會計電算化系統的標化通用化

目 錄

目錄....................................................1

摘要、關鍵詞............................................2

會計電算化系統標準化、通用化的必要性................3

二、我國實施會計電算化系統標準化，通用化的有利條件......4

三、對我國會計電算化系統標準化，通用化的看法..........5-8

結束語..................................................9

參考文獻...............................................10

內 容 摘 要

會計電算化系統的標淮化、通用化

會計電算化是以電腦為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電腦實現的會計信息系統。電腦技術的普遍應用，推動了會計電算化系統向深度和廣度的方向發展—即實現會計電算化系統的網絡化。因此本文對我國會計電算化面臨的問題及其對策進行探討。

會計電算化系統標準化、通用化 會計電算化是會計發展的必然趨勢。我國雖然已開始了這方面的工作,但至今為止宏觀效果不太理想,其重要原因之一是不少單位都是各自研制開發會計電算化系統。這種“各自為戰’開發的軟件缺乏標準性、通用性,存在著不少弱點:①數據庫記錄無一定標準格式,往往只是從本單位的目前需要出發,沒有全面考慮信息“共享”問題,信息利用效率不高。②系統軟件質量不高。由于基層單位技術力量有限及其它二些原因,設計出的軟件缺乏系統性、嚴密性。有些單位只是開發了單項業務處理子系統。據財政部1988年3月的抽樣調查,在已開展會計電算化工作的單位中僅開發了一至二個單項子系統的單位就占了73。54%。有些軟件運行效率也不高,使一部分人對會計電算化的優越性產生了懷疑。③不利于會計核算的內部控制和外部監督。由于基本數據庫無統一標準,且系統軟件又是各自開發的,因此,如要對某個單位進行審計,則不僅要弄清核算過程,而且還要讀懂處理程序,這確實是一個非常麻煩的事情。④低水平的重復開發,造成人力、財力的浪費。

關鍵詞：會計電算化系統的標準化 通用化 

會計電算化系統的標淮化、通用化

引言

 會計電算化概念有廣義和狹義之分，狹義的會計電算化是指電子計算機（以下簡稱計算機）為主體的電子信息技術在會計工作中的應用；廣義的會計電算化是指與實現會計電算化工作有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發和應用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規劃、會計電算化的制度建設、會計電算化軟件市場的培育與發展等。

 一、會計電算化系統標準化、通用化的必要性

 (一)、會計電算化是會計發展的必然趨勢。我國雖然已經開始了方面的工作，但至今為止宏觀效果不太理想，其重要原因之一是不少單位都是各自研制開發會計電算化系統。

 會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。它主要是應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。會計電算化已發展成為一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的新型科學和實用技術。

會計電算化是會計發展史上的一次革命，對會計工作的各個方面都將產生深刻的影響。發展會計電算化，有利于促進會計工作的規范化，提高會計工作質量；減輕會計人員的勞動強度，提高會計工作的效率，更好地發揮會計的職能作用，為實現會計工作現代化奠定良好的基礎。

 (二)、這種“各自為戰”開發的軟件缺乏標準性，通用性，存在著不少弱點：1、數據庫記錄無一定標準格式，往往只是從本單位的目前需要出發，沒有全面考慮信息“共享”問題，信息利用效率不高。2、系統軟件質量不高。由于基層單位技術力量有限及其它一些原因，設計出的軟件缺乏系統性、嚴密性。有些單位只是開發了單項業務處理子系統。根據財政部1988年3月的抽樣調查，在已開展會計電算化工作的單位中僅開發了一至二個單項子系統的單位就占了78%。有些軟件運行效率也不高，使一部分人對會計電算化的優越性產生了懷疑。3、不利于會計核算的內部控制和外部監督。由于基本數據庫無統一標準，且系統軟件又是各自開發的，因此，如要對某個單位進行審計，則不僅弄清楚核算過程，而且還要讀懂處理程序，這確實是一個非常麻煩的事情。4、低水平的重復開發，造成人力，財力的浪費。一些單位費了很大的勁開發出的項目實際上已經有了更先進的同類軟件，這就造成了重復勞動。另外，軟件缺乏通用性，若要移植這些先進的應用軟件，又要花費一番功夫。因此，不利于先進軟件的推廣，不利于應用軟件的商品化。5、各單位的系統軟件接口不一致，有些甚至沒有考慮留有接口，不利于聯網組成更高一級的會計電算化系統，也不利于與其它的經濟信息子系統聯網。

由于以上原因，若不重視會計電算化系統的標準化，通用化，就不易進一步更快、更好、更省地普及的提高會計電算化工作。

我國實施會計電算化系統標準化，通用化的有利條件

(一)、我國是實行有計劃的商品經濟的社會主義國家，為了滿足宏觀經濟管理的需要，國家對會計制度有統一的規定。以工業企業為例：第一，有統一的會計名稱，一級科目有60個。企業必須使用國家規定的會計科目，根據這些科目設置統制賬戶，不能擅自改變。第二，成本核算程序根據行業特點制定。國家對成本核算有嚴格的規定，企業必須遵守成本開支范圍，正確進行費用的歸集和分配。第三，會計報表的編制也有統一的規定。會計報表的格式、項目及填制都必須根據規定執行。因此，全國約四萬家國營工廠的會計報表能夠在統一口徑的基礎上匯總起來。 

 (二)、我國會計的這些特點無疑是會計電算化系統標準化，通用化的有利條件。充分利用這些特點，可以設計出通用性較強的應用軟件。所以，會計電算化系統的開發人員不僅要電子計算機的專業知識，還要熟悉我國的會計制度，具備一定的會計專業知識，這樣才有利于開發具有先進性、通用性的會計電算化系統。

對我國會計電算化系統標準化，通用化的看法

(一)、會計電算化系統的標準化、通用化是一個復雜的課題，必須從我國的國情出發，有計劃、有重點、有步驟的進行。筆者拙見，可分以下兩步進行：

建立（會計信息系統）標準基本數據庫。這里所說的標準是指數據庫記錄的初等數據項定義的規范性。現代電子數據處理系統的一個主要特點就是實現了數據與處理軟件的分離。對于同一個數據庫，可根據不同的需要用不同的處理程序進行加工處理。

信息是管理的基礎，會計信息是經濟信息的重要組成部分。在許多企業里，會計信息系統目前仍是唯一的正式信息系統，實際上起著接濟管理信息系統的作用。建立會計信息的標準基本數據庫，不僅可供會計信息系統使用，而且還有利于其他經濟信息子系統享用。用什么來作為標準基本數據庫呢？根據會計核算的特點，我認為用記賬憑證序時帳（亦稱分錄簿）數據庫作為基本數據庫較為合適。（銀行系統例外）目前已開發使用的會計電算化系統一般也是以記賬憑證輸入計算機作為人機界面的。因為記賬憑證是會計記賬的直接依據。基本包含了所有需要進行處理的信息，會計的一切賬戶、報表等都是通過對記賬憑證的不同處理而產生出來的。

(二)、以記賬憑證序時帳作為基本數據有以下幾個優點:1、會計電算化系統的各子系統都是對記賬憑證進行直接處理或再處理的，一旦這個基本數據庫實現了標準化，就有利于設計通用性較強的處理軟件。2、有利于其他經濟信息子系統調用會計信息。3、有利于審計工作。對于一個使用標準基本數據庫會計電算化系統的單位，審計人員可先對其書面記賬憑證進行審查，然后將基本數據庫的記錄與記賬憑證進行對照（可全面對照或抽樣對照），最后用專用軟件對基本數據庫進行處理，得出所需要的結果，再和該單位會計電算化系統的有關處理結果進行核對，這樣就能比較方便地進行審計工作了。

但是，傳統的記賬憑證還不能直接作為基本數據庫的記錄，因為它沒有足夠的會計信息。我們知道，會計信息系統的基本機能包括記錄機能（薄記會計）、管理機能（管理會計）和計劃機能（預測會計），這些機能體現于各種會計報告中。由于種種原因，我國傳統的會計記賬憑證只包含了薄記會計的信息，而缺乏其他一些現代會計的信息，所以，需要加以擴充才能使記賬憑證取得作為基本數據的資格。

每張記賬憑證都由輸入軟件按其包含的科目數和所附的原始憑證張數自動分解成多個記錄儲存到基本數據庫中去。各單位可以只選用基本數據庫中的一部分字段，但基本數據庫的標準結構仍要保留， 不需要使用的字段則置與定義寬度等長的空格串或等位的數值，當然也可以自行增加一些字段，只是這些字段不屬于標準基本數據庫的范圍。

(三)、以標準基本數據庫為基礎，逐步開發，完善通用會計處理軟件。要想一下子開發一個全國各部門都通用的完整的會計電算化系統是不現實的，但軟件的通用程度也不能太低，否則就失去了通用化的意義。根據現實情況，以搞各行業的會計電算化通用軟件為宜。因為行業內部不僅生產經營大體相似，而且在全國統一會計制度的基礎上，各行業還制定了適應本行業特點的會計核算制度，使行業內部各單位在會計科目設置、賬務處理程序、會計報表格式、主要業務核算方法和記賬方法等基本一致。

根據系統論原理，會計電算化系統是由多個子系統所組成的。如加工企業的會計電算化系統大體包括賬務處理子系統、固定資產核算子系統、材料核算子系統、工資核算子系統、銷售核算子系統、成本核算子系統、會計報表處理子系統等。各子系統不是孤立的，它們之間有著不可分割的聯系。不論在哪個行業的會計電算化系統中，賬務處理子系統都是聯系其它各子系統的紐帶，通過它先處理面前所述的基本數據庫，為其它子系統提供核算資料，而其它子系統核算的結果又通過其產生的機制轉賬憑證與基本數據庫和賬務處理子系統相連通，經過賬務處理子系統的再處理和會計報表處理子系統的處理后，輸出各種結果。

由于同一行業企業的賬務處理與會計報表處理時基本相同的，因此，我們可以在標準基本數據庫的基礎上先設計通用的賬務處理和會計報表處理子系統，其余子系統可用兩種辦法處理：1、各單位自行設計；2、調整一些相似單位的核算細節，設計小型規模的通用處理子系統。不論采用哪種辦法，其子系統的輸入及輸出口都必須與通用賬務處理子系統和標準基本的數據庫相適配。

(四)、會計電算化系統并不僅僅是手工系統的再實現，而且應該有所發展。這些發展在處理過程方面和系統功能方面都應有所體現。以賬務處理子系統為例：傳統的手工系統是將記賬憑證平行登錄到總帳、二級帳、明細賬等賬戶中去的，以便于會計人員分工核算和對賬、查賬等。在電算化條件下，我們可以方便地直接從記賬憑證序時帳（即基本數據庫）中逐級匯總出各賬戶的本期發生額。各級賬戶只需要期初、期末余額，本期借、貸方發生額總額（均包括數量與金額，沒有實物計量的賬戶就只有金額）等幾個匯總數量就行了，無須再在各賬戶中登錄記賬憑證，那樣只是徒增多余數據。如果要查詢某賬戶中的各項業務發生情況，可通過條件查詢直接從基本數據庫中取得，就好像各記賬憑證已經分別登錄到個賬戶中去了。所以，在賬務處理子系統中，用不著為每個賬戶建立一個數據庫，只要為所有的總帳、二級帳、明細賬等各建立一個數據庫就可以了。每個賬戶只是該級賬戶數據庫中的一個記錄，這樣就能大大減少數據庫的個數和節約磁盤空間的開銷，簡化賬務處理程序，并且還能夠比較方便地建立，更改或撤消賬戶，使賬務處理子系統能具有較大的靈活性、通用性。此外，在系統功能方面，傳統的手工系統因受人力限制，一般只進行金額核算，而電算化賬務處理子系統卻可以利用電子計算機強大的數據處理功能同時進行數量和金額的核算，從而能夠加工出更多的可供多方面利用的會計信息。

(五)、為了更快地普及會計電算化和提高會計電算化系統的使用效率，我們還可以建立會計電算化中心，為一些同類型的單位代處理會計業務。這不但可以減少重復開發的投資費用，而且還利用集中力量提高系統質量，有利于宏觀經濟管理。 

會計電算化的作用：1、減輕財會人員的工作負擔，提高會計工作的效率。2、促進會計工作的規范化，提高會計工作的質量。3、促進工作職能的轉變，促進財會人員素質的提高。4、奠基了整個管理工作現代化的基礎。5、促進會計體系自身的不斷發展。

會計的各項活動都體現為對信息的某種作用：取得原始憑證是信息的獲取，原始憑證的審核是信息特征的提取和確認，設置會計賬戶是信息的分類，記賬憑證和登記賬簿是信息的傳遞和存儲，成本計算是對成本信息的進一步變換和處理，會計管理與決策是對會計信息的進一步應用。

會計工作過程構成一個有秩序的信息輸入、處理、存儲和信息輸出的過程。這一過程可分為若干部分，每一部分都有各自的任務，所有部分互相聯系、互相配合，服從于一個統一的目標，形成有機整體，這個有機整體就構成了會計信息系統。

會計信息系統是一種面向價值信息和基于會計管理活動的系統，是在計算機硬件和網絡環境下，采用現代信息處理技術，對會計信息進行采集、存儲、處理和傳送，完成會計核算、監督、管理和輔助決策任務的系統。

會計信息系統的主要目標是向企業內部和外部的管理者提供需要的會計信息，以及對會計信息利用有重要影響的非會計信息，以便不斷地提高經濟效益。

從理論上講，完全靠手工方式，對會計信息進行采集、存儲、處理及傳送，完成會計任務的系統稱為手工會計信息系統。而采用計算機和網絡信息處理技術的會計信息系統通常稱為計算機會計信息系統或電算化會計信息系統，即會計電算化。后者強調利用計算機及互聯網等現代信息技術的手段和方法實現會計工作，創建新的會計分支體系。

會計信息系統的基本特點是：1、會計信息系統以解決企業會計核算和管理所面臨的問題為主要目標。2、會計信息系統能充分利用現代信息處理技術，自動或非自動地采集、存儲、處理、分析、傳遞和反饋會計信息。3、確保會計信息的真實、全面、及時、安全和可靠。會計信息系統對會計信息的采集、存儲、處理、加工等操作提供控制和保護等措施。4、數據處理方式集中化和自動化。數據處理集中化是指在實現計算機處理后，原由于各個業務分別進行的核算工作都統一由計算機處理。數據處理自動化，是指在數據處理過程中，人工干預明顯減少，將由程序統一調度管理。5、會計信息載體無紙化。在會計信息系統中，會計證、賬、表信息的存儲介質采用看不見且摸不著的光、電、磁等介質。計算機采用的光、電、磁等介質不同于紙張介質，人不能直接識讀，但是存放在光、電、磁等介質的信息量大，查詢速度快，易于復制和刪除。6、會計信息系統的開發性。會計信息系統與企業信息系統和企業的外部環境，如銀行、稅收、審計、財政、客戶等，可以很方便地進行交換。

(六)、實施會計電算化是一項系統工程，涉及單位內部的各個方面，需要較多的人力、物力和財力，必須由單位領導或總會計師親自作為決策者和領導者，并負責和指揮會計電算化實施工作。單位的財務會計部門承擔會計電算化的具體組織和實施工作。

在會計電算化具體實施過程中，必須制定一個詳細的實施計劃，對在一定時期內要完成的工作有一個具體的安排。這樣才能使整個工作有計劃、按步湊地進行，有利于合理安排人力、物力和財力，有利于會計電算化工作的實施與檢查。

采用商品化財務軟件的優點是見效快，成本低，安全可靠，維護有保障。其缺點是：一是不能全部滿足使用單位的各種核算與管理要求；二是對會計人員要求較高，如要求用戶定義各種轉賬公式、數據來源公式、費用分配公式等，會計人員會感到使用不便。

在選購商品化財務軟件時，應主要注意一下幾個問題：

系統環境。每一種財務軟件都有相適應的軟件運行環境要求，企業應根據計算機硬件及系統軟件的配備情況選擇合適的商品化財務軟件。

功能規范。財務軟件應達到財政部發布的《會計核算軟件基本功能規范》的要求，并已通過財政部評審。

功能要求。要根據企業自身所處的行業及具體核算與管理的要求進行適當的選擇。

技術指標。分析財務軟件的安全可靠性、操作簡便等技術指標。

售后服務。考察軟件銷售廠商提供售后服務的情況，包括用戶培訓、軟件使用說明、版本升級相關的費用問題。

會計信息系統的實施及會計電算化工作正常的開展，需要的是既懂財務又懂計算機技術的復合型人才。因此在會計信息系統實施過程中，必須要有針對相關人員進行會計信息系統的應用培訓，包括計算機管理技術、財務軟件操作技術等。

會計電算化工作的實施是一個系統化工程，特別是在新舊會計信息系統轉換時，大量的復雜的信息需要由舊系統到新系統的統籌安排。新舊會計信息系統的轉換主要是指由手工核算向會計電算化裝換是的過渡階段。

數據初始化是指首次實行會計電算化時將手工會計資料向計算機輸入的過程，這是會計核算持續經營假設的要求，主要包括以下內容：

整理手工會計業務數據。重新核對各類憑證和賬簿，做到帳證、帳帳、帳實相符，整理各賬戶余額；清理往來賬戶和銀行賬戶等。

建立會計科目體系。會計科目體系是會計核算的基礎，必須按要求建立會計科目體系并進行編碼。

統一證、帳、表的格式。要全面考慮各類會計資料的規范性格式，分清必須修改與必須保留的內容，使重新確認的會計賬、卡、表的格式更適于計算機處理。

人類正在步出工業社會,而進入一個嶄新的時代-信息時代。信息時代的到來,無疑對社會經濟的方方面面,當然包括會計在內,必將產生巨大的沖擊,并對傳統會計模型提出新的挑戰。現代信息技術對傳統會計模型的沖擊,主要表現在會計的存在和發展方面,除了受社會經濟環境的影響外,主要還受信息技術的制約。

從理論上講,會計模型中的所有規則都應當與其所存在的客觀社會經濟環境相適應,然而所有這些規則的建立,卻又都不能超越其在信息技術上實現的可能性。手工會計技術在傳統會計模型中的地位,僅僅是記賬、算賬的工具,如果把現代會計信息技術,僅當作自動化,而不對傳統的會計模型進行重建,那就如同當企業面臨困難時,只要花錢添購一些電子計算機,所有的問題就會迎刃而解一樣。

結束語

電算化會計產生和發展的過程，是突破傳統會計觀念，對現行會計理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。從長期看，隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用，新的問題和新的課題將不斷出現，如：信息處理網絡建立后，企業將如何做到既及時合法提供會計信息，又能有效保護商業秘密；兩個不同的會計操作平臺會計信息如何銜接；信息經濟將對現行會計理論和方法產生什么影響等。對新課題進行深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展。

電算化會計理論應當研究實現電算化后的會計信息系統的組織、會計核算的程序和管理制度、會計核算的方法，以及用計算機作為主要的核算工具后對會計理論、會計制度的影響和會計工作的新特點。電算化會計理論的基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合會計工作的實際要求。因此，我們必須加強電算化會計理論的研究，建立較完備的電算化會計理論體系，以適應會計電算化迅速發展的需要。重視并及時解決會計電算化進程中的這些問題，對提高會計工作水平和會計信息的質量，提高各級企、事業單位的現代化管理水平和經濟效益都會起到極其重要的作用。

參考文獻

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