手機進銷存系統需求規格說明書

1．引言
1．1 編寫目的
 手機進銷存系統需求規格說明書是手機進銷存系統設計、開發、維護管理的指導性依據，它對手機進銷存系統基本功能要求、技術要求等做了詳細分析。
 讀者對象：有關業務主管；有關技術主管；有關軟件設計開發人員；有關運行維護人員。
1．2 項目背景
 在市場經濟中，銷售是企業運作的重要環節，為了更好地推動銷售，不少企業建立了分公司或代理制，通過分公司或代理商把產品推向最終用戶。這些分公司或代理商大都分布在全國各地，甚至是在國外，遠距離頻繁的業務信息交流是這些企業業務活動的主要特征。在傳統方式中，公司之間通常采用電傳，電報，電話等方式傳遞訂貨，發貨，到貨，壓貨，換貨，退貨等信息，總公司的商務部門在接到分公司或代理商傳來的訂單和銀行匯款單據傳真件后，開據產品出庫通知，然后把相關的進，銷，存信息手工存檔，再對這些信息進行統計分析，才能了解整個公司的生產，銷售和庫存情況。
 這種信息的傳遞和管理方式不僅效率低，其可靠性，安全性和保密性也都無法滿足要求，而且數據統計時間嚴重滯后，往往是當領導了解到企業的“進，銷，存”出現問題時，就已經遠離了問題出現的時間和地點。即便是沒有分公司的企業，使用傳統的手工方式管理也存在同樣的問題。通過進銷存管理系統，及時通過網絡把決策信息傳遞到相關決策人，從而可以及時發現問題，解決問題，更好地把握機會。
 隨著電腦的普及，越來越多的手機銷售商開始對自己的業務采用電腦管理，但在應用之余，總希望有一套適合自己業務的管理軟件來幫助他們提高工作效益和管理水平。為此，開發此手機進銷存系統。
1．3 定義
 相關術語解釋：
 鋪貨：該通訊器材公司沒有經營的貨物，其他經銷商經過和該通訊器材公司協商后，允許該通訊器材公司代為銷售，先銷售后結款，將這一商業行為稱為鋪貨。
 竄貨：手機廠家在給各個地區發貨的時候，根據各個地區的經濟水平，發貨的時候價格各有差異。有些商家將發給發貨價低的地區的手機拿到發貨價高的地區進行銷售。將這一商業行為稱為竄貨，在這一商業活動中的手機，也稱其為竄貨。
 手機串碼：手機中用來識別該手機的代碼，在手機中是條形碼，經光電閱讀器掃描后在計算機上顯示為一串數字。每個手機的手機串碼是全球唯一的。
 沖紅單：等同于采購單。該公司已經銷售的手機，因為質量問題需要退機，所以該公司需要退款。在這一退貨的商業活動中，產品部開具的單據稱作沖紅單（按當時供貨時的單價計算）。
1．4 參考資料
 《Visual C++.NET數據庫開發經典案例解析》．王晟，鄧遠輝．清華大學出版社．2006，1．
 《實用軟件工程》 （第二版）．鄭人杰，殷人昆，陶永雷．清華大學出版社．1997，4．
 《SQL Server數據庫開發經典案例解析》．王晟，馬里杰．清華大學出版社．2005，12．
2．任務概述
2．1 目標
 本進銷存系統的目標是，將公司產品的進貨、庫存和銷售集成一體，開發一個能同時進行進貨管理，庫存管理和銷售管理的綜合性管理系統。利用IT技術解決日常的業務來往，能進行相關的業務處理，業務數據的存儲，支持高效的查詢，各類的報表的打印，數據的統計分析以及財務信息等。
 本手機進銷存系統實現進，銷，存業務的有機結合，完成物流管理，產品銷售管理和售后管理的功能的實現，同時通過授權方式完成統一資源管理和用戶管理的功能的實現。
2．2 運行環境
 Win9X/Win2000/WinXP/Win2003
2．3 條件與限制
 該手機進銷存系統采用B/S體系結構，數據庫采用SQL Server 2000，Web服務器采用Tomcat，開發工具采用Visual C++。
3．功能需求
3．1 功能劃分
    該手機進銷存系統按功能劃分為物流管理功能，產品銷售管理功能，采購管理，售后管理功能，統一資源管理功能和用戶管理功能。如圖1所示。
3．2 功能描述
 根據上述整體功能的描述，以下針對各個功能做詳細功能描述。
3．2．1 物流管理功能
3．2．1．1 產品入庫管理
 操作者：物流部相關人員。
 功能描述：入庫是物流部主要工作之一。手機入庫分為如下三種方式：
 （1） 有單據正常入庫（這種方式主要應用于：新貨入庫、鋪貨入庫、因故退機入庫三種情況）。
 （2） 有單據非正常入庫（這種方式主要應用于竄貨入庫和售后還貨）。
 （3） 無單據入庫（這種方式主要應用于換貨入庫）。

圖1
3．2．1．1．1 有單據正常入庫
 此種方式分為以下三種情況：
 （1） 新貨入庫
 物流部根據實際到的貨物和經過總經理辦公室和財務部確認的采購單，進行入庫操作。在入庫操作結束后要打印入庫匯總單據，一式兩份交財務部一份，自留一份。
 （2） 鋪貨入庫
 物流部根據實際送到的貨物，打印鋪貨入庫單交財務確認，財務確認后，鋪貨入庫。然后，鋪貨雙方在鋪貨入庫單簽字確認，一式三份，一份給鋪貨方，一份自留，一份送交財務。
 （3） 因故退機入庫
 銷售點因為所銷售的手機的質量問題被客戶要求退機，公司經檢查，該手機確實是本公司銷售的手機，并且滿足退貨條件，公司就要根據當時銷售的價格，給客戶退款。產品部開具出庫沖紅單送財務審核、簽字確認，然后送物流部，物流部根據沖紅單掃描手機串碼入庫并打印入庫單。在庫存中該手機的狀態標記為：“退機”。
3．2．1．1．2 有單據非正常入庫
 此種方式分為以下兩種情況：
 （1） 竄貨入庫
 銷售點報手機串碼，物流部在系統中查尋確認是否為竄貨。若是竄貨，由售后部開具質量檢測單，且經過產品部同意由總經辦開具采購單，交財務部審批，財務審批通過后，物流部根據采購單和售后部開具的質量檢測單，執行入庫操作，打印入庫單。在庫存中該手機的狀態標記為：“竄貨”。
 （2） 售后還貨
 售后部將手機和原始的售后調貨單送交物流部，物流部掃描手機串碼，寫總庫的入庫日志以及售后部二級庫的出庫日志，打印售后返還單。在庫中該手機的狀態標記為：“售后返還”。
3．2．1．1．3 無單據入庫
 這種情況主要用于同機型同型號換顏色換貨。當二級地市庫需要和總庫進行貨物調換時，首先經售后部檢查出具報告單，物流部進行對需要調換入總庫的手機進行入庫掃串碼操作，然后再對需要調換給二級地市庫的手機進行出庫掃串碼操作。在庫存中該手機的狀態標記為：“換貨入庫”。
3．2．1．2 產品出庫管理
 操作者：物流部相關人員。
 功能描述：出庫也是物流部主要工作之一。手機出庫分為如下兩種方式：
 （1） 有單據出庫（這種方式主要應用于：以出貨單從總庫出庫、以出貨單從二級地市出庫、以鋪貨調回單出庫三種情況）。
 （2） 無單據出庫（這種方式主要應用于：以特殊掛帳方式出庫，以售后掛帳方式出庫，以換貨方式出庫三種情況）。
3．2．1．2．1 有單據出庫
 此方式分為以下三種情況：
 （1） 以出貨單從總庫出庫
 這種出庫方式屬于已付款的正常出庫。首先，財務部發出庫單到物流部，物流部收到出庫單后，掃描手機串碼，登記出庫日志，打印領貨單，領貨人簽字、確認，出貨結束。此種出庫方式的手機狀態標記為：“已售”。
 （2） 以出貨單從二級地市出庫
 二級地市經銷商將錢交到公司財務部，由財務部根據回款情況開具出庫單并送交到物流部，物流部通知相應下轄二級地市庫根據出庫單出庫。此種出庫方式的手機在二級庫中狀態標記為：“已售”。
 （3） 以鋪貨調回單出庫
 在鋪貨手機未銷售完的時候，鋪貨方要取走所剩余的貨物。鋪貨方首先用原始的鋪貨采購單與物流部核對往來帳目，物流部打印鋪貨調回單，送交財務審核，財務部確認后，物流部打印鋪貨調回出庫單，領貨人簽字、確認。此種出庫方式的手機狀態標記為：“調倉”。
3．2．1．2．2 無單據出庫
 此方式分為以下三種情況：
 （1） 以特殊掛帳方式出庫
 這種方式出庫的手機，主要應用于一些特殊情況買手機。有權限的人以簽字或者口頭的方式告訴物流部掛賬，物流部掃描手機串碼，手機出庫，等到財務部開具手機的出庫單后，再實際下帳出庫。此種出庫方式的手機狀態標記為：“特殊掛帳”。
 （2） 以售后掛帳方式出庫
 售后部打印售后調貨單，送交財務部確認，物流部掃描手機串碼，打印領貨單，領貨人確認，手機出庫。售后部從總庫取貨，在總庫中標記為售后掛帳，等到售后部給總庫還回一部相同的手機的時候，物流部再將售后掛帳的手機下賬。售后部建立一個二級庫，工作方式和二級地市庫相同只是售后沒有出庫權限。此種出庫方式的手機狀態標記為：“售后掛帳”。
 （3） 以換貨方式出庫
 這種方式出庫主要用于總庫和二級地市庫之間進行貨物的同機型同型號顏色調整，互換。不需要任何單據。只是在出庫的時候掃描手機串碼。此種出庫方式的手機狀態標記為：“換貨出庫”。
3．2．1．3 產品信息查詢
3．2．1．3．1 手機信息查詢
 操作者：授權用戶。對不同的用戶分配相應的權限看到與其有關的信息。
 功能描述：提供功能強大、豐富的查詢功能，能根據用戶所輸入的任意字段查詢出手機的詳細信息。支持頁面打印，并提供多重條件查詢，支持“與”“或”關系和模糊查詢。查詢結果以二維表格形式顯示，帶水平和垂直滾動條，帶有小計功能。查詢條件可包括大于、小于等條件，查詢條件的字段長度沒有限制。同時嚴格按照角色和權限進行查詢功能劃分。
 手機信息查詢分為以下三個方面：
 （1） 串碼查詢
 用戶可以輸入手機的串碼來查詢每一部手機的所有詳細信息，如：手機的機型、型號、顏色、配置、來源、庫存位置、價格等。同時支持模糊查詢，能夠根據手機串碼后面4——6位數字進行查詢。
 （2） 手機入庫查詢
 用戶可根據手機入庫的有關條件進行查詢，按手機機型，型號，入庫類型，手機貨源和入庫時間等條件查詢。
 （3） 手機出庫查詢
 用戶可根據手機出庫的有關條件進行查詢，按手機的出庫的日期、出庫方式及手機的流向查詢相關機型、型號、顏色、數量等信息。
3．2．1．3．2 庫存總量查詢
 操作者：授權用戶。
 功能描述：用戶通過輸入機型和型號，及時獲得庫存手機的所有信息，設置報警機制：當某機型，某型號的手機庫存量小于或大于某數值時，系統會特別標記，設置滯銷手機提示，對手機入庫時間滿30天仍未出庫的手機，算作滯銷手機。系統能夠提供滯銷手機的警示功能，同時提供滯銷手機的串碼、機型、型號、顏色、數量等信息。
3．2．1．4 報表管理
 操作者：物流部有關人員。
 功能描述：系統提供強大的報表生成功能，能根據庫中手機的數據按用戶的需求為用戶定制各類業務報表。當日生成的報表要能夠保存，進行管理。以便日后查詢，支持下載，打印，導出到excel中等功能。
3．2．1．4．1 日庫存報表
 系統根據每日入庫和出庫的信息，在每日下班前產生當日的“每日庫存報表”。每月末通過統計，生成當月的“月累計進銷存盤存報表”。
 當日生成的報表要能夠保存，進行管理。以便日后查詢，支持下載，打印，導出到excel中等功能。在數據庫中保存一個報表的最新狀態，每日生成報表的時候，根據該狀態和當日的營銷數據計算出該日的報表。
3．2．1．4．2 月累計報表
 當輸入年份和月份后，系統產生該月進銷存盤存報表。包含前一個月的信息和本月的信息。（“上月庫存”指某機型某型號的手機上個月在倉庫中的總量。“本月購進”指本月該機型的進貨入庫（新貨）數量。）
3．2．1．4．3 年累計報表
 對本年度所有月份的月報進行統計，生成年累計報表。
3．2．1．5 禮品管理
 操作者：物流部有關人員有讀寫的權限，產品部有查詢的權限。
 功能描述：為了促進銷售，手機部會在每月或特定的時段內制定相關的銷售政策。經常會以購機贈送禮品的形式來促銷。禮品的采購由產品部報總經辦審批，統一采購。
3．2．1．5．1 禮品入庫管理
 禮品采購后交物流部存放，物流部建立有關禮品的數據庫，由物流部負責記錄禮品的入庫數量情況，禮品按價格分類，不同種類有不同種物品。此信息要求在禮品庫記錄中體現出來。
3．2．1．5．2 禮品出庫管理
 物流部記錄禮品出庫的品名和數量，減少庫存禮品數。
3．2．1．5．3 禮品庫存信息查詢
 用戶可根據需求隨時查詢倉庫中禮品總量信息，可對查詢結果進行編輯和刪除。
3．2．1．5．4 禮品報表管理
 統計禮品的進，銷，存的信息。用戶輸入相應的年份和月份后，生成該月份的禮品報表。
3．2．2 產品銷售功能
3．2．2．1 產品出貨
 出貨是指產品的銷售過程。公司的產品出貨具體有兩種形式：正常出貨和調撥出貨。正常出貨是指已付貨款的出貨方式，調撥出貨是指在沒有付貨款，而是在調撥單的方式下出貨的方式。
3．2．2．2 店員獎勵
 實施店員獎勵的目的是為了更好的促進銷售。對零售店員的獎勵，主要依據店員的銷售業績進行相關現金獎勵。產品部可以根據店員每月的銷售量進行獎勵，也可以在特定的時間段內或不同區域由產品部制定相關的獎勵政策。
3．2．2．3 渠道獎勵
 渠道獎勵是為了鼓勵經銷商的銷售熱情，多從公司提貨，由產品部制定實施的經銷商獎勵辦法。此項工作是不定期的進行，在某個時間段內執行。
3．2．2．4 禮品發放
 為了促進銷售，產品部會在每月或特定的時段內制定相關的銷售政策。經常會以購機贈送禮品的形式來促銷。
3．2．2．5 產品價格保護
 對經銷商實施價格保護，是由于生產廠商和公司根據市場變化對產品調價時，為了維護經銷商的利益，由公司產品部根據價格調整制定相關政策對經銷商返還部分資金。由經銷商將未銷售手機庫存情況（主要是手機串碼）報二級地市辦事處，由二級辦事處統一報至產品部。
3．2．2．6 銷售返利
 返利是對經銷商每月提貨的資金返還，資金的多少由經銷商提貨的數量決定。
3．2．3 售后管理功能
    功能描述：完成產品銷售后的售后服務，包括退機，換機和手機保修。
3．2．3．1 退機
 顧客所購手機非人為因素在7日內出現故障，顧客持故障檢測報告可到購機處辦理退機，退回購機款項。
3．2．3．2 換機
 顧客所購手機非人為因素在15日內出現故障或在一月內出現故障，符合國家的有關政策，可以更換同型號，同顏色的手機。
3．2．3．3 保修
 公司所售產品超過換機時間到一年之內為保修期。顧客持經售后部門檢測完畢開具的檢測證明到有關維修中心維修。
3．2．4 采購管理功能
 操作者：采購部相關人員。
 功能說明：根據上級部門的采購通知單，進行采購，接受供應廠商交來的進貨單，同時進行相關的審核，如果出錯則退回給供應商，不接受產品；無錯則與已到貨物核對，單據數據如果與所送來的產品不符則退回給供應廠商，相符則把貨物交給物流部，入庫，并出具采購單。采購單要經財務部確認。
3．2．5 統一資源管理功能
 功能描述：每個用戶，在企業中擔任一定的角色（如：部門經理、財務主管等），而每個角色在企業辦公過程中，分別擁有不同的權限。每個用戶都有一個固定登錄名稱和登陸密碼，并且每個用戶都會被分配一個或多個角色，而每個角色擁有不同的功能模塊的操作權限。用戶、角色以及其對應的權限由系統管理員來設定。
3．2．6 用戶管理功能
 操作者：系統管理員。
 功能描述：對系統中組織和人員的維護。用戶的屬性項目包括登錄名、密碼、說明、可用標志、聯系信息、密碼規則等。建立用戶，在相應的目錄單元中新建用戶，包括登錄名和密碼，并且編輯屬性。其中個人聯系信息可以被通訊錄來引用。用戶在數據庫中通過唯一ID來進行識別。修改用戶，可以修改除登錄名以外的項目。關閉用戶，如果人員離職，不可以將用戶直接刪除，只能關閉。處于關閉狀態的用戶，不能使用本系統，在目錄中使用特殊標記。激活用戶，關閉的用戶還可以激活，激活之后的用戶可以繼續使用系統，而且權限保持不變。
3．2．7 授權
 操作者：系統管理員。
 功能描述：將系統中的功能授予不同的用戶使用，在用戶登錄后可以看見的功能不相同。通過授權工具，制定該項操作可以為那些用戶可用，必須通過數據來源來劃分，以形成用戶的操作菜單。如通過功能授權，部門的管理人員的菜單就可以進行不同的顯示。例如，流程處理當作一項應用來處理，只有授權用戶才可以使用流程處理功能。流程處理權限，即哪個用戶處理哪個流程環節，在流程管理中設置。
4．數據描述
4．1 數據流圖
 （1） 頂層數據流圖如圖2所示：
 
 圖2
 （2）第二層數據流圖如圖3所示：
4．2 數據詞典
4．2．1 數據流詞條描述
 各個數據流定義如下：
 （1）數據流名：出貨單
      組成：{供方名稱＋機型＋型號＋數量＋出貨日期＋備注}

圖3

 （2）數據流名：采購單
      組成：{貨源＋機型＋型號＋顏色＋配置＋數量＋入庫價格＋金額＋采購日期＋備注}
 （3）數據流名：發貨單
      組成：{經銷商名稱＋機型＋型號＋顏色＋配置＋數量＋單價＋金額＋發貨日期＋備注}
 （4）數據流名：配貨單
      組成：{供方名稱＋機型＋型號＋顏色＋配置＋數量＋備注}
 （5）數據流名：退貨單
      組成：{供方名稱＋機型＋型號＋顏色＋配置＋數量＋單價＋金額＋退貨日期＋備注}
 （6）數據流名：手機入庫單
      組成：{貨源＋機型＋型號+顏色＋配置＋數量＋入庫價格＋金額＋入庫方式＋入庫日期＋庫號＋備注}
 （7）數據流名：手機出庫單
      組成：{流向＋機型＋型號＋顏色＋配置＋數量＋出庫價格＋金額＋出庫時間＋出庫日期＋庫號＋備注}
 （8）數據流名：禮品入庫單
      組成：{禮品名稱＋禮品類別＋數量＋入庫價格＋金額＋入庫日期＋庫號＋備注}
 （9）數據流名：禮品出庫單
      組成：{禮品名稱＋禮品類別＋數量＋出庫價格＋金額＋出庫日期＋庫號＋備注}
 （10）數據流名：手機信息查詢單
      組成：串碼＋機型＋型號＋顏色＋配置＋貨源＋入庫價格＋入庫方式＋入庫日期+流向＋出庫價格＋出庫方式＋出庫日期＋庫房＋調出時間＋禮品＋返利＋店員獎勵＋備注
4．2．2 數據元素描述
    各個數據元素定義如表1所示： 
數據元素名 定義為（＝）
機型 [諾基亞，摩托羅拉，聯想，索愛]
型號 {字母}＋{數字}
顏色 [紅，黑，白，粉，藍，綠]
串碼 {字母}＋{數字}
配置 [單電單沖，雙電單沖，雙電雙沖]
入庫方式 [新貨，鋪貨，退機，竄貨，售后還貨，換貨]
入庫日期 年＋月＋日
出庫方式 [已售，鋪貨調回，特殊掛帳，售后掛帳，換貨]
出庫日期 年＋月＋日
流向 {字符}
貨源 {字符}
入庫價格 “0000000.01”..“9999999.99”
出庫價格 “0000000.01”..“9999999.99”
金額 “0000000000.01”..“9999999999.99”
禮品 [帶贈品，不帶贈品]
返利 “000000000.01”..“999999999.99”
庫房 [總庫，二級地市庫]
調出日期 年＋月＋日
調入日期 年＋月＋日
店員獎勵 [有店員獎勵，無店員獎勵]
禮品名稱 {字符}
備注 {字符}
表 1
5．性能需求
5．1 數據精確度
    數據精確度滿足商業數據精度要求，一般精確到貨幣分位。
5．2 時間特性
    處理響應時間要盡可能短。
5．3 適應性
 使用開放式的操作系統，開放式的數據庫開發工具。結構層次自獨立性。
6 運行需求
6．1 平臺要求
數據庫：Microsoft SQL Server 2000
服務端要求：
 數據庫可以和本進銷存系統的服務端安裝在一臺服務器上。
 硬件配置：最低  CPU  P3 1G  內存  256M  硬盤  20G
           推薦  CPU  P4 2.8G 內存  512M  硬盤  80G
 操作系統：支持  Windows NT 4.0 Server 、 Windows 2000 Server 、 windows 2003 Server
             推薦  Windows 2000 Server
客戶端要求：
 硬件配置：最低  CPU  賽揚 333  內存  64M  硬盤 6G
           推薦  CPU  P4 1.2G 內存  128M  硬盤  20G
 操作系統：支持  Windows 9X 、 Windows 2000、 windows 2003 、Windows XP
             推薦  Windows 2000  Professional
說明：客戶端可以通過局域網連接到服務器。
6．2 用戶界面
 本系統的界面簡潔易用，只要用戶熟悉Windows 操作系統的操作，就不難操作本系統。系統運行時，會先出現一個登陸框，用戶需要輸入用戶名與密碼，沒有通過注冊的賬號不允許進行本系統。
 進入系統后，主界面分四個部分，最上面是菜單欄，主要用于系統的總體控制；主菜單的下面是工具框，單擊相應的圖標會出現相應的功能處理，這里主要表單的快捷操作；系統的左邊是本系統的用戶菜單，所有處理功能均在本菜單下面，它是一個類似Windows操作系統的資源管理器，操作簡單；系統的下方是一條狀態欄，顯示系統的狀態，例如系統時間、鍵盤鎖定、系統的操作員，計算機名等。