》，《農業會計》2001年第一期

2、周先奎，《談會計電算化和網絡化對傳統財會工作的影響》，《農業會計》2000第十一期

3、秋林，《加速農業會計電算化迎接新世紀到來》，《農業會計》2000第一期