行政事業(yè)單位檔案管理制度研究——以化龍鎮(zhèn)民政辦為例

 行政事業(yè)單位檔案管理制度研究——以化龍鎮(zhèn)民政辦為例
 
[摘 要]檔案是人類社會記憶大廈的基石，檔案資源是社會記憶的源泉，是歷史的原始記錄。檔案作為信息資源，它的質(zhì)量和完整程度影響到整個社會記憶的留存，所以做好檔案管理工作非常重要。通過親身的檔案管理工作經(jīng)歷，對工作的分析、觀察，從中發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的存在的問題，再對其提出解決方法。

[關(guān)鍵詞]檔案管理   行政單位   存在問題   建議

 一、化龍鎮(zhèn)民政辦檔案管理的現(xiàn)狀
 （一）檔案管理的方法
 歸檔文件整理工作步驟：
 分類
 排列
 裝訂
 編號
 制作目錄
 裝盒
 （二）檔案管理受重視程度
 檔案工作在行政事業(yè)單位表現(xiàn)出來的問題是受重視程度不足，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需要的人、財、物和檔案整理時間給予充分的保證，雖然部門把檔案工作列入年度計劃，也有人負責(zé)抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。
 （三）檔案管理人員的情況
 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。我們單位的檔案管理人員因一崗兼職忙于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。除此之外，檔案管理人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確。
 二、化龍鎮(zhèn)民政辦在檔案中存在的問題
 （一）檔案保存條件相對落后
 1、文件的存放方式仍然以紙質(zhì)檔案為主
 在化龍鎮(zhèn)民政辦辦中檔案的存放仍然以紙質(zhì)文件為主，沒有電子檔案作為副本。只存有紙質(zhì)檔案的弊端有很多：
 2、保存文件的設(shè)施相對簡陋
 化龍鎮(zhèn)民政辦的檔案保存設(shè)施比較簡陋，只是簡單地用文件夾夾著，然后按不同類別的文件就用不同的盒子裝起來。辦公室里也沒有一個專門的柜子存放文件檔案，只是那里地方有空隙就往哪兒存放。實施簡陋的程度已經(jīng)到了文件的安全也保證不了的程度了。
 3、檔案存放的環(huán)境簡陋
 辦公室里連一個專門存放文件檔案的柜子都沒有，更談不上一個專門的檔案室了。文件檔案只是跟一些雜物堆放在一個室里，而且那個地方比較陰暗潮濕，也不通風(fēng)。有些文件即使是用盒子裝著也會受潮濕的影響。檔案存放在這樣的地方即使不受到人為的破壞，環(huán)境也對它們構(gòu)成了威脅。
 （二）檔案管理未實現(xiàn)電子信息化、利用率低下
 1、未建立一個檔案管理系統(tǒng)
 辦公室里的檔案管理還只是局限于紙質(zhì)檔案存放，并未建立一個檔案管理系統(tǒng)進行規(guī)范、科學(xué)地管理。早在21世紀初，我國檔案工作的基本策略已經(jīng)是實行紙質(zhì)、電子雙套制并行歸檔和管理。但是時至今天，辦公室里還只是實行單一的紙質(zhì)文件存放，還沒有建立起一個檔案管理系統(tǒng)。
 2、檔案利用率、利用范圍狹窄
 因為辦公室里只是單一的紙質(zhì)文件存放，自然翻查起來就會很麻煩。有時候或許還會有些文件出現(xiàn)找不著的現(xiàn)象，有些人還會認為翻找麻煩，而放棄資源利用的機會。這樣對檔案的利用率和利用的質(zhì)量都造成了嚴重的影響。
 （三）保密工作不到位
 1、沒有專職的檔案管理人員
 想做好檔案管理工作，人力資源是至關(guān)重要的。但是現(xiàn)在存在的問題卻是檔案管理人員都是兼職的，專業(yè)素質(zhì)有待提高。其中還存在一個嚴重的問題就是，檔案管理人員經(jīng)常調(diào)換。這些因素造成了檔案管理水平低，檔案的機密性也得不到保障，因為其中參與的人實在是太多了。
 2、保存實施簡陋容易導(dǎo)致文件內(nèi)容外泄
 因為沒有一個專門存放資料的檔案室或一個檔案柜，而檔案只是跟一些雜物放在同一個室里，導(dǎo)致檔案的安全受到了威脅。即使是外來人員也可以將想要的文件檔案隨手可得。而且因為是跟雜物同室而放，這很容易被清潔人員誤以為無用之物而清理。以上的種種因素都可能導(dǎo)致檔案文件內(nèi)容外泄，造成社會上的影響。
 （四）檔案管理方法比較簡單
 為了日后容易查找資料，在建檔的時候檔案管理人員都會按照文件的性質(zhì)類別，時間進行分類。但是這么簡單的分類似乎比較粗糙，不夠具體。還有就是在應(yīng)該丟棄文件方面，沒有做到位，不論長期存放或短期存放的資料都放在一起，沒有進行存放期限的分類。這樣造成文件越積越多，日后翻找更加困難。
 三、對化龍鎮(zhèn)民政辦檔案管理的建議
 （一）加強檔案管理設(shè)施的建設(shè)
 1、文件以紙質(zhì)版保存外，還應(yīng)以電子文件保存
 隨著科技的進步，在眾多企事業(yè)單位進行檔案管理時已經(jīng)不是單一地保存紙質(zhì)文件，已經(jīng)是實行紙質(zhì)、電子雙套制并行歸檔和管理文件。而實行雙套制給檔案管理也帶來了很多的好處：給文件的安全帶來了雙重的保證；電子文檔容易被復(fù)制可以衍生出很多的文件副本，而紙質(zhì)文件的再造也十分簡單，只要打印出來就可以了；檔案翻查起來也比較方便。
 信息技術(shù)日新月異，電子檔案存儲的方式與形式也越來越多，電子文檔的建立可以通過文字的錄入、文件圖片的掃描等方式建立。其中常常被利用的幾種數(shù)字信息存儲設(shè)備有：軟盤、硬盤、光盤、磁光盤、U盤、移動硬盤等。利用數(shù)字信息存儲設(shè)備可以節(jié)省文件存儲空間，更好地實現(xiàn)文件的共享與交流。
 2、檔案保存設(shè)施要適時改進
 進行檔案管理時，其中管理檔案的輔助設(shè)備也是非常重要的。在化龍鎮(zhèn)民政辦中現(xiàn)在最欠缺的是一個專門存放檔案的柜子。因為檔案的保密和存放是檔案管理中一個重要的環(huán)節(jié)，即使之前的工作做得有多么好，在最后一個環(huán)節(jié)沒有做好的話也是白費心機的。不單是檔案的保存需要設(shè)施來輔助，在文件歸檔的整個過程中都要硬件實施來輔助的，像是訂書機、文件夾、分頁紙、文件盒等等。但是這都是些基本的文件歸檔設(shè)施，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，用于歸檔管理的用具也有很多，像是光盤、磁盤、U盤等。十分重要的文件還可以用保險柜進行保管，這樣就可以更好地防止文件的丟失。
 還有就是一些過于陳舊的設(shè)施要及時更換，像是一些容易潮濕的的紙盒要換成防潮的塑料盒子；還有就是每份文件之間最好就用分頁紙隔開，這樣在翻找文件的時候也方便多了。現(xiàn)在市場上為文件整理而推出的產(chǎn)品有很多，簡單的工具只要你多加心思，就能讓文件整理得整整有條。
 3、盡量將文件放在通風(fēng)干燥處
 無論是對紙質(zhì)檔案或者是電子檔案而言在高溫高濕的環(huán)境對它們而言都是非常不利的，潮濕環(huán)境會容易讓紙質(zhì)文件發(fā)霉、文字褪色、光盤磁盤受損導(dǎo)致文件的丟失。所以文件檔案保存要盡量放在通風(fēng)干燥處，以免文件受到環(huán)境的侵害而導(dǎo)致?lián)p失。
 （二）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案利用率
 1、充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)
 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理過程中，使其達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案文件利用計算機實行輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案文件資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成電子文件資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)件與電子文件并存；最后，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案管理的創(chuàng)新，這樣能大大提高檔案的利用率。
 2、擴大檔案利用范圍，切實做到為群眾服務(wù)
 現(xiàn)存檔案多為內(nèi)部人員使用，很少被群眾所利用或者知曉。要為群眾辦實事，首先要讓他們了解到自己所擁有的權(quán)利。政府與群眾的信息共享可以利用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的文件信息的社會共享，向群眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)文件信息資源的社會共享。既方便了群眾的利用又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。
 （三）加強檔案保密工作
 1、設(shè)立專職的檔案管理人員
 檔案管理工作人員是否具有專業(yè)素質(zhì)，對檔案的保密工作起到了重要的作用。如果檔案管理人員流動率大，其中參與檔案管理的人員太多就不利于檔案的保密工作了。每一個類別文件的管理由始至終都應(yīng)該由一位專職的人員來管理，這樣文件管理起來更加有秩序。萬一檔案被泄漏出去了，也容易追究到責(zé)任。這樣使得每一位檔案管理人員有更加強的責(zé)任心，在他們對待自己工作的時候更加認真負責(zé)。
 2、加強檔案管理存儲設(shè)備
 化龍鎮(zhèn)民政辦的檔案保存設(shè)施真的對檔案的保密工作起不到作用，本人認為是否重要的文件都應(yīng)該好好地保存起來。最基本就是用一個專門的檔案柜來存放檔案，這不僅保障了檔案的安全，這也使得檔案存放更有序。如果條件允許的話還應(yīng)該建立一個檔案室，這對檔案的安全性更加有保障。
 檔案室或者是檔案柜應(yīng)該由一個專門的人員來管理，如非檔案管理人員允許，其他人員一律禁止進入檔案室或開啟檔案柜。檔案的翻找或是借閱都應(yīng)該明確到一套制度，這樣才能保障到檔案的安全和管理的規(guī)范。
 （四）檔案管理的方法的改進
 目前化龍鎮(zhèn)民政辦進行檔案管理的分類模式都是：年度——類目，卻沒有了保存的年限。當(dāng)中分類不夠具體。目前比較常見的分類模式都是：年度——類目——保存年限，其中保存年限分為短期、長期和永久三類。通過保存年限的的分類可以有側(cè)重點地保存檔案文件，也可以適時地摒棄已經(jīng)過期的文件，這樣避免造成文件的堆積，占用空間和減少翻找文件時所需要的時間。在機關(guān)單位中通常會有一些內(nèi)部的機密文件，因此還應(yīng)該對文件進行保密級別的分類。密級一般分為絕密、機密、秘密三類，因應(yīng)化龍鎮(zhèn)民政辦實際情況還可以加上一個級別就是非秘密文件。經(jīng)過文件密級的分類可以更有側(cè)重地保存文件，絕密、機密、秘密等文件都要著重保管，以免外泄使得國家的利益受到危害。
 在文件儲藏管理方面也要進行控制，儲藏地方、文件借閱等方面都應(yīng)該規(guī)范地進行。文件管理專職人員應(yīng)該在文件儲藏管理方面嚴格把關(guān)，文件的借閱應(yīng)該要詳細地進行登記。以保證文件的安全。
 現(xiàn)在很多企業(yè)的辦公室都進行辦公室的5S管理，5S起源于日本的一種現(xiàn)場管理方法，5S的目的是為了創(chuàng)造一個干凈整潔、舒適合理的工作環(huán)境，并通過對工作環(huán)境的整治，達到改善和提升管理的功效。5S包括五個項目就是整理、整頓、清掃、素養(yǎng)，故稱5S。文件管理是辦公室5S管理的主要項目之一，文件5S活動的目的主要是為了提高辦公室效率、減少查找文件的時間，創(chuàng)造干凈整潔的工作環(huán)境。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)自己的管理方法不夠完善時，應(yīng)該積極地借鑒和改進，借別人的方法來方便自己也無妨。檔案管路的方法有很多，我們選擇不是最好的，而是選擇最適合的。
 四、總結(jié)
 化龍鎮(zhèn)民政辦在檔案管理方面從整體上來說重視力度不足，沒有嚴格的管理機制來執(zhí)行檔案管理。檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不夠強，成為了檔案管理的一大阻礙，因為管理人員不夠?qū)�業(yè)，所以檔案管理過程中所應(yīng)用的管理方法也比較簡單。以上所敘述的情況成為了化龍鎮(zhèn)民政辦在辦公室管理上的一個弊端，加強上級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理專職人員對檔案管理的重視程度是目前最急切解決的問題。檔案管理是辦公室事務(wù)管理的一個重要組成部分，在企事業(yè)單位的發(fā)展中檔案管理也起著重要的作用。機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。檔案是機關(guān)工作查考的依據(jù)，它是歷史的真實憑證，是重要是參考資料。所以做好檔案管理工作是企事業(yè)單位必須做好的一項工作。做好檔案管理工作首先要做的是改變?nèi)藢λ�的態(tài)度，還有就是加強檔案管理人員的培養(yǎng)，最后建立起嚴格規(guī)范的檔案管理制度。機關(guān)單位做好檔案管理不僅可以提高為群眾辦事的效率，也可以方便服務(wù)于群眾。
 
 
參考書目
薛四新、《現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)》，機械工業(yè)出版社，2007年
 王向明、《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》，上海大學(xué)出版社，2009年
 樓紅霞、《秘書實務(wù)》，科學(xué)出版社，2008年
 李紅喜、《辦公室管路實務(wù)》，上海交通大學(xué)出版社，2009年
 林幼鳳、淺論行政事業(yè)單位檔案管路創(chuàng)新思路、2009年