加強內部控制管理，提高采購管理水平

加強內部控制管理，提高采購管理水平      

目   錄
一、  采購管理的概述……………………………………………………  1
二、  采購管理存在的問題………………………………………………. 2
 (一)、供貨商管理的不足……………………………………………  2
 (二)、供需雙方關系問題……………………………………………  2
 (三)、采購成本問題 ………………………………………………… 3
 (四)、建立良好的供貨商管理體系……………………………………3
 三、   改善方案與措施 ……………………………………………………3
 (一)、正確認識,是加強內部控制管理提高采購管理水平的前提……3
 (二)、制度保障,是加強內部控制管理提高采購管理水平的基礎 … 4
 (三)、程序合理,是加強內部控制管理提高采購水平的重點………… 5
 (四)、執行有效,是加強內部控制管理提高采購管理水平的關鍵…… 3

內容摘要
 內部控制管理作為企業自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業管理工作中得到了廣泛的應用,并且發揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執行四個層面,對如何通過建立和加強企業內部控制管理工作,來提高物資采購工作的管理水平進行了論述,并著重對采購工作的內部控制管理程序進行了說明。
 內部控制是現代企業管理的一項重點工作任務,是企業為了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循、規避生產經營風險,由企業管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資采購環節又是企業實施內部控制管理工作的重點,因為采購直接關系到生產的質量,關系到企業的成本和利潤,是企業實現低成本,高效益的重要環節。
 【關鍵詞】認識、制度、程序、執行
 
 
 
 
 
 一、采購管理概述　　狹義的采購（Purchase），是指以購買（buying）的方式，有買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，在買賣的雙方的交易過程中，一定會發生所有權的轉移及占有。近幾年，物流作為第三利潤源泉已得到廣泛的關注，然而作為物流活動起點的采購，目前還沒有受到企業界及學術界應有的重視。采購管理是企業為了達成生產或銷售計劃，從合適的供應商那里，在確保合適的品質下，于合適的時間，以合適的價格，購入合適數量的商品所采取的管理活動。即“５Ｒ”管理：合適的供應商（Right　Vendor）、合適的品質（RightQuality）、合適的時間（Right　Time）、合適的價格（Right�。衦ice）、合適的數量（RightQuantity）。采購管理是研究在取得商品的過程中，統籌事前的規劃、事中的執行以及事后的控制。以達到維持正常的企業經營活動，降低產銷成本的目的。就采購的規劃而言應包括設定目標、建立制度和組織、劃分職責與權限、人員的選用、設計作業流程與表單，以及擬訂計劃與預算�！　《�、采購管理存在的問題　　（一）供應商管理的不足　　供應商管理包括供應商的篩選，資信評估，合作評估及合作制度等。許多企業現在并未重視這項工作。通　　常的情況是，采購大權由某位負責人獨掌；對供應商缺乏評價，即使采用招標制，考察的內容也局限于價格，從而導致不能選出合格的供應商，并在日后的合作中遭受損失；對供應商的合作狀況沒有記錄和評估，產品及服務得不到改進。與現有供應商之間的關系難以協調且不易發展新的供應商。即使是以招投標方式的采購，在　　傳統模式下，也同樣面臨地域限制，流程不透明，過程煩瑣，人力與資金耗費巨大等限制。如上因素均造成了企業整體采購成本的居高不下，難以面對激烈的市場競爭而形成規范高效的采購管理。采購管理成為企業在傳統模式中提高企業競爭力的瓶頸�！　。ǘ�）供需雙方關系問題　　采購是供應鏈管理中非常重要的一個環節。一般來說，生產型的企業至少要用銷售額的50%來進行原材料、零部件的采購。采購的速度、效率、訂單的執行情況會直接影響到本企業是否能夠快速靈活地滿足下游客戶的需求。采購成本的高低會直接影響到企業最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。采購的重點放在如何和供應商進行商業交易的活動上，特點是比較重視交易過程中的供應商的價格比較，通過供應商的多頭競爭，從中選擇價格最低的作為合作者。具有以下幾點不足：　　1.信息的私有化，不共享：采購、供應雙方都盡量隱瞞自己的信息，不能有效地進行信息共享，導致信息不對稱，引發相互的不信任�！　�2. 供需關系是臨時的或短期的合作關系：這種合作關系造成了競爭多于合作，導致采購過程的不確定性，阻礙合作的通暢進行。　　3.響應用戶需求能力遲鈍：由于供應和采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋，在市場需求發生變化的情況下，采購方不能改變供應方已有的訂貨合同，缺乏應付需求變化的能力�！　�4.對于質量和交貨期進行事后把關：采購方很難參與供應商的生產過程和有關質量控制活動，不能對采購品進行實時的跟蹤查詢�！　。ㄈ�）采購成本問題　　面對中國入世后更劇烈的國際競爭，企業利潤率的提高，不僅要從爭取更多的市場份額入手，降低企業運作成本的重要性亦日趨突顯。比較于增加市場份額與銷售收入，對企業而言，降低企業運作成本則顯得更易于控制與操作。在企業運作成本中，企業的采購成本則占了相當大的份額。企業的采購通常包括對生產原材料，生產設備，以及非生產資料及設備的采購。在傳統的模式中，采購職能通常相對分散，采購信息多以紙張為媒體流動與存儲，這樣即造成：采購信息零散，不易收集與整合，采購單價高；采購部門龐大，占用較多人力而效率低下，錯誤率高；不透明的采購流程造成的暗箱操作，從而造成企業資本流失，等等。有效的解決采購成本問題成為刻不容緩行為�！　。ㄋ模� 建立良好的供應商管理體系　　1.正確選擇供應商。最合適的供應商應具備很多條件，但能提供合適的品質、充分的數量及準時交貨，合理的價格以及熱情的服務，應該是共同的要求。　　　　2.保持供應商之間適度競爭　　采購管理往往傾向于一種物料有多個供應商，感覺上比較保險。而現代管理的趨勢是減少供應商，并建立互信、互利、互助的長期穩定合作伙伴關系。好處是：簡化采購計劃及調配；可以形成經濟采購批量，爭取優惠；減少供方的專用工藝裝備費用；簡化運輸管理；減少庫存，從而有利于控制質量，降低成本。簡化同供應商建立合作伙伴關系前后的業務流程，由于環節減少，降低了采購成本，增加了響應速度。對于供應商的選擇可以獨家供應，也可多家供應。獨家供應易于管理，也能以大批量的優勢增強自己的談判能力，以獲得更優惠的價格。但不容易把握市場動態，供應商也會因為沒有競爭的壓力而形成惰性，不去提升產品品質、提高自身管理。對供應商實施動態的選擇、比較和淘汰機制，可從本質上提高整個供應鏈的能力，提升供應鏈的競爭優勢�！　∪�、改善措施
（一）正確認識,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的前提。
 從企業管理層到具體的采購業務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業的科學發展,善于從宏觀層面審視采購內部控制管理工作,并納入重要的企業議事日程。采購業務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務于采購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業的一切決策,應統馭在完善的內部控制體系之下;企業的一切活動,都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現代企業管理的要求,更是全面提升企業經營管理水平的需要。
（二）  制度保障,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的基礎。
 建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現代企業制度的需要,同時更是全面提升企業經營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規范和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業的經營活動全過程均處于受控狀態,確保采購業務工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規范運轉。
（三）  程序合理,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的重點
 內部控制管理工作其實質是強化企業的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業務的分析與考核等管控節點。
 1.采購計劃、方案的編制與審定環節。這一環節可以使企業最大限度地控制采購預算,其一般管理控制程序為采購部門根據企業生產經營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃,經財務管理部門審核后報采購主管領導審定。采購部門根據采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環節的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核,是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。
 2.供應商的選擇與價格確定環節。這一環節是采購管理控制工作的重點,可以使企業的采購預算資金得到有效的使用,使企業經營成本降低,并直接關系到企業的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據審定的采購方案,通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環節的管理控制重點為采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規自行采購的現象,相關審定是否符合權限。
 3.合同簽訂與管理環節。這一環節可以規避采購風險,保證企業的合法利益。主要通過合同范本管理,提高合同管理工作的規范化,降低合同簽訂風險;通過資質信用管理,建立供應商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會簽管理,提高合同審批效率,規范業務流程;通過合同履行管理,加強經營過程的控制能力,提升公司精細管理水平;通過合同統計分析管理,提高公司經營決策自我分析能力。這一環節內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進行審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監管部門。
 4.物資驗收入庫環節。采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續,編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環節的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不兼容要求,庫存明細賬登記是否及時。
 5.采購付款與往來核對環節。財會部門應依據采購合同、入庫單、等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關單據,經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續,采購款支付應經相關領導審批后辦理。這一環節的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據是否齊全,與合同約定是否相符,相關審批是否符合權限。
 6.分析與考核環節。在“分析”環節上,企業采購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析,并向企業有關會議報告;在“考核”環節上,企業應建立與采購相關的考核辦法,定期對采購管理情況進行考核。
（四） 執行有效,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的關鍵。
 在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上,是否能夠有效執行就是關鍵。一是可以通過拓寬監督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業紀檢監察、審計等監督管理部門要切實發揮監督的職能作用,對采購業務要由事后監督向事前、事中的監督進行轉變,并要充分發揮職工群眾監督的作用,督促和約束采購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任,加大員工內部控制管理制度執行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進行責任追究,并視情節輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業務水平和對內部控制管理制度的履行意識。
 　　綜上所述,通過加強內部控制管理,來提高采購管理水平,是企業改革與發展的要求,是企業提升綜合市場競爭能力的要求,需要我們在工作實踐中科學運用,不斷完善和提升。