淺談物資管理系統的基本設計要求

摘  要：本文在分析目前本單位物資管理中存在的問題的基礎上，結合管理信息系統開發的概念、結構及系統開發的基本原理和方法，論述了開發套物資管理信息系統的意義、解決辦法、基本構想和發展前景。
 關鍵詞： 物資管理 管理信息系統 系統開發
 
1管理信息系統概述
1.1 背景介紹
 當今社會是一個信息社會，一個知識經濟時代。自世界上第一臺計算機ENINC(Electronic numerical integrator and calculator)于1946年在美國問世到現在，計算機業飛速發展，技術淘汰指標高的驚人，價格下降以及軟件應用的快速擴展引發了以信息處理計算機化為標志的“微機革命”，隨之而來的是以全球信息網絡普及和全球信息共享為標志的“全球信息網絡革命”的蓬勃興起。可見，世界已進入在計算機信息管理領域中激烈競爭的時代，計算機已經變得普通的不能再普通的工具，如同我們離不開的自行車、汽車一樣。我們應該承認，誰掌握的知識多，信息量大，信息處理速度快，批量大，誰的效率就高，誰就能在各種競爭中立于不敗之地。
1.2 管理信息系統的作用
 管理信息系統（MIS）的概念是1961年美國人J。D。GALLAGHER首先提出來的，是一門新興的、集管理科學、信息科學、系統科學及計算機科學為一體的綜合性學科，研究的是企業中信息管理活動的全過程，以便有效的管理信息，提供各類管理決策信息，輔助企業進行現代化管理。
 管理信息系統是企業的信息系統，它具備數據處理、計劃、控制、預測和輔助決策功能，具體作用如下：
 （1） 用統一標準處理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的數據。
 （2） 完整、及時提供在管理及決策中需要的數據。
 （3） 利用指定的數據關系式分析數據，客觀預測未來。
 （4） 向各級管理機構提供不同詳細程度的報告，縮短分析和解釋時間。
 （5） 用最低的費用最短的時間提供盡可能精確、可靠的信息，以便使決策者選擇最佳的實施方案，以提高企業的經濟效益。
1.3 物資信息系統開發的意義
 信息已成為繼勞動力、土地、資本之后的又一大資源。誰控制的信息越多，誰利用信息資源的效率越高，誰就會在各方面的競爭中占有一席之地，誰就會有更多的優勢。
 物資供應部門是企業與生產單位之間的橋梁、紐帶，是企業正常生產的物資保障部門。正因為供應部門是關鍵的中轉環節，建立一套物資管理信息系統對于如何有效的把本單位生產所需的生產資料及時、保質保量的供應上去，有著重要的意義。從微觀上講，建立一套物資管理信息系統能夠加快物資的周轉速度，提高生產效率，從而加強了管理的信息化手段，提高了本單位的經濟效益。從宏觀上講，順應了社會的信息化、社會化潮流，縮短了整個社會化大生產的周期。
2 國內外現狀的研究
2.1 　國外現狀
 計算機的發明應用，被視為人類的第三次重大的科學技術革命，是一次飛躍。過去的革命最高成就就是“用機器制造機器”，是手的延長，而計算機的出現卻能做到“用機器控制機器”，是腦的延伸。計算機是提高生產效率的主要工具及途徑。在西方國家，計算機系統的發展有以下四個階段：
 第一階段（1954--1964）電子數據處理階段（EDP）。 此階段以單項數據處理為主，如財務管理、物資管理、工資管理等。
 第二階段（1964--1974）管理信息系統階段（MIS）。在這期間，由于高速度的處理機、高速度大容量的存儲器與器件有了突破性進展，使得計算機應用系統從單項應用的 EDP發展到多功能、多層次、綜合性的應用階段，使得 MIS日漸成熟，具有了控制、預測、輔助和決策的功能。
 第三階段（1974--1980）決策支持系統階段（DSS）。在此階段解決的主要是面向高層管理，大范圍的決策問題以及非結構化信息的處理。
 第四階段（1980--）職能管理系統階段（IMS）。這個階段強調的是綜合管理功能，多維服務模式，人機協調的、智能化的、集成化的計算機輔助管理功能等。
 據統計，目前，美國在財務會計上占有90%的工作由計算機完成；物資管理中80-100%的信息處理由計算機完成；計劃管理是80—90%；在計算機應用發展較快的國家中，計算機應用于經濟管理的占80%；用于科技計算的占8%，用于生產過程控制的占12%；由此可以看出，經濟管理是計算機應用的主要領域。
2.2 國內狀況
 由于種種原因，我國的信息資源建設水平遠遠落后于信息基礎設施的建設的水平。長期以來，我國信息資源的開發管理未能與信息資源的增長同步進行。我國有豐富的原始信息資源，但在此基礎上再生的二次信息系統和數據庫產業的規模和市場占有率、使用率相當低，大量的有價值的信息未能進一步加工成商品使其增值。我國的計算機應用要比西方國家落后十幾年，管理信息系統的開發應用是從1973年開始的，83年以后才開始了大量的實際的開發和研究工作。因此，信息資源的開發和利用已被確立為國民經濟信息的核心內容，信息數字化，傳輸的網絡化是縮小發展中國家與發達國家差距的捷徑，值世界信息化浪潮正以不可阻擋之勢席卷全球時，我國要迎頭趕上，就必須利用現有的信息基礎設施，重點開發和推廣應用于各類科技經濟等數據庫和網絡資源服務系統，以便取得巨大的社會效益和經濟效益。
 由于物資管理在社會大生產中占用重要地位，其計算機化在發達國家已達到95%以上，而我國在全國范圍內推廣計算機在管理中的應用，是在80年代初開始的。起步雖晚，但發展快。特別是微型計算機的出現和普及，為信息處理提供了物美價廉的手段，對于推動我國管理信息處理現代化起到了重要作用。 第三章物資管理工作中存在的主要問題
3 開發技術
3.2 系統建設的原則
 人類在復雜的工程技術系統如能源、交通等建設方面，積累了豐富的經驗，為研究復雜系統如管理信息系統提供了科學的指導性方法論，其主要原則如下：
3.1.1 整體性原則。系統是相互聯系，相互作用的諸要素組成的綜合體。我們必須從整體和各組成部分的相互關系來考察事物，從整體目標和功能出發，正確處理系統各組成部分之間的相互關系和相互作用。
3.1.2 分解—協調原則。就是把復雜問題化成若干相對簡單的子問題以方便求解。若子系統的問題比較復雜，還可以再分。但在處理各類子問題時，必須根據系統的整體功能和目標，協調各子系統的行為、功能與目標，以保證整體功能目標的實現。
3.1.3 目標優化原則。所謂目標優化原則對簡單系統來說，是求最優解，對復雜系統來說，求的是滿意解。一定要注意，目標優化原則并不簡單是求最優解的問題
 這里最需要指出的是：以上三原則是系統方法中處理復雜系統問題的三個主要原則，并非全部原則。在處理實際問題時，還需在這些原則的指導下，根據問題的特點，確定求解的具體方法和策略。
3.2 系統建設基本方法
3.2.1系統分析 包括系統逐步調查，系統的可行性研究，現行系統的詳細調查，新系統的邏輯方案的提出。
3.2.2系統設計 包括系統總體結構設計，系統總體功能設計，系統總體物理結構設計，系統詳細設計，數據庫設計，代碼設計，輸入輸出設計，處理過程設計。
3.2.3 系統實現 包括程序設計，系統測試及制作安裝盤。
3.2.4系統的運行及維護 本系統總體上就是用了這種生命周期法進行系統分析和設計的。
4 系統的實現
4.1 系統分析
 所謂系統分析，就是指在整個系統開發工程中，解決“做什么”的問題，把要解決哪些問題，滿足用戶哪些具體的信息需求調查分析清楚，從邏輯上或說從信息處理的功能需求上提出系統的方案，即邏輯模型，為下一階段進行物理方案設計，解決怎么辦提供依據。它是信息開發系統中的一個重要階段，是建立系統模型的第一步。其核心是目標分析與需求分析，最后提出系統的邏輯方案。
4.1.1 物資管理信息系統用戶
 物資管理信息系統的主要用戶包括以下4類
 （1）各三級單位負責人
 （2）使用物資管理信息系統的各職能部門的負責人
 （3）各三級單位信息管理的高層負責人
 （4）供應站負責運行維護管理信息系統的管理人員、技術人員和操作人員。
4.1.2 物資管理信息系統的主要業務
 各個物流企業的需求不盡相同，大體上可分為如下幾個方面：
 （1）用戶的信息要求：隨時查詢庫存物資狀況，進行庫存物資匯總，對記錄能隨時刪除、插入及恢復。
 （2）用戶的處理要求：能隨時增加、刪除，修改每一個庫存物資記錄，并能打印單據。
 （3）對數據的安全性、完整性的要求：要保證每個記錄必須完整，不能被他人非法竊去本系統的邏輯模型主要是以系統的數據流程圖和數據字典為主要描述工具，以信息系統中應有的數據流程和數據結構來描述系統。
4.2數據字典（DD）
 物資管理信息系統數據流的DD表包括如下內容：
 數據流
 系統名、物資管理、編號;
 條目名、物資庫存清冊、別名;
 來源、物資管理
 數據流結構、庫存清冊={序號+物資項}
 簡要說明、清冊打出后報供應處有關科室
 修改
 記錄、編寫日期
 審核日期
4.3 系統設計
 本階段的主要任務是將反映用戶基本信息要求的系統邏輯方案轉換成可以實施的基于計算機的物理方案。具體步驟如下：
 4.3.1設置數據庫表
 系統總體結構功能模塊設計后，就要對數據庫進行設計了。我們用的是關系數據庫，而數據之間的結構關系可以用E-R表來分析。E-R圖由實體、屬性、實體之間的關系三部分組成。其中：①倉庫包括倉庫保管員職工號、倉庫號、面積、電話號碼；②職工包括職工號、姓名、年齡、職稱；③供應商包括供應商號、姓名、地址、電話、帳號；④零件包括零件號、名稱、規格、單價、描述。
 根據物理結構設計的三原則（即盡可能減少數據冗余和重復；結構設計與操作設計相結合；數據結構要具有相對的穩定性）進行本系統中關系數據庫表結構設計及代碼設計。僅舉一例如下：
 例：庫存物資賬表（KCWZZB）
字段代號 字段名稱 類別 寬度
XH 序號 N 2
WZMC 物資名稱 C 12
WZLB 物資類別 N 2
WZXH 物資型號 C 16
SL 數量 N 6
SHDW 四號定位 C 8
CJ 廠家 C 18
BZ 備注 C 20
 由于數據庫中所保存的數據是系統中非常重要的資源，所以在數據庫設計時一定要注意庫結構的安全性、完整性，并發控制與恢復，而一般的數據庫管理系統都提供了一定的數據保護功能
4.3.2 代碼及輸入輸出設計
 本系統代碼一律采用漢語拼音的首字字母作為該項代碼，主碼一律采用阿拉伯數字從1開始遞增。
4.4 系統的實施、運行及維護
 4.4.1軟件開發工具的選擇
 選擇了較為流行的POWERBUILGER5 0，它具有較為直觀方便的優點，屬于可視化的開發工具，即第四代開發工具，而且它最大的優點是可以通過網絡調用后臺的任一數據庫ORACLE SYBASE
 FOXBASE等，例如；我們打開一個應用程序，選擇的文件為庫存管理即KCGL.DB,程序為
 sqlca.dbms=’0 dbs’
 sqlca.database=’kcgl.db’
 sqlca.userid=’dba’
 sqlca.dbpass=’sql’
 sqlca .dbpram=’connectstring=’dsn=newdb;
 uid=dba; pwd=sql’’’
 connet
 open (face --win)
4.4.2.硬件的配置要求：486以上的微機，16M以上的內存，50M以上的硬盤軟件的配置要求：WIN95中文版操作系統
4.4.3 系統維護 系統的維護主要分為糾錯性維護、適應性維護、完善性維護和預防性維護。
 （1）糾錯性維護：由于本系統測試不可能揭露系統中存在的所有錯誤，所以當系統運行到一定時期后會暴露出系統內隱藏的錯誤，這時候要及時糾正。
 （2）適應性維護：這里指為了使本系統更好的適應環境的變化而進行的維護工作。一方面由于計算機技術的飛速發展，原來的系統不能適應新的軟硬件，另一方面，應用的對象也在不斷的發生變化，將導致系統不能適應新的應用環境，因此，有必要對系統進行調整，以保證系統時時都能滿足用戶的要求。
 （3）完善性維護：要根據用戶不斷提出的新要求來不斷擴充原有的系統的功能。預防性維護： 把維護工作由被動變主動，來延長本系統的使用壽命。據統計，完善性維護占所有維護工作總數的50%左右。可見，系統維護工作中，一半以上的工作是對系統的完善，一定要多加注意。
5 系統的發展前景
 隨著社會的發展，一方面，管理信息系統對企業的影響會越來越重要，甚至關系到企業的存亡；另一方面，管理信息系統本身也在不斷的發展，其開發方法從早期的生命周期法到80年代初發展起來的原型法，再到面向對象的開發方法，以致現 在最新技術—計算機輔助軟件工程（CASE）的出現，使管理信息系統開發的效率、性能都在不斷地提高。本系統雖然具有一定的優點（由于POWERBUILDER能夠與各種數據庫相聯系，有一定的應用范圍，故短期應不會落伍），但若不適時進行調整、改進、完善，必將被更新的、功能更完善的物資管理系統所代替.