江海區民營企業檔案工作問題探討(一)

江海區民營企業檔案工作問題探討
 
 【內容摘要】2006年江海區民營經濟健康發展，在國民經濟發展中起到越來越重要的作用。但民營企業檔案跟不上民營經濟發展的步伐，在一定程度上，影響企業提升整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險、保持企業健康發展。建立和開展民營企業檔案工作，是新時期檔案事業發展的必然要求。做好民營企業檔案工作，促進非公有制經濟健康發展，已成為拓寬檔案工作領域、促進檔案事業發展的重要任務。針對江海區民營企業檔案工作的現狀，今后一個時期民營企業檔案工作要圍繞民營經濟發展的需要，加大宣傳工作力度，把民營企業檔案工作納入依法治檔的軌道，完善服務體系，加快民營企業建檔步伐。
 【關鍵詞】 江海區   民營企業  檔案    問題   探討
目      錄

一、江海區民營企業檔案工作現狀及存在的問題 …………………2 
（一）江海區民營企業檔案工作現狀……………………………….2
（二）江海區民營企業檔案工作存在的問題……………………….2
二、江海區民營企業檔案工作存在的問題的原因剖析…………….3
（一）檔案行政管理部門有畏難思想……………………………….4
（二）民營企業檔案疏于管理，檔案意識不強…………………….4
三、對江海區民營企業檔案工作的建議…………………………….5
（一）加大宣傳工作力度，增強民營企業檔案意識……………….5
（二）把民營企業檔案工作納入法制化的軌道…………………….6
（三）完善服務體系，加快民營企業建檔步伐…………………….8
 注釋………………………………………………………………10
 參考文獻………………………………………………………….11
 
 2006年, 江海區委、區政府以建設和諧江海為目標，全面落實科學發展觀，著力推進經濟結構調整和經濟增長方式轉變，積極招商引資，引進了一大批規模民營工業企業，民營經濟得到健康發展，民營經濟已成為市場經濟的主體，在國民經濟發展中起到越來越重要的作用。據統計：2006年，全年新增民營企業173戶，增長39.52%；新增民營企業注冊資金6791萬元，增長2.10%；民營工業企業增加值7.2億元，增長20.32%。民營經濟在全區固定資產投資總額的比重繼續上升，全年完成投資4.97億元，增長43.63%。民營企業已經從規模小、科技含量低、管理落后，向規范大、科技含量高、管理先進的方向發展。然而，作為真實記錄民營企業建設過程，輔助民營企業不斷發展的檔案工作卻十分滯后，跟不上民營經濟發展的步伐，在一定程度上，影響企業提升整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險、保持企業健康發展。建立和開展民營企業檔案工作，是新時期檔案事業發展的必然要求。做好民營企業檔案工作，促進非公有制經濟健康發展，已成為拓寬檔案工作領域、促進檔案事業發展的重要任務。
 一、江海區民營企業檔案工作現狀及存在的問題
 （一）江海區民營企業檔案工作現狀
 江海區民營企業的檔案管理水平與發展勢頭極不相稱。由于民營企業管理的自主性不同于國有企業，沒有主管部門，與政府部門不存在上下級關系，是自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的企業法人。其主要目的是為了贏利，一切管理活動以增效、贏利為目標。因此，大多數民營企業對檔案工作都不夠重視，民營企業檔案工作的發展顯得相對滯后，企業檔案管理處于混亂無序狀態，基本上還處于一種零起點的階段。企業除財務部門建立了會計帳冊外，對沒有直接效益的如文書檔案、聲像檔案的重視程度相對較弱。有些企業雖有檔案資料，但未經規范整理，大多只用文件袋或檔案袋裝著。其他如技術檔案、設備檔案、基建檔案等則由各科室、車間或公司主要負責人自行保管，未能形成集中統一的規范管理。
 （二）江海區民營企業檔案工作存在的問題
 1、缺乏檔案意識。民營企業往往只注意抓能夠直接產生經濟效益的生產、經營管理和產品銷售，忽略了檔案在生產經營中的憑證和信息作用，忽略了對檔案的必要投入，檔案工作處于“無意識、無制度、無人員、無庫房、無設備、無經費”的“六無”狀態。一些企業領導將檔案工作簡地理解為“保密資料”的保管，認為企業無密可保，所以不需要檔案工作。不了解健全檔案管理工作不僅可以保守企業的商業秘密，還可要通過開發利用檔案信息資源，為企業提供強有力的信息支撐和管理支持，是推動企業發展的重要組成部分。
 2、檔案管理分散無序。企業檔案的涉及面廣，有行政管理、人力資源、財務管理等方面的，有生產技術、產品質量、基本建設、設備儀器、市場營銷、合同契約、房地產等方面。特別是企業的信用信息、權屬憑證是企業開展生產經營活動的重要保證。江海區民營企業各類檔案資料分散保存的現象普遍存在。有的規模較小、處于家族式管理模式的企業，檔案分散在家族成員中保管，企業科技檔案只交給“家族內部人”進行封閉管理，用檔案袋隨便裝上，和資料放在一起，無分年度，無分內容，甚至沒有編號，魚龍混雜。一些企業的檔案只放在會議室的桌面上，連裝具都沒有，更談不上保護檔案的完整；有的雖有一定規模但內部管理與企業發展規模脫節，企業檔案分散保管在各個具體經辦的職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、設備檔案保存在設備部、文書檔案保存在辦公室，雖然各部門都保存檔案，但各部門之間互相封閉，各自為政，整體上仍處于零散、無序狀態，造成檔案管理混亂。關系到企業生存與發展的專利商標、產品設計、工藝流程、工藝配方等涉及知識產權、商業秘密的檔案，關系到企業權益的各種權屬憑證和體現企業信譽的信貸、稅費繳納、質量、資產、資質、審計等方面的檔案沒有注重收集保管好，企業在生產經營和經濟往來中遇到矛盾和糾紛時，通常難以快捷、齊全地出示全部檔案憑證。臨急四處收集，既耗費大量的人力、物力和財力，又往往因舉證不全造成嚴重的經濟損失，影響企業的生存和發展。
 3、部分民營企業對檔案行政管理部門的業務指導有疑慮，擔心泄露企業的商業秘密和技術秘密，擔心干擾企業的生產經營，不愿意接受檔案部門的監督指導和服務。
 二、江海區民營企業檔案工作存在的問題的原因剖析
  江海區管轄區域主要是城郊結合部，原來工業基礎比較薄弱，民營企業規模比較小。近年來，積極推進工業強區戰略，民營企業才得到迅速的發展，由于民營企業開辦的時間比較短，不少企業還經歷著創業、原始積累的過程，作為企業各項工作的基礎——檔案工作也相對比較落后，這是客觀原因之一。民營企業檔案工作發展緩慢，難于開展的原因還有如下兩個方面：
 （一）檔案行政管理部門有畏難思想
 省檔案局、省工商聯于2003年聯合印發了《關于認真做好民營企業檔案服務工作的意見》，2004年為加快廣東省民營企業檔案工作，召開了全省民營企業檔案工作座談會。檔案行政管理部門對如何貫徹《意見》和座談會的精神，還是比較重視的。邀請企業召開了民營企業檔案工作座談會議，開展民營企業檔案登記工作，以摸清民營企業檔案工作實況，進一步了解民營企業對檔案部門的需求。同時還匯同區經貿局到一些規模較大的民營企業進行調研，民營企業檔案工作得到了初步的開展。但是，部分檔案業務人員存有這樣的想法，認為民營企業檔案屬于私人財產，檔案行政管理部門介入缺乏法律依據，是一項吃力不討好的工作。另外，主動到民營企業去征詢建檔的意見，提供服務，往往得不到民企的熱情回應，工作只屬一頭熱。民營企業對檔案行政管理部門開展民營企業檔案工作不支持，例如開展民營企業檔案登記工作，僅1家企業填報了檔案情況，反應相當冷淡。再加上民營企業數量多、分布廣、行業復雜，企業在激烈的市場競爭中優勝劣汰，變動頻繁；而檔案行政管理部門人員少、任務重、指導力量不足，對如何開展民營企業檔案工作缺乏可行的、成熟的經驗。所以，對這項工作開展得不夠深入，面鋪得不夠廣，缺乏切實可行的措施和必要的手段，工作局面未能真正打開。
 （二）民營企業檔案疏于管理，檔案意識不強
 1、檔案意識淡薄，檔案工作沒有擺到應有的位置。民營企業普遍認為檔案工作不產生經濟效益，是一項浪費人力、物力的工作。有些企業經營者簡單地認為：“檔案無非是‘資料保存’，個人保管好就得了，不需要歸檔”；有的則認為：“搞檔案會丟失機密，還是放在自己手中最保險”。由于對檔案工作在企業管理中的地位和作用缺乏正確的認識，因此，他們只注重把精力和資金投入到能夠直接產生經濟效益的生產經營和產品銷售上，而忽略了如何運用檔案信息進行企業管理。許多企業甚至沒有把檔案管理工作納入企業的日常工作范疇當中，對檔案工作沒有從人力、物力上進行必要的投入，檔案工作在這些民營企業中難以開展。
 2、檔案管理人員素質差，檔案疏于管理。目前，民營企業大多數沒有設立檔案室和專職檔案員，即使有極少數規模比較大一些的民營企業設立了檔案室，檔案工作人員也多數為兼職，且兼職較多。兼職檔案員或者臨時保管檔案資料的人員絕大部份都未經過檔案部門的專業培訓，缺乏必要系統的檔案知識和實操技能，檔案管理極不規范，同時，又沒有建立符合企業實際，切實可行的企業檔案管理制度，致使企業檔案處于一種隨意、自流的狀態。有些民營企業雖認識到檔案管理的重要性，有提升檔案管理水平的愿望，但卻苦于沒有稱職的檔案管理的人員。對于如何規范地管理檔案，如何有效地保護和開發利用檔案，感到無從下手，不知道哪些檔案材料該收集齊全，或收集上來后不知如何進行整理。

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