電算化會計的內(nèi)部控制制度探悉(一)

電算化會計的內(nèi)部控制制度探悉

摘要：文章分析了電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革，強(qiáng)化和突出電算化環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施應(yīng)當(dāng)是當(dāng)前會計理論界和實(shí)務(wù)界面臨的首要問題。同時會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制制度提出了更高要求，本文就當(dāng)前企業(yè)會計電算化工作環(huán)境下內(nèi)控制度的狀況及如何加強(qiáng)作一些粗淺的探討，以使內(nèi)控制度在電算化環(huán)境下發(fā)揮更大的作用。內(nèi)部控制制度的變化對審計工作提出了新要求。

關(guān)鍵詞：會計；管理；會計信息系統(tǒng)

引言

內(nèi)部控制制度作為企業(yè)受托者實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營管理目標(biāo)，完成受托責(zé)任的一種手段，在企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善我國內(nèi)部控制制度對提高企業(yè)管理水平、防止錯誤和舞弊、保護(hù)投資者的合法權(quán)益并保證資本市場有效運(yùn)行具有重要的意義。

所謂的內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實(shí)、合法，完整而制定和實(shí)施的政策與程序。它包含控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通和監(jiān)督五個要素。《會計法》規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度�！边@一規(guī)定蘊(yùn)涵了兩層含義：1是各單位都必須建立內(nèi)部會計監(jiān)督制度，這是法定義務(wù)，必須履行；2是各單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度必須健全�，F(xiàn)行的財務(wù)、會計制度中關(guān)于內(nèi)部控制制度的制定主要以手工操作環(huán)境為基礎(chǔ)。電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革。從形式上看，它改變了數(shù)據(jù)的核算手段，引進(jìn)了計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理；改變了數(shù)據(jù)的存儲方式，導(dǎo)致賬簿概念的重新定義和分類。從效益成本來看，以更少的人員從事更多崗位的工作，節(jié)約了人力、物力，但同時也對管理部門的設(shè)置和會計人員及崗位組成提出了更高的要求，更為重要的是它改變了某些與審計線索有關(guān)的關(guān)鍵因素（如會計核算程序，數(shù)據(jù)存取方式、存儲介質(zhì)等），使得會計學(xué)家們研究已久的基于手工操作環(huán)境下的一些內(nèi)部控制措施在電算化環(huán)境下難以實(shí)施，給審計人員的工作提出了挑戰(zhàn)。另外，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化，傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)營方式和信息輸出已不能適應(yīng)其發(fā)展的需要。當(dāng)前，掌握信息勝于掌握貨幣與財政，對信息的及時性、安全性、保密性要求給無紙化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的會計數(shù)據(jù)的發(fā)展提出了新的課題。因此，盡管有關(guān)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究還處于初級階段，但是，強(qiáng)化和突出電算化環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施應(yīng)當(dāng)是當(dāng)前會計理論界和實(shí)務(wù)界面臨的首要問題。電算化會計采取內(nèi)部控制措施之后，對審計工作也提出了相應(yīng)的新要求。

一、實(shí)行電算化內(nèi)部控制的必要性

（一）電算化環(huán)境下存在電腦操作無形化和存儲介質(zhì)無紙化的缺陷

在手工會計信息系統(tǒng)中，會計人員之間的聯(lián)系是直接的，因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系。同時會計數(shù)據(jù)用可見的文字、符號直接記錄在紙上，直觀性較強(qiáng)，不同的筆跡可作為控制的手段；而電算化信息系統(tǒng)中，這種人員之間的聯(lián)系部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機(jī)的聯(lián)系，操作員身份的識別及授權(quán)控制等都有別于手工會計信息系統(tǒng)，手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外，手工環(huán)境下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動，因此，如何防止數(shù)據(jù)被非法修改及如何盡可能避免利用計算機(jī)進(jìn)行犯罪是電算化內(nèi)部控制必須解決的問題。

（二）電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機(jī)制削弱

手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項與會計記錄的分離等，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作�，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢且花費(fèi)大。實(shí)行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，大部分處理由計算機(jī)完成，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，會計人員無法直接參與和控制，控制效率低，其審查、稽核機(jī)制被削弱。