會計電算化系統在網絡環境下的內部控制分析

一、網絡環境對會計信息系統內部控制的有利影響

二、網絡環境對會計信息系統內部控制的不利影響

三、網絡環境下會計信息系統內部控制的加強與完善

四、結論

內 容 摘 要

企業實行會計電算化后, 會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化, 計算機記賬加快了會計數據處理的速度, 提高了會計核算的準確性和可靠性, 減少了因計算失誤造成的差錯。 但經過20多年的會計電算化的發展, 不可避免的存在一些問題。在今天電子網絡環境下，改變了企業會計核算的環境, 增加了控制舞弊、犯罪的難度, 要求企業的內部控制制度必須完善。本文提出解決此問題的關鍵在于強化網絡環境下計算機會計系統的內部控制制度, 為企業有效地達到經營目標提供可靠的財務報表與信息, 確保一切程序符合相關的法令與規章, 建立適合會計信息系統的內部控制制度。

 會計電算化系統在網絡環境下的內部控制分析

隨著信息技術的迅猛發展，會計信息系統實現了從電算化到信息化的跨越式發展，成為了會計工作的發展趨勢，會計信息化對企業內部控制的要求也發生了相應的變化。本文分析了網絡環境對會計信息系統的影響并提出加強企業內部控制的對策。

一、 網絡環境對會計信息系統內部控制的有利影響

1、改變了企業會計核算的環境，企業組織結構更加扁平化

企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業的會計核算的環境發生了很大的變化， 會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務，還能利用計算機完成各種起初沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動，如銷售預測、人力資源規劃等。尤其是隨著遠程通訊技術的發展，會計信息的網上實時處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機瞬間完成數據處理工作，過去應由會計人員處理的有關業務事項，現在可由其他業務人員在終端機上一次完成；過去應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠，達到企業管理的目標，企業內部控制制度的建立和完善便顯得更為重要，內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛，更加復雜。

如今，網絡環境下的信息系統已能向企業各類管理人員提供越來越多的企業內外部信息和各種經營分析與管理決策功能，豐富全面的決策信息與方便靈活的決策功能將使企業的管理決策工作不再局限于少數專門人員或高層人員。

2、改變了會計憑證的形式，擴大內部控制的范圍

在會計電算化系統中，會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了很大的變化， 各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介等也發生了很大的變化。過去反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸人計算機，并由計算機自動記錄，過去使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，過去在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。因此，會計電算化系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主，控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

網絡環境下會計信息系統的數據處理突破了原有的封閉式的系統環境，呈現出開放性、共享性、分散性的特點。企業的內部控制不再局限于企業的內部，而是擴展到企業與企業之間、企業與客戶之間、企業與國家之間。

3、提高了控制舞弊、犯罪的難度，內部控制的實效性大大增強

隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性, 發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失比手工會計系統更大，因此，會計電算化系統的內部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制的計算機技術手段。

網絡環境下的會計信息系統環境使內部控制具有了人工控制和程序控制相結合的特點。在信息化的環境下，企業對數據的實時處理速度更加迅速，對數據處理的監控也更加及時，對于人工控制和程序控制相結合的內部控制系統，其程序化的控制使企業的內部控制更加有效。

4、會計核算效率的增強

在網絡環境中，會計部門人員不僅利用計算機完成最基本的數據處理業務，而且還能利用計算機完成很多復雜的勞動，如煩瑣數據的計算、多項數據的校對等，隨著遠程通信技術的發展，會計信息的網上實時處理成為一種趨勢，會計工作人員可在遠離企業的某個終端機上獨自進行數據處理和核算，原來必須由很多人共同才能完成的工作，現在依靠計算機的技術，一個人就可以完成很復雜的數據核算工作，使數據處理速度效率達到更高。

二、 網絡環境對會計信息系統內部控制的不利影響

1、 網絡開放危及信息安全

在手工會計系統中，原始憑證是以紙張為載體，很難不露痕跡地加以修改或偽造。但隨著電子商務的發展，一些單位的原始憑證也如同記賬憑證，會計賬簿或報表一樣，已實現數字化、電子化，這種無紙憑證極易被篡改或偽造而不留任何痕跡，它弱化了紙質原始憑證所具有的較強的控制功能，給內部會計控制帶來了新的難題。

互聯網是一個開放式的網絡，在這個開放式的環境中，一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們斷開與互聯網的連接，因此網絡環境下的信息系統很難避免被非法訪問和侵襲，極有可能遭到黑客對信息的非法竊取和病毒對信息的胡亂篡改。這種危險既可能來自內部也可能來自外部，如果對于比較大的企業或者非常重要的政府部門，那么這種信息被竊取或被篡改所帶來的損失將會是無法估計的，所以開放式的網絡環境威脅到信息的安全，威脅到企業的生存和發展。

2、增加了內部控制的難度

會計工作環境發生變化，企業內部控制制度的范圍和控制方法較原來系統更加廣泛和復雜。網絡環境下會計部門的組成人員結構發生了變化，由原來的財務及會計人員轉變為由財務、會計人員和計算機操作員、網絡系統維護員、網絡系統管理員等組成。并且會計業務處理范圍隨之擴大，除完成基本的會計業務外，網絡財務同時還集成許多管理以及財務的相關功能，諸如網上支付、財務信息查詢，以及網上采購、網上銀行、網上理財和網上證券投資等等。加之網絡財務提供在線辦公等服務，從而使會計信息的網上實時處理成為可能，原來由幾個部門按預定步驟完成的業務事項現在可集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業會計系統對企業經濟活動反映的正確可靠，達到企業內部控制目標，企業內部控制制度的范圍和控制方法較原來系統更加廣泛和復雜。

在手工會計系統中，原始的信息被記錄在原始憑證或紙制的賬簿上，所以會計人員很難做到不留痕跡的修改，而且一些重要的會計信息還必須得到相關管理人員的簽字和蓋章，加強了會計信息的安全性。而在信息化會計環境下，網絡的開放性使會計信息的安全性受到了威脅，主要表現在會計信息容易被竊取和篡改上。這些會計信息通常存儲于電、磁介質上，而這些介質在受熱、受潮或強的磁場影響下會被損壞。

3、差錯反復、損失擴大

網絡會計的內部控制，在很大程度上取決于這些會計信息系統中運行的應用程序的質量。一旦系統受到侵害，加之會計人員對計算機專業知識知之有限，很難及時發現這些漏洞，在專業人員找到或堵上這些程序漏洞之前，系統便會多次重復同一錯誤，擴大損失。 

在手工會計系統中，原始憑證是以紙張為載體，很難不露痕跡地加以修改或偽造。但隨著電子商務的發展，一些單位的原始憑證也如同記賬憑證、會計賬簿或報表一樣，已實現數字化、電子化, 這種無紙憑證極易被篡改或偽造而不留任何痕跡，它弱化了紙質原始憑證所具有的較強的控制功能，給內部會計控制帶來了新的難題。手工會計系統的數據處理是分散于多個部，由很多人員一步步地完成審查、核算、監督的。所以一個失誤往往可以在下一個環節被發現并被改正。但是實施計算機會計信息系統后，數據實現共享，數據高度集中，處理的速度也很快，所以當出現一個小小的錯誤后會很快蔓延到很多其他的部門以及以后的處理程序，造成了不可估計的損失，所以應加強組織機構和人員的控制措施。

4、信息管理成本的加大

網絡環境的開放化，加大了財務管理的安全風險。網絡財務的應用使得原來封閉的局域會計系統面臨開放的互聯網世界，給財務系統的安全提出了嚴峻的挑戰。網絡環境的開放性使信息的不安全性加大，而且從信息的取得渠道來看，其來源的多樣性很容易導致審計線索的紊亂，網絡環境下的信息化系統在處理方式和內部結構上與原來的手工會計系統存在著較大的差別，原有手工會計環境下的管理制度已不能適應信息化系統管理的需要，從而信息不能得到完全的監督、管理，加大了信息管理的成本。

三、網絡環境下會計信息系統內部控制的加強與完善

1、加強網絡安全與防范

控制網絡的開放性使數據信息的不安全性加大，為了加強企業的內部控制，我們必須加強網絡的安全性。計算機網絡安全從技術角度上來說，主要由防病毒、防火墻、入侵檢測等多個安全組件組成，一個單獨的組件無法確保網絡信息的安全性。目前廣泛應用且比較成熟的網絡安全技術主要有：組織與管理控制、職責分工控制等。

組織與管理控制是指通過部門的設置，人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。其主要內容包括：

(1) 工作站點設置控制。合理設置工作站點，并通過操作系統、數據庫管理系統實現對各工作站的職責分工控制。

(2) 內審制度。設立內審部門，監督和控制各工作站的日常運行。

(3) 風險管理制度。設立風險評估小組（可由系統分析員、內審人員、主要用戶組成），定期對系統進行風險評估、弱點分析，以便不斷完善會計控制體系。

(4) 人事管理控制。實行業務考核制度，對特殊企業（如金融企業等）的重要崗位可實行輪崗制度等。

2、 系統物理風險的控制系統

物理風險主要是指由自然因素所產生導致的風險，主要防范措施如下：

(1) 存儲介質的防磁防火、溫度濕度控制，保證這些存儲重要會計信息的媒介不受到自然因素的破壞而造成信息的丟失。

(2) 對計算機設備的安裝使用環境加強管理，定期檢測和維修，一旦中了木馬病毒，立即采取相應措施進行處理，以保證會計信息不被惡意篡改和盜取。

(3) 配備備用電力設施以防電力的中斷造成十分嚴重的后果，并且做好針對網絡環境下的多機熱備份工作，當一臺服務器發生故障時，另一臺服務器會立即承擔故障服務器的工作。

3、加強會計信息化下的組織和人員控制

(1) 會計信息化下的組織機構控制。從管理的效率上來看，一個企業的組織機構的設置對企業的整體效率有直接影響，一個不合理的機構設置不僅會導致物不能盡其用，人不能盡其才，而且可能會導致企業經營效率低下，甚至虧損。網絡環境下的會計信息系統更加要求企業優化組織機構的設置，通過崗位的設置和權責的劃分，形成一種相互監督、相互牽制的機制，以保證會計信息的完整性和真實性，減少營私舞弊的發生。同時按照職責設置計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位，保證組織結構設置的精簡、合理。

(2) 會計信息化下的人員控制。人是會計信息內部控制系統中最重要的因素。企業應樹立員工主人翁的意識，激發員工對工作的熱情和積極性。對各個崗位的性質和業務范圍進行分析，保證各個崗位人員權利和義務相適應。定期對員工實行業績考核，考核成績優秀者，給予適當的物質獎勵和精神獎勵，對于考核不通過者則給予警告和批評，以提高員工的積極性，防止員工消極怠工的產生。

(3) 文檔資料的控制。會計信息化下的會計檔案與傳統的紙質檔案有很多差異，因此企業應專門指定檔案管理負責人，并制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度，保證檔案資料的完整性和安全性，這不僅可以提高系統的可維護性，而且還可以減少使用過程中錯誤操作的機會，從而使系統能夠高效運行。

4、建立網上公證機構

由于網絡環境下原始憑證仍然要用數字方式進行存儲，所以也不能像手工系統那樣對每一張憑證作痕跡檢驗。可是利用網絡所特有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯網服務項目，我們可以實現原始交易憑證的第三方監控，即網上公證。比如每一家企業都在互聯網認證機構領取數字簽名認證和私有密鑰。當業務發生時，一方將單據傳到認證機構，由認證機構確認并將經過數字簽名的加密憑證與未加密憑證同時轉發給另一方，這樣就得到了一筆確實經過雙方認可的交易。而單獨某一方因無法獲得另一方的數字簽名和私有密鑰，不可能偽造交易憑證。同時，該憑證以加密和未加密兩種形式存儲于企業的數據庫中，會計人員只有可能修改其未加密的那一份。這樣一旦審計人員或主管人員對某筆業務產生懷疑，只需將加密憑證提交客戶和認證機構將其解密并加以對照即可。

5、實現在線測試

網絡環境下會計信息系統使用的應用軟件存在這樣或那樣的問題有時是難免的，關鍵是在軟件開發過程中注意監護，及時發現問題并予以解決。但在單機系統下，用戶與軟件供應商之間因空間的阻隔往往很難充分交流，發現并解決問題費時費力。到了網絡時代，情況就大不一樣了，互聯網提供的實時高質的通訊傳輸手段可以使用戶和軟件商之間在幾秒鐘內建立鏈接，這就給解決上述問題帶來了方便。比如，在軟件開發過程中，用戶可以通過網絡隨時向開發商提出要求或建議，開發商也可以把已經開發完成的軟件及時傳送給用戶進行測試，在軟件使用過程中，開發商可以通過網絡對用戶的系統進行定期的在線測試，一旦發現問題可以及時通知用戶并進行在線升級，提高系統的安全性。

6、監測與職責分離可進一步強化系統內部的相互牽制

職責分離是內部控制的一個重要組成部分。在手工會計系統中，企業通過把不相容的工作分配給不同的人員擔當，就可以達到相互牽制的目的。但在電算化會計系統中，由于計算機的自動高效的特點，許多不相容的工作( 如制單與審核)合并到一起由計算機統一完成，這就形成內部控制的隱患。當會計人員利用電算化系統進行賬務處理時，其操作和數據也被同步記錄在監控人員的電腦上，由監控人員及時備份、定期檢查。一旦主管部門或審計人員對某些數據產生懷疑時，可以利用監控人員備份的原始記錄進行分析調查，辨明真偽，這樣就強化了電算化系統內部的相互牽制，可有效地預防作弊。

7、采用加密的電子簽名

在無紙化的會計信息系統環境中，如果應用軟件正確無誤，系統傳輸安全可靠，則會計信息系統中派生數據（包括電子化的記賬憑證、賬簿數據和會計報表）的真實性、正確性和完整性等完全取決于電子原始數據。因此，對電子化原始數據的審核和確認就顯得尤為重要。在手工會計系統中，原始數據的審核是通過對紙質原始憑證上有關責任人簽名的辨別和相關原始憑證內容的相互核對來完成的。電子化原始數據的審核可以采取類似的方法：一是要注意相關業務不同數據記錄間的相互核對：二是要關注經辦人、批準人等相關人員的電子簽名。電子簽名不同于手工簽章，會計如何確認這種電子簽名的有效性是一個不容忽視的問題。目前多數的會計核算軟件中，電子簽名廣泛采用普通漢字或字母代碼填寫，很容易模仿和偽造。為了克服這一缺點, 增強電子原始數據的防偽功能，宜采用加密進行電子簽名，使其不容易被篡改或偽造。

四、結論

網絡環境下會計信息系統的內部控制仍存在很多問題，要完善網絡環境下會計信息系統內部控制，需要加強網絡防范措施、健全組織和人員機構、完善信息化環境下的審計方案。

參 考 文 獻

1、胡立多 徐龍，《網絡環境下的會計電算化內部控制研究》，《南昌教育學院學報》2011第5期

2、齊天華 蘇佳萍，《淺析網絡環境下會計信息系統的內部控制問題》，《綠色財會》2010年5期

3、梁大鵬，《網絡環境下會計電算化系統的內部控制》，《現代會計》2009年3期

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