淺議會計電算化

電算會計軟件的概述

會計電算化的概念

1.1狹義的電算化

1.2廣義的電算化

2.會計電算的特點

 2.1數據處理方式

2.2數據處理流程的簡約化

2.3組織和人員協調及內部控制的網絡化

二、電算會計在應用過程中存在的問題

 1. 缺乏對傳統手工模式的改造，對會計信息系統設置和調整不夠

 2. 操作人員計算機技能落后

 3. 應用會計電算化后，會計制度沒有作相應的修改

3.1對會計電算化本身理解的偏差

3.2缺乏明確的規章制度

三、改進措施及方法

1.運用科學的理論和方法做好系統實施工作

2.加強會計電算化人員的培訓教育

3.完善制度，規范管理

內 容 摘 要

隨著計算機技術的發展,計算機已經廣泛應用于生產、科研等各個領域。計算機和會計相結合而出現了會計電算化這門新興的學科, 會計電算化是一項復雜的系統工程，技術性、創造性很強，與其他系統比較，有很大的特殊性，它處理的信息量大，數據要求準確可靠、保存期長，需要嚴格監控；同時，會計數據要求嚴格、保密性強，屬企業敏感資料。因而也為我們帶來一個問題:即如何保障會計電算化系統安全性及穩定性。

淺議會計電算化

一、電算會計軟件概述

1.會計電算化的概念

1.1狹義的會計電算化，是指以電子計算機為主體的當代電子信息技術在會計工作中的應用。具體來說，就是利用會計軟件“指揮”各種計算機設備替代手工完成，或完成在手工條件下很難完成，甚至無法完成的會計工作的過程。

1.2廣義的會計電算化，是指與實現會計工作有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發和應用，會計電算化人才的培養，會計電算化的宏觀規劃，會計電處化的制度建設，會計電算化軟件市場的培育與發展等。

2.會計電算化系統的特點

2.1數據處理方式。

會計電算化系統的數據處理工具是電子計算機。在電算化系統中所有的會計數據統一由計算機集中化、自動化地進行處理。一般來說，系統規模越大，復雜性越高，數據的處理就越集中，在數據處理過程中除數據的輸入和必要的操作控制個，系統在程序統一調度下由計算機快速自動地完成。

會計電算化系統與手工系統一樣，要從原始憑證中獲取會計的原始數據，為了計算機自動處理的需要，電算化系統必須對會計原始數據和資料如會計科目及其編碼等進行規范化、標準化處理。所有的數據處理均由計算機集中進行，而原始數據又必須由人工輸入計算機。由于存在人工操作，出現差錯在所難免，一旦出現輸入錯誤將會導致一系列錯誤發生，因此在電算化系統中必須加強采集、輸入數據的校驗，以保證數據的可靠性。

2.2數據處理流程的簡約化

 在手工操作的條件下。通常要經過審核原始憑證后編制記賬憑證、等級賬簿、進行成本計算、定期結賬和編制會計報表等步驟來完成全部數據處理過程。應用電子計算機來處理上述會計業務時，處理順序基本與手工處理相同，但有一個明顯的差別就是：計算機避免了數據的重復加工處理過程，因為計算機已使手工操作時的內部牽制和相互核對作用失去意義。但同時卻帶來新的問題，計算機對數據處理的簡化，失去了手工操作時的一些行之有效的內部區牽制和相互制約控制，這就要求在計算機條件下的會計數據處理，必須加強對這一系列處理的時序控制、避免重復操作控制、必要時加入一些中間數據審查模塊等強有力的措施，以保證會計電算化中的數據處理流程的準確無誤。

2.3組織和人員協調及內部控制的網絡化

會計電算化系統中的人員將由會計專業人員、電子計算機軟件、硬件及操作人員組成，對這些人員的要求是，既要懂會計知識，又要懂電子計算機知識。組織機構由原來的相互稽核牽制作用的專業組構成，改變為由會計數據處理部門、會計數據管理部門以及系統維護部門構成。從而形成了一個新的內部控制牽制網。這就要求制定會計電算化條件下的各種新的管理制度，例如，崗位責任制、軟硬件維護制度、操作管理制度、數據審核制度、會計檔案管理制度等。

二、會計電算化在應用過程中存在的問題1. 缺乏對傳統手工模式的改造，對會計信息系統設置和調整不夠

 手工模式下的突出弱點

手工模式下的突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復等問題，一些企業在實施會計電算化時，沒有對手工系統進行分析，這樣就不能減少中間環節和合并、調整簡單重復的業務流程，無法按照計算機管理的特點重新規劃業務流程。同時，不同的企業有不同的管理要求和運行模式，但企業沒有對會計信息系統做個性化的調整和設置。而在實際工作中只有兩方面結合起來，才能找到最佳的人機結合方式，即以最小的成本，重新確定業務的處理流程，哪些環節應完全由計算機代替，為適應計算機處理，又需增加哪些環節。 

操作人員計算機技能落后

一般會計人員所掌握的知識、理論能滿足手工會計核算，會計電算化的應用，對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業知識，還要掌握相關的計算機知識，財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是對財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除，導致系統不能正常運行。這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙

實行會計電算化后，所有的會計資料電子化、數據化以電子文件的形式存在，在調閱、存儲、傳遞過程中，或是日常維護中由于操作者本身計算機技能的低下會潛在無意間的篡改、刪除或丟失會計信息的危險。

3. 應用會計電算化后，會計制度沒有作相應的修改

由于電算化會計檔案更容易在不知不覺的情況下被修改，因此，在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有指定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的，應用會計電算化后，從賬戶設置、賬戶。登記方法和賬務處理程序到會計工作的組織、會計系統設計、內部控制的方式和會計檔案的保存介質和方法都發生了變化，因此必須根據會計電算化的特點，財務會計制度做出相應的修改。由于會計電算化的運用是近幾年才開始的，大多數單位把主要精力放在軟件使用上，財務會計制度的滯后影響了會計電算化的發展。

3.1對會計電算化本身理解的偏差:許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做賬的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

3.2缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的、真對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

三、改進措施及方法

1. 運用科學的理論和方法做好系統實施工作

在確定系統目標與規模的基礎上，編制實施策略和方案，制定具體規劃、實施的步驟與進度安排、實施機構的設置、實施各階段的任務、實施經費預算等。對手工模式下的業務流程進行調整和優化，制定解決方案，對各個處理環節的功能、數據處理特點、權限和職責作出規劃。從而提高實施的成功率，充分體現現代信息技術的力量。

2.加強會計電算化人員的培訓教育

有針對性的加強人才培訓，制訂培訓計劃。會計人員不僅要提高專業素質，還要更新知識結構，掌握必須的計算機知識，這樣才能更加靈活、正確的使用會計軟件，便捷、安全的維護會計軟件，真正的提高工作效率。

2.1注重理論基礎，為會計電算化奠定基礎。會計電算化實施的基礎依然是基本會計準則、會計原理，因此，我們應加強基礎教學。首先，加強會計理論和實務的教學，其次，注重計算機基礎知識的講授，應重視學生編制程序能力的培養。

2.2鼓勵社會實踐。企業、注冊會計事務所、財務軟件公司等會計職業界和學校緊密聯系，建立一個固定長久的合作關系和聯系機制，使會計電算化專業的實踐性教學環節形成以個良好而持久的運行機制。

2.3加強從業人員的再教育，合理安排從業人員的再教育是全面推進我國會計電算化建設的需要，是打造熟練會計準則制度、內部控制規范制度和會計電算化三位一體的復合型人才的需要。

3完善制度，規范管理

電算化會計信息系統是一個有機系統，僅有一套好的軟件是不夠的，鼻血要有一套與之密切結合的管理制度才能保證會計信息安全可靠，充分發揮電算化信息系統的作用。隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加，國家應依據會計電算化的特點，制訂崗位責任管理、操作管理、維護管理、機房管理、檔案管理、財務管理和計算機病毒的防治等制度，確保系統高效、安全地工作，充分體現出會計電算化的優勢，使會計電算化工作走上規范化、制度化的道路。另外，國家應加大宣傳力度，使人們意識到使用電算化的好處，提高企業領導人和會計人員對會計電算化的正確認識，完善會計電算化相關的管理制度。

以上這些就是會計電算化軟件的特點，在使用維護過程中會經常遇到并需及時解決的難點重點。做好了這些電算化軟件才能更好的提高各級企、事業單位的管理水平和經濟效益。

參 考 文 獻

1.《淺談現代企業的會計電算化管理今日科苑》中國期刊

2.《會計電算化理論與實務》彭家生

3.《會計信息系統》馬歇爾著